การวางระบบบัญชีคืออะไร การวางระบบบัญชีคือการที่องค์กรกำหนดนโยบายทางธุรกิจ เพื่อกำกับรูปแบบการทำงานของฝ่ายบัญชี ให้ตรงกับกิจกรรมและกลยุทธ์ขององค์กร ข้อดีของการวางระบบบัญชี ช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงาน สามารถตรวจสอบรายการบันทึกบัญชีย้อนหลังได้ ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ช่วยลดความซ้ำซ้อน และประหยัดเวลาในการทำงาน สามารถเชื่อมต่อกับระบบหรือโปรแกรมอื่น ๆ ได้ ไม่ต้องเสียเวลาคีย์ข้อมูลใหม่ ลดค่าใช้จ่ายในการจ้างพนักงานมาตรวจสอบบัญชี จัดเก็บข้อมูลไว้อย่างปลอดภัย และเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายผ่านอินเตอร์เน็ต องค์ประกอบของการวางระบบบัญชี หลักฐานทางบัญชี บันทึกหรือเอกสารที่ใช้ในการลงบัญชี สามารถแบ่งออกได้เป็น 3 ประเภท ได้แก่ จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก จัดทำโดยฝ่ายบัญชี เพื่อให้กลุ่มคนภายนอก จัดทำขึ้นโดยฝ่ายบัญชี เพื่อใช้ในกิจการของตน นโยบายธุรกิจและนโยบายบัญชี นโยบายธุรกิจคือแนวทางที่บุคลาการในองค์กรทุกคนยึดมั่นในการปฏิบัติงานเพื่อที่จะบรรลุเป้าหมายขององค์กร ส่วนนโยบายบัญชีคือมาตรฐานการรายงานทางบัญชีเพื่อที่จะตรวจสอบฐานะทางการเงินและผลการดำเนินงานขององค์กร วิธีปฏิบัติงานทางบัญชี ขั้นตอนการทำงานที่ฝ่ายบริหารกำหนดไว้ใช้กับการบันทึกกิจกรรมของธุรกิจ โดยวิธีปฏิบัติงานทางบัญชี ประกอบไปด้วยคู่มือการปฏิบัติงานตามระบบบัญชี เอกสารแบบฟอร์มทางบัญชี (ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน) แผนผังทางเดินของเอกสาร (Flowchart) และวิธีการบันทึกบัญชี เครื่องมือที่ใช้ในการปฏิบัติงาน เครื่องมือที่ใช้สนับสนุนการทำงานบัญชี ยกตัวอย่างเช่น โปรแกรมทางบัญชี อินเตอร์เน็ต เป็นต้น บุคลากร คนที่เกี่ยวข้องกับการออกแบบระบบบัญชี ได้แก่ ฝ่ายบริหาร นักพัฒนาและวิธีเคราะห์ระบบ การควบคุมภายในของระบบบัญชี การนำหลักการควบคุมภายในมาใช้ในการวางระบบบัญชี เพื่อให้ระบบบัญชีมีประสิทธิภาพ และเป็นไปตามนโยบายของกิจการ รวมถึงเป็นระเบียบข้อบังคับตามกฎหมายหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เช่น กรมสรรพากร กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กรมสรรพสามิต สำนักงานประกันสังคม เป็นต้น ที่มา : เว็บไซต์ Nanosoft, เว็บไซต์ Peakaccount, เว็บไซต์ P2Paccounting

การที่จะอ่านงบการเงินให้เป็นได้นั้น ผู้อ่านจำเป็นต้องทราบก่อนว่างบการเงินคืออะไร สำหรับคนที่จบการเงินและบัญชีคงมีความเข้าใจเป็นอย่างดี แต่บทนี้ BSC จะเน้นที่จะอธิบายสำหรับคนที่ไม่ได้จบหรือมีความรู้เรื่องบัญชีการเงินมาก่อน ดังนั้นคำว่างบการเงินคือรายงานทางเงินที่มีส่วนประกอบดังนี้ 1. งบดุล (เรียกอีกชื่อว่างบแสดงฐานะทางการเงิน) 2. งบกำไรขาดทุน 3. งบกระแสเงินสด 4. หมายเหตุประกอบงบการเงิน (ส่วนนี้เป็นส่วนสุดท้ายของงบที่ให้รายละเอียดงบข้างต้นทั้งหมด) ผู้ประกอบการรายเล็กที่ไม่ได้จดทะเบียนนิติบุคคล ไม่ต้องจัดทำงบการเงินส่งกระทรวงพาณิชย์เลยเพราะงบการเงินจะบังคับให้จัดทำและส่งให้หน่วยงานราชการเฉพาะกิจการที่เป็นนิติบุคคลเท่านั้น บทนี้จึงให้ความรู้เรื่องการอ่านงบการเงินกับเจ้าของกิจการที่เป็นนิติบุคคล หรือหากท่านเป็นบุคคลธรรมดาก็สามารถศึกษาการอ่านงบการเงินได้ เผื่อไว้สำหรับการลงทุนในกิจการที่เป็นนิติบุคคลหรือเพื่อซื้อหุ้นของบริษัทมหาชนที่จดทะเบียนไว้ในตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยก็ได้ หลายท่านที่เป็นเจ้าของกิจการนิติบุคคลยังอาจไม่เข้าใจถึงวิธีการอ่านงบการเงินและประโยชน์ของการอ่านงบการเงินเป็นซึ่งมีหลายอย่างดังนี้ 1. เพื่อให้เครดิตกับลูกหนี้การค้าของกิจการ (เราอ่านงบการเงินของลูกค้าเราได้ก็จะไม่เกิดหนี้เสียตามมาภายหลัง 2. เพื่อการลงทุน ในกรณีซื้อหุ้นหรือร่วมทุนกับกิจการอื่นที่มาเสนอขาย 3. ป้องกันความเสี่ยงของกิจการเราเอง เพราะเราจะได้ทราบถึงฐานะทางการเงินและความสามารถในการดำเนินกิจการด้วย 4. เพื่อทราบถึงฐานะและความสามารถในการบริหารของคู่แข่งขัน เมื่อเราอ่านงบการเงินของคู่แข่งขันได้ เราก็รู้สถานการณ์ของเขาดีขึ้น 5. เพื่อเป็น Benchmark ให้ทั้งกิจการตัวเองและยังนำไปเปรียบเทียบกับกิจการอื่นที่ประสบความสำเร็จในธุรกิจเดียวกันด้วย ขอขยายความเรื่องงบแต่ละงบที่รวมเป็นงบการเงินให้เข้าใจว่าแต่ละงบนั้นแสดงผลต่างกันโดยเริ่มจากงบดุลเป็นอันดับแรก งบดุล หรือ งบแสดงฐานะทางการเงิน เป็นรายงานที่แสดงฐานะทางการเงินของกิจการ ณ สิ้นปี หรือวันใดวันหนึ่งที่กำหนดไว้(เช่น สิ้นไตรมาส หรือสิ้นเดือน) งบดุลมาจากสมการบัญชีที่สองฝั่งจะเท่ากัน นั่นคือ สินทรัพย์ เท่ากับ หนี้สินบวกกับทุนของผู้ถือหุ้น นั่นแสดงให้เห็นว่าการที่กิจการจะได้สินทรัพย์อะไรมา เงินที่ซื้อสินทรัพย์นั้นก็ต้องได้จากการลงทุนของผู้ถือหุ้นหากไม่เพียงพอก็จะต้องไปกู้ยืมเงินนั่นเอง ขอยกตัวอย่าง บริษัทแห่งหนึ่งได้ซื้อรถบรรทุกขนาดใหญ่มาหนึ่งคันในราคาสองล้านบาท หากบริษัทมีทุนเพียงหนึ่งล้านบาทก็จำเป็นต้องกู้เงินมาอีกจำนวนหนึ่งล้านบาทเพื่อจะได้ซื้อสินทรัพย์ (รถบรรทุก) ในราคา 2 ล้านบาทได้ ดังนั้น การอ่านงบดุลก็เพื่อให้ทราบถึงฐานะของกิจการนั้นว่ามีความมั่นคงหรือไม่ หากมีทรัพย์สินจำนวนมาก แต่มีทุนเพียงเล็กน้อยที่เหลือมาจากการกู้เงินก็ถือว่ากิจการไม่ค่อยมั่งคงนั่นเอง การอ่านงบดุลก็เหมือนเราดูฐานะของบุคคลธรรมดาคนหนึ่ง เราเห็นว่าเขามีรถหลายคันมีบ้านหลายหลังใส่แหวนเพชรสร้อยเพชรจำนวนมาก แต่ทรัพย์สินที่ซื้อมาส่วนใหญ่มาจากการกู้ยืมเงินมาทั้งสิ้น เราก็พอจะสรุปได้ว่าคนคนนี้มีหนี้มาก อาจล้มละลายได้หากเขาไม่มีความสามารถหาเงินมาชำระหนี้ได้ทันท่วงทีเมื่อเจ้าหนี้มาทวงเงิน ในการอ่านงบดุลเราควรเริ่มอ่านข้างทรัพย์สินก่อนว่าทรัพย์สินมีอะไรบ้าง ถ้าทรัพย์สินเป็นสินค้าคงเหลือที่หมดอายุหรือขายไม่ได้แล้วก็จะลำบากในการขายสินค้าเหล่านั้นมาชำระหนี้ หรือถ้าทรัพย์สินเป็นลูกหนี้ที่ค้างชำระเป็นส่วนใหญ่และลูกหนี้เหล่านั้นก็เป็นหนี้เสีย ก็แสดงว่ากิจการนั้นมีลูกหนี้ที่ไม่สามารถเก็บหนี้ได้นั่นเอง จากภาพบนทำให้เราทราบว่ากิจการ B มั่นคงกว่ากิจการ A เพราะมีหนี้เท่ากับทุน หากเกิดอะไรขึ้นกิจการ B ก็สามารถชำระหนี้ที่ค้างได้ดีกว่ากิจการ A งบกำไรขาดทุน เป็นงบที่แสดงผลการดำเนินการของกิจการ มีการคำนวณที่ง่ายมากคือ รายได้หักต้นทุนและค่าใช้จ่ายทั้งหมด หากรายได้มากกว่าก็แสดงว่ามีกำไร หากรายได้น้อยกว่าก็ แปลว่าขาดทุน การปิดงบกำไรขาดทุนนิยมจัดทำทุกเดือน และรวบรวมให้ครบ 12 เดือนเพื่อปิดบัญชีและปิดงบการเงินเพื่อส่งให้กับกระทรวงพาณิชย์และกรมสรรพากรในการชำระภาษีรายได้นิติบุคคลต่อไป งบกำไรขาดทุนมักจัดทำในรูปแบบดังนี้ การอ่านงบกำไรขาดทุนเราควรเริ่มจากบรรทัดสุดท้ายของงบคือ กำไรหรือขาดทุนสุทธิ เพื่อให้ทราบว่ากิจการมีกำไรหรือขาดทุนไหม หากขาดทุนก็ดูว่าขาดทุนจากอะไร เป็นค่าใช้จ่ายประเภทไหน สำหรับกิจการที่ได้กำไรก็ไม่ได้หมายความว่าจะมีความสามารถในการดำเนินธุรกิจเสมอไป อาจเป็นเพราะได้กำไรจากการขายทรัพย์สิน หรือประนอมหนี้ หรือกำไรจากอัตราแลกเปลี่ยนเงินตราก็ได้ ดังนั้นผู้อ่านงบกำไรขาดทุนก็ควรอ่านให้ละเอียดว่ารายได้มาจากทางใด ต้นทุนและค่าใช้จ่ายสูงหรือไม่ มีค่าใช้จ่ายอะไรที่ผิดปกติบ้าง และกำไรมากน้อยเพียงใด งบกระแสเงินสด เป็นงบที่บริษัทขนาดใหญ่มักจัดทำและรวมอยู่ในงบการเงิน สำหรับบริษัทขนาดเล็กมักจัดทำเพียงงบดุลและงบกำไรขาดทุนเท่านั้น อย่างไรก็ตาม เราก็ควรทราบว่างบกระแสเงินสดเป็นงบที่ทำให้เราทราบถึงแหล่งที่มาของเงินสดและแหล่งที่ใช้ไปของเงินสด ซึ่งกระแสเงินสดที่ใช้ไปและได้มาของกิจการมักจะมาจาก 3 กิจกรรมของธุรกิจเท่านั้นคือ 1. กิจกรรมจากการดำเนินงาน (จากการผลิตและจำหน่ายของกิจการ) 2. กิจกรรมการลงทุน (จากการไปซื้อหรือขายเครื่องจักร หรือไปลงทุนในกิจการอื่น) 3. กิจกรรมการจัดหาแหล่งเงินทุน (จากการกู้หรือคืนเงินกู้) หมายเหตุประกอบงบการเงิน เป็นส่วนสุดท้ายที่ถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของงบการเงินซึ่งเป็นส่วนที่ทำให้เราได้ทราบถึงเกณฑ์ที่ใช้ในการจัดทำงบการเงิน นโยบายทางการบัญชีและข้อมูลอื่นๆที่นอกเหนือจากที่นำเสนอในงบการเงิน หมายเหตุประกอบงบจะช่วยให้เราเข้าใจในงบการเงินนั้นมากขึ้นเพราะจะอธิบายรายละเอียดของงบดุล งบกำไรขาดทุน ที่รายการนั้นๆเขียนไว้ว่าหมายเหตุข้อ... ทำให้ผู้อ่านงบการเงินสามารถพลิกไปอ่านรายละเอียดของงบนั้นได้ในหัวข้อหมายเหตุที่อ้างไว้ เมื่อเราอ่านงบการเงินของกิจการใดอย่าลืมไปอ่านหมายเหตุประกอบงบการเงินนั้นด้วยเพื่อความเข้าใจมากขึ้น สรุปว่าการอ่านงบการเงินทำให้เราทราบถึงฐานะทางการเงินของกิจการ (ดูงบดุล) ทราบถึงความสามารถในการหารายได้และทำกำไร (งบกำไรขาดทุน) รวมทั้งทราบว่ากิจการมีแหล่งที่มาและใช้ไปของเงินสดในกิจกรรมอะไรบ้าง (งบกระแสเงินสด) และเข้าใจถึงนโยบายการจัดทำบัญชี การจ่ายเงินปันผล และเกณฑ์การหักค่าเสื่อมราคาต่างๆและข้อมูลอื่นๆของกิจการได้ (จากหมายเหตุประกอบงบการเงิน) โดยสรุปได้เป็นภาพข้างล่างดังนี้

เราได้เรียนรู้เรื่องการอ่านงบการเงินไปแล้วในบท อ่านงบการเงินเป็นได้อย่างไร เพื่อให้ผู้อ่านมีความรู้ในการวิเคราะห์ผลการดำเนินงานของกิจการตนเองหรือเพื่อลงทุนในกิจการอื่นได้ จึงจำเป็นต้องเรียนรู้การวิเคราะห์งบการเงินในวิธีอื่นๆให้มากขึ้น การอ่านงบการเงินก็เหมือนการทำอาหารนั่นเอง พอทำอาหารแบบง่ายๆได้เก่งแล้วเช่นทอดไข่ ผัดผัก เป็นต้น เราก็อยากจะทำอาหารที่ยากขึ้นเช่น แกงเผ็ด แกงกะทิ ผัดฉ่า เราจึงต้องเรียนรู้วิธีการและสูตรอาหารที่มากขึ้นเพราะมีความยากขึ้นนั่นเอง ดังนั้นการวิเคราะห์งบการเงินที่ละเอียดขึ้นก็ต้องมีการจัดวางตัวเลขให้ดูง่ายขึ้น นำงบจำนวนหลายปีมาวิเคราะห์ โดยส่วนใหญ่การวิเคราะห์จะใช้งบการเงินประมาณ 3-5 ปี นำมาเรียงกันเพื่อวิเคราะห์ได้ง่ายขึ้น การวิเคราะห์งบการเงินเป็นกระบวนการที่ค้นหาข้อเท็จจริงเกี่ยวกับฐานะการเงินและผลดำเนินงานของกิจการว่ามีผลการดำเนินงานเป็นอย่างไร มีจุดดีจุดเสียที่รายการใดบ้าง และหาแนวทางการแก้ไขเพราะการวิเคราะห์จะช่วยให้การบริหารงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น วัตถุประสงค์หลักของการวิเคราะห์งบการเงินมีดังนี้ 1. เพื่อดูผลดำเนินงานที่ผ่านมาแล้ว 2. เพื่อเปรียบเทียบกับกิจการเองและกิจการอื่นที่เป็นคู่แข่งขัน 3. เพื่อวิเคราะห์หาแนวโน้มว่ากิจการจะดีขึ้นและแย่ลง 4. เพื่อวางแผนการดำเนินงานในอนาคต (จัดทำงบประมาณการ) 5. เพื่อปรับปรุงแก้ไขผลการดำเนินงานให้ดีขึ้น ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น นอกจากวัตถุประสงค์หลักในการวิเคราะห์เพื่อบริหารจัดการภายในแล้ว กลุ่มบุคคลที่มักใช้ประโยชน์จากการวิเคราะห์งบการเงินจะมีดังนี้ 1. ผู้บริหารระดับสูงของกิจการนั้นๆ 2. นักลงทุน 3. เจ้าหนี้หรือสถาบันการเงินที่ให้สินเชื่อ 4. หน่วยงานรัฐบาล 5. บริษัทตรวจสอบและผู้สอบบัญชีรับอนุญาต การวิเคราะห์การเงิน( Financial Analysis) มีเทคนิคในการวิเคราะห์ 4 แบบคือ เทคนิคที่ 1 การวิเคราะห์แบบแนวนอน (Horizontal Analysis) หรือบางครั้งก็เรียก Comparative analysis เป็นการวิเคราะห์แบบเปรียบเทียบปีต่อปี เดือนต่อเดือนนั่นเอง ประโยชน์ของการวิเคราะห์แบบแนวนอน คือ เพื่อวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลงของรายการต่างๆในงบโดยเปรียบเทียบกับปีก่อนหน้านี้ เพื่อวิเคราะห์รายการต่างๆในงบว่ามีรายการใดเพิ่มขึ้นหรือลดลงในจำนวนเงินและเปอร์เซ็นต์เท่าใด เพื่อดูแนวโน้มแต่ละรายการในงบว่าดีขึ้นหรือแย่ละ เพื่อนำมาพยากรณ์ทางธุรกิจ เทคนิคที่ 2 การวิเคราะห์แบบแนวตั้งหรือแนวดิ่ง (Vertical analysis) มีอีกชื่อว่า Common-size Analysis จะวิเคราะห์แบบแนวนอน โดยใช้งบปีใครก็ปีมันแล้วค่อยนำมาเปรียบเทียบปีต่อปี เช่น ต้นทุนการผลิตของปี 2557 เท่ากับร้อยละ 45 ของยอดขายปี 2557 และต้นทุนการผลิตปี 58 เท่ากับร้อยละ 43 ของยอดขายปี 58 เราก็พอสรุปได้ว่าต้นทุนผลิตปี 58 ต่ำลงกว่าปี 57 เป็นร้อยละ 2 ต่อยอดขาย แล้วเราค่อยมาหาสาเหตุเพื่อนำมาต่อยอดในการลดต้นทุนต่อไปได้ ในงบกำไรขาดทุน เราจะใช้ยอดขายเป็นตัวหารโดยให้รายการอื่นๆเป็นสัดส่วนต่อยอดขาย สำหรับงบดุลเราจะสินทรัพย์เป็นตัวหาร ประโยชน์ของการวิเคราะห์แนวดิ่งคือ ใช้ในการเปรียบเทียบสัดส่วนต่อยอดขายหรือสัดส่วนต่อสินทรัพย์ของแต่ละรายการในงบกำไรขาดทุนหรืองบดุล การวิเคราะห์นี้ทำให้เราทราบว่ารายการใดมีสัดส่วนมากหรือน้อยแค่ไหน เช่นค่าใช้จ่ายเงินเดือนเป็นสัดส่วนร้อยละ 20 ของยอดขายเมื่อเรานำไปเทียบกับคู่แข่งขันที่จ่ายเงินเดือนเป็นร้อยละ 10 ของยอดขายทำให้เราทราบว่าเรามีค่าใช้จ่ายรายการนี้สูงกว่าคู่แข่งขันมาก เพื่อลดต้นทุนและค่าใช้จ่ายได้ทันท่วงที เพื่อเปรียบเทียบผลการดำเนินงานของแต่ละปีและแต่ละรายการในงบได้ เทคนิคที่ 3 การวิเคราะห์แบบแนวโน้ม (Trend analysis) เป็นการวิเคราะห์คล้ายแบบแนวนอน แต่ไม่ได้เปรียบเทียบปีต่อปี จะเป็นปีแรกที่วิเคราะห์เป็นปีฐาน เช่น เราจะวิเคราะห์ 5 ปี โดยเริ่มจากปี 2554-2558 เราก็จะใช้ตัวเลขของปี 2554 เป็นปีฐานคือเป็นปีที่นำมาลบและนำมาหารกับปีถัดไปนั่นเองเพื่อดูแนวโน้มว่าตั้งแต่ปี 2554 รายการใดมีแนวโน้มดีขึ้นหรือแย่ลง มักนิยมทำเป็นรูปแบบเปอร์เซนต์มากกว่าตัวเลข