ความสุขในสถานที่ทำงาน (Happy Workplace-HWP) ด้วยการใช้เครื่องมือความสุข 8 (Happy 8) ประการ เป็นแนวคิดที่ช่วยส่งเสริมความสุขทั้งทางกายและจิตใจให้พนักงาน อันจะส่งผลต่อความสุขในครอบครัว และ ในสังคม ในหน่วยงาน ทั้งนี้ความสุขในหน่วยงานประกอบด้วย 2 มุม คือ 1. พัฒนาคนเพื่อปรับให้เข้ากับวิสัยทัศน์หน่วยงาน 2. หน่วยงานที่พนักงานทำงานมีความสุข แนวคิดความสุข 8 ประการ ของสำนักสนับสนุนสุขภาวะองค์กร สำนักงานกองทุนสนับสนุนการสร้างเสริมสุขภาวะ (สสส.) เชื่อว่าคนทำงานจะมีความสุขก็ต่อเมื่อสามารถจัดสมดุลของความสุข 3 ส่วน คือ 1. ความสุขส่วนตัว 2. ความสุขของครอบครัว 3. ความสุขขององค์กร/สังคม ความสุข 8 ประการ ประกอบด้วย 1. การเป็นผู้มีสุขภาพดี (Happy Body) หมายถึงการดูแลตัวเองไม่ให้เป็นภาระกับผู้อื่นด้วยการมีสุขภาพกายดี ทานอาหารที่มีคุณค่าเหมาะสม 2. การเป็นผู้รักการเรียนรู้และเป็นมืออาชีพในงานของตนเอง (Happy Brain) หมายถึง มีพลังหรือ มีความกระตือรือร้นที่จะเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ เพื่อปรับตนเองให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา รวมทั้งมีความสุขในการปรับปรุงและแสดงสิ่งใหม่ ๆ ที่ตนเองมีให้ผู้อื่นรู้ 3. การเป็นผู้ที่รักและดูแลครอบครัวตนเองได้ (Happy Family) หมายถึง มีความมั่นใจ ปลอดภัย และ สัมพันธภาพที่ดีในครอบครัวของตนเอง 4. การเป็นผู้ที่มีน้ำใจช่วยเหลือผู้อื่น (Happy Heart) หมายถึง การมีจิตใจรับผิดชอบต่อสังคม มีส่วนร่วมในกิจกรรมต่าง ๆ เพื่อสังคม รวมทั้งมีเมตตาต่อผู้อื่น 5. การเป็นผู้ใช้เงินเป็น (Happy Money) หมายถึง การมีวินัยกับตนเองในการใช้จ่ายเงิน สามารถบริหารงบค่าใช้จ่าย และการเก็บออมในแต่ละเดือน 6. การเป็นผู้ที่สามารถจัดการกับอารมณ์ของตนเอง (Happy Relax) หมายถึง การที่เรารู้จักบริหารเวลาเพื่อการผ่อนคลายอย่างมีประสิทธิผล และ พอใจในการแก้ไขปัญหาของตนเอง รวมทั้งทำให้ชีวิตไม่ยุ่งยากและไม่เครียด 7. การเป็นผู้ที่รักและดูแลองค์กร/สังคมของตนเอง (Happy Society) หมายถึง การมีสัมพันธภาพที่ดีกับเพื่อนบ้าน และ ไม่เป็นต้นเหตุของความยุ่งยากต่าง ๆ รวมทั้งไม่เอาเปรียบผู้อื่น และ มีพฤติกรรมภายใต้กรอบของสังคม 8. การเป็นผู้มีคุณธรรมและความกตัญญู (Happy Soul) หมายถึง ตระหนักในเรื่องจริยธรรม และ คุณธรรม การให้อภัย รู้จักให้และมีความกตัญญูรู้คุณคน แม้จะมีเครื่องมือความสุข 8 ตัว แต่ไม่จำเป็นต้องทำทีเดียวทั้ง 8 ตัว ส่วนใหญ่ที่เป็นปัญหาหนักคือ Happy Money รองลงไปคือ Happy Relax ระบบการสร้างองค์กรแห่งความสุข ก. ปัจจัย (Input) แบ่ง 3 เรื่องหลักคือ 1) การบริหารทรัพยากรบุคคล (HR Practices) คือ การกำหนดระบบบริหารทรัพยากรบุคคลในเรื่องสำคัญคือ ค่าจ้างที่สมเหตุสมผล การกำหนดและแจ้งให้ทุกคนทราบในเรื่องการแสดงการยอมรับในความสามารถ และรางวัลที่เหมาะสม รวมถึงผลประโยชน์ที่เหมาะสม การประเมินผลการปฏิบัติงานที่ยุติธรรม และ การวางแผนเพื่อความก้าวหน้าในตำแหน่งงานของพนักงาน 2) ผู้นำกับนโยบาย เป็นปัจจัยหลักที่ช่วยกระตุ้นในการดำเนินการสร้างองค์กรแห่ง ความสุข หากต้องการให้โครงการนี้สำเร็จผู้บริหารระดับสูงจะต้องกำหนดนโยบายที่ช่วยสร้างคุณค่าให้พนักงาน 3) บรรยากาศในการทำงาน รวมถึงสภาพที่ทำงานที่ทำให้พนักงานมีความสุขที่ได้ทำงานร่วมกัน สถานที่ทำงานที่ดียังรวมถึงความสะอาด และความปลอดภัย ข. กระบวนการ (Process) แบ่งเป็น 1) เครื่องมือ Happy 8 การใช้เครื่องมือความสุข 8 ประการ ขึ้นกับแต่ละหน่วยงาน เพราะแต่ละหน่วยงานมีวัฒนธรรม สภาพแวดล้อมที่แตกต่างกัน อย่างไรก็ตามหน่วยงานควรมีการปรับการใช้ Happy8 ทุกปี เพื่อให้มั่นใจว่าคลอบคลุมทุกเรื่องที่จำเป็นต้องปรับปรุง 2) ทีมงาน หรือ คณะกรรมการองค์กรแห่งความสุข เป็นคณะกรรมการที่มาจากงานบุคคล และ ตัวแทนจากทุกแผนก ที่มารวมกันเพื่อกำหนดว่าจะทำอะไรในหน่วยงาน 3) การสื่อสารเรื่ององค์กรแห่งความสุขในสถานที่ทำงาน เป็นอีกเรื่องหนึ่งที่สำคัญมาก การสื่อสารนี้มีทั้งการให้ข้อมูลในรูปแบบต่าง ๆ และ การอบรม เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนในหน่วยงานทราบข้อมูลเกี่ยวกับการสร้างองค์กรแห่งความสุขว่าคืออะไร ทำไมต้องทำ ทำเพื่อใคร และ ใครได้ประโยชน์อย่างไร 4) การดูแล และ ติดตามประเมินผลความสุขในหน่วยงาน เพื่อให้การดำเนินโครงการเป็นไปอย่างถูกต้อง ตลอดถึงทราบความคืบหน้าของโครงการว่าเป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนดหรือไม่ หรือทราบผลกระทบของโครงการต่อความสุขของพนักงานในหน่วยงาน การดูแลและติดตามประเมินโครงการจะต้องทำอย่างต่อเนื่อง ค. ผลลัพธ์ (Outcome) แบ่งเป็น 2 ส่วน คือ ส่วนที่หนึ่งสำหรับบุคลากร และ สองคือสำหรับองค์กร ในส่วนของบุคลากรคือเรื่องสุขภาพที่ดีขึ้น และ ผลการวัดระดับความสุขโดยใช้เครื่องมือ Happynometer วัดผลก่อนทำโครงการและหลังทำโครงการว่าความสุขของบุคลากรในแต่ละกิจกรรมที่หน่วยงานเลือกทำพบว่าสูงขึ้น อัตราการเข้า-ออกของพนักงานลดลง พนักงานที่ทำงานอย่างมีความสุขจะส่งผลดีต่อหน่วยงานในหลายแง่มุม ที่สำคัญคือ อัตราการเข้า-ออกลดลง ผลต่อเนื่องจากการมีความสุขของพนักงานคือ หน่วยงานมีผลผลิต (Productivity) อันเนื่องมาจากประสิทธิผลของการปฏิบัติงานของพนักงานสูงขึ้น ภาพลักษณ์ (Image) ของหน่วยงานก็ดีขึ้นตามมา

ผลการสำรวจการปลอดหนี้ (Happy Money) ในวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม ทำให้ได้รับรู้ว่า หนี้ เป็นปัญหาอันดับแรกที่หลายหน่วยงานเผชิญ ก่อนอื่นต้องทำความเข้าใจก่อนว่า ทำไมจึงไม่ Happy Money สาเหตุของการไม่ Happy Money หรือที่พูดง่าย ๆ คือชักหน้าไม่ถึงหลังคือ รายรับและรายจ่ายไม่สมดุลย์ จึงทำให้ต้องกู้ยืมเงินทั้งจากในระบบ และ นอกระบบ แต่ทั้ง 2 ระบบที่เหมือนกันคือเสียดอกเบี้ย ถ้าเป็นนอกระบบประมาณ 3-5% ต่อเดือน ส่วนในระบบก็ขึ้นกับสถาบันการเงิน สาเหตุที่เงินไม่พอก็แตกต่างกันไปมีตั้งแต่ ผ่อนบ้าน ผ่อนรถ ส่งลูกเรียน สุขภาพ จนถึง กินเหล้า เล่นหวย เล่นการพนัน เที่ยวคาราโอเกะ ฯลฯ ชุดหลังนี้ต้องพาไปเปลี่ยนทัศนคติก่อนกระมัง จากประสบการณ์เข้าร่วมทำโครงการสร้างสุขในองค์กร มีหน่วยงานวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อมเข้าร่วมโครงการ ผลการสำรวจด้วยการใช้แบบสอบถาม Happynometer พบว่าความสุขส่วนใหญ่ของบุคลากรในวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อมคือการปลอดหนี้ ดังนั้นผู้ประกอบการในหน่วยงานจึงควรคิดโครงการเพื่อให้พนักงานปลอดหนี้ อาทิ 1. ตั้งกองทุนปลอดดอกเบี้ย ผู้บริหารตั้งกองทุนเพื่อพนักงานกู้แบบไม่เสียดอกเบี้ย 2. โครงการ “ออมเว้ยเฮ้ย” หักเงินเดือนพนักงานตามที่กำหนดขึ้นกับเงินเดือนของพนักงาน เพื่อใช้เป็นเงินกองกลางในการกู้ฉุกเฉินด้วยอัตราดอกเบี้ยต่ำ จัดสรรเงินที่ฝากเป็นจำนวนหุ้น มีเงินปันผลคืนทุกปี เงินลงทุนของพนักงานนำไปตั้งร้านค้าสหกรณ์ เพื่อจำหน่ายสินค้าราคาถูก รายได้เป็นเงินปันผล หรือ นำไปจัดกิจกรรมสันทนาการ 3. ตั้งกองทุนโครงการ “ออมแล้วแต่” กำหนดเป้าหมายให้บุคลากรออมเงินได้อย่างน้อย 500 บาท ภายใน 3 เดือน 4. โครงการ “ออมเพื่อฝัน” กำหนดร่วมกันตั้งความฝันและออมเงิน เพื่อให้ได้สิ่งที่อยากได้โดยไม่เอาเงินอนาคตมาใช้ พร้อมอบรมวิธีการใช้จ่ายเงินที่ถูกวิธี สอนการทำบัญชีครัวเรือน การออมเงิน 5. โครงการ “รายได้เสริมสุข” เป็นโครงการที่ช่วยเหลือพนักงานโดยการให้นำวัตถุดิบไปทำงานช่วงหลังเลิกงาน หรือ วันหยุด แล้วนำกลับมาผลิตในโรงงาน ทำให้พนักงานที่ร่วมโครงการมีรายได้เฉลี่ยเพิ่มขึ้น 40% ต่อเดือน 6. โครงการแยกขยะแล้วนำไปขายเพื่อนำเงินเข้ากองกลาง ผู้เขียนได้ให้ข้อคิดเห็นกับผู้ประกอบการและผู้ที่เกี่ยวข้องกับการทำเรื่องปลอดหนี้ (Happy money) ดังนี้ 1. โครงการควรก่อให้เกิดรายได้เพิ่ม มากกว่าเน้นการเก็บเงิน โดยไม่ได้ดอกเบี้ย เพราะปกติเงินเดือน รวมโอที ก็ไม่พออยู่แล้วการให้พนักงานเก็บเงินอย่างเดียวแต่ไม่มีรายได้เพิ่มพนักงานก็อาจไปนำเงินนั้นมาใช้เมื่อเงินไม่พอ 2. ให้ความรู้ในการคิดเรื่องการทำบัญชีครัวเรือน เพื่อให้พนักงานวางแผนการเงินของครอบครัวอย่างรอบคอบ 3. ไม่แนะนำให้ผู้ประกอบการนำเงินของพนักงานมาบริหาร เพราะจะต้องมานั่งปวดหัวเรื่องเงินคนอื่น และ เราอาจไม่ถนัด ทางที่ดีให้ประสานงานให้สถาบันทางการเงินช่วยเราดีกว่า อาจเก็บออมในรูปแบบการฝากทุกเดือน หรือ ลงทุนในตราสารหนี้ เป็นต้น 4. ควรให้ความรู้ในการสร้างรายได้ อาทิ การทำหมูปิ้ง การทำน้ำพันช์ การทำอาหารที่ไม่ยากมาก หรือ ไม่มีเครื่องปรุงมาก การปักเสื้อ ฯลฯ ให้กับสมาชิกในครอบครัวของพนักงาน เพื่อจะได้ช่วยกันเพิ่มรายได้ 5. ผู้ประกอบการ หรือ ผู้บริหารควรหาสถานที่ หรือ ตลาดเพื่อให้พนักงานได้มีโอกาสขายสินค้าที่ตนเองผลิต มีบางหน่วยงานกำหนดให้วันศุกร์สุดท้ายของเดือนเป็นวันตลาดนัดเพื่อเปิดโอกาสให้พนักงานได้นำสินค้ามาขาย โดยมีการเสียค่าเช่าราคาถูกให้หน่วยงานเพื่อนำเงินนั้นเข้ากองทุนไว้ใช้ยามฉุกเฉิน อาทิ วันโรงเรียนเปิด เจ็บป่วย อุบัติเหตุ ได้อ่านเรื่อง กฎ 5 ประการของการทำให้เกิดความสุขจากการจ่ายเงิน (Happy Money) โดย Elizabeth Dunn and Michael Norton พอสรุปได้ดังนี้ 1. ความสุขจากการได้ประสบการณ์ (Buy experience) การใช้เงินซื้อความสุขจากประสบการณ์ (เช่น การท่องเที่ยว ดูงาน ดู concert อาหารมื้อพิเศษ) จะไม่มีการผิดหวัง และจะทำให้เรามีรูปแบบมุมมองชีวิตที่แตกต่าง จากการใช้เงินซื้อแต่วัตถุสิ่งของ ประสบการณ์และความรู้เป็นสินทรัพย์ที่ใครก็เอาไปไม่ได้ ตัวอย่าง ที่ร้านขายไหมพรมพร้อมสอนถัก ได้พบผู้ชาย (วิศวะซะด้วย) มาคนเดียว พร้อมบอก เป้าหมายว่าจะถักผ้าพันคอให้แฟนเพื่อให้เธอนำไปใช้ในต่างประเทศ จริง ๆ ซื้อก็อาจจะได้เร็วกว่าและถูกกว่า ได้แบบสวย ๆ แต่ผู้ชายคนนี้เลือกที่จะทำให้แฟนเอง เขาถักไปก็อิ่มอกอิ่มใจไป เขาได้ทั้งประสบการณ์ และ ความสุขใจ และ ความภูมิใจ ที่เงินซื้อไม่ได้ 2. ให้ความเพลิดเพลิน (Make it a treat) การที่เราอยากได้อะไรสักอย่างและต้องใช้เวลาเพื่อให้ได้มา สิ่งนั้นย่อมมีคุณค่า และนำความเพลิดเพลินมาให้เรา เช่น แทนการซื้อไอศกรีมที่ชอบมาไว้ในบ้าน เราอดทนจนอยากจริง ๆ จึงค่อยไปกิน เราจะรู้สึกเพลิดเพลินกับไอศกรีมถ้วยนั้น และ ไม่อ้วนเร็วด้วย หรือ อยากได้กระเป๋าก็ให้ไปดูแล้วกลับไปพิจารณาว่าอยากได้จริงไม๊? สีนี้มีหรือยัง? เรียกว่ารอจนจำเป็นต้องซื้อจริง ๆ พอได้กระเป๋านั้นมาเราจะรู้สึกมีความสุข 3. ซื้อเวลา (Buy time) ก่อนเสียเงินให้ลองถามตัวเองว่าการเสียเงินครั้งนี้จะเปลี่ยนวิธีให้ฉันมีเวลาเพิ่มขึ้นอย่างไร? หากเราเลือกความสุขมากกว่าเงิน เราจะเลือกกิจกรรมต่าง ๆ เพื่อส่งเสริมสุขภาพที่ดี หรือ การมีชีวิตที่ดี ตัวอย่างเช่นแทนการจ้างคนทำงาน เราทำเองก็ได้ออกกำลังกาย หน่วยงานที่กำลังพิจารณาให้รางวัลเพื่อตอบแทนพนักงานลองเปลี่ยนจากเงินเป็นเวลาให้พนักงานบ้างก็ดี 4. จ่ายวันนี้เพื่อใช้ในวันหน้า (Pay now consumer later) ยุค Digital Technology ทำให้กระเป๋าเงินเรามีแต่บัตรเครดิตเต็มกระเป๋าแทนเงินสด ทำให้เรา “ใช้ก่อนผ่อนที่หลัง” จนเป็นนิสัย ทางที่ดีซื้อน้อย ๆ แต่เงินสดดีกว่า หรือ หากอยากได้อะไรคิดให้รอบคอบ ค่อย ๆ เก็บเงิน และไม่จำเป็นต้องรุ่นล่าสุด แทนการจ่ายทันทีที่ต้องการ 5. ลงทุนกับคนอื่น (Invest in others) จริง ๆ คือการทำบุญนั่นเอง ไม่ว่าจะเป็นเพื่อน หรือ คนในครอบครัว รวมทั้งการทำบุญต่าง ๆ การให้ผู้อื่นมักนำความสุขมาสู่ผู้ที่ให้มากกว่าการให้เฉพาะกับตนเอง ตัวอย่างเช่น Waren Buffet ตัดสินใจมอบเงินจากการทำธุรกิจ 99% ให้กับมูลนิธิ ลิ้งค์ที่เกี่ยวข้อง : 1. Happy Money Happy Retirement, set.or.th 2. The Five Secrets to Happy Money, dallasnews.com 3. book.google.co.th

ความหมายของ Happy Relax คือการที่เรารู้จักบริหารเวลาเพื่อการผ่อนคลายอย่างมีประสิทธิผล และ พอใจในการแก้ไขปัญหาของตนเอง รวมทั้งทำให้ชีวิตไม่ยุ่งยากและไม่เครียด สถานประกอบงาน และ สถานที่ทำงาน มักมีโอกาสทำให้พนักงานมีความเครียดในการทำงาน ไม่ว่าจะเกิดจากสภาพแวดล้อม กระบวนการผลิต หรือ ตัวพนักงานเอง ดังนั้นหน่วยงานควรส่งเสริมให้พนักงานรู้สึกผ่อนคลายกับสิ่งต่าง ๆ ที่เข้ามาในชีวิต สร้างความสนุกสนาน ผ่อนคลายความเมื่อยล้า หรือ ความเครียดจากการทำงาน เสริมแรงให้พนักงานมีขวัญและกำลังใจที่ดี และ ทำให้พนักงานมีโอกาสในการสร้าง สัมพันธภาพที่ดีระหว่างกัน เป้าหมายสำคัญของ Happy Relax จึงเน้นการผ่อนคลายต่อสภาวะกดดัน ความเครียด และหาวิธีที่จะเพิ่มความสุข หรือ บรรเทาความเครียดนั้นให้เบาบางลง โดยหน่วยงานถือเป็นหัวใจสำคัญที่จะเป็นตัวกลางในการหาวิธีลดความเครียด และ เพิ่มความสุขให้พนักงาน เพราะเมื่อพนักงานมีความสุขเพิ่มมากขึ้นผลผลิต ประสิทธิภาพ และ คุณภาพก็จะมีระดับดีขึ้นด้วย แนวทางการสร้างความผ่อนคลายให้ตนเอง 1. ทำงานอดิเรก งานอดิเรก อาทิ ปลูกต้นไม้ ถักนิตติ้ง วาดรูป ถ่ายภาพ ทำให้เรามีความสุข 2. กิจกรรมคลายเครียด เริ่มจากมีสติในการแก้ไขปัญหา ท่องเที่ยว ฟังเพลงสบาย ๆ บางคนต้องเปิดเพลงดังๆ แต่ไม่เน้นกินเหล้า 3. หาที่ปรึกษา การได้พูดเรื่องที่อึดอัดออกมาจะช่วยลดความตึงเครียดลงได้ แต่ควรพูดระบายกับคนที่พร้อมรับฟัง เชื่อใจ และให้คำแนะนำได้ 4. ปรับสิ่งแวดล้อมช่วยลดความเครียด ย้ายมุมโต๊ะทำงาน ปรับ lay-out ใหม่ 5. รักษาสมดุลของชีวิต บอกตนเองว่าเงินไม่ใช่ทุกอย่างในชีวิต เรียนรู้ที่จะ “พอ” และ “ละ” ก็จะช่วยลดความเครียดได้ การทำกิจกรรมกับครอบครัว ตัวอย่างกิจกรรมเพื่อการคลายเครียด 1. คณะกรรมการสร้างสุขให้ความสำคัญแม้เรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ เช่นรสชาติของอาหาร จัดโรงอาหารที่เย็นสบาย กิจกรรมประกวดร้องเพลง 2. กำหนดช่องทางการสื่อสารให้พนักงาน เช่น กล่องรับข้อเสนอแนะ และความคิดเห็น 3. Happy clubs เช่น มุมถักนิตติ้ง มัมวาดภาพ มุมถ่ายภาพ อาจมีการจัดประกวดได้ 4. กิจกรรมสันทนาการ เช่น กีฬาสี ประกวดร้องเพลง แข่งขันตำส้มตำ เป็นต้น 5. มุมผ่อนคลาย เช่นอ่านหนังสือ ดูหนัง ในช่วงพักเบรก 6. เสียงตามสาย เปิดเพลงสนุก เพื่อให้พนักงานคลายเครียดได้ 7. กำหนดช่วงเวลาออกกำลังกาย อาจจะรอบละ 5-10 นาที วันละ 3 รอบ เช้า สาย บ่าย ช่วยคลายเครียดและทำให้มีสุขภาพดี 8. ประกวดเต้นรำ ร้องเพลง 9. กิจกรรมประเพณีสงกรานต์ 10. งานเลี้ยงสังสรรค์ประจำปี ท่องเที่ยวพักผ่อน 11. ห้องคาราโอเกะ/ห้องสันทนาการ 12. จัดประกวด Got Talent 13. ปาร์ตี้วันเกิด 14. กิจกรรมวันพ่อ วันแม่ 15. ส่งเสริมให้พนักงานปลูกผัก ลิ้งค์ที่เกี่ยวข้อง : happy-workplace.com

ทฤษฎีระบบ (System theory) ประกอบด้วย 1. ปัจจัย (Input) ปัจจัยต่าง ๆ ที่ใช้ในการทำงาน คน (Man) วัตถุดิบ (Raw material) เครื่องจักรเครื่องมือ (Machine) วิธีการทำงาน (Method) ข้อมูลข่าวสาร (Information) พลังงาน (Energy) สิ่งแวดล้อม (Environment) และ พื้นที่ว่าง (Space) 2. กระบวนการทำงาน (Process) การใช้เครื่องมือต่าง ๆ เพื่อการบริหารอย่างเป็นระบบเริ่มจากการวางแผน (Planning) จัดโครงสร้างหน่วยงาน (Organizing) บุคลากร (Staffing) ดูแลการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามเป้าหมาย (Directing) และ ควบคุมติดตาม (Controlling) การปรับปรุงงานด้วยเครื่องมือต่าง ๆ อาทิ Kaizen เทคโนโลยี 3. ผลผลิต (Output) ผลงานทั้งสินค้าที่มีคุณภาพตรงตามที่ลูกค้าต้องการ และ บริการ 4. ผลลัพธ์ (Outcome) ภาพพจน์ (Image) ของหน่วยงานที่มีต่อลูกค้า ความพึงพอใจของบุคลากร และ ลูกค้า การขยายตัวทางธุรกิจ ลักษณะทั่วไปของระบบ 1. องค์ประกอบพื้นฐานของระบบคือ ปัจจัย(Input) กระบวนการ (Process) ผลผลิต (Output) การสะท้อนกลับข้อมูล (Feedback) การควบคุม (Control) สภาพแวดล้อม (Environment) และ เป้าหมาย (Goal) 2. ระบบแตกต่างกันขึ้นกับความซับซ้อนของแต่ละหน่วยงาน 3. ทุกส่วนในหน่วยงานมีระบบบริหารที่ดีจะส่งผลดีกับหน่วยงานมากกว่าการที่หน่วยงานมีภาพรวมของระบบบริหารที่ดี 4. เพื่อให้ทำงานได้สำเร็จ ระบบจะต้องมีเป้าหมายที่ชัดเจน สามารถปรับใช้ได้กับการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อม เทคโนโลยีและสถานการณ์ รวมทั้งควบคุมโดยการสะท้อนกลับข้อมูล และ ความต่อเนื่องในการพัฒนา การใช้ปัจจัยการผลิตอย่างคุ้มค่า ความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรม เพื่อความอยู่รอดของหน่วยงานระบบจะต้องมีผลผลิต (Output) ในรูปของสินค้า และ/หรือ บริการ 5. โครงสร้างของระบบบริหารถูกกำหนดโดยส่วน และ กระบวนการ 6. องค์ประกอบของระบบบริหารควรกำหนดมีหน้าที่ และ โครงสร้างที่สัมพันธ์กันระหว่างส่วน/ฝ่ายต่าง ๆ ในหน่วยงาน และควรกำหนดการบริหารจัดการตามความเหมาะสมของแต่ละ ส่วน/ฝ่ายเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนด 7. ระบบมักมีการแลกเปลี่ยนวัตถุดิบ ข้อมูล และ/หรือ พลังงาน กับระบบอื่น ในรูปแบบของปัจจัย (กระบวนการนำปัจจัยจากภายนอกเข้ามาภายในหน่วยงาน) และ ผลผลิต (กระบวนการนำสินค้าบริการภายในหน่วยงานส่งออกไปภายนอก) ซึ่งนอกเหนือขอบเขตความรับผิดชอบ 8. เพื่อเป็นส่วนหนึ่งของระบบ ทุกองค์ประกอบย่อยจะต้องมีความเกี่ยวพันซึ่งกันและกัน มิฉะนั้นจะไม่สามารถสร้างประสิทธิผลกับระบบบริหารหลักของหน่วยงานได้

การวางแผนบริหารจัดการองค์กรคือ การกำหนดเป้าหมายในอนาคตสำหรับองค์กรและวางแผนกำหนดกิจกรรมเพื่อดำเนินการปฏิบัติงานได้โดยมีการจัดการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ การวางแผนบริหารจัดการจำเป็นต้องมีการวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานทั้งในอดีต ปัจจุบัน และอนาคต เพื่อนำมากำหนดกิจกรรมและวิธีการปฏิบัติงานได้ การจัดการทรัพยากรที่มีอยู่และที่ต้องการเพิ่มก็คือการจัดการทรัพยากรทั้ง 4M ประกอบไปด้วย คน(Man), เงิน(Money), วัตถุดิบ(Material) โดยนำ M ที่ 4 คือกระบวนการบริหาร (Management) ซึ่งมี 5 ขั้นตอน ได้แก่ การวางแผน, การจัดองค์กร, การจัดหาบุคคลากร, การอำนวยการ, การประสานงาน มาใช้เพื่อให้การดำเนินงานของกิจการบรรลุตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ตั้งไว้ การบริหารธุรกิจไม่ใช่เรื่องยากเกินความสามารถของทุกคน เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กบางรายไม่อยากให้ธุรกิจตนเองเติบใหญ่มากนักเพราะกลัวว่าจะบริหารงานไม่ไหวซึ่งเป็นความเข้าใจผิดเพราะการบริหารจัดการ เปรียบเทียบได้กับการที่เราเป็นหัวหน้าห้องเรียน ซึ่งการเป็นหัวหน้าห้องมักจะต้องอยู่ในตำแหน่งนาน หัวหน้าห้องทุกคนจะมีทั้งงานที่ต้องทำประจำวันแบบซ้ำซากและยังมีงานที่ได้รับมอบหมายพิเศษจากครูประจำชั้นอีก งานประจำวันที่ซ้ำซากก็คือต้องเช็คชื่อคนมาเรียนและขาดเรียน เป็นผู้นำทำความเคารพครูที่มาสอนและสอนเสร็จ ติดตามการบ้านที่ครูมอบหมายของเพื่อนนักเรียนให้ครบ จัดตารางเวรทำความสะอาดและติดตามดูว่าได้ทำความสะอาดแล้วหรือยัง ถ้าเปรียบเทียบกับธุรกิจก็คือกิจกรรมของธุรกิจที่ต้องทำประจำวันนั่นเอง สำหรับงานที่ถูกมอบหมายพิเศษจากครูก็เช่น การเข้าร่วมประกวดจัดพานไหว้ครู, การแข่งขันกีฬาสีของโรงเรียน, การร่วมประกวดกระทงในวันลอยกระทง เป็นต้น เมื่อได้รับงานพิเศษมา หัวหน้าห้องก็ต้องใช้ทรัพยากรทั้ง 4 M โดย M ที่สี่ก็คือการบริหารจัดการด้วยการวางแผน แบ่งงาน จัดคน สั่งงาน ควบคุมงานเพื่อเข้าร่วมประกวดกระทงนั่นเอง ดังนั้นการบริหารจัดการธุรกิจก็ไม่ได้เป็นเรื่องยาก การศึกษาที่สูงไม่ได้ทำให้คนบริหารงานได้ดีกว่าคนที่มีการศึกษาน้อย เพราะการบริหารจัดการเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ในตัวเอง การบริหารจัดการทรัพยากร 4 M มีดังนี้ 1. คน (Man) เรื่องคนเป็นเรื่องสำคัญที่สุดเพราะการบริหารคนได้ดี ก็จะทำให้งานและกิจกรรมต่างๆเดินหน้าไปได้ ผู้บริหารที่ดีจึงต้องเรียนรู้ประเภทของคนว่าพฤติกรรมของคนแต่ละคนจะใช้หลักการจิตวิทยาแบบใดเพื่อจูงใจให้เขาทำงานให้กับกิจการอย่างเต็มที่และมีประสิทธิภาพสูง 2. เงิน (Money) หากขาดเงินทุน กิจการก็ไม่สามารถดำเนินการได้ ดังนั้นเจ้าของธุรกิจหรือผู้บริหารจำเป็นต้องเตรียมความพร้อมเรื่องเงินทุนในการดำเนินธุรกิจก่อน เพราะการขาดเงินทุนหมุนเวียนจะทำให้ธุรกิจขาดทุนและล้มได้ การจัดหาและจัดสรรเงินจึงเป็นเรื่องที่ต้องบริหารจัดการให้มีประสิทธิภาพ 3. วัตถุดิบ (Material) และเครื่องจักร (Machine) เจ้าของกิจการหรือผู้บริหารจำเป็นต้องบริหารการใช้วัตถุดิบและเครื่องจักร ให้มีการผลิตที่มีคุณภาพได้มาตรฐานและมีประสิทธิผลสูงเพื่อให้สินค้านั้นมีต้นทุนที่ต่ำ สามารถแข่งขันได้ 4. การบริหารจัดการ (Management) เป็นการใช้วิธีการจัดการฝ่ายต่างๆในองค์กรให้สามารถดำเนินการได้ตามแผนงาน โดยทั่วไปธุรกิจ SMEs จะมีฝ่ายงานด้านการตลาด การผลิต การเงินและบัญชี การบริหารบุคคล และฝ่ายธุรการ ซึ่งเจ้าของกิจการต้องร่วมกันวางแผนงาน และกำกับดูแลให้ผู้จัดการหรือคนที่รับผิดชอบงานแต่ละฝ่ายได้ทำงานให้เป็นตามเป้าหมายที่ตั้งได้ ซึ่งการที่จะบริหารจัดการงานเหล่านี้ได้ เจ้าของกิจการควรดำเนินงานตาม 5 ขั้นตอนต่อไปนี้ 4.1 การวางแผน (Planning) เป็นการกำหนดเป้าหมายในอนาคตของกิจการและกำหนดกิจกรรมที่จะต้องดำเนินงานเพื่อเป็นไปตามวัตถุประสงค์ของกิจการ 4.2 การจัดองค์กร (Organizing) มีการจัดแบ่งอำนาจหน้าที่รับผิดชอบ และสายงานการบังคับบัญชาด้วยการแบ่งงาน กระจายอำนาจ และจัดงานให้กับแผนกหรือฝ่ายต่างๆที่เหมาะสมกับธุรกิจ 4.3 การจัดพนักงานทำงาน (Staffing) มีการจัดหาบุคลากรเข้าทำงานด้วยการสรรหา คัดเลือก ฝึกอบรมและพัฒนาให้บุคลากรสามารถทำงานได้ตามแผนที่วางไว้ 4.4 การอำนวยการหรือสั่งงาน (Directing) คือการสั่งงาน ชี้แนะ ติดตามผลดำเนินการให้เป็นตามแผนงาน 4.5 การประสานงาน (Coordination) คือการบริหารงานให้ฝ่ายต่างๆประสานงานกันได้ทั้งภายในและภายนอกองค์กร เจ้าของกิจการขนาดกลางและขนาดย่อมที่ไม่มีการวางแผนงานและบริหารจัดการอย่างเป็นระบบ ควรฝึกฝนใช้หลักบริหาร 4 M ที่กล่าวมาแล้วโดยเน้นการบริหารงานให้มากขึ้นด้วยการมอบหมายงานและกระจายอำนาจให้ลูกน้องหรือฝ่ายงานต่างๆนำไปทำงานของตนเองได้ตามแผนงานที่วางไว้ แต่อย่าลืมที่จะพัฒนาความรู้ความสามารถทั้งตัวผู้ประกอบการและผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อให้ธุรกิจเติบโตและยั่งยืนในอนาคตด้วย