การดำเนินธุรกิจใดก็ตามมีจุดประสงค์ร่วมกันอยู่หนึ่งอย่างคือ “แสวงหากำไรหรือรายได้รายได้ให้ได้มากที่สุด” ซึ่งแน่นอนว่าสินค้าก็เป็นส่วนประกอบหนึ่ง ในปัจจุบันผลผลิตของบริษัทแบ่งเป็นสองประเภทคือ การขายสินค้า และการให้บริการ ซึ่งการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับการจัดการสินค้าตั้งแต่การสั่งซื้อจนไปถึงการขายออกไปจำเป็นต้องอาศัยข้อสันนิษฐาน เพราะจำนวนสินค้าเข้า-ออก ในแต่ละบริษัทมีจำนวนมาก และหากบันทึกสินค้าทุกชิ้นย่อมทำให้เกิดค่าใช้จ่ายสูง และประโยชน์ที่ได้รับก็อาจยังไม่คุ้มค่ากับผลที่ได้อีกด้วย

    แต่ก่อนจะกล่าวถึงวิธีการบันทึกบัญชีและข้อสันนิษฐานในการบันทึกสินค้า เราต้องทำความเข้าใจก่อนว่ามูลค่าของ "สินค้าคงเหลือ" จะไม่ได้นำไปลงบัญชี "ขาย" เพราะบัญชีขายมีไว้รับรู้ราคาที่บริษัท "ขาย" สินค้า ส่วนบัญชี "สินค้าคงเหลือ" หรือ "Inventory" มีไว้รับรู้ราคาที่บริษัท "ซื้อ" สินค้า

    “การบันทึกแบบสิ้นงวด จะคำนวณมูลค่าของ "สินค้าคงเหลือ" เป็นงวดๆ ซึ่งโดยทั่วไปจะเป็นช่วงปลายปีหรือปลายเดือน ขึ้นอยู่กับลักษณะของสินค้า และดุลพินิจว่าต้องการดูความเคลื่อนไหวของสินค้า ในสต็อกมากแค่ไหน”

    เมื่อรู้จักชื่อบัญชีคร่าวๆ แล้วก็ถึงเวลาของระบบการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือซึ่งมีด้วยกัน 2 วิธีคือ แบบสิ้นงวด (Periodic Inventory System) และแบบต่อเนื่อง (Perpetual Inventory System)

    สำหรับระบบการบันทึกแบบสิ้นงวดจะคำนวณมูลค่าของ "สินค้าคงเหลือ" เป็นงวดๆ ซึ่งรวมไปถึง "ต้นทุนสินค้าที่ขาย" หรือ "Cost of goods sold" (COGS) ก็เช่นกัน ซึ่งโดยทั่วไปจะเป็นช่วงปลายปีหรือปลายเดือน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะของสินค้าและดุลพินิจของเราว่าต้องการดูความเคลื่อนไหวของสินค้าในสต็อกมากแค่ไหน โดยเมื่อซื้อสินค้าเข้ามา ตัวสินค้าจะยังไม่ลงบัญชี "สินค้าคงเหลือ" แต่จะลงบัญชี "ซื้อสินค้า" หรือ "Purchase" เสียก่อน ซึ่งการลงบัญชีแบบนี้มีข้อดีเพราะจะเห็นปริมาณการซื้อในแต่ละงวดอย่างชัดเจน แต่ข้อเสียคือจะไม่เห็นความเคลื่อนไหวที่แท้จริงของสินค้าคงเหลือ เพราะจะคำนวณเมื่อสิ้นงวดเท่านั้น

    สำหรับระบบการบันทึกแบบต่อเนื่อง เมื่อซื้อสินค้าเข้ามาบริษัทจะบันทึกสินค้าลงไปที่สินค้าคงเหลือได้เลยโดยไม่ต้องรอจนถึงสิ้นงวด ทำให้เห็นจำนวนสินค้าคงเหลือได้ตลอดเวลา และรู้ได้ว่ามีสินค้าเพียงพอกับความต้องการของตลาดในช่วงเวลานั้นหรือไม่

