Kaizen มาจาก Kai ที่แปลว่า เปลี่ยนแปลง Zen แปลว่าดี รวมความคือ มั่นคงและไม่หยุด หรือ การปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement)

แนวคิดเพื่อการ Kaizen

     1. เปิดใจยอมรับการเปลี่ยนแปลงในทุกระดับ บางหน่วยงานผู้บริหารต้องการทำ แต่พนักงานไม่พร้อม บางหน่วยงานพนักงานพร้อมผู้บริหารไม่ต่อเนื่อง

     2. รักษาการมองโลกในแง่ดี เชื่อมั่นว่าเราต้องมีวันนี้ที่ดีกว่าเมื่อวานนี้ และพรุ่งนี้ต้องดีกว่าวันนี้

     3. หาทางออกแทนการแก้ตัว

     4. ถามทำไม? ทำไม? ทำไม? ทำไม? ทำไม? เพื่อค้นหาสาเหตุ หรือ รากของปัญหาที่แท้จริง

     5. ลงมือกระทำโดยไม่รอทุกอย่างดีพร้อม การรอทุกอย่างพร้อมย่อมไม่ได้เริ่มทำอะไรสักที ปัญหาก็ยิ่งค้างคา ดังนั้นหากเจอปัญหาทำอะไรได้ก็ควรทำเลย หรือ แม้ไม่มีปัญหา แต่มีแนวคิดเพื่อป้องกันปัญหา หรือปรับปรุงวิธีการทำงานก็ควรดำเนินการบางอย่างเพื่อการพัฒนาที่ดีขึ้นทั้งต่อตนเอง และ หน่วยงาน

     6. ใช้ความรู้จากสมาชิกในกลุ่ม 2 หัวย่อมดีกว่าหัวเดียว การปรับปรุงงานก็เช่นการมีทีมที่ดีย่อมได้ข้อมูล และ แนวคิดที่หลากหลาย

     7. อย่าใส่ใจตำแหน่ง หัวหน้า หรือผู้บริหารควรพร้อมรับ หรือกระตุ้นให้พนักงานมีส่วนร่วมในการปรับปรุงบาน โดยไม่ใช้ตำแหน่งตนเองบังคับให้ลูกน้องทำตาม ลูกน้องก็ควรกล้าที่จะเสนอความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์ต่อหน่วยงาน แทนการรอฟังคำแนะนำจากผู้บริหารอย่างเดียว

     8. ทำมันซะ

แง่มุมหลักของระบบ Kaizen มีดังนี้

     1. มุ่งเน้นที่คนเป็นสำคัญ เพราะการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่องเป็นการเน้นความคิดในการปรับปรุงงานจากพนักงานทุกคน

     2. ใช้ความพยายามกลุ่ม ช่วยกันค้นหา และ แก้ไขปัญหาด้วยหลายมุมมองย่อมดีกว่ามีเพียงคนใดคนหนึ่งคิด

     3. เป็นการเรียนรู้ และเพิ่มขวัญกำลังใจ

     4. ใช้ความพยายามมาก เพราะนอกเหนือจากงานประจำแล้ว พนักงานยังเสียสละเวลา และ ความมุ่งมั่นในการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่องด้วย

     5. ใช้ความรู้แบบทั่ว ๆ การปรับปรุงงานแบบ Kaizen เน้นการมีส่วนร่วมของทุกคน แม้ความคิดนั้นจะเป็นความคิดง่าย ๆ ที่ปรับปรุงเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ แต่เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น ทุกความคิดก็ย่อมมีค่า

     6. มุ่งเน้นที่กระบวนการ

     7. เพิ่มทีละน้อยแต่ต่อเนื่อง ดีกว่าเปลี่ยนแปลงใหญ่เพียงครั้งเดียว

   8. ลงทุนน้อย แต่ใช้ความพยายามมาก

กฎเกณฑ์ 10 ประการของ Kaizen

     1. เน้นลูกค้า : ความพอใจของลูกกค้า คุณภาพสินค้า

     2. การปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง : การออกแบบ มาตรฐาน ต้นทุนในวันนี้อาจไม่เป็นที่ต้องการในวันพรุ่งนี้

     3. ยอมรับปัญหาอย่างเปิดเผย : วัฒนธรรมไม่ตำหนิเมื่อมีการผิดพลาด

     4. ส่งเสริมการเปิดเผย : แลกเปลี่ยนความรู้ การใช้ช่องทางการสื่อสาร

     5. สร้างทีมงาน : ทีมภายในและระหว่างแผนก สร้างเครือข่ายในกลุ่มพนักงาน

     6. บริหารโครงการโดยทีมระหว่างแผนก รวมถึงภายนอกหน่วยงาน

     7. รักษากระบวนการและวิธีสร้างสัมพันธภาพที่ดี

     8. พัฒนาวินัยตนเอง เพื่อการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ทุกคนจะต้องมีวินัยในการปรับปรุง เช่นทำ 5ส. ทุกวัน ๆ ละ 5 นาที ก่อนเริ่มงาน หรือ ก่อนเลิกงาน หากนโยบายนี้ได้รับการปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง 2 ปีซ้อน พนักงานทุกระดับก็จะเริ่มชินต่อการปรับปรุงแล้วะเปลี่ยนความเคยชินนี้เป็นนิสัยต่อไป เพราะการมีวินัย ก็คือ การสร้างนิสัยนั่นเอง

     9. บอกข้อมูลทุกคน เพื่อสร้างความเข้าใจ และ พัฒนาไปในทิศทางเดียวกัน รวมถึงสร้างความเชื่อใจกัน การเปิดเผยข้อมูลทั้งด้านดี และความผิดพลาด จะช่วยให้เกิดความเข้าใจ และความร่วมมือกัน การยอมรับความผิด แล้วได้รับการแก้ไขจากหัวหน้า และ ผู้ร่วมงาน ย่อมทำให้ผู้ทำผิดพลาดรู้สึกถึงกล้าและเชื่อมั่นในทีมงาน รวมทั้งได้แนวทางในการพัฒนาตนเองต่อไป

     10. ทำให้พนักงานทุกคนมีความสามารถในการปรับปรุงงาน