กิจการของผู้ประกอบการที่เป็นบุคคลธรรมดาและร้านค้าที่จดทะเบียนพาณิชย์มักไม่สนใจในการจัดทำบัญชีหรือมีการบันทึรายรับและรายจ่ายของกิจการ มีหลายคนบอกว่ามันยุ่งยาก, บันทึกไม่เป็น, ไม่มีเวลาจะไปลงบัญชีหรอก หากกิจการไม่บันทึกรายรับที่ขายสินค้าหรือบริการก็ไม่ทราบว่าแต่ละวันแต่ละเดือนมีรายรับหรือขายไปได้เป็นเงินเท่าใดเมื่อถามไปว่าขายได้เท่าไหรก็ได้คำตอบแบบคร่าวๆว่าประมาณเท่านั้นเท่านี้ เมื่อถามถึงรายจ่ายทั้งค่าวัตถุดิบ, ค่าแรงงานและค่าใช้จ่ายทั้งหมดเท่าไหร่ก็ยิ่งไม่เคยจดบันทึกไว้เลยจึงทำให้ไม่ทราบถึงต้นทุนของสินค้าที่แท้จริงพอสิ้นเดือนก็ตอบไม่ได้อีกว่ากิจการมีผลกำไรเป็นเงินเท่าใด เจ้าของกิจการในยุคปัจจุบันมีความรู้และมีการศึกษาสูงขึ้นจึงเป็นโอกาสที่จะจัดทำการบันทึกรายรับรายจ่ายของกิจการได้ด้วยตนเองมากกว่าเจ้าของกิจการในยุคก่อน ยิ่งมีเทคโนโลยีที่มากขึ้นก็ง่ายและสะดวกมากขึ้น มีผู้พัฒนาโปรแกรมใส่ในมือถือหรือไอแพคให้ใช้ฟรีจำนวนมากมายหลายโปรแกรมหรือเราเรียกกันว่าแอปพลิเคชั่น (Application)นั่นเอง ส่วนใหญ่เราจะเรียกสั้นๆว่าแอป(App) ผู้ใช้มือถือหรือผู้ใช้คอมพิวเตอร์สามารถดาวน์โหลดแอปที่เกี่ยวกับการเงินมาบันทึกรายรับรายจ่ายได้ที่แอปสโตร์ ส่วนใหญ่แอปเหล่านี้มักให้ดาวน์โหลดฟรี ทางศูนย์ BSC ก็ได้จัดทำ App ให้ผู้ประกอบการดาวน์โหลดฟรีเช่นกันเป็นแอปที่ให้บันทึกบัญชีรายรับและรายจ่ายได้รวมทั้งสรุปยอดให้ทราบถึงกำไรและขาดทุนในแต่ละโดยมีทั้งระบบปฏิบัติการของ IOS และ Android (คลิกรายละเอียดเพิ่มเติม)

     สำหรับกิจการที่ไม่ถนัดในเรื่องการใช้แอปในมือถือและใหญ่ขึ้นมาจากธุรกิจที่ทำคนเดียวเป็นมีหุ้นส่วนหรือพนักงานหลายคนในกิจการ ทางศูนย์ BSC ได้จัดทำโปรแกรมแบบง่ายๆใน Excel โดยสร้างตารางให้กรอบตามช่องเพื่อให้ผู้ประกอบการได้บันทึกบัญชีทั้งรายรับรายจ่ายอย่างเดียวและในโปรแกรมนี้จะสรุปผลกำไรขาดทุนให้ในแต่ละเดือนรวมทั้งวิเคราะห์เป็นอัตราส่วนรายรับรายจ่ายต่อยอดขายของแต่ละรายการด้วย

การกรอกตัวเลขในโปรแกรมการบันทึกบัญชีรายรับรายจ่ายมีขั้นตอนดังนี้

     1. ดาวน์โหลดไฟล์ที่จะบันทึกรายรับรายจ่ายได้ ที่นี่
     2. จะเห็นไฟล์มี worksheet อยู่ 4 worksheet (หน้าต่าง) ดูด้านล่างสุดมีหน้าต่างรายรับ, รายจ่าย,กำไรขาดทุน,วิเคราะห์การเงิน (ตามภาพข้างล่าง)

     3. คุณสามารถใส่ชื่อร้านที่ขายสินค้าได้ในเดือนมกราคม โปรแกรมจะเติมชื่ออัตโนมัติไปยังเดือนอื่นๆเอง สามารถบันทึกชื่อลูกค้าได้เพียง 10 ชื่อเท่านั้นหากมีมากกว่านั้นอาจใช้วิธีสรุปวิธีการขายเช่น ขายหน้าร้าน ขายส่ง ขายต่างจังหวัดเป็นต้น เมื่อเราได้รับเงินจากลูกค้าในวันใดก็บันทึกจำนวนเงินตามวันที่ได้รับเงิน โปรแกรมจะบวกและรวมยอดจำนวนเงินให้เอง

     4. เปิดหน้าต่างของรายจ่ายเพื่อบันทึกรายจ่ายที่เกิดขึ้นในแต่ละวันโดยบันทึกตามรายการที่แยกไว้ให้แล้ว หากมีรายการค่าใช้จ่ายที่มากขึ้นก็เพิ่มได้หรือจะเปลี่ยนจากเดิมก็ได้

     5. เปิดหน้าต่างกำไรขาดทุนและวิเคราะห์การเงินเพื่อดูผลการดำเนินงานของเดือนที่บันทึกและดูอัตราส่วนรายรับและค่าใช้จ่ายด้วย จากหน้าต่างของกำไรขาดทุนเราจะเห็นว่ากิจการนี้มีกำไรในเดือนมกราคมเป็นจำนวนเงิน 12,300 บาท

     6. เปิดตารางวิเคราะห์การเงินก็จะพบว่ามีการวิเคราะห์รายการในงบกำไรขาดทุนด้วย โดยแบ่งเป็นอัตราส่วนการขายของลูกค้าแต่ละรายต่อยอดขายทั้งหมด และรายการค่าใช้จ่ายเป็นสัดส่วนของยอดขายทำให้เราทราบว่าเลมอนฟาร์มมีสัดส่วนการขายมากที่สุดและรายจ่ายวัตถุดิบมีสัดส่วนสูงที่สุด

     การบันทึกรายรับรายจ่ายในไฟล์ที่สร้างสูตรให้นี้จะอนุญาติให้บันทึกได้เฉพาะในหน้าต่างรายรับรายจ่ายเท่านั้น อีกสองหน้าต่างจะมีการเชื่อมสูตรเพื่อการวิเคราะห์ การกรอก (key in) จะให้กรอกเฉพาะช่องสีขาวคุแต่ในช่องสีเหลืองจะถูกล๊อคไว้ไม่ให้ key in การบันทึกรายรับรายจ่ายนี้ทาง BSC ได้จัดทำขึ้นและแนะนำให้ผู้ประกอบการใช้กันมาเป็นจำนวนมากแล้วและที่ผ่านมายังไม่มีผู้ประกอบใดที่บอกว่าใช้งานยาก จึงหวังว่าผู้ประกอบการที่ไม่เคยบันทึกรายรับรายจ่ายเลยลองนำไปใช้และเริ่มบันทึกรายรับรายจ่ายของตนเองเพื่อทราบผลการดำเนินงานที่ผ่านมาและวางแผนการผลิตได้