ความหมายของ Gemba (The actual place)

     Gemba หมายถึงสถานที่จริงที่สร้างคุณค่าเพิ่มมากขึ้น ในโรงงานก็คือพื้นที่การผลิต (Gemba - Wikipedia) ทั้งนี้ Gemba จะต้องตามมาด้วย Gembutsu (ของจริง-The thing) และ Gemjitsu (สถานการณ์จริง - The facts) รวมความก็คือหากเราต้องการทำ Kaizen หรือปรับปรุงงาน เราจะต้องคำนึงถึง 3 G คือสถานที่ที่จะปรับปรุงคือตรงไหน หากไม่เห็นภาพก็ควรเข้าไปในจุดที่ต้องการปรับปรุง (สถานที่จริง - Gemba) เพื่อจะได้เห็นสถานการณ์จริงว่าเป็นอย่างไร (Gemjitsu) รวมถึงอะไรที่สร้างปัญหา อาทิ สินค้า หรือ เครื่องมือ เครื่องจักร (Gembutsu)

ความหมายของ Kaizen

     Kaizen หมายถึงการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่องโดยการมีส่วนร่วมของทุกคน เริ่มตั้งแต่การทำ 5ส. ซึ่งเป็นเครื่องมือพื้นฐานในการปรับปรุงงานประกอบด้วยการสะสางของที่ไม่จำเป็น และนำของที่จำเป็นมาจัดเก็บเพื่อให้เห็นง่าย หยิบง่าย และ สะดวกต่อการหยิบใช้ สะอาดเพื่อตรวจสอบความพร้อมในการใช้อุปกรณ์เครื่องมือและเครื่องจักร ตามด้วยสุขลักษณ์อันเป็นการติดตาม และปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง จนกลายเป็นการสร้างนิสัยในที่สุด

     สิ่งที่ผู้เกี่ยวข้องกับการปรับปรุงนั้น ๆ ควรคำนึงคือการเข้าไปเห็นภาพสถานที่จริง (Gemba) ของจริง(Gembutsu) และสถานการณ์จริง(Gemjitsu) ไม่ใช่มานั่งคิดในห้องประชุม หรือ ห้องอบรมเพียงอย่างเดียว แม้เราจะคุ้นเคยกับสถานที่ทำงาน แต่ถ้าเราอยู่ในสถานการณ์จริง (Gemjitsu) เห็นจุดที่ควรปรับปรุงจริงแล้ว เราจะเข้าใจปัญหาได้อย่างถูกต้องมากขึ้น

     ตัวอย่าง  ภาพพื้นที่ปฏิบัติงานจริง หากเราจะอธิบายสภาพในสถานที่ทำงานจริงเช่นไรก็จะไม่เห็นภาพ แม้จะใช้รูปมาประกอบก็ไม่เหมือนเราเดินเข้าไปในพื้นที่จริง สัมผัสบรรยากาศจริง เพราะนอกจากจะได้รับรู้ถึงฝุ่น ความสกปรกแล้ว เรายังสามารถมองเห็นความสูญเปล่า และ ปัญหาต่าง ๆ ที่ไม่สามารถหยิบขึ้นมานำเสนอผู้บริหาร และ ภาพก็ไม่สามารถบอกได้ด้วย

   ผู้เขียนจำได้อาจารย์ญี่ปุ่นเคยสอนผู้บริหารว่า “อย่านั่งอยู่กับโต๊ะทำงาน เพราะจะไม่เห็นปัญหาที่แท้จริง ให้หมั่นเดินเข้าไปใน line การผลิต จะเห็นปัญหาที่แท้จริงที่ซ่อนอยู่” ผู้เขียนเคยนำคำบอกของอาจารย์ไปบอกผู้บริหารชาวต่างชาติท่านหนึ่ง ซึ่งผู้บริหารท่านนั้นก็ลองนำคำแนะนำของผู้เขียนทำ ผลคือเขาได้เห็นปัญหาในพื้นที่ทำงานจริง

   Gemba Kaizen จึงเป็นการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่องเพื่อให้เกิดการเพิ่มผลผลิต (Productivity) ภายในหน่วยงาน เป็นปรัชญาของหน่วยงานในญี่ปุ่นที่มีเป้าหมายเพื่อการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่องในการจ้างงาน การผลิต และ ประสิทธิภาพ การปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่องจะต้องรวมการเข้าไปในพื้นที่ทำงานจริง การที่ผู้บริหารเดินเข้าไปสังเกตการณ์ และ สอบถามผู้ที่เกี่ยวข้องในพื้นที่จริงจะช่วยให้ผู้บริหารมีข้อมูลประกอบการตัดสินใจในการช่วยทำให้สถานที่ทำงานเกิดศักยภาพสูงสุด