    เมื่อเราเข้าใจพื้นฐานสินค้าคงเหลือแล้วจึงจะสามารถทำความเข้าใจวิธีการคำนวณบัญชีสินค้าคงเหลือได้ ซึ่งมีด้วยกันทั้งหมด 5 วิธี ได้แก่

• วิธีราคาเจาะจง (Specific Identification)

• วิธีเข้าก่อน ออกก่อน (First-in First-out; FIFO)

• วิธีเข้าหลัง ออกก่อน (Last-In Last-out; LIFO)

• วิธีถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก (Weighted-average method)

• วิธีถัวเฉลี่ยเคลื่อนไหว (Moving-average method)

     แต่ในปัจจุบันมาตรฐานการบัญชียอมรับเพียงสี่วิธีเท่านั้น เพราะวิธี "เข้าหลัง-ออกก่อน" ซึ่งเหมาะกับบริษัทที่ขายอุปกรณ์เทคโนโลยีมีช่องโหว่ทำให้ตกแต่งบัญชีได้ง่าย ทำให้วิธีนี้ไม่เป็นที่ยอมรับอีกต่อไป แต่วิธีที่เหมาะสมกับบริษัทของเราก็จะขึ้นอยู่กับลักษณะของสินค้าของบริษัทเองด้วย และจะมีข้อดีและข้อเสียต่างไป

วิธีราคาเจาะจง (Specific Identification)

    วิธีนี้จะสอดคล้องกับระบบการบันทึกแบบต่อเนื่อง เพราะสินค้าแต่ละชิ้นจะมีมูลค่าเป็นของตัวเอง เมื่อมีรายการซื้อหรือรายการขายสินค้าก็จะบันทึกจำนวนของสินค้าชิ้นนั้นเลย ดังนั้นวิธีนี้จึงเหมาะกับสินค้าที่มีลักษณะเฉพาะ ไม่สามารถสับเปลี่ยนได้ เช่น เครื่องเพชรหรือชุดเฟอร์นิเจอร์สั่งทำ เป็นต้น หากใช้วีธีนี้กับสินค้าที่ไม่เหมาะสมอาจทำให้เกิดค่าใช้จ่ายสูงเกินจำเป็น

    ยกตัวอย่างเช่น หากซื้อสินค้า Z ซึ่งมีมูลค่า 1,000 บาท ก็ต้องบันทึกบัญชีว่ามีสินค้าคงเหลืออยู่ 1,000 บาท ต่อมาเมื่อซื้อสินค้า X ซึ่งมีมูลค่า 1,200 บาท มูลค่าสินค้าคงเหลือก็จะเท่ากับ 2,200 บาท (1,000+1,200) เมื่อซื้อสินค้า Y ที่มีมูลค่า 1,500 บาท มูลค่าสินค้าคงเหลือรวมก็จะเท่ากับ 3,700 บาท (1,000+1,200+1,500) ต่อมาเมื่อลูกค้าซื้อสินค้าเกิดขึ้น ก่อนจะบันทึกบัญชีก็ต้องกลับไปดูให้ชัดเจนว่าเป็นสินค้าชิ้นไหน หากเป็นสินค้า X มูลค่าของสินค้าคงเหลือในโกดังก็จะเหลือ 2,500 บาท (1,000+1,500)

วิธีเข้าก่อน ออกก่อน (First-in First-out; FIFO)

    เป็นอีกวิธีหนึ่งที่ได้รับความนิยม เพราะเป็นวิธีที่เข้าใจง่ายและบันทึกได้ไม่ยุ่งยาก ซึ่งจากชื่อก็ได้บอกอยู่แล้วว่า "เข้าก่อน-ออกก่อน" หรือหากจะขยายความก็คือ หากสินค้า A, B, C เข้ามาในโกดังตามลำดับ เมื่อขายออกไป สินค้า A ย่อมต้องออกก่อนสินค้า B และ C การบันทึกด้วยวิธีเข้าก่อน ออกก่อนสามารถใช้ได้กับทั้งระบบการบันทึกแบบสิ้นงวดและแบบต่อเนื่อง ซึ่งจะแตกต่างกันในรายละเอียดการบันทึก แต่มูลค่าของสินค้าคงเหลือที่ได้จะเท่ากัน

