ทฤษฎีระบบ (System theory) ประกอบด้วย

   1. ปัจจัย (Input) ปัจจัยต่าง ๆ ที่ใช้ในการทำงาน คน (Man) วัตถุดิบ (Raw material) เครื่องจักรเครื่องมือ (Machine) วิธีการทำงาน (Method) ข้อมูลข่าวสาร (Information) พลังงาน (Energy) สิ่งแวดล้อม (Environment) และ พื้นที่ว่าง (Space)

   2. กระบวนการทำงาน (Process) การใช้เครื่องมือต่าง ๆ เพื่อการบริหารอย่างเป็นระบบเริ่มจากการวางแผน (Planning) จัดโครงสร้างหน่วยงาน (Organizing) บุคลากร (Staffing) ดูแลการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามเป้าหมาย (Directing) และ ควบคุมติดตาม (Controlling) การปรับปรุงงานด้วยเครื่องมือต่าง ๆ อาทิ Kaizen เทคโนโลยี

   3. ผลผลิต (Output) ผลงานทั้งสินค้าที่มีคุณภาพตรงตามที่ลูกค้าต้องการ และ บริการ

   4. ผลลัพธ์ (Outcome) ภาพพจน์ (Image) ของหน่วยงานที่มีต่อลูกค้า ความพึงพอใจของบุคลากร และ ลูกค้า การขยายตัวทางธุรกิจ

ลักษณะทั่วไปของระบบ

   1. องค์ประกอบพื้นฐานของระบบคือ ปัจจัย(Input) กระบวนการ (Process) ผลผลิต (Output) การสะท้อนกลับข้อมูล (Feedback) การควบคุม (Control) สภาพแวดล้อม (Environment) และ เป้าหมาย (Goal)

   2. ระบบแตกต่างกันขึ้นกับความซับซ้อนของแต่ละหน่วยงาน

   3. ทุกส่วนในหน่วยงานมีระบบบริหารที่ดีจะส่งผลดีกับหน่วยงานมากกว่าการที่หน่วยงานมีภาพรวมของระบบบริหารที่ดี

   4. เพื่อให้ทำงานได้สำเร็จ ระบบจะต้องมีเป้าหมายที่ชัดเจน สามารถปรับใช้ได้กับการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อม เทคโนโลยีและสถานการณ์ รวมทั้งควบคุมโดยการสะท้อนกลับข้อมูล และ ความต่อเนื่องในการพัฒนา การใช้ปัจจัยการผลิตอย่างคุ้มค่า ความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรม เพื่อความอยู่รอดของหน่วยงานระบบจะต้องมีผลผลิต (Output) ในรูปของสินค้า และ/หรือ บริการ

   5. โครงสร้างของระบบบริหารถูกกำหนดโดยส่วน และ กระบวนการ

   6. องค์ประกอบของระบบบริหารควรกำหนดมีหน้าที่ และ โครงสร้างที่สัมพันธ์กันระหว่างส่วน/ฝ่ายต่าง ๆ ในหน่วยงาน และควรกำหนดการบริหารจัดการตามความเหมาะสมของแต่ละ ส่วน/ฝ่ายเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนด

   7. ระบบมักมีการแลกเปลี่ยนวัตถุดิบ ข้อมูล และ/หรือ พลังงาน กับระบบอื่น ในรูปแบบของปัจจัย (กระบวนการนำปัจจัยจากภายนอกเข้ามาภายในหน่วยงาน) และ ผลผลิต (กระบวนการนำสินค้าบริการภายในหน่วยงานส่งออกไปภายนอก) ซึ่งนอกเหนือขอบเขตความรับผิดชอบ

   8. เพื่อเป็นส่วนหนึ่งของระบบ ทุกองค์ประกอบย่อยจะต้องมีความเกี่ยวพันซึ่งกันและกัน มิฉะนั้นจะไม่สามารถสร้างประสิทธิผลกับระบบบริหารหลักของหน่วยงานได้