ประสิทธิภาพ หมายถึง การใช้คนน้อยกว่างาน แต่สามารถทำงานให้สำเร็จไม่ว่าจะเป็นการบรรลุความสำเร็จในรูปแบบของภารกิจ เป้าหมาย นโยบาย หรือวัตถุประสงค์ก็แล้วแต่ผลงานที่สำเร็จได้ใช้คนและทุนพอดีกับงาน และยิ่งผลงานที่สำเร็จได้ใช้คนและทุนต่ำมากเท่าใด ยิ่งถือว่าเกิดประสิทธิภาพได้มากเท่านั้น

     จากความหมายสรุปได้ว่า ประสิทธิภาพหมายถึง ความสามารถในการดำเนินงานด้านต่างๆให้สำเร็จลุล่วงตามจุดมุ่งหมายที่วางไว้ โดยใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัดคุ้มค่าและเกิดประโยชน์มากที่สุด

หลักการบริหารที่มีประสิทธิภาพ

   1. มีระบบประเมินผลงาน โดยยึดเป้าหมายเป็นเกณฑ์วัดความสำเร็จของการทำงาน

   2. มีความยืดหยุ่นในการบริหาร

   3. มีการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศอย่างคุ้มค่า

   4. เสริมสร้างบรรยากาศในการทำงานบนความหลากหลายของวัฒนธรรม

   5. มีโครงสร้างตำแหน่งงานเหมาะสมกับบุคคลากร

   6. ให้ความสำคัญกับการทำงานเป็นทีม มีการร่วมมือระหว่างบุคคล แผนก เพื่อให้การทำงานขับเคลื่อนไปได้ด้วยดี

     คำว่าประสิทธิภาพมักใช้คู่กับคำว่าประสิทธิผล เมื่อทำงานอย่างมีประสิทธิภาพก็จะส่งผลให้การทำงานนั้นบรรลุผลสำเร็จหรือเกิดประสิทธิผลตามที่มุ่งหวังนั้นเอง

     ต้องยอมรับว่าเราทำงานคนเดียวไม่ได้ ดังนั้นการทำงานร่วมกันเป็นทีมจึงช่วยให้บรรลุเป้าหมายได้มากขึ้น เหมือนคำที่ว่า “Together everyone achieve more” ยิ่งเรารวมกันได้มากเท่าไหร่ ยิ่งทำงานได้สำเร็จเท่านั้น จริงอยู่คน ๆ เดียวอาจมีความคิดในการปรับปรุงงานได้ แต่ถ้าหลายคนหลายมุมมอง หลายความคิด ทั้งการมองปัญหาและแก้ไขปัญหาก็จะทำได้เร็วขึ้น ทั้งนี้ทั้งนี้ทีมจะต้องมีกฎกติกามารยาทในการทำงานร่วมกันด้วย

องค์ประกอบของทีม

ลักษณะของทีมที่มีประสิทธิภาพ

     1. เคารพซึ่งกันและกัน

     2. เปิดเผยความขัดแย้งอย่างตรงไปตรงมา

     3. ยอมรับและให้คำแนะนำอย่างดี

     4. ให้ความสนใจในการแก้ปัญหามากกว่าพยายามหาทางตำหนิ

     5. อารมณ์ขัน

     6. เห็นพ้องซึ่งกันและกัน

     7. เราทำงานร่วมกันดีกว่าแยกกันทำ

Kaizen เป็นการปรับปรุงงานทั้งในแผนกและระหว่างแผนก เริ่มตั้งแต่ 5ส. ก็มีการแบ่งพื้นที่

     จากภาพนี้จะเห็นว่าการแบ่งพื้นที่ 5ส. ประกอบด้วยสมาชิก 5 คน มีการมอบหมายให้คนใดคนหนึ่งเป็นหัวหน้าพื้นที่ และ เป็นเลขา โดยจะอยู่ในวาระ 1 - 3 เดือน การเป็นหัวหน้าพื้นที่เป็นการฝึกการเป็นผู้นำกลุ่ม ฝึกการสื่อสารภายในกลุ่ม การจูงใจทีมงาน รวมทั้งการวิเคราะห์และแก้ไขปัญหาร่วมกัน หัวหน้าโดยตำแหน่งจะได้เห็นศักยภาพของพนักงานว่าใครมีศักยภาพในการเป็นหัวหน้างานในอนาคต ทั้งนี้ผู้บริหารจะต้องให้กำลังใจพนักงาน รวมทั้งติดตามผลการทำ Kaizen ของแต่ละกลุ่มอย่างสม่ำเสมอ

- การปรับปรุงครั้งแรก มีการจัดเก็บของแบบเข้าก่อน-ออกก่อน แต่พอทีมงานไปดูก็เห็นว่าเข้าก่อน อาจไม่ออกก่อนได้เพราะสามารถหยิบได้ทั้ง 2 ทาง

- จึงชมทีมงานว่าคิดดี แล้วคุยต่อว่าอาจมีหยิบผิด หรือ ไม่สะดวกในการหยิบหรือไม่? อาจมีการหยิบตรงจุดที่ใส่ได้ ทางทีมจึงเปลี่ยนการวางกล่องใหม่ ปัญหาก็ได้รับการแก้ไข