แต่นักวิเคราะห์การเงินบางคนก็ทำทั้งสองรูปแบบคือตัวเงินและเปอร์เซ็นต์ ประโยชน์ของการวิเคราะห์แบบแนวโน้มคือ ใช้ดูแนวโน้มของกิจการว่ายอดขายดีขึ้นหรือแย่ลงจากปีฐาน และดูรายการอื่นๆที่สำคัญเช่นกำไรหรือสินทรัพย์เพิ่มขึ้นหรือไม่ เพื่อนำไปพยากรณ์หรือจัดทำประมาณการงบกำไรขาดทุนในอนาคตเพราะเราทราบถึงแนวโน้มของแต่ละรายการแล้ว เทคนิคที่ 4 การวิเคราะห์แบบอัตราส่วนทางการเงิน (Financial ratio analysis) เป็นการวิเคราะห์ความสัมพันธ์ระหว่างรายการในงบการเงินเดียวกันและนำผลไปเปรียบเทียบกับปีอื่นๆด้วย รวมทั้งยังสามารถนำไปเปรียบเทียบกับอัตราส่วนทางการเงินของคู่แข่งขันหรือบริษัทใหญ่ๆที่เราต้องการจะเปรียบเทียบก็ได้ การวิเคราะห์ในแบบอัตราส่วนนี้นักวิเคราะห์การเงิน เจ้าหน้าที่สินเชื่อและนักลงทุนนิยมจัดทำเพื่อใช้ดูสถานะความแข็งแรงของกิจการนั้น ดูความสามารถของผู้บริหารว่าดำเนินธุรกิจดีหรือไม่และดูฐานะของกิจการว่ามั่นคงไหม บางคนเรียกการวิเคราะห์แบบนี้ว่าเป็นการตรวจสุขภาพทางการเงินของกิจการ การวิเคราะห์แบบอัตราส่วนนี้จะทำให้ผู้บริหารและนักวิเคราะห์ทราบถึงสภาพที่แท้จริงของกิจการได้ลึกซึ้งยิ่งขึ้น โดยมีการวัดอัตราส่วนทางการเงินเป็น 4 ด้านดังนี้ วัดสภาพคล่องทางการเงิน (Liquidity ratio) วัดความสามารถในการทำกำไร (Profitability ratio) วัดประสิทธิภาพในการจัดการสินทรัพย์ (Asset management ratio) วัดความสามารถในการชำระหนี้ (Debt management ratio หรือ Leverage ratio) เทคนิคการวิเคราะห์งบการเงินทั้งสี่แบบทำให้เราทราบถึงรายละเอียดของกิจการมากขึ้นนอกเหนือจากการอ่านงบการเงินเพียงอย่างเดียว สำหรับนักวิเคราะห์และผู้บริหารระดับสูงของกิจการนิยมใช้พร้อมกันทั้งสี่เทคนิคในการวิเคราะห์การเงิน ซึ่ง BSC จะอธิบายการจัดทำการวิเคราะห์ในบทถัดไปเพื่อให้ง่ายและสะดวกในการวิเคราะห์ของคุณ โดยจัดทำเป็นรูปแบบ spread sheet ให้ผู้สนใจนำไปฝึกใช้ได้ และเพื่อประโยชน์ให้กับเจ้าของกิจการในการพยากรณ์ยอดขายและจัดทำประมาณการเพื่อวางแผนกิจการต่อไปได้

จากบทที่แล้วที่ได้กล่าวถึง เทคนิคการวิเคราะห์การเงิน 4 เทคนิค ซึ่งอธิบายถึงประโยชน์และรูปแบบการวิเคราะห์งบการเงินในแต่ละเทคนิคไปแล้ว สำหรับบทนี้จะเป็นเรื่องของการจัดทำและเตรียม spread sheet เพื่อใช้ในการวิเคราะห์ เปรียบเหมือนกับการทำอาหารที่ยากขึ้นก็ต้องเตรียมทั้งวัตถุดิบและเครื่องปรุงซึ่งมีวิธีการหั่นและเตรียมที่มากขึ้น หากไม่เตรียมเลยก็คงทำอาหารไม่ได้อย่างแน่นอน เช่นเดียวกับการวิเคราะห์งบการเงินในแบบเทคนิคที่หนึ่งถึงสาม เราสามารถจัดทำให้อยู่ในไฟล์เดียวกันก็ได้แต่อาจอยู่ในคนละ worksheet ผู้อ่านหลายท่านคงอยากถามว่าถ้าใช้คอมพิวเตอร์ไม่เป็นจะเตรียมวิเคราะห์ได้ไหม ขอตอบว่าได้แต่จะใช้เวลานานมาก ควรใช้คอมพิวเตอร์ทำการวิเคราะห์จะช่วยในการประหยัดเวลามากขึ้น หากทำไม่ได้จริงๆก็ต้องเขียนและคำนวณทีละบรรทัดซึ่งก็คงใช้เวลาในการจัดทำนานไป แต่เพื่อความสะดวกสำหรับผู้สนใจจะวิเคราะห์งบการเงิน ทาง BSC ได้จัดทำspread sheet เพื่อกรอกตัวเลขของงบได้เลย โดยจะแนบไฟล์ที่เป็นแบบฟอร์มให้ในแต่ละเทคนิคที่ใช้ เพียงท่านกรอกตัวเลขเฉพาะช่องที่ไฮไลท์เป็นสีเหลืองเท่านั้น เพราะช่องที่ไม่ใช่สีเหลือง มีการผูกสูตรไว้และล๊อคไม่ให้เติมตัวเลขได้ โดยสามารถจำแนบเป็นเทคนิคต่างๆ ดังนี้ การวิเคราะห์แบบแนวนอน (Horizontal Analysis) บางครั้งก็เรียก Comparative analysis เป็นการวิเคราะห์เปรียบเทียบรายการแต่ละรายการเป็นปีต่อปี รายการต่อรายการเพื่อดูว่ารายการใดที่เพิ่มขึ้นหรือลดลง มีทั้งเป็นจำนวนเงินและเป็นเปอร์เซ็นต์ จากตัวอย่างข้างบน เราก็จะทราบว่าสินทรัพย์รวมของปี 2557 น้อยกว่าปี 2556 อยู่ 10,000 บาท หรือน้อยกว่าร้อยละ 1.85 ซึ่งอาจมาจากการตัดค่าเสื่อมราคาของโรงงานและเครื่องจักร 20,000 บาท รวมทั้งการลดลงของลูกหนี้การค้า 35,000 บาท สำหรับเงินสดในปี 2557 สูงกว่าปี 2556 จำนวน 20,000 บาทและกิจการยังมีสินค้าคงเหลือมากขึ้นในปี 2557 อีกจำนวน 25,000 บาท การวิเคราะห์แนวนอนสามารถทำได้ทุกงบโดยเฉพาะอย่างยิ่งงบกำไรขาดทุนจะทำให้เราทราบว่ายอดขายเพิ่มขึ้นเป็นจำนวนเงินเท่าใด และเพิ่มขึ้นอีกกี่เปอร์เซ็นต์ การจัดทำ spread sheet ทาง BSC จะจัดทำให้เฉพาะงบกำไรขาดทุน เพื่อให้ผู้สนใจกรอกตัวเลขของกิจการที่ต้องการวิเคราะห์เองได้ โดยให้ใส่ตัวเลขในช่องที่ไฮไลค์สีเหลืองเท่านั้น ผู้สนใจดาวน์โหลด แบบฟอร์มวิเคราะห์แบบแนวนอนได้ ที่นี่ Download เมื่อคุณได้กรอกรายละเอียดก็ลองวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลงของรายการที่น่าสนใจก่อน เช่น ยอดขาย ต้นทุน ค่าใช้จ่าย กำไร สำหรับผู้ที่ต้องการวิเคราะห์งบดุลด้วยก็อาจจะต้องเพิ่มเติมรายการเอง การวิเคราะห์แบบแนวตั้งหรือแนวดิ่ง (Vertical analysis) มีอีกชื่อว่า Common-size Analysis เป็นการวิเคราะห์เปรียบเทียบในปีของตนเองแต่ละปีแล้วค่อยนำผลไปเปรียบเทียบกับปีอื่นๆ สำหรับงบกำไรขาดทุนเราจะใช้ยอดขายเป็นหลักและเป็นตัวหารของรายการทั้งหมดที่อยู่ในงบกำไรขาดทุนเพื่อให้ทราบว่าเป็นสัดส่วนเท่าใดต่อยอดขายของรายการนั้น สำหรับงบดุล (งบแสดงฐานะทางการเงิน) เราจะใช้สินทรัพย์รวมเป็นตัวหารสำหรับด้านสินทรัพย์ และสำหรับด้านหนี้สินบวกทุนเราก็จะใช้หนี้สินบวกทุนรวมเป็นตัวหาร หรือเราจะใช้สินทรัพย์รวมเป็นตัวหารเลยก็ได้เพราะงบดุลเป็นงบที่ทั้งสองฝั่งเท่ากันตามสมการบัญชีของงบดุล คือ สินทรัพย์ = หนี้สิน+ทุน จากภาพข้างบน เป็นการวิเคราะห์งบจำนวนสองปีในแบบแนวตั้ง เราพอวิเคราะห์ได้ว่าเงินสดในปี 2556 เป็นสัดส่วนต่อสินทรัพย์รวมน้อยกว่าปี 2557 คือเป็นร้อยละ 12.04 ในปี56 แต่เป็นร้อยละ 16.04 ในปี 57 รายการที่มีสัดส่วนสูงสุดคือสินทรัพย์ซึ่งเป็นโรงงานรวมทั้งเครื่องจักรที่สูงถึงร้อยละ 52.77 ในปี 56 และร้อยละ 50 ในปี 57 ที่รองลงมาก็คือลูกหนี้การค้าที่มีสัดส่วนต่อสินทรัพย์ร้อยละ 28.7 ในปี 56 และ22.64 ในปี 57 เราก็จะสรุปได้ว่าทรัพย์สินส่วนใหญ่ของกิจการคือโรงงานและเครื่องจักรรองลงมาคือลูกหนี้การค้า และที่สามคือเงินสดในมือสำหรับปี 56 แต่เป็นสินค้าคงเหลือในปี 57 จากตัวอย่างการวิเคราะห์แบบแนวตั้งของงบกำไรขาดทุน จะเห็นว่าเราจะใช้ยอดขายเป็นตัวหารซึ่งทำให้เท่ากับ 100% และนำยอดขายไปหารกับรายการอื่นทำให้ทราบว่ารายการนั้นมีสัดส่วนเป็นเท่าไรต่อยอดขาย ต้นทุนขายในปี 2557 เท่ากับ 54.72% มีกำไรหลังหักภาษี 17.71% ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการเป็น 23.14% หากเรามีตัวเลขปี 2556 หรือปีอื่นๆจำนวนหลายปีมากขึ้นเราก็จะวิเคราะห์ได้มากขึ้นว่าสัดส่วนกำไรสุทธิต่อยอดขายปีใดสูงและปีใดต่ำรวมทั้งทำให้ทราบว่าต้นทุนต่อยอดขายของแต่ละปีเป็นเท่าไหร่ ผู้สนใจที่จะฝึกวิเคราะห์สามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มการวิเคราะห์งบการเงินแบบแนวตั้งได้ ที่นี่ Download และขอให้กรอกตัวเลขเฉพาะช่องสีเหลืองเท่านั้น การวิเคราะห์แบบแนวโน้ม (Trend analysis)เป็นการวิเคราะห์คล้ายแบบแนวนอนแต่ต่างกันที่ใช้ปีแรกที่จะวิเคราะห์เป็นปีฐาน เช่นเริ่มปี 2554 ก็ใช้ตัวเลขของปี 54 เป็นปีฐาน การวิเคราะห์แนวโน้มควรจัดทำอย่างน้อย 3 ปีขึ้นไปเพื่อดูแนวโน้มในอนาคตว่ารายการต่างๆในงบการเงินนั้นจะดีขึ้นหรือแย่ลง เช่นดูยอดขายก็จะทราบว่าแนวโน้มยอดขายดีขึ้นหรือแย่ลงได้ หากมีขึ้นบ้างลงบ้างไม่แน่นอนเราก็ต้องหาสาเหตุว่าเป็นเพราะอะไรเพื่อวางแผนธุรกิจได้ในอนาคต จากตัวอย่างรูปด้านบน เราสามารถวิเคราะห์ได้ว่าแนวโน้มเงินสดในมือมีจำนวนมากขึ้น เพราะจากปีฐานคือปี 2554 เท่ากับ 100% ค่อยๆเพิ่มขึ้นจาก 104.84, 137.10 จนปี57 เพิ่มเป็น 155% จากปี 54 สำหรับรายการที่ลดลงคือลูกหนี้การค้า, โรงงานและเครื่องจักรซึ่งค่อยๆลดลงทุกปีและลงต่ำกว่าปีฐาน (ปี 54) ซึ่งรายการลูกหนี้การค้าที่น้อยลงเราถือว่าดีเพราะหมายถึงเราเก็บหนี้ได้ดีขึ้นแต่ทั้งนี้เราก็ต้องไปดูยอดขายด้วยว่าดีขึ้นหรือไม่หากยอดขายดีขึ้นลูกหนี้น้อยลงก็ถือว่าผลการดำเนินงานดีขึ้น จากตัวอย่างนี้จะเห็นว่าสินทรัพย์รวมมีแนวโน้มที่น้อยลงทุกปี อาจเป็นเพราะไม่ได้ซื้อเครื่องจักรเพิ่มก็ได้และในขณะเดียวกันก็มีการหักค่าเสื่อมราคาทุกปี การจัดทำการวิเคราะห์แบบแนวโน้มนี้ผู้สนใจสามารถไปดาวน์โหลดแบบฟอร์มเพื่อกรอกตัวเลขในการวิเคราะห์ได้ ที่นี่ Download (กรอกเฉพาะช่องสีเหลืองเท่านั้น) การวิเคราะห์ทั้งสามเทคนิคที่อธิบายมาข้างต้น ทำให้ผู้วิเคราะห์ทราบถึงสถานะการณ์ของกิจการได้ดีขึ้นรวมทั้งนำตัวเลขแนวโน้มมาวางแผนตลาดและการเงินได้อีกด้วย นอกจากนั้นยังสามารถไปจัดทำประมาณการงบการเงินในอนาคตได้ด้วย

การวิเคราะห์อัตราส่วนทางการเงินเป็นเทคนิคแบบที่สี่ และเป็นเทคนิคที่นักวิเคราะห์ทั้งด้านการเงิน ด้านหลักทรัพย์ และวิเคราะห์สินเชื่อ นิยมใช้กันมากเพราะเป็นวิธีที่จะทราบถึงความสามารถในการดำเนินกิจการได้ดีและละเอียดยิ่งขึ้น อย่างไรก็ตามการวิเคราะห์แบบนี้จะเหมาะกับธุรกิจที่บันทึกตัวเลขที่เกิดขึ้นจริง ไม่ใช่งบการเงินที่จัดทำขึ้นมาเพื่อการหลีกเลี่ยงภาษี การวิเคราะห์แบบนี้เหมาะกับกิจการขนาดใหญ่และระดับกลางค่อนไปทางใหญ่ที่มีงบการเงินเพียงงบเดียวและตรงตามความเป็นจริง ดังนั้นหากเรานำตัวเลขของกิจการขนาดเล็กที่ถูกแต่งงบการเงินขึ้นมานำมาวิเคราะห์ก็อาจทำให้อัตราส่วนต่างๆผิดไปได้ เพราะมีขาดทุน มีหนี้มาก และไม่สามารถชำระหนี้ ทั้งที่ความเป็นจริงอาจมียอดขายที่มากกว่ารายงานในงบการเงินก็ได้เพราะมีความเกี่ยวข้องกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ด้วย นอกจากนั้นยังมีค่าใช้จ่ายที่ไม่เกี่ยวกับธุรกิจนำมาหักด้วยเช่น ค่าน้ำมันรถ ค่าใช้จ่ายส่วนตัวเป็นต้น เจ้าของกิจการที่ต้องการวิเคราะห์อัตราส่วนทางการเงินของกิจการตนเองควรใช้ตัวเลขจริงที่เกิดขึ้นในการดำเนินธุรกิจมาใช้ในการคำนวณจะทำให้การวิเคราะห์ได้ผลที่ตรงตามความเป็นจริงมากกว่า จากบท เทคนิคการ วิเคราะห์งบการเงิน ที่กล่าวไว้ถึงเรื่องการวัดความสามารถ 4 ด้านของการวิเคราะห์อัตราส่วนทางการเงินนั้น บทนี้จะกล่าวให้ละเอียดในเรื่องของสูตรการคำนวณและรายการที่จะต้องนำมาคำนวณอัตราส่วนในแต่ละอัตราส่วนโดยทาง BSC จะนำอัตราส่วนที่นิยมใช้มาอธิบายเท่านั้น เพราะอัตราส่วนทางการเงินมีมากเกิน 50 อัตราส่วนแต่จะนำมาเพียง 17 อัตราส่วนที่สำคัญเพื่อวัดความสามารถของกิจการได้ในแต่ละด้านดังนี้ ด้านที่ 1 อัตราส่วนวัดสภาพคล่องทางการเงินของกิจการ (Liquidity ratio) เป็นการวัดความสามารถในการบริหารสภาพคล่องของกิจการว่ามีสภาพคล่องสูงหรือต่ำและมีความสามารถในการชำระหนี้ระยะสั้นได้มากน้อยเพียงใด จึงมีตัวหารของสูตรที่เป็นหนี้สินหมุนเวียน ซึ่งการวัดนี้มีอัตราส่วนที่นิยมใช้อยู่ 2 อัตราส่วนคือ ผลลัพธ์ที่จะออกมาจะเป็นจำนวนเท่า เช่นกิจการมีสินทรัพย์หมุนเวียนเป็น 1.5 เท่าของหนี้สินหมุนเวียน นั่นแสดงว่ามีสภาพคล่องสูงเพียงพอในการชำระหนี้ระยะสั้นได้ดี อัตราส่วนนี้ยิ่งสูงยิ่งดีหรืออย่างน้อยก็ควรมากกว่า 1 เท่าเพื่อให้มีสินทรัพย์หมุนเวียนเท่ากับหนึ่งเท่าของหนี้สินหมุนเวียน เนื่องจากอัตราส่วน 1.1 ซึ่งใช้ตัวเลขสินทรัพย์หมุนเวียนทั้งหมด อาจมีปัญหาการคืนหนี้ระยะสั้นได้ ถ้ากิจการนั้นมีสต๊อกหรือสินค้าคงคลังจำนวนมากและมีสภาพคล่องที่จะขายออกต่ำจึงมีการเลือกใช้อัตราส่วน1.2 นี้โดยการนำสินค้าคงเหลือและค่าใช้จ่ายล่วงหน้าไปหักจากสินทรัพย์หมุนเวียนก่อนนำมาหารด้วยหนี้สินหมุนเวียน อัตราส่วนเงินทุนหมุนเวียนเร็วที่ดีควรเป็น 1 เท่าเพื่อไม่เกิดปัญหาขาดสภาพคล่อง ด้านที่ 2 อัตราส่วนวัดความสามารถในการทำกำไร (Profitability ratio) อัตราส่วนในกลุ่มนี้จะวัดถึงกำไรของกิจการต่อยอดขายว่าสูงหรือต่ำ รวมไปถึงการวัดผลตอบแทนการลงทุนของผู้ถือหุ้นและการลงทุนในทรัพย์สินด้วย ที่นิยมใช้กันมีอยู่ 4 อัตราส่วนดังนี้ อัตราส่วน 2.1 นี้แสดงผลให้เราทราบว่ากิจการมีกำไรขั้นต้นเป็นกี่เปอร์เซ็นต์ของยอดขาย ยิ่งสูงยิ่งดี ควรสูงกว่าร้อยละ 40 สำหรับกิจการที่เป็นภาคผลิต และสูงกว่าร้อยละ 25 สำหรับกิจการที่ซื้อมาขายไป และกิจการที่เป็นภาคบริการควรมีกำไรขั้นต้นสูงร้อยละ 50 อัตราส่วน 2.2 นี้จะทำให้เราทราบได้ว่ากำไรสุทธิ (กำไรหลังการหักค่าใช้จ่ายและเสียภาษีแล้ว) จะมีสัดส่วนเป็นเท่าไหร่ต่อยอดขาย ในกิจการที่มีปริมาณยอดขายจำนวนมากอาจมีสัดส่วนที่ต่ำเพราะกำไรต่อชิ้นอาจไม่มากนักเช่นธุรกิจร้านสะดวกซื้อเป็นต้น อัตราส่วนนี้ยิ่งสูงก็แสดงว่ากิจการมีความสามารถทำกำไรได้ดีมากแต่ก็ต้องนำมาเปรียบเทียบกับกิจการที่ทำธุรกิจเดียวกันด้วย อัตราส่วน 2.3 นี้เป็นอัตราส่วนที่นิยมใช้และเป็นที่สนใจของผู้ถือหุ้นที่สุดเพราะผู้ถือหุ้นจะได้ทราบว่ามีกำไรเป็นกี่เปอร์เซ็นต์ของเงินลงทุน อัตราส่วนนี้เราจะเรียกสั้นๆว่า ROE ผู้ที่ซื้อหุ้นในตลาดหลักทรัพย์มักจะถามก่อนซื้อหุ้นว่า ROE สูงไหม สมมติ ROE เท่ากับ 8% ก็แปลว่าเงินลงทุน 100 บาทกิจการนี้สามารถทำกำไรได้ 8% นั่นเอง ซึ่งกำไรสุทธินี้จะถูกนำบางส่วนมาจ่ายเป็นเงินปันผลซึ่งขึ้นอยู่กับนโยบายเงินปันผลของบริษัทที่เราลงทุนกำหนดไว้ อัตราส่วน 2.4 เป็นการวัดความสามารถในการทำกำไรของสินทรัพย์ทั้งหมดที่ธุรกิจใช้ในการดำเนินงาน ว่าให้ผลตอบแทนจากการดำเนินงานได้มากน้อยเพียงใด หากมีค่าสูง แสดงถึงการใช้สินทรัพย์มีประสิทธิภาพดี ด้านที่ 3 