ผู้ประกอบการธุรกิจส่วนใหญ่มักชอบพูดว่าช่วงนี้ขาดเงินทุนหมุนเวียน หรือตอนนี้ไม่มีเงินทุนหมุนเวียนเลย อยากจะกู้เงินเพื่อไปใช้เป็นเงินทุนหมุนเวียน เมื่อได้ซักถามลงรายละเอียดว่าเงินทีต้องการจะหมุนเวียนนั้นจะไปซื้ออะไรบ้าง บางครั้งจะได้คำตอบว่า ซื้อเครื่องจักร ซื้อเตาอบขนมเค๊ก ซื้อเครื่องชงกาแฟ ตกแต่งร้าน หรือซื้อรถบรรทุกไว้ใช้งาน ฯลฯคำตอบเหล่านี้ไม่ใช่เป็นการนำเงินไปใช้เพื่อเป็นเงินทุนหมุนเวียนเลย ทาง BSC จึงขออธิบายความหมายของเงินทุนหมุนเวียนให้เข้าใจง่ายๆ

     เงินทุนหมุนเวียนคือเงินที่ถูกนำไปใช้ในทรัพย์สินหมุนเวียนนั่นเอง คำว่าหมุนเวียนนั้นเราจำกัดความตามหลักการบัญชีว่าทรัพย์สินหมุนเวียนคือทรัพย์สินที่มีอายุไม่เกิน 1 ปี หนี้สินหมุนเวียนก็คือหนี้สินที่เราต้องใช้คืนภายในไม่เกิน 1 ปีเช่นกัน ดังนั้นเงินทุนหมุนเวียนก็คือเงินที่นำไปหมุนเวียนไม่เกินหนึ่งปีโดยจะนำไปซื้อหรือไปใช้ในทรัพย์สินหมุนเวียนดังต่อไปนี้

     1. ลูกหนี้การค้า การเพิ่มยอดขายได้กิจการก็จำเป็นต้องให้เครดิตเทอมกับผู้ซื้อ ซึ่งผู้ซื้อที่ยังไม่ได้ชำระเงินจะถูกเรียกว่าลูกหนี้การค้า โดยส่วนใหญ่มักให้ระยะเวลาการชำระเงิน (เครดิตเทอม)ประมาณ 30-90 วัน ดังนั้นกิจการที่ให้เครดิตเทอมลูกค้าจำเป็นต้องมีเงินทุนหมุนเวียนเพื่อนำไปซื้อวัตถุดิบก่อนและกว่าจะได้รับเงินกลับมาก็อีกเป็นเดือน ยิ่งให้เครดิตเทอมระยะยาวก็ยิ่งต้องใช้เงินทุนหมุนเวียนมาก ยกตัวอย่างว่า บริษัทแห่งหนึ่ง มีการให้เครดิตเทอมแก่ลูกหนี้การค้า 60 วัน ( 2 เดือน) หากมียอดขายเงินเชื่อเดือนละ 100,000 บาทบริษัทฯนี้จำเป็นต้องมีเงินทุนหมุนเวียนไปใช้ในลูกหนี้การค้าอย่างน้อย 200,000 บาท (100,000x2) และยังต้องสำรองเผื่อไว้ในกรณีลูกหนี้การค้าชำระเงินล่าช้าอีกด้วย

     2. สินค้าคงเหลือ (สินค้าคงคลังหรือสต๊อก) ซึ่งมีทั้ง วัตถุดิบ, อุปกรณ์พวกอะไหล่, งานระหว่างทำ (งานที่ยังผลิตไม่เสร็จ ยังอยู่ในไลน์การผลิต) และสินค้าสำเร็จรูป (ที่จำเป็นต้องสต๊อกไว้เพื่อมีสินค้าขายตลอด) สินค้าคงเหลือทั้งหมดที่กล่าวมาแล้วนั้น ธุรกิจประเภทผลิตจำเป็นต้องมีสต๊อกเก็บไว้ทั้งสต๊อกวัตถุดิบ และสินค้าสำเร็จรูปเพื่อไม่ให้มีปัญหาสินค้าขาดมือหรือไม่มีสินค้าขายกับลูกค้าได้ สำหรับธุรกิจประเภทซื้อมาขายไปก็จำเป็นต้องสต๊อกสินค้าสำเร็จรูปเช่นกันเพื่อมีสำรองไว้เมื่อลูกค้าต้องการ ดังนั้นทุกกิจการต้องมีเงินทุนหมุนเวียนในสินค้าคงเหลือทั้งสิ้นอาจยกเว้นธุรกิจบริการบางประเภทเท่านั้น การที่จะมีสต๊อกจำนวนมากหรือน้อยก็ขึ้นอยู่กับนโยบายการเก็บสต๊อกของแต่ละแห่งและก็ขึ้นอยู่กับยอดขายด้วย ยิ่งมียอดขายสูงยิ่งจำเป็นต้องมีเงินทุนหมุนเวียนสำหรับการเก็บสต๊อกมาก หากกิจการใดที่มีรายการสินค้ามากทั้งแบบและสี ก็ยิ่งต้องมีเงินทุนหมุนเวียนจำนวนมากขึ้นเพื่อเก็บสินค้าสำเร็จรูปไว้ทุกรายการด้วย

     3. เงินสดในมือ ไม่ว่ากิจการใดก็ตามจำเป็นต้องมีเงินสดในมือทั้งสิ้น ที่มีเงินสดไว้ก็เพื่อเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินการและเพื่อเตรียมไว้ในยามฉุกเฉิน การเตรียมเงินสดในมือเพื่อเป็นเงินทุนหมุนเวียนนั้นจะมีจำนวนมากหรือน้อยก็ขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจและขนาดของธุรกิจด้วย ธุรกิจที่มีขนาดใหญ่จำเป็นต้องมีเงินสดในมือสูงกว่าขนาดเล็ก และธุรกิจที่ต้องซื้อวัตถุดิบเป็นเงินสดก็ต้องสำรองเงินสดมากกว่าธุรกิจที่ได้รับเครดิตจากเจ้าหนี้การค้าด้วย

     กิจการที่จดทะเบียนนิติบุคคลในรูปแบบบริษัทจำกัด หรือห้างหุ้นส่วนจำกัด จะสามารถคำนวณหาความต้องการของเงินทุนหมุนเวียนได้ง่ายกว่ากิจการคนเดียวโดยดูจากงบการเงินของกิจการได้ โดยมีวิธีการคำนวณดังนี้

ยกตัวอย่างงบแสดงฐานะทางการเงิน (งบดุล) ของกิจการแห่งหนึ่ง

     หากเงินทุนหมุนเวียนติดลบ ก็แสดงว่ากิจการนั้นขาดสภาพคล่องในการชำระหนี้ระยะสั้น หากกู้เงินเพิ่มไม่ได้ก็จะมีปัญหาการชำระหนี้และการเสียเครดิตได้    จากตัวอย่างข้างบนจะเห็นว่าเงินทุนสุทธิมีค่าเป็นบวกอยู่จำนวน 380,000 บาท นั่นคือสินทรัพย์หมุนเวียนมีมากกว่าหนี้สินหมุนเวียน แสดงถึงการมีความสามารถในการชำระหนี้สินระยะสั้นได้เมื่อถูกทวงถาม นั่นก็คือกิจการยังมีสภาพคล่อง

ปัจจัยที่มีผลกระทบในการสำรองเงินทุนหมุนเวียนคือ

• ยอดขายของกิจการ ยิ่งขายมาก จำนวนเงินสูงก็ต้องใช้เงินทุนหมุนเวียนมากเพราะต้องลงเงินในวัตถุดิบ อุปกรณ์ ค่าแรงที่มากขึ้น

• ระยะเวลาการให้เครดิตเทอมกับลูกหนี้การค้า ยิ่งเครดิตเทอมที่ยาวจะต้องใช้เงินทุนหมุนเวียนที่มากตามไปด้วย หากกิจการใดขายเงินสดก็ไม่จำเป็นต้องใช้เงินทุนหมุนเวียนในส่วนนี้เลย

• ขนาดของกิจการ ธุรกิจขนาดใหญ่มียอดขายสูงต้องการเงินทุนหมุนเวียนมากกว่าธุรกิจขนาดเล็กที่มียอดขายต่ำ

• ประเภทธุรกิจ ธุรกิจที่ขายสินค้าด้วยเงินเชื่อมีเครดิตเทอมระยะยาวย่อมต้องการเงินทุนหมุนเวียนสูงกว่าธุรกิจที่ขายเงินสดและธุรกิจประเภทบริการ

• สินค้าที่มียอดขายตามฤดูกาลต้องการเงินทุนสำรองมากในช่วงที่เป็นฤดูกาลขาย

• กิจการที่ใช้เทคโนโลยีสูง และทันสมัยมาผลิต จะใช้เงินทุนหมุนเวียนน้อยกว่ากิจการที่ใช้แรงงานคนผลิต

• ภาวะเศรษฐกิจ มีผลกระทบต่อเงินทุนหมุนเวียนมาก เมื่อเศรษฐกิจตกต่ำ ลูกหนี้การค้ามักค้างชำระและจ่ายไม่ตรงตามกำหนดทำให้ผู้ขายต้องสำรองเงินทุนหมุนเวียนมากขึ้น

     ดังนั้นเงินทุนหมุนเวียนก็คือเงินที่เราจะไปซื้อวัตถุดิบ จ่ายค่าแรงและค่าใช้จ่ายต่างๆในการดำเนินงานของธุรกิจ เพื่อช่วยให้เราสามารถผลิตสินค้าออกมาขายได้ นอกจากนั้นเงินทุนหมุนเวียนนี้ยังต้องนำไปใช้ให้ในการให้เครดิตเทอมแก่ลูกหนี้การค้าและนำไปสำรองไว้ในสินค้าคงเหลืออีกด้วย