    “วิธีเข้าก่อน-ออกก่อน มีข้อดีในการแสดงราคาสินค้าคงเหลือ เพราะเมื่อถึงสิ้นปี สินค้าคงเหลือนั้นจะมีมูลค่าใกล้เคียงกับมูลค่าในตลาดมากที่สุด”

    ยกตัวอย่างเช่น บริษัท TU ใช้ระบบสินค้าแบบต่อเนื่อง สินค้า A มีมูลค่า 110 บาท สินค้า B มีมูลค่า 120 บาท สินค้า C มีมูลค่า 100 บาท เมื่อได้รับสินค้า A, B และ C เข้ามาตามลำดับ มูลค่าของสินค้าคงเหลือในโกดังจะเท่ากับ 330 บาท (110+120+100) ต่อมาเมื่อมีรายการขายเกิดขึ้น ให้ถือว่าสินค้า A ออกไปชิ้นแรก เพราะฉะนั้นเมื่อมีการบันทึกบัญชีให้ถือว่ามีต้นทุนสินค้า 110 บาท และมูลค่าสินค้าคงเหลือเท่ากับ 220 บาท (120+100) และเมื่อได้รับออเดอร์จากลูกค้าอีกก็ให้ถือว่าขายสินค้า B ออกไป จะทำให้ต้นทุนสินค้ามีมูลค่า 230 บาท (120+110) และสินค้าคงเหลือมีมูลค่าทั้งสิ้น 100 บาท หรืออีกนัยหนึ่งก็คือ เหลือเพียงแค่สินค้า C เท่านั้นในโกดัง

    วิธีนี้มักจะใช้กับสินค้าทั่วๆ ไปซึ่งมีลักษณะเหมือนกัน ซึ่งมีข้อดีในการแสดงราคาสินค้าคงเหลือ เพราะเมื่อถึงสิ้นปี สินค้าคงเหลือนั้นจะมีมูลค่าใกล้เคียงกับมูลค่าในตลาดมากที่สุด สามารถแสดงให้เห็นถึงฐานะทางการเงินของบริษัทได้ใกล้เคียงกับความเป็นจริง ประกอบกับเป็นวิธีที่เข้าใจง่ายไม่ยุ่งยาก ทำให้วิธีเป็นวิธีที่ได้รับความนิยม

วิธีถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก (Weighted-average method)

    สำหรับวิธีถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก ต้นทุนต่อหน่วยก็คือต้นทุนสินค้าสินค้าที่มีไว้เพื่อขาย หารด้วยจำนวนหน่วยที่มีไว้เพื่อขาย ซึ่งจะคำนวณเมื่อสิ้นงวด

    ยกตัวอย่างเช่น บริษัทมีสินค้าคงเหลือต้นงวด 200 ชิ้น มูลค่า 400 บาท ซึ่งต่อมาในงวดดังกล่าวบริษัทได้ซื้อสินค้าเพิ่ม 400 ชิ้น มูลค่า 1,700 บาท และได้รับออเดอร์ขายออกไปให้ลูกค้า 500 หน่วย ซึ่งหมายความว่าบริษัทจะเหลือสินค้า อยู่ 100 หน่วย การคำนวณต้นทุนสินค้าที่ขาย (Cost of goods sold) และมูลค่าของสินค้าคงเหลือจะทำเมื่อสิ้นงวดแล้ว แต่ก่อนที่จะคำนวณมูลค่าของจำนวนทั้งสองต้องนำมูลค่าของสินค้าทั้งหมดมาถัวเฉลี่ยก่อน

    นั่นหมายความว่า ต้องนำสินค้าคงเหลือต้นงวดถัวเฉลี่ยกับสินค้าที่ซื้อเข้ามาก่อน ดังนั้นสินค้าคงเหลือจะมีมูลค่าต่อหน่วยเท่ากับ 3.5 บาท (400+1,700)/(200+400) แล้วจึงนำไปคำนวณสินค้าคงเหลือซึ่งมีอยู่ 