อัตราส่วนวัดประสิทธิภาพในการจัดการสินทรัพย์ (Efficiency ratio) สินทรัพย์ของกิจการจะมีรายการหลักคือ เจ้าหนี้การค้า สินค้าคงเหลือและสินทรัพย์ถาวร ซึ่งในการคำนวณอัตราส่วนกลุ่มนี้เราจะนำสินทรัพย์ที่เราต้องการทราบประสิทธิภาพในการจัดการมาคำนวณโดยมีอัตราส่วน 5 อัตราส่วนที่นิยมใช้กันดังนี้ อัตราส่วน 3.1 นี้เป็นการแสดงประสิทธิภาพในการบริหารลูกหนี้การค้าว่ากิจการสามารถเก็บหนี้จากลูกหนี้ได้กี่ครั้งในรอบบัญชีหนึ่ง (1 ปี) เมื่อได้ค่าอัตราหมุนเวียนลูกหนี้แล้ว เราจะนำมาหาค่าระยะเวลาการเก็บหนี้ในอัตราส่วนต่อไปคือ เพื่อสะดวกในการเปรียบเทียบการเก็บหนี้เราเลยนำ 360 วัน (จำนวนวันที่ธนาคารนำมาคิด) ตั้งหารด้วยอัตราการหมุนเวียนลูกหนี้การค้าเพื่อทราบว่าเราเก็บหนี้ได้กี่วันก็นำมาเปรียบเทียบกับเครดิตเทอมที่เราให้ลูกหนี้การค้า ถ้าเราจะมีนโยบายให้เครดิตเทอม 30 วันแต่เมื่อเราหาค่าในอัตราส่วนนี้แล้วระยะเวลาการเก็บหนี้เป็น 50 วันก็หมายความว่าเรามีลูกหนี้ค้างชำระมาก อัตราส่วนนี้เป็นการวัดจำนวนรอบหรือจำนวนครั้งที่สินค้าคงเหลือได้ถูกขายออกไปในระยะเวลา 1 ปี หากมีจำนวนรอบที่น้อยก็แสดงว่าสินค้าไม่ค่อยหมุนเวียนอาจขายไม่ดีหรือเป็นสินค้าที่ล้าสมัยก็ได้ เมื่อต้องการทราบถึงระยะเวลาการจำหน่ายสินค้าออกไปก็ให้นำจำนวนวันคือ 360 วันมาตั้งและหารด้วยอัตราหมุนเวียนของสินค้าดังนี้ กิจการไม่ควรมีสินค้าคงเหลือมาก ควรมีอัตราหมุนเวียนที่สูงและระยะเวลาการจำหน่ายที่สั้นเพื่อไม่ต้องใช้เงินทุนหมุนเวียนมาจมในสินค้าคงเหลือมากเกินไปและยังเปลืองพื้นที่เก็บอีกด้วย อัตราส่วนตัวสุดท้ายของการวัดประสิทธิภาพในการจัดการสินทรัพย์ตัวนี้เป็นการวัดการใช้สินทรัพย์รวมที่กิจการมีอยู่ว่าจะก่อเกิดรายได้มากน้อยเพียงใด เช่น อัตราหมุนเวียนของสินทรัพย์รวมเป็น 2 เท่าก็แสดงว่าสินทรัพย์รวม 100 บาทไปก่อรายได้หรือยอดขายได้ 200 บาท หากอัตราส่วนนี้มีค่าต่ำก็แสดงว่ากิจการไม่ใช้สินทรัพย์รวมให้มีประโยชน์ในการหารายได้เท่าที่ควร ดังนั้นเราควรมีสินทรัพย์ที่สามารถก่อเกิดรายได้ทั้งหมด ไม่ควรซื้อสินทรัพย์ที่ไม่เกิดรายได้มาเป็นภาระของกิจการ ด้านที่ 4 อัตราส่วนแสดงความสามารถในการชำระหนี้ (Leverage ratio) เป็นการวัดโครงสร้างทางการเงินของกิจการว่ามีสัดส่วนหนี้สินเป็นกี่เท่าของทุน การมีหนี้มากเกินไปจะเป็นภาระเรื่องดอกเบี้ยและมีความเสี่ยงที่อาจขาดสภาพคล่องได้ทำให้กิจการไม่มั่นคง กิจการใดที่มีหนี้สินมากเกินไปจะทำให้ผู้ถือหุ้นและผู้บริหารมีความเครียดในการบริหารเงินสูง สำหรับอัตราส่วนกลุ่มนี้นิยมใช้มี 3 อัตราส่วนคือ อัตราส่วน 4.1 บอกให้เราทราบว่ากิจการมีหนี้สินเป็นกี่เปอร์เซ็นต์ของสินทรัพย์ทั้งหมด ยิ่งสูงยิ่งหมายถึงเรามีการซื้อสินทรัพย์ด้วยหนี้ไม่ใช่เงินลงทุนของผู้ถือหุ้น อัตราส่วน 4.2 เป็นอัตราส่วนที่นิยมใช้มากทั้งนักวิเคราะห์และผู้ให้สินเชื่อเพราะจะทำให้ทราบว่ามีหนี้สินเป็นกี่เท่าของทุน โดยทั่วไปอัตราส่วนนี้ควรจะเป็น 1 เท่าหมายความว่ามีหนี้สิน 1 บาทในขณะที่มีทุน 1 บาทเช่นกัน แสดงถึงความสามารถในการชำระหนี้ได้ทันทีหากมีปัญหาเกิดขึ้น อัตราส่วน 4.3 เป็นอัตราส่วนที่วัดความสามารถในการชำระดอกเบี้ย โดยนำกำไรของกิจการมาหารกับดอกเบี้ยที่ต้องจ่ายให้กับเจ้าหนี้ ผลลัพธ์ยิ่งสูงยิ่งดี เช่นเป็น 10 เท่าของดอกเบี้ยจ่ายก็แสดงว่ากิจการมีกำไรเป็น 10 เท่าของภาระดอกเบี้ยจ่ายทำให้เจ้าหนี้พอใจว่ากิจการชำระดอกเบี้ยได้แน่นอน อัตราส่วนทั้ง 17 ตัว ที่กล่าวมาข้างต้นคงทำให้ผู้อ่านทราบวิธีการคำนวณและเข้าใจถึงการวัดความสามารถที่แตกต่างกันไปของอัตราส่วนเหล่านี้ได้ดี เพื่อขยายความในเรื่องการวิเคราะห์ให้เป็นรูปธรรมยิ่งขึ้น ทาง BSC ได้จัดทำแบบฟอร์มเพื่อผู้สนใจจะได้คำนวณหาอัตราส่วนทั้ง 17 ตัวพร้อมอธิบายและยกตัวอย่างการวิเคราะห์ให้ผู้อ่านเข้าใจยิ่งขึ้นในบทต่อไปเรื่อง การวิเคราะห์อัตราส่วนทางการเงิน

ธุรกิจ SMEs ขนาดกลาง ที่เป็นนิติบุคคลควรมีการจัดทำ Budgeting อย่างน้อยปีละหนึ่งครั้งเพื่อใช้ budgeting ที่จัดทำเพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายและรายได้ให้เป็นไปตามที่เราตั้งงบประมาณ(Budgeting)ไว้นั่นเอง ในช่วงระหว่างปีที่ดำเนินงานอยู่นั้น กิจการควรมีการเปรียบเทียบการดำเนินการจริงกับงบประมาณที่ตั้งไว้เป็นระยะๆหรือทุกไตรมาสเพื่อจะได้ผลักดันให้การดำเนินธุรกิจเป็นไป budgetingนั่นเอง สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่อยากจะตั้งงบประมาณก็สามารถจัดทำได้เช่นกัน เพราะการตั้งงบประมาณจะช่วยให้ธุรกิจบรรลุเป้าหมายได้รวดเร็วขึ้นและยังสามารถทำให้กิจการเติบโตอย่างมั่นคงด้วย การจัดทำงบประมาณของธุรกิจบุคคลธรรมดา ร้านค้าไม่จำเป็นต้องจัดทำงบประมาณที่เต็มรูปแบบเท่ากับกิจการที่เป็นนิติบุคคล ควรจัดทำเพียงประมาณการรายรับและค่าใช้จ่ายเพื่อควบคุมให้มีผลกำไรและผลักดันให้เป็นไปตามงบประมาณที่ตั้งไว้ก็พอคงไม่ต้องลงรายละเอียดจนถึงขั้นทำงบประมาณการงบดุล จุดประสงค์หลักในการจัดทำ Budgeting คือ 1. เพื่อวางแผนให้บริษัทมีผลกำไร (Profit Planning)2. วิเคราะห์ต้นทุนและค่าใช้จ่ายเพื่อนำไปปรับปรุงการดำเนินงาน (Cost and expense analysis)3. เพื่อควบคุมต้นทุนและค่าใช้จ่ายให้เป็นไปตามที่ตั้งงบประมาณไว้ (Control cost and operating expense) การจัดทำ budgeting มักจัดทำไปพร้อมกับการจัดทำแผนดำเนินงานประจำปีและมักเริ่มจัดทำกันในช่วงเดือนตุลาคม-ธันวาคมของทุกปี ซึ่งการจัดทำนั้นจะคำนึงถึงเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาวของกิจการ ผู้จัดการหรือผู้บริหารของแต่ละฝ่ายงานจะเป็นผู้จัดทำแผนของฝ่ายตนเองโดยฝ่ายบัญชีจะให้ทุกฝ่ายงานจัดทำงบประมาณค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นของแต่ละฝ่าย ยกเว้นฝ่ายตลาดที่ต้องเสนอแผนการตลาดว่าจะมีรายได้ในปีถัดไปจำนวนเท่าใดต่อเดือน หลังจากนั้นฝ่ายบัญชีก็จะรวบรวมรายได้และค่าใช้จ่ายของทุกฝ่ายแล้วจัดทำเป็นงบประมาณ (Budgeting) ที่นำมาใช้ควบคุมรายได้และค่าใช้จ่ายให้เป็นไปตามที่ทุกฝ่ายได้ตั้งงบไว้ หากกิจการไม่สามารถดำเนินการให้เป็นไปตามงบประมาณได้ เช่น ค่าใช้จ่ายรวมสูงเกินงบประมาณ ฝ่ายที่มีค่าใช้จ่ายสูงก็ต้องมีเหตุผลในการสนับสนุนการเบิกจ่ายที่เกินงบประมาณที่ตั้งไว้ ทุกๆฝ่ายของกิจการไม่สามารถเบิกค่าใช้จ่ายได้เกินงบประมาณที่เคยตั้งไว้อย่างเด็ดขาด ยกเว้นว่าจะได้รับการอนุมัติจากกรรมการผู้จัดการหรือเจ้าของกิจการเท่านั้น เพราะฝ่ายบัญชีและการเงินจะเป็นฝ่ายควบคุมการเบิกจ่ายไม่ให้เกินงบที่ตั้งไว้นั่นเอง ก่อนการจัดทำงบประมาณผู้จัดทำจะต้องเตรียมการดังนี้ หาข้อมูลในอดีตมาวิเคราะห์ หาข้อมูลยอดขาย ราคาวัตถุดิบ ค่าใช้จ่ายต่างๆ ในอดีตย้อนหลังประมาณ 3 ปี ดูแนวโน้มของธุรกิจปัจจุบันและอนาคตอันใกล้ 1 ปี ดูสภาพเศรษฐกิจโดยรวมในปัจจุบันและอนาคตอันใกล้ ดูความพร้อมของทรัพยากร วัตถุดิบ คน เครื่องจักร เงินทุน เมื่อผู้จัดทำงบประมาณได้หาข้อมูลครบถ้วนทั้งหมดแล้วก็ควรประเมินสถานการณ์ว่าในปีหน้ากิจการควรจะเติบโตหรือไม่ หากจะเติบโตหรือขยายตลาดควรมีรายได้เพิ่มขึ้นอีกร้อยละเท่าใด ก็นำอัตราการเติบโตนั้นมาใช้ในตัวตั้งงบประมาณการยอดขายได้ซึ่งเมื่อประมาณการยอดขายแล้วจะไปเกี่ยวข้องกับงบประมาณการต้นทุน ค่าใช้จ่าย ค่าแรงงาน และอื่นๆ งบประมาณการของธุรกิจที่นิยมทำขึ้นมี 2 ประเภท 1. งบประมาณดำเนินการ (Operating Budget)2. งบประมาณการเงิน (Financial Budget) งบประมาณดำเนินการ จะประกอบไปด้วยงบประมาณเหล่านี้คือ งบประมาณการขาย งบประมาณการผลิต งบประมาณวัตถุดิบ งบประมาณแรงงาน งบประมาณค่าใช้จ่ายโรงงาน งบประมาณต้นทุนการผลิต และงบประมาณต้นทุนสินค้าที่ขาย งบประมาณค่าใช้จ่ายในการขายและการบริหาร งบประมาณการเงิน จะประกอบไปด้วยงบประมาณเหล่านี้คือ งบประมาณเงินสด งบประมาณกำไรขาดทุน งบประมาณการจ่ายลงทุน งบประมาณการงบดุล สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่ได้มีสายการผลิตก็จัดทำเพียงงบประมาณการขาย งบประมาณต้นทุน งบประมาณค่าใช้จ่ายและนำมารวมกันจัดทำงบประมาณกำไรขาดทุนก็สามารถใช้ในการบริหารและควบคุมให้อยู่ในงบประมาณที่ตั้งไว้ได้แล้ว แต่ปัญหาของการจัดทำงบประมาณ (Budgeting) ก็เกิดขึ้นเสมอๆทั้งธุรกิจขนาดกลางและใหญ่ มักเกิดขึ้นด้วยสาเหตุเหล่านี้ คือ 1. การกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายไม่ชัดเจน 2. กำลังคน อุปกรณ์และเครื่องใช้ไม่สมดุลกับงานเพราะไม่เป็นไปตามงบประมาณ 3. การประมาณการทั้งรายได้และรายจ่ายไม่เหมาะสม 4. ค่าใช้จ่ายบางรายการไม่ได้ถูกตั้งงบประมาณไว้ 5. แบบฟอร์มที่ใช้ในการจัดทำงบประมาณกรอกข้อมูลยากเกินไป 6. ขาดข่าวสารข้อมูลที่ทันสมัยทำให้วางแผนผิด 7. ขาดหน่วยงานหรือเจ้าหน้าที่ที่จะรับผิดชอบในการติดตามควบคุม Budgeting 8. ไม่มีการศึกษาความเป็นไปได้และความคุ้มค่าของเงินที่ใช้ลงทุนในการขยายโรงงานหรือซื้อเครื่องจักร หรือขยายสายการผลิตใหม่

ธุรกิจที่ดำเนินการมาได้ระยะหนึ่งย่อมมีความเจริญเติบโตและต้องการขยายกิจการให้เพียงพอกับยอดขายที่เพิ่มขึ้น ผู้ประกอบการ SMEs มักไม่แน่ใจว่าควรจะขยายดีหรือไม่เพราะไม่ทราบว่าจะมีกำไรคุ้มไหม การจัดทำการศึกษาความเป็นไปได้ทางการเงินจะช่วยให้ผู้ลงทุนตัดสินใจได้ง่ายขึ้น ธุรกิจที่ดำเนินกิจการมานานแล้วอาจไม่จำเป็นต้องศึกษาความเป็นไปได้ด้านตลาด ผลิต และการบริหารจัดการมากนัก โจทย์ที่เจ้าของกิจการต้องการรู้ก็คือการลงทุนเพื่อขยายกิจการจะได้กำไรมากแค่ไหน จะใช้ระยะเวลาที่คุ้มทุนกี่ปี คำตอบก็คือการศึกษาความเป็นไปได้ทางการการเงิน (Financial Feasibility study)สามารถประเมินและวิเคระห์ให้เราได้ การที่กิจการจะศึกษาความเป็นไปได้ทางด้านการเงินนั้นผู้จัดทำต้องมีความรู้บ้างในเรื่องบัญชีและการเงินรวมทั้งยังต้องมีพอจะพยากรณ์รายรับรายจ่ายที่จะเกิดขึ้นด้วย การพยากรณ์ก็คือการคาดเดานั่นเองเจ้าของกิจการต้องคาดเดาว่ายอดขายจะได้ประมาณเท่าไหร่ต่อเดือนเพราะเป็นผู้ที่รู้เรื่องธุรกิจของตนเองมากที่สุด ขั้นตอนการศึกษาความเป็นไปทางการเงินในการขยายกิจการมีทั้งหมด 6 ขั้นตอน 1. กำหนดโครงการที่จะลงทุนใหม่หรือขยายกิจการ เช่น ซื้อเครื่องจักรใหม่ทดแทนของเดิมหรือสร้างโรงงานใหม่เพื่อขยายการผลิตให้มากขึ้น 2. จัดทำประมาณการกระแสเงินสดของการขยายนี้แบ่งเป็น 2 ส่วน โดยใส่ตัวเลขรายได้และรายจ่ายเฉพาะที่เกิดขึ้นกับการลงทุนใหม่เท่านั้น 2.1 ประมาณการกระแสเงินสดจ่ายสำหรับการลงทุนเฉพาะที่ต้องจ่ายเพิ่มเป็นการประมาณกระแสเงินสดจ่ายในการลงทุนครั้งแรกจนกระทั่งโครงการลงทุนนี้สามารถทำงานได้ตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ 2.2 ประมาณการกระแสเงินสดรับสุทธิจากการดำเนินงานของส่วนที่ลงทุนเพิ่มหมายถึงผลต่างระหว่างกระแสเงินสดรับกับกระแสเงินสดจ่ายที่เกิดขึ้นในแต่ละปีตลอดอายุของการลงทุน (โครงการเล็กควรมีอายุโครงการ 5 ปี, โครงการใหญ่ควรมีอายุโครงการตั้งแต่ 10 ปี) 3. การวิเคราะห์และประเมินค่าโครงการด้วย 4 ตัวชี้วัด ดูรายละเอียดได้ในบท การตัดสินใจลงทุน 4. คัดเลือกโครงการที่เหมาะสมเพื่อไปดำเนินการ 5. การดำเนินงานตามโครงการ 6. การติดตามและประเมินผลการดำเนินงานโครงการ ผู้ประกอบการบางรายอาจนึกภาพของการศึกษาความเป็นไปได้ทางการเงินไม่ออก จึงขอนำตัวอย่างมาให้ดูหนึ่งราย ตัวอย่างนี้เป็นโครงการที่จะเปลี่ยนเครื่องจักรโดยซื้อเครื่องใหม่ในราคา 20 ล้านบาท ได้เงินจากการขายเครื่องจักรจำนวน 1.5 ล้านบาทได้รับเงินภาษีคืนจากการขายเครื่องอีก 175,000 บาท แสดงว่าเงินลงทุนในการซื้อเครื่องจักรใหม่นี้เป็นจำนวน 18,675,000 บาท โดยมีการตั้งข้อสมมติฐานเพิ่มเติมอีกดังนี้ เงินลงทุนทั้งหมดเป็นเงินส่วนตัวของเจ้าของ (เมื่อเราจัดทำประมาณการแล้วจะเห็นว่ามีเงินสดเหลือเท่าใด ในส่วนนี้ค่อยไปขอกู้ธนาคารเพื่อให้เจ้าหน้าที่สินเชื่อเห็นว่าเรามีเงินสดเหลือจ่ายได้ทางเจ้าหน้าที่จะนำไปคำนวณว่าจะให้เงินกู้ได้เท่าใด) มีระยะเวลาการจัดทำประมาณการโครงการ 10 ปี (สมมติว่าปีที่ 11 กิจการขายทรัพย์สินออกไป) มีกระแสเงินสดรับจากเฉพาะส่วนที่มาลงทุนเปลี่ยนเครื่องใหม่นี้เท่ากันทุกปีๆละ 6 ล้านบาท มีกระแสเงินสดจ่ายเป็นต้นทุนและค่าใช้จ่ายเฉพาะส่วนเพิ่มปีละ 2.4 ล้านบาท ในปีที่ 11 ขายเครื่องจักรเครื่องที่ลงทุนใหม่นี้ได้ในราคา 2 ล้านบาท จากตัวอย่างงบกระแสเงินสดของกิจการพบว่ามีกระแสเงินสุทธิปีละ 3.6 ล้านบาท การจัดทำงบกระแสเงินสดก็เพื่อนำมาวิเคราะห์และตัดสินใจว่าจะลงทุนหรือไม่ ตามตัวชี้วัด 4 ตัวชี้วัดที่นิยมใช้ในการประเมินค่าโครงการเพื่อตัดสินใจลงทุนดังตัวอย่างข้างล่างนี้ การศึกษาความเป็นไปได้ทางการเงินทำให้เราทราบว่าโครงการเปลี่ยนเครื่องจักรใหม่นี้มีระยะเวลาการคืนทุนเพียง 4 ปีกับอีก 2 เดือน มีค่า NPV ที่เป็นบวกประมาณ 2 ล้านบาท(ด้วยอัตราที่เราต้องการคือร้อยละ 12) มีอัตราผลตอบแทนการลงทุน (IRR) ตลอดอายุโครงการที่ร้อยละ 14.76 มีค่า PI เกิน 1 เท่าจากผลการประเมินทำให้เจ้าของกิจการตัดสินใจได้ว่า ควรจะลงทุนเปลี่ยนเครื่องจักรใหม่เพราะมีค่าการลงทุนที่น่าพอใจ สำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการจัดทำการศึกษาความเป็นไปได้ทางการเงินด้วยตนเองทางศูนย์ BSC ได้ผูกสูตรสำหรับการประเมินค่าโครงการตาม 4 ตัวชี้วัดให้แล้วโดยไปศึกษาในเรื่องของการตัดสินใจลงทุน หรือ ดาวน์โหลดได้ ที่นี่

จากบทความเรื่อง การจัดทำงบประมาณ (Budgeting) ที่ได้อธิบายถึงความจำเป็นในการจัดทำงบประมาณของธุรกิจ SMEs โดยเฉพาะธุรกิจที่ได้ดำเนินการมาแล้วเกิน 3 ปีควรจัดทำงบประมาณ (Budgeting) ล่วงหน้าไว้ทุกปีเพื่อควบคุมค่าใช้จ่าย ยอดขาย กำไร ส่วนใหญ่มักจะทำเพียงงบประมาณกำไรขาดทุนและงบประมาณกระแสเงินสด เพื่อนำไปใช้ในการบริหารจัดการให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เจ้าของกิจการและผู้บริหารควรมอบหมายให้ฝ่ายบัญชีเป็นผู้จัดทำการเปรียบเทียบผลการดำเนินการที่เกิดขึ้นจริงกับงบประมาณที่ตั้งไว้ การที่นำมาเปรียบเทียบก็เพื่อวัดผลการทำงานว่าได้ผลตามที่ตั้งงบประมาณไว้หรือไม่ หากไม่ได้ตามงบประมาณในเดือนใดหรือไตรมาสใด เราก็จะได้หาวิธีแก้ไขและปรับปรุงได้ทันเวลา อย่างไรก็ดีกว่าการไม่รู้ตัวเลยจนพบว่ากิจการไม่ได้ดำเนินการได้ตามเป้าหมายในตอนสิ้นปี การเปรียบเทียบนี้เป็นการวิเคราะห์เพื่อหาสาเหตุว่าพนักงานขายคนใดไม่สามารถทำได้ตามเป้าหมาย หรือสินค้ารายการใดที่ขายไม่ได้ตามที่ตั้งใจไว้ วัตถุดิบหรือค่าใช้จ่ายตัวใดที่สูงกว่าที่ตั้งงบประมาณไว้ เจ้าของกิจการขนาดเล็กหรือฝ่ายบัญชีควรมีจัดทำตัวเลขเปรียบเทียบอยู่ในตารางอาจจัดทำเองด้วยโปรแกรม Excel หรือใช้โปรแกรมสำเร็จรูปของระบบบัญชีในการวิเคราะห์ความแตกต่างได้ง่ายขึ้น การเปรียบเทียบงบประมาณกับผลการดำเนินงานจริงควรเปรียบเทียบตามรายการของงบการเงินที่จัดขึ้นตามมาตรฐานการบัญชี แต่ควรเน้นไปในการวิเคราะห์และเปรียบเทียบงบประมาณการกำไรขาดทุนมากกว่างบอื่น การจัดทำตารางในงบเปรียบเทียบควรมีอย่างน้อย 3 ช่องตามตัวอย่างข้างล่างโดยนำตัวเลขจริงทุกรายการของงบกำไรขาดทุนใส่ในช่องผลดำเนินการจริง (Actual) ต่อจากนั้นก็ให้นำงบประมาณ (Budget) ที่ได้ตั้งไว้มาหักลบกับของจริง หากมีค่าที่แตกต่างให้ใส่ในช่อง Variance คือความแตกต่างหรือแปรปรวนนั่นเอง จากตารางตัวอย่างข้างล่างจะเห็นว่ามีการตั้งงบประมาณ (เป้าหมาย) ขายไว้เดือนละ 450,000 บาท ขายได้จริง 400,000 บาท มีผลแตกต่างขาดไปอีก 50,000 บาท แสดงให้เห็นว่ากิจการยังขายไม่ได้ตามที่ตั้งเป้าไว้ เจ้าของกิจการหรือผู้บริหารจำเป็นต้องเร่งการขายในเดือนถัดไปให้มากขึ้น เพื่อจะได้มียอดขายมาทดแทนเป้าที่ตั้งไว้ในเดือนที่แล้ว การเปรียบเทียบและวิเคราะห์ผลแตกต่างของงบประมาณจะถูกจัดทำขึ้นเพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายและกระตุ้นให้บริษัทพนักงานขายพยายามขายให้ได้ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ ปกติบริษัทระดับกลางขึ้นไปจะมีการจัดทำการเปรียบเทียบและวิเคราะห์ผลแตกต่างของงบประมาณกับตัวเลขที่เกิดขึ้นจริงอย่างน้อยทุก 1 เดือนหรือทุก 3 เดือน และมีการเปรียบเทียบตัวเลขเป็นปีต่อปีในไตรมาสสี่ของปี เพื่อติดตามการปฏิบัติงานของแต่ละหน่วยงานและรีบดำเนินการให้ถึงงบประมาณที่ตั้งไว้ ความแตกต่างของตัวเลขจริงกับงบประมาณที่ตั้งไว้นี้เราเรียกว่า Variance ซึ่งหากไม่บรรลุเป้าหมายเราเรียกว่า unfavorableหรือ เมื่อบรรลุเป้าหมายเราเรียกว่า favorable หากกิจการไม่บรรลุเป้าหมายตามที่ตั้งงบประมาณไว้ ผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการควรดำเนินการด้วยวิธีการเหล่านี้ ตรวจสอบกรรมวิธีการทำงานของแผนกต่างๆโดยละเอียด เพื่อปรับปรุงเปลี่ยนแปลง สินค้าที่ผลิตไม่ได้ตามมาตรฐานให้รวบรวมข้อมูลไว้เพื่อลดของเสียให้น้อยลง เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในแผนกต่างๆโดยใช้เป็นเป้าหมายตัวเลขและติดตามอย่างใกล้ชิด หาทางแก้ไขให้ตัวเลขจริงเป็นไปได้ตามงบประมาณที่ตั้งไว้ ตรวจสอบรายการหรือจุดที่มีค่าใช้จ่ายสูง พยายามสร้างแรงจูงใจให้หัวหน้างานสนใจตัวเลขจากฝ่ายการเงิน ให้คอมพิวเตอร์มีบทบาทในการทำงาน

เรามักถูกถามเวลาไปขอสินเชื่อที่ธนาคาร พนักงานสินเชื่อมักถามว่า cashflow ของกิจการเป็นอย่างไรบ้างมีเงินเหลือเท่าใดและก็จะให้เราทำ cashflow ส่งมาให้ดูก่อน เรามารู้จักกันว่างบกระแสเงินสดหรือ Cashflow statement เป็นอย่างไร งบกระแสเงินสดคืองบที่แสดงการเพิ่มขึ้นหรือลดลงของกระแสเงินสด(สภาพคล่องของกิจการ) ของกิจการโดยบอกให้ทราบถึงแหล่งที่มา (Source) และการใช้ไป (Use) ของเงินสด กระแสเงินสดของกิจการมาจาก 3 กิจกรรมหลัก ดังนี้ 1. กระแสเงินสดจากกิจกรรมการดำเนินงาน (Cash flow from operation) 2. กระแสเงินสดจากกิจกรรมการลงทุน (Cash flow from investment) 3. กระแสเงินสดจากกิจกรรมการจัดหาแหล่งเงินทุน (Cash flow from financing) กิจการ SMEs ขนาดเล็กที่เป็นบุคคลธรรมดาและร้านค้าที่จดทะเบียนพาณิชย์ไม่จำเป็นต้องจัดทำงบกระแสเงินสดเต็มรูปแบบเหมือนบริษัทระดับใหญ่หรือระดับกลางเพราะธุรกิจขนาดเล็กจะแบ่งรายการยากกว่าบริษัทมาก เพราะไม่ทราบเงินสดประเภทนี้ถูกแบ่งว่ามาจากกิจกรรมใด กิจการขนาดเล็กต้องการทราบเพียงว่าเงินสดรับและเงินสดจ่ายหักกันแล้วจะเหลือเท่าไหร่ (คือกระแสเงินสดสุทธิ) และเงินสดสุทธินี้จะเพียงพอกับค่าใช้จ่ายไหม การจัดทำงบกระแสเงินสดมีประโยชน์มากสำหรับธุรกิจทุกประเภทและทุกขนาดและมีมากที่สุดสำหรับธุรกิจที่ต้องหมุนเงินและขาดสภาพคล่องเพราะการทำงบนี้ก็เพื่อช่วยวางแผนหาเงินล่วงหน้าเพื่อมาแก้ไขปัญหาขาดสภาพคล่องนั่นเอง กิจการที่มีรายได้สม่ำเสมอจะวางแผนการจัดหาเงินสดง่ายกว่ากิจกรรมที่มีรายได้ไม่แน่นอน เปรียบเสมือนพนักงานที่กินเงินเดือนประจำก็วางแผนการใช้เงินง่ายกว่าคนที่ทำอาชีพอิสระ ยกตัวอย่าง นางสาวแสงเดือนมีเงินเดือนประจำเดือนละ 40,000 บาท (เป็นกระแสเงินสดรับ) และมีค่าใช้จ่ายรายเดือน (กระแสเงินสดจ่าย) คือผ่อนรถ 12,000 บาท ค่าอาหาร ค่าน้ำมัน ค่ามือถือและจิปาทะอีกเดือนละ 18,000 บาท รวมมีค่าใช้จ่ายประจำเดือนๆละ 30,000 บาท เมื่อนำหักเงินสดรับจะเป็นเงินสดสุทธิที่เหลือจำนวน 10,000 บาท หากเปลี่ยนนางสาวแสงเดือนเป็นธุรกิจก็บอกได้ว่าธุรกิจนี้มีเงินเหลือเดือนละ 10,000 บาท เมื่อจะไปขอเงินกู้กับธนาคารก็สามารถผ่อนชำระได้ไม่เกินเดือนละ 10,000 บาทเพราะถ้าผ่อนมากกว่านี้ก็จะมีปัญหาขาดสภาพคล่องแน่นอน ดังนั้นที่เราจัดทำงบกระแสเงินสดก็เพื่อให้เราวางแผนได้ว่าเดือนนี้เรายังขาดเงินอีกเท่าใดทำให้เราจัดหาเงินทุนหมุนเวียนได้ทันท่วงทีไม่ใช่ต้องวิ่งหาเงินเมื่อเงินขาดมือซึ่งจะไม่ทันการณ์และทำให้ต้องเครียดด้วย การจัดทำงบกระแสเงินสดที่แบ่งกิจกรรมนั้นอาจยุ่งยากเกินไปสำหรับผู้ประกอบการมือใหม่ ทาง BSC จึงได้จัดทำงบกระแสเงินสดในตาราง Excel ให้ผู้สนใจสามารถ download เพื่อจะได้ไปวางแผนกระแสเงินสดของตนเองได้หรือจัดทำเพื่อส่งธนาคารในการขอสินเชื่อให้เร็วขึ้น ในตารางที่จัดทำให้ download นั้นขอให้ผู้ประกอบการเติมตัวเลขเฉพาะช่องสีเหลืองเท่านั้นส่วนในช่องสีขาวทางศูนย์ได้ผูกสูตรไว้แล้ว และงบที่จัดทำขึ้นมานี้จะเป็นงบที่จัดทำเป็นรายเดือนและรวมกันเป็นหนึ่งปีเพื่อให้วางแผนเป็นรายเดือนได้ หากเงินสดติดลบก็จะทราบว่าติดลบหรือขาดไปเท่าไหร่เพื่อไปขอยืมจากเพื่อนฝูง หุ้นส่วนหรือสถาบันการเงินได้ ทาง BSC ได้จัดทำงบกระแสเงินสดเป็นระยะเวลา 3 เดือนเพื่ออธิบายให้ผู้ประกอบการให้เข้าใจได้มากกว่านี้ งบกระแสเงินสด ปี 2559

ธุรกิจขนาดกลางมีงานด้านการบริหารจัดการธุรกิจมากกว่าธุรกิจขนาดย่อมเพราะขนาดของธุรกิจที่ต่างกันทำให้มียอดขาย พนักงาน แรงงานที่มีจำนวนมากกว่าขนาดเล็ก ผู้บริหารของธุรกิจขนาดกลางจึงจำเป็นต้องบริหารงานผ่านการดูรายงานที่ฝ่ายบัญชีจัดทำขึ้นให้สำหรับผู้บริหาร เพราะรายงานผู้บริหารจะเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการตัดสินใจเกี่ยวกับการบริหารงานได้ ระดับผู้จัดการฝ่ายหรือแผนกต่างๆก็มีการใช้รายงานทางการเงินเช่นกัน เพราะรายงานเหล่านี้ช่วงในการวางแผน, ตรวจสอบและควบคุมการจัดการได้ ปัจจุบันนี้มีการนำโปรแกรมคอมพิวเตอร์มาใช้ในการวางระบบบัญชีและในระบบบัญชีก็จะมีระบบการจัดการข้อมูลซึ่งสามารถออกรายงานสำหรับผู้บริหารได้ เราเรียกระบบนี้ว่าระบบจัดทำรายงานสำหรับการบริหารจัดการ (Management report system) ระบบการจัดทำรายงานนี้จะดึงข้อมูลต่างๆที่ระบบบัญชีได้บันทึกไว้ตามผังบัญชีที่มาตรฐานการบัญชีกำหนดไว้ การออกแบบรายงานให้มีหน้าตาและมีตารางรายละเอียดแบบไหนก็ขึ้นอยู่กับการออกแบบพัฒนาของผู้เขียนโปรแกรมกับผู้บริหารระดับสูงของกิจการ เพราะการออกแบบรายงานเอกสารจะขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้รายงานด้วยว่าต้องการรายงานประเภทใดมาช่วยในการบริหารและตัดสินใจบ้าง ส่วนใหญ่ผู้บริหารต้องการใช้รายงานสำหรับการวางแผน ตรวจสอบและควบคุมต้นทุนและค่าใช้จ่าย ระบบรายงานนี้จะพิมพ์ออกมาในรูปของกระดาษซึ่งจะสรุปข้อมูลให้กับผู้บริหารได้ซึ่งผู้บริหารบางคนที่ไม่คุ้นเคยกับการใช้คอมพิวเตอร์ก็ยิ่งต้องการการพิมพ์รายงานรูปแบบนี้มากเพื่อใช้ประกอบการบริหารจัดการงานนั่นเอง รายงานสำหรับผู้บริหารแบ่งออกเป็น 4 ประเภทคือ 1. รายงานที่กำหนดจัดทำขึ้นตามระยะเวลาที่แน่นอน (Schedule report) เป็นรายงานที่สรุปผลการดำเนินงานเป็นรายเดือน, สรุปผลการขายสินค้าเป็นรายสัปดาห์เป็นต้น เกือบทุกกิจการของธุรกิจขนาดใหญ่จะมีการจัดทำรายงานสำหรับผู้บริหารตั้งแต่ระดับผู้จัดการฝ่าย,กรรมการผู้จัดการ และกรรมการบริหาร สำหรับผู้จัดการฝ่ายอาจต้องการรายงานไปเพื่อการวางแผน ตรวจสอบและควบคุมงานให้เป็นไปตามเป้าหมายที่ต้องการ สำหรับกรรมการผู้จัดการอาจต้องการรายงานไปเพื่อทราบผลการดำเนินงานของทั้งกิจการเพื่อวางกลยุทธ์ให้บรรลุได้ตามเป้าหมายของกิจการ สำหรับกรรมการบริหารอาจต้องการรายงานไปเพื่อวางแผนกำหนดกลยุทธ์ในอนาคตรวมทั้งตรวจสอบการดำเนินงานที่ผ่านมาว่าบรรลุเป้าหมายหรือไม่ 2. รายงานที่จัดทำขึ้นเป็นกรณีพิเศษ (Exception report) เป็นรายงานทางบัญชีที่จัดทำขึ้นเสนอเป็นพิเศษเมื่อมีปัญหาเฉพาะหน้าเกิดขึ้น โดยจะนำเสนอรายงานให้ผู้บริหารเพื่อใช้ในการแก้ไขหรือตัดสินใจหรือรักษาผลประโยชน์ของกิจการ ยกตัวอย่างในช่วงน้ำท่วมใหญ่กรุงเทพ ยอดขายของบริษัทตกต่ำและโรงงานก็เกิดน้ำท่วม ฝ่ายบัญชีถูกสั่งให้จัดทำรายงานเพื่อแจ้งยอดขายทุกวัน รวมทั้งการหยุดผลิตชั่วคราวมีผลกับกิจการมากน้อยเพียงใดซึ่งจะต้องหาตัวเลขทางการเงินนำเสนอเพื่อวิเคราะห์ได้ถึงผลเสียและค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเป็นตัวเงิน 3. รายงานที่จัดทำขึ้นตามความต้องการของผู้บริหาร (Demand report) รายงานนี้จะแสดงข้อมูลตามที่ผู้บริหารต้องการเพื่อให้เข้าถึงสถานการณ์ที่รวดเร็วขึ้นและเพื่อแก้ไขปัญหาได้ทันท่วงที เช่น รายงานยอดขายที่ไปเปิดบูทหรือยอดขายในงาน Event ว่าขายได้เป็นเงินเท่าไหร่ มีจำนวนผู้มาร่วมงานเท่าไหร่ มีผู้ลงทะเบียนสนใจจะซื้อสินค้าเท่าไหร่ เป็นต้น 4. รายงานที่จัดทำเป็นตัวเลขพยากรณ์สิ่งที่เกิดขึ้นในอนาคต (Predictive report) เป็นรายงานที่ประมาณการงบการเงินในอนาคตข้างหน้า โดยใช้สูตรทางการเงินและข้อสมมติฐานต่างๆเพื่อให้การพยากรณ์มีความสมจริงมากขึ้น เช่นการลงทุนในโครงการใหม่ของกิจการ จะต้องจัดทำรายงานที่คาดการณ์อนาคตว่าจะมีรายได้จากการลงทุนเท่าใด มีค่าใช้จ่ายเท่าใด ใช้เงินลงทุนเท่าใด ผลตอบแทนต่างๆที่ได้โดยใช้หลักการวิเคราะห์การลงทุนมาจัดทำประมาณการเหล่านี้และจัดทำเป็นรายงานทางการเงินที่สรุปผลให้ฝ่ายบริหารตัดสินใจได้ การจัดทำรายงานทางการเงินสำหรับผู้บริหารควรเริ่มจากผู้บริหารก่อนว่าต้องการข้อมูลประเภทใดบ้างที่จะนำมาใช้ในการบริหารงาน รายงานสำหรับผู้บริหารที่จัดทำกันทั่วไปมีดังนี้ รายงานสรุปยอดขายรายสัปดาห์ทั้งกิจการและรายผลิตภัณฑ์ เพื่อแบ่งให้ทราบว่าผลิตภัณฑ์ใดขายดี รายงานสรุปยอดขายรายเดือนเหมือนกับรายสัปดาห์ อาจเพิ่มยอดขายตามพนักงานขายด้วยเพื่อกระตุ้นให้พนักงานขายบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ รายงานสรุปต้นทุนและค่าใช้จ่ายรายเดือน เพื่อดูว่ามีรายการใดผิดปกติ รายงานงบกำไรขาดทุนของกิจการ (รายเดือน) รายงานงบกระแสเงินสดของกิจการ (รายเดือน) รายงานลูกหนี้ค้างจ่ายเฉพาะในเดือนนั้น (รายเดือน) รายงานตารางอายุลูกหนี้ (รายสัปดาห์) เพื่อติดตามเร่งรัดหนี้สิน รายงานเปรียบเทียบงบประมาณ(Budgeting) กับผลดำเนินการจริง (Actual) ควรจัดทำเป็นรายเดือนและทุกไตรมาส และมีสรุปทั้งปีด้วย สำหรับกิจการบางกิจการที่มีปัญหาในเรื่องต้นทุน เรื่องสภาพคล่อง เรื่องลูกหนี้การค้า เรื่องยอดขายไม่ตกต่ำ ก็อาจจัดทำรายงานสำหรับผู้บริหารที่มากกว่ารายงานที่กล่าวมาแล้วข้างต้นหรือมีจัดทำให้รายงานที่มีความถี่มากขึ้นเพื่อติดตามแก้ไขได้เร็วขึ้นก็ได้ การออกแบบรายงานควรออกแบบให้ใช้งานได้ตรงกับประเด็นที่ต้องการต้องมีความถูกต้องเชื่อถือได้ไม่ใช่แจ้งตัวเลขผิดทุกครั้ง สำหรับระยะเวลาของการจัดทำรายงานก็ขึ้นอยู่กับปัญหาของกิจการ โดยทั่วไปควรจัดทำทุกเดือนและทุกไตรมาส ซึ่งรายไตรมาสควรเป็นรายงานที่มีการวิเคราะห์ผลดำเนินการจริงเปรียบเทียบกับงบประมาณที่ตั้งไว้ มีการเปรียบเทียบยอดขายทั้งเดือนต่อเดือนและปีต่อปีด้วย บางกิจการมีการเปรียบเทียบลักษณะที่เป็นเดือนเดียวกันจากปีที่แล้วด้วย ในระบบโปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชีก็มีการออกรายงานสำหรับผู้บริหารเช่นกันแต่รูปแบบอาจจะไม่เหมาะสมกับบางกิจการ ดังนั้นฝ่ายบัญชีควรอธิบายความต้องการในรูปแบบของรายงานสำหรับผู้บริหารต่อผู้เขียนระบบเพื่อปรับให้เข้ากับความต้องการของผู้บริหารได้