1 ดีที่สุด เป็นการณรงค์เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และ การบริหารจัดการ เป็นวิธีการที่ช่วยกำจัดความไม่จำเป็นต่าง ๆ และเพิ่มพลังที่จำเป็นแทน แม้ 1 ดีที่สุดจะมีหลายเรื่อง แต่ที่ได้รับความสนใจนำไปใช้มากที่สุดคือ

1. บันทึก/รายงานใน 1 แผ่น (One-page memos)

     จำกัดการเขียนรายงาน บันทึก และเอกสาร ให้จบภายใน 1 หน้ากระดาษ A4 อันจะช่วยตัดการทำงานเอกสารได้อย่างเห็นได้ชัด ควรเขียนบันทึก การเขียนเอกสารให้สมบูรณ์ภายใน 1 หน้าจะช่วยในการสื่อสารกับบุคคลต่าง ๆ โดยเฉพาะผู้บริหารได้อย่างมีประสิทธิผล ผู้อ่านจะได้อ่านเฉพาะสาระสำคัญ ๆ อันเป็นการประหยัดเวลาทั้งของผู้อ่าน และผู้ทำรายงาน รวมทั้งกระดาษและอุปกรณ์ที่ใช้ในการทำบันทึก หรือรายงานนั้น ๆ ดังนั้นเพื่อให้ง่ายขึ้นการเขียนบันทึก/รายงาน จะประกอบด้วย

       - ใช้หลัก 5 W 1 หรือ 2 H คือ ทำไมต้องเขียน (Why) เขียนอะไร (What) เพื่อใคร (Who) เขียนอย่างไร/เท่าไหร่ (How to/ how much) ที่ไหน (Where) และ เมื่อไหร่ (When)

       - รายละเอียดในรายงาน ซึ่งประกอบด้วย ชื่อผู้เขียนรายงาน ข้อมูลหลัก/สำคัญที่ต้องการสื่อถึงผู้อ่าน ปัญหาที่พบ ความเป็นมาของปัญหาที่ผู้เขียนเกี่ยวข้อง เหตุและผลของวิธีแก้ปัญหาที่คิดว่าเหมาะสม ข้อเสนอแนะต่าง ๆ

       - การใช้ตาราง กราฟ ภาพ ประกอบการรายงานจะช่วยให้เข้าใจได้เร็วขึ้นกว่าการเขียนบรรยายย

       - ผู้เขียนควรปรับปรุงการเขียนโดยคิดว่าหากตนเองเป็นผู้อ่าน ตนอยากอ่าน หรือรู้อะไรในรายงาน/บันทึก/เอกสารนั้น ๆ

       - จำกัดผู้อ่านข้อมูล อันจะช่วยในเรื่องการลดต้นทุนการจัดทำเอกสาร

2. ประชุมเสร็จใน 1 ชั่วโมง (One-hour meeting)

     ผู้บริหาร หรือแม้แต่บุคลากรมักเสียเวลาในการประชุมมากในแต่ละวัน จนมีบางคนบอกว่า วัน ๆ ไม่ได้ทำงานอะไรนอกจากประชุม งานที่ลูกน้องรับผิดชอบต้องล่าช้าเพราะรอการตัดสินใจของหัวหน้า ยิ่งผู้บริหารบางคนใช้เวลามากกว่า 1 ช.ม. ในการประชุมแต่ละเรื่อง และ วันละหลายเรื่อง งานในส่วนที่รับผิดชอบก็ต้องรอ ทำให้งานไม่เดินหน้า ดังนั้นหน่วยงานควรจำกัดการประชุมให้เสร็จภายใน 1 ช.ม. ผู้ที่เกี่ยวข้องจะต้องมีการเตรียมการก่อนประชุม ดังนี้

       - เพื่อลดเวลาสูญเปล่าจากการประชุม ควรเตรียมการก่อนการประชุม และติดตามผลหลังการประชุม

       - กำหนดวาระการประชุมที่ชัดเจน พร้อมผู้รับผิดชอบแต่ละหัวเรื่อง

       - ผู้เข้าประชุมควรจะต้องเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องกับการประชุมนั้น ๆ จริง ๆ

       - ผู้นำการประชุมควรทราบเป้าหมายการประชุมว่าต้องการผลอะไร การจดรายงานการประชุมเพื่อความรวดเร็วในการติดตามผลหลังการประชุม

       - หมวก 6 ใบ (Six Thinking Hats) ของ Edward De Bono เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ช่วยยกระดับประสิทธิภาพการประชุม ช่วยผู้นำการประชุม และ ผู้เข้าร่วมประชุมให้พูดอยู่ในเส้นทางการประชุม ทำให้การประชุมอยู่ภายในเวลาที่กำหนด ทั้งนี้ผู้นำการประชุม และ ทุกคนที่เข้าร่วมประชุมจะต้องเข้าใจเครื่องมือนี้ และใช้อย่างถูกต้องจึงจะเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมได้

       - รักษาการประชุมไม่ให้ออกนอกเส้นทาง

       - พิจารณาว่าการประชุม นั้น ๆ จำเป็นหรือไม่

3. เก็บเอกสารที่เดียว (One-location files)

     การเก็บเอกสารที่เดียวนอกจากลดต้นทุนในเรื่องอุปกรณ์จัดเก็บ อาทิ ตู้ แฟ้ม วัสดุอุปกรณ์ในการจัดทำเอกสาร แล้ว ยังลดจำนวนเจ้าหน้าที่ดูแล ตลอดถึงสถานที่จัดเก็บด้วย ดังนั้น

       - ควรกำหนดสถานที่เก็บแฟ้มเอกสารส่วนกลางที่เดียว

       - ฝึกการจัดเก็บแฟ้มอย่างมีระบบ

       - จัดเก็บแฟ้มเอกสานเพื่อให้สะดวกต่อการหยิบใช้ได้ทันทีที่ต้องการ

       - จำกัดการส่งเอกสาร อันช่วยให้ประหยัดเวลาในการทำงาน

4. ทำงานเสร็จในหนึ่งวัน (One-day processing)

       - กำหนดกระบวนการวันเดียวในการทำงาน อันจะช่วยลดปริมาณงานที่รับผิดชอบอย่างเห็นได้ชัดเจน

       - ลดเวลาในการทำงานลง โดยลดจำนวนส่วน/ฝ่าย/งานลงต้องตรวจสอบงานลง

       - กำจัดเอกสาร โดยการทำกล่องรับเอกสาร “เข้า” “ส่งออก” หรือ “รอดำเนินการ” ให้มีขนาดเล็ก

นอกจาก 4 ข้อข้างตนแล้วยังมี

     1. เก็บแฟ้มเอกสารที่เดียว

     2. 1 โครงการ 1 แฟ้ม

     3. พูดโทรศัพท์เสร็จใน 1 นาที

     4. อุปกรณ์สำนักงานคนละ 1 ชิ้น

     5. สำเนา 1 แผ่น ควรเก็บเฉพาะต้นฉบับ และลดการเก็บสำเนาลง

ลิ้งค์ที่เกี่ยวข้อง :

   “Writing A One Page Brief” cpj.ca

   “The Power of on page” dashboardinside.com

   Osada Takashi, The 5S’s : Five Keys to a Total Quality Environment, 1994 : Asian Productivity Organization