     ภาพบ้านเกมบะนี้มีเป้าหมายสูงสุดคือ การบริหารกำไร โดยมีเรื่องคนเป็นพื้นฐาน ตั้งแต่การทำงานเป็นกลุ่ม จนถึงพัฒนาตนเองด้วยระบบข้อเสนอแนะ และ การสร้างวินัยให้ตนเอง

วิธีการ Gemba

   G - หมายถึงการเดินไปเพื่อให้เห็นสภาพที่แท้จริง (Go and see) ในพื้นที่ทำงานว่าเป็นอย่างไร การเดิน และ เห็น เป็นกฎเหล็ก และ เทคนิคที่เป็นหัวใจหลัก

   E - Engage การมอบหมายเป็นเรื่องที่สำคัญ ก่อนมอบหมายให้พนักงานในพื้นที่ทำงานจริง (Gemba) ผู้บริหารจะต้องถามคำถามเพื่อให้เข้าใจสถานการณ์ที่เกิดขึ้นจริงโดยไม่ด่วนสรุป การใช้เทคนิค “ถามทำไม 5 หน” จะช่วยให้เข้าใจถึงเหตุของปัญหาที่แท้จริง นอกจากนั้นการถาม “อะไร” “ทำไม” “อย่างไร” และ “ที่ไหน” ก็จะช่วยในการค้นหาปัญหาได้ด้วย สิ่งที่ต้องจำไว้คือ “การหาทางแก้ปัญหา หรือ ทางออกที่ดีที่สุดควรมาจากพนักงานที่ทำงานในพื้นที่นั้น”

   M - Muda, Mura and Muri เมื่อเข้าไปในพื้นที่ทำงานจริง (Gemba) ผู้บริหารมีโอกาสที่จะเห็นความสูญเปล่า (Muda) ต่าง ๆ และหลายครั้งที่เรามองข้าม Mura และ Muri เช่นการทำงานหนักเกินไปของพนักงาน และ กระบวนการที่ไม่ได้ระดับ ดังนั้นอย่าลืมจดสิ่งที่เห็นเพื่อนำไปใช้ในการวิเคราะห์ความสูญเปล่าต่อไป

   B - ไปยัง Gemba อย่างเคารพสถานที่ และ โดยไม่บอกล่วงหน้า การไปยัง Gemba จะเป็นการบริหารความนอบน้อมและเพื่อให้บริหารผู้อื่น ดังนั้นถ้าต้องการให้พนักงานบอกปัญหาที่ทำให้เขาคับข้องใจ ผู้บริหารจะต้องแสดงถึงความเคารพ ถ่อมตน จริงใจ พร้อมและยินดีที่จะช่วย

   A - การวิเคราะห์ขั้นสุดท้ายจากข้อมูลที่ได้จากการสังเกตการณ์ ทั้งนี้ผู้บริหารจะต้องมั่นใจว่าทุกคนในพื้นที่ทำงาน (Gemba) เข้าร่วมในการวิเคราะห์ข้อมูล/สิ่งที่พบ การให้ทุกคนเข้ามามีส่วนร่วมเป็นการสร้างวัฒนธรรมการทำงานเป็นทีม

5 กฎเหล็กของการบริหารจัดการ Gemba

     1. เมื่อมีปัญหาไปยังพื้นที่ที่เป็นปัญหาก่อน เพื่อเห็นปัญหาที่อย่างถูกต้อง อันนำไปสู่การแก้ปัญหาได้อย่างเหมาะสม

     2. ตรวจสอบอุปกรณ์เครื่องมือเพื่อหาสาเหตุของปัญหา โดยสาเหตุมักมาจาก 4 M คือ คน เครื่องจักร วัตถุดิบ วิธีการทำงาน มาตรการต่างๆ

     3. หามาตรการแก้ไขปัญหาชั่วคราวก่อน

     4. หาต้นต่อที่แท้จริงของปัญหา โดยการถาม ทำไม ทำไม ทำไม ทำไม ทำไม และวิเคราะห์ด้วยพาเรตโต้

     5. กำหนดมาตรฐานวิธีการแก้ไขปัญหาเพื่อป้องกันการเกิดปัญหา