ธุรกิจ SMEs ขนาดกลาง ที่เป็นนิติบุคคลควรมีการจัดทำ Budgeting อย่างน้อยปีละหนึ่งครั้งเพื่อใช้ budgeting ที่จัดทำเพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายและรายได้ให้เป็นไปตามที่เราตั้งงบประมาณ(Budgeting)ไว้นั่นเอง ในช่วงระหว่างปีที่ดำเนินงานอยู่นั้น กิจการควรมีการเปรียบเทียบการดำเนินการจริงกับงบประมาณที่ตั้งไว้เป็นระยะๆหรือทุกไตรมาสเพื่อจะได้ผลักดันให้การดำเนินธุรกิจเป็นไป budgetingนั่นเอง สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่อยากจะตั้งงบประมาณก็สามารถจัดทำได้เช่นกัน เพราะการตั้งงบประมาณจะช่วยให้ธุรกิจบรรลุเป้าหมายได้รวดเร็วขึ้นและยังสามารถทำให้กิจการเติบโตอย่างมั่นคงด้วย การจัดทำงบประมาณของธุรกิจบุคคลธรรมดา ร้านค้าไม่จำเป็นต้องจัดทำงบประมาณที่เต็มรูปแบบเท่ากับกิจการที่เป็นนิติบุคคล ควรจัดทำเพียงประมาณการรายรับและค่าใช้จ่ายเพื่อควบคุมให้มีผลกำไรและผลักดันให้เป็นไปตามงบประมาณที่ตั้งไว้ก็พอคงไม่ต้องลงรายละเอียดจนถึงขั้นทำงบประมาณการงบดุล

 

จุดประสงค์หลักในการจัดทำ Budgeting คือ

1. เพื่อวางแผนให้บริษัทมีผลกำไร (Profit Planning)
2. วิเคราะห์ต้นทุนและค่าใช้จ่ายเพื่อนำไปปรับปรุงการดำเนินงาน (Cost and expense analysis)
3. เพื่อควบคุมต้นทุนและค่าใช้จ่ายให้เป็นไปตามที่ตั้งงบประมาณไว้ (Control cost and operating expense)

 

     การจัดทำ budgeting มักจัดทำไปพร้อมกับการจัดทำแผนดำเนินงานประจำปีและมักเริ่มจัดทำกันในช่วงเดือนตุลาคม-ธันวาคมของทุกปี ซึ่งการจัดทำนั้นจะคำนึงถึงเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาวของกิจการ ผู้จัดการหรือผู้บริหารของแต่ละฝ่ายงานจะเป็นผู้จัดทำแผนของฝ่ายตนเองโดยฝ่ายบัญชีจะให้ทุกฝ่ายงานจัดทำงบประมาณค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นของแต่ละฝ่าย ยกเว้นฝ่ายตลาดที่ต้องเสนอแผนการตลาดว่าจะมีรายได้ในปีถัดไปจำนวนเท่าใดต่อเดือน หลังจากนั้นฝ่ายบัญชีก็จะรวบรวมรายได้และค่าใช้จ่ายของทุกฝ่ายแล้วจัดทำเป็นงบประมาณ (Budgeting) ที่นำมาใช้ควบคุมรายได้และค่าใช้จ่ายให้เป็นไปตามที่ทุกฝ่ายได้ตั้งงบไว้ หากกิจการไม่สามารถดำเนินการให้เป็นไปตามงบประมาณได้ เช่น ค่าใช้จ่ายรวมสูงเกินงบประมาณ ฝ่ายที่มีค่าใช้จ่ายสูงก็ต้องมีเหตุผลในการสนับสนุนการเบิกจ่ายที่เกินงบประมาณที่ตั้งไว้ ทุกๆฝ่ายของกิจการไม่สามารถเบิกค่าใช้จ่ายได้เกินงบประมาณที่เคยตั้งไว้อย่างเด็ดขาด ยกเว้นว่าจะได้รับการอนุมัติจากกรรมการผู้จัดการหรือเจ้าของกิจการเท่านั้น เพราะฝ่ายบัญชีและการเงินจะเป็นฝ่ายควบคุมการเบิกจ่ายไม่ให้เกินงบที่ตั้งไว้นั่นเอง

 

ก่อนการจัดทำงบประมาณผู้จัดทำจะต้องเตรียมการดังนี้

• หาข้อมูลในอดีตมาวิเคราะห์

• หาข้อมูลยอดขาย ราคาวัตถุดิบ ค่าใช้จ่ายต่างๆ ในอดีตย้อนหลังประมาณ 3 ปี

• ดูแนวโน้มของธุรกิจปัจจุบันและอนาคตอันใกล้ 1 ปี

• ดูสภาพเศรษฐกิจโดยรวมในปัจจุบันและอนาคตอันใกล้

• ดูความพร้อมของทรัพยากร วัตถุดิบ คน เครื่องจักร เงินทุน

   

     เมื่อผู้จัดทำงบประมาณได้หาข้อมูลครบถ้วนทั้งหมดแล้วก็ควรประเมินสถานการณ์ว่าในปีหน้ากิจการควรจะเติบโตหรือไม่ หากจะเติบโตหรือขยายตลาดควรมีรายได้เพิ่มขึ้นอีกร้อยละเท่าใด ก็นำอัตราการเติบโตนั้นมาใช้ในตัวตั้งงบประมาณการยอดขายได้ซึ่งเมื่อประมาณการยอดขายแล้วจะไปเกี่ยวข้องกับงบประมาณการต้นทุน ค่าใช้จ่าย ค่าแรงงาน และอื่นๆ

 

งบประมาณการของธุรกิจที่นิยมทำขึ้นมี 2 ประเภท

1. งบประมาณดำเนินการ (Operating Budget)
2. งบประมาณการเงิน (Financial Budget)

 

งบประมาณดำเนินการ จะประกอบไปด้วยงบประมาณเหล่านี้คือ

• งบประมาณการขาย

• งบประมาณการผลิต

• งบประมาณวัตถุดิบ

• งบประมาณแรงงาน

• งบประมาณค่าใช้จ่ายโรงงาน

• งบประมาณต้นทุนการผลิต และงบประมาณต้นทุนสินค้าที่ขาย

• งบประมาณค่าใช้จ่ายในการขายและการบริหาร

 

งบประมาณการเงิน จะประกอบไปด้วยงบประมาณเหล่านี้คือ

• งบประมาณเงินสด

• งบประมาณกำไรขาดทุน

• งบประมาณการจ่ายลงทุน

• งบประมาณการงบดุล

 

     สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่ได้มีสายการผลิตก็จัดทำเพียงงบประมาณการขาย งบประมาณต้นทุน งบประมาณค่าใช้จ่ายและนำมารวมกันจัดทำงบประมาณกำไรขาดทุนก็สามารถใช้ในการบริหารและควบคุมให้อยู่ในงบประมาณที่ตั้งไว้ได้แล้ว แต่ปัญหาของการจัดทำงบประมาณ (Budgeting) ก็เกิดขึ้นเสมอๆทั้งธุรกิจขนาดกลางและใหญ่ มักเกิดขึ้นด้วยสาเหตุเหล่านี้  คือ

     1. การกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายไม่ชัดเจน
     2. กำลังคน อุปกรณ์และเครื่องใช้ไม่สมดุลกับงานเพราะไม่เป็นไปตามงบประมาณ
     3. การประมาณการทั้งรายได้และรายจ่ายไม่เหมาะสม
     4. ค่าใช้จ่ายบางรายการไม่ได้ถูกตั้งงบประมาณไว้
     5. แบบฟอร์มที่ใช้ในการจัดทำงบประมาณกรอกข้อมูลยากเกินไป
     6. ขาดข่าวสารข้อมูลที่ทันสมัยทำให้วางแผนผิด
     7. ขาดหน่วยงานหรือเจ้าหน้าที่ที่จะรับผิดชอบในการติดตามควบคุม Budgeting
     8. ไม่มีการศึกษาความเป็นไปได้และความคุ้มค่าของเงินที่ใช้ลงทุนในการขยายโรงงานหรือซื้อเครื่องจักร หรือขยายสายการผลิตใหม่