จากบทความเรื่อง การจัดทำงบประมาณ (Budgeting) ที่ได้อธิบายถึงความจำเป็นในการจัดทำงบประมาณของธุรกิจ SMEs โดยเฉพาะธุรกิจที่ได้ดำเนินการมาแล้วเกิน 3 ปีควรจัดทำงบประมาณ (Budgeting) ล่วงหน้าไว้ทุกปีเพื่อควบคุมค่าใช้จ่าย ยอดขาย กำไร ส่วนใหญ่มักจะทำเพียงงบประมาณกำไรขาดทุนและงบประมาณกระแสเงินสด เพื่อนำไปใช้ในการบริหารจัดการให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เจ้าของกิจการและผู้บริหารควรมอบหมายให้ฝ่ายบัญชีเป็นผู้จัดทำการเปรียบเทียบผลการดำเนินการที่เกิดขึ้นจริงกับงบประมาณที่ตั้งไว้ การที่นำมาเปรียบเทียบก็เพื่อวัดผลการทำงานว่าได้ผลตามที่ตั้งงบประมาณไว้หรือไม่ หากไม่ได้ตามงบประมาณในเดือนใดหรือไตรมาสใด เราก็จะได้หาวิธีแก้ไขและปรับปรุงได้ทันเวลา อย่างไรก็ดีกว่าการไม่รู้ตัวเลยจนพบว่ากิจการไม่ได้ดำเนินการได้ตามเป้าหมายในตอนสิ้นปี การเปรียบเทียบนี้เป็นการวิเคราะห์เพื่อหาสาเหตุว่าพนักงานขายคนใดไม่สามารถทำได้ตามเป้าหมาย หรือสินค้ารายการใดที่ขายไม่ได้ตามที่ตั้งใจไว้ วัตถุดิบหรือค่าใช้จ่ายตัวใดที่สูงกว่าที่ตั้งงบประมาณไว้ เจ้าของกิจการขนาดเล็กหรือฝ่ายบัญชีควรมีจัดทำตัวเลขเปรียบเทียบอยู่ในตารางอาจจัดทำเองด้วยโปรแกรม Excel หรือใช้โปรแกรมสำเร็จรูปของระบบบัญชีในการวิเคราะห์ความแตกต่างได้ง่ายขึ้น

    การเปรียบเทียบงบประมาณกับผลการดำเนินงานจริงควรเปรียบเทียบตามรายการของงบการเงินที่จัดขึ้นตามมาตรฐานการบัญชี แต่ควรเน้นไปในการวิเคราะห์และเปรียบเทียบงบประมาณการกำไรขาดทุนมากกว่างบอื่น การจัดทำตารางในงบเปรียบเทียบควรมีอย่างน้อย 3 ช่องตามตัวอย่างข้างล่างโดยนำตัวเลขจริงทุกรายการของงบกำไรขาดทุนใส่ในช่องผลดำเนินการจริง (Actual) ต่อจากนั้นก็ให้นำงบประมาณ (Budget) ที่ได้ตั้งไว้มาหักลบกับของจริง หากมีค่าที่แตกต่างให้ใส่ในช่อง Variance คือความแตกต่างหรือแปรปรวนนั่นเอง จากตารางตัวอย่างข้างล่างจะเห็นว่ามีการตั้งงบประมาณ (เป้าหมาย) ขายไว้เดือนละ 450,000 บาท ขายได้จริง 400,000 บาท มีผลแตกต่างขาดไปอีก 50,000 บาท แสดงให้เห็นว่ากิจการยังขายไม่ได้ตามที่ตั้งเป้าไว้ เจ้าของกิจการหรือผู้บริหารจำเป็นต้องเร่งการขายในเดือนถัดไปให้มากขึ้น เพื่อจะได้มียอดขายมาทดแทนเป้าที่ตั้งไว้ในเดือนที่แล้ว

     การเปรียบเทียบและวิเคราะห์ผลแตกต่างของงบประมาณจะถูกจัดทำขึ้นเพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายและกระตุ้นให้บริษัทพนักงานขายพยายามขายให้ได้ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ ปกติบริษัทระดับกลางขึ้นไปจะมีการจัดทำการเปรียบเทียบและวิเคราะห์ผลแตกต่างของงบประมาณกับตัวเลขที่เกิดขึ้นจริงอย่างน้อยทุก 1 เดือนหรือทุก 3 เดือน และมีการเปรียบเทียบตัวเลขเป็นปีต่อปีในไตรมาสสี่ของปี เพื่อติดตามการปฏิบัติงานของแต่ละหน่วยงานและรีบดำเนินการให้ถึงงบประมาณที่ตั้งไว้ ความแตกต่างของตัวเลขจริงกับงบประมาณที่ตั้งไว้นี้เราเรียกว่า Variance ซึ่งหากไม่บรรลุเป้าหมายเราเรียกว่า unfavorableหรือ เมื่อบรรลุเป้าหมายเราเรียกว่า favorable หากกิจการไม่บรรลุเป้าหมายตามที่ตั้งงบประมาณไว้ ผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการควรดำเนินการด้วยวิธีการเหล่านี้

• ตรวจสอบกรรมวิธีการทำงานของแผนกต่างๆโดยละเอียด เพื่อปรับปรุงเปลี่ยนแปลง

• สินค้าที่ผลิตไม่ได้ตามมาตรฐานให้รวบรวมข้อมูลไว้เพื่อลดของเสียให้น้อยลง

• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในแผนกต่างๆโดยใช้เป็นเป้าหมายตัวเลขและติดตามอย่างใกล้ชิด

• หาทางแก้ไขให้ตัวเลขจริงเป็นไปได้ตามงบประมาณที่ตั้งไว้

• ตรวจสอบรายการหรือจุดที่มีค่าใช้จ่ายสูง

• พยายามสร้างแรงจูงใจให้หัวหน้างานสนใจตัวเลขจากฝ่ายการเงิน

• ให้คอมพิวเตอร์มีบทบาทในการทำงาน