การจัดโครงสร้างขององค์กร (ธุรกิจ)ก็คือการจัดรูปแบบการทำงานของกิจการหรือธุรกิจนั้นนั่นเอง เป็นการกำหนดงานที่แต่ละคนต้องทำ งานที่หน่วยงานแต่ละหน่วยงานรับผิดชอบ กำหนดสายการบังคับบัญชาว่าใครจะขึ้นตรงกับหัวหน้าคนไหนเพื่อให้เกิดความชัดเจนในการทำงานของธุรกิจนั้นๆ กิจการขนาดใหญ่ทุกแห่งจะมีการจัดโครงสร้างองค์กรที่ชัดเจนโดยออกมาเป็นรูปแบบของแผนภูมิองค์กร (Organization chart) ซึ่งมักจะประกาศอย่างเป็นทางการให้ทั้งบุคคลภายในและภายนอกทราบโดยติดไว้ภายในบริษัทและพิมพ์ในรายงานประจำปีของบริษัท สำหรับกิจการ SME จะไม่ค่อยนิยมจัดทำโครงสร้างองค์กรหรือกิจการของตนเองเพราะเจ้าของกิจการมักคิดว่ากิจการยังเล็กไม่ซับซ้อน ไม่จำเป็นต้องมีซึ่งเป็นเรื่องเข้าใจผิดอย่างมาก ทาง BSC ขอเสนอให้กิจการที่มีคนทำงานมากกว่า 5 คนขึ้นไปควรมีการจัดโครงสร้างองค์กรเอาไว้ ไม่ว่าจะเป็นกิจการใหม่ที่กำลังจะก่อตั้งหรือกิจการที่ดำเนินการมาแล้วควรกำหนดโครงสร้างของธุรกิจให้ชัดเจนเพื่อเป็นประโยชน์ในการบริหารงานและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเมื่อกิจการเติบโตและขยายตัวมากขึ้น

 

     การจัดโครงสร้างองค์กร(ธุรกิจ)จำเป็นต้องใช้เครื่องมือที่สำคัญเพื่อให้เกิดความเข้าใจต่อคนในองค์กรก็คือ การเขียนแผนภูมิองค์กร (Organization chart) นั่นเอง แผนภูมิที่ว่านี้ก็คือแผนผังที่แสดงถึงตำแหน่งงานของคนทำงานในกิจการ แผนภูมิองค์กรที่ชัดเจนจะช่วยให้เกิดประโยชน์ในการประสานงาน การควบคุม การสั่งงานและการมอบหมายงานได้ รวมทั้งคนทำงานจะทราบถึงขอบข่ายความรับผิดชอบของตนเองอีกด้วย

 

ประโยชน์สำคัญของการจัดโครงสร้างองค์กร มีดังนี้

     • มีการกำหนดหน้าที่งานและความรับผิดชอบที่ชัดเจนโดยมีการกำหนดตำแหน่งงานของแต่ละคน

     • มีการจัดสายการบังคับบัญชาทำให้คนทำงานทราบว่าใครเป็นหัวหน้างานของตนและใครจะเป็นคนให้คุณให้โทษกับตนเองได้

     • ทำให้ผู้บริหารสามารถคัดเลือกคนที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานและยังสามารถพัฒนาความรู้ความสามารถของคนคนนั้นให้ทำงานได้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

     • การจัดโครงสร้างที่ดีต้องมีการเขียนระเบียบการทำงาน วิธีปฏิบัติเป็นลายลักษณ์อักษรด้วย เพื่อให้คนทำงานทราบถึงวิธีการและการปฏิบัติงานตามระเบียบที่กำหนดไว้

     • ทำให้การทำงานไม่ซ้ำซ้อนและไม่ก้าวก่ายงานกัน ลดความขัดแย้งในองค์กรได้

     • ทำให้เจ้าของธุรกิจสามารถจัดสรรการใช้งบประมาณให้เกิดประสิทธิภาพยิ่งขึ้นโดยกำหนดการใช้งบประมาณหรือทรัพยากรต่างๆในแต่ละฝ่ายงานได้อย่างเหมาะสม

 

วิธีการจัดทำโครงสร้างขององค์กร (ธุรกิจ) สำหรับเจ้าของธุรกิจ SME มีขั้นตอนง่ายๆดังนี้

     1. ไตร่ตรองและแยกแยะว่าในกิจการของตัวเองควรมีงานหลักด้านใดบ้างและฝ่ายงานใดที่มีความสำคัญต่อกิจการ เช่น ต้องมีฝ่ายขาย ฝ่ายผลิต ฝ่ายบัญชีการเงิน และที่เหลือควรมีฝ่ายใดอีก หากมีพนักงานจำนวนไม่มากก็อาจจะต้องควบรวมฝ่ายงานที่คล้ายกันให้อยู่ที่เดียวกันเช่น จัดซื้อ บัญชี การเงิน และธุรการอาจอยู่ในฝ่ายงานเดียวกันและใช้ทรัพยากรบุคคลร่วมกันเป็นต้น

 

     2. พิจารณางานแต่ละงานในกิจการว่ามีงานใดที่ใกล้เคียงกันหรือต้องมีการประสานงานกันเพื่อให้เกิดผลสำเร็จเจ้าของอาจนำส่วนงานเหล่านี้มารวมกันได้เช่น งานที่ติดตั้งผลิตภัณฑ์นอกสถานที่จะมีความเกี่ยวข้องกับสายงานการผลิตก็อาจนำส่วนงานติดตั้งมาอยู่ภายใต้ฝ่ายผลิต หากกิจการที่ต้องขนส่งสินค้าไปให้ลูกค้าซึ่งจะมีความเกี่ยวข้องกับงานขายก็อาจนำไปส่วนงานขนส่งไปอยู่ภายใต้การดูแลของฝ่ายขายเป็นต้น

 

     3. พิจารณางานว่าฝ่ายงานใดที่มีปริมาณงานมากก็อาจต้องแบ่งให้เป็นทีมงานหลายๆทีมงานเพื่อให้มีหัวหน้าของแต่ละทีมดูแลและเจ้าของจำเป็นต้องแบ่งพื้นที่รับผิดชอบหรือแบ่งตามกลุ่มหรือประเภทของลูกค้าเพื่อป้องกันการทำงานซ้ำซ้อนภายหลัง

 

     4. การพิจารณางานและคนทำงานควรร่างเป็นแผนภูมิคร่าวๆเพื่อพิจารณาว่าหัวหน้าของแต่ละส่วนงานมีความสามารถเพียงพอหรือไม่ มีความอาวุโสและเป็นที่ยอมรับหรือไม่ หากสายงานที่มีงานที่แตกต่างกันก็ควรแบ่งออกมาเป็นอีกฝ่ายหนึ่งให้ชัดเจน

 

     5. เจ้าของกิจการควรเขียนหน้าที่ความรับผิดชอบของคนทำงานไว้ให้แต่ละคนด้วย รวมทั้งทางเดินของงานหรือการไหลเวียนของงาน(Workflow)ว่าจากไหนไปไหนเพื่อป้องกันการทำงานซ้ำซ้อนและเกิดความล่าช้าในการทำงาน

 

     แผนภูมิองค์กรหรือผังองค์กร (Organization chart) เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้บุคคลภายในและภายนอกของกิจการเข้าใจถึงการจัดโครงสร้างองค์กรของกิจการที่ตนทำงานหรือเข้ามาติดต่อ แผนภูมิองค์กรสำหรับธุรกิจ SME ที่นิยมใช้คือ แผนภูมิแนวดิ่ง (ปิรามิด) ตามแบบนี้

 

 

     เจ้าของกิจการ SME อาจใช้การจัดรูปแบบโครงสร้างองค์กร(ธุรกิจ๗) ตามหน้าที่ความรับผิดชอบซึ่งเป็นรูปแบบที่นิยมกันมาก คือแบ่งเป็นฝ่ายขาย ฝ่ายผลิต ฝ่ายบริการ ฝ่ายบัญชีการเงิน ฝ่ายจัดซื้อเป็นต้น สำหรับกิจการขนาดกลางที่เกือบเป็นกิจการใหญ่อาจมีการขายผลิตภัณฑ์หลายๆชนิดก็อาจใช้วิธีการแบ่งงานเพิ่มเติมในส่วนของฝ่ายขายและฝ่ายผลิตซึ่งจะแยกให้เห็นเป็นงานของแต่ละผลิตภัณฑ์เช่นกิจการมีผลิตภัณฑ์อยู่สามประเภทใหญ่ๆเช่น ผลิตภัณฑ์น้ำผลไม้ ผลิตภัณฑ์เยลลี่ ผลิตภัณฑ์ลูกอม ก็อาจแบ่งฝ่ายขายเป็นสามทีม ฝ่ายผลิตเป็นสามสายการผลิตก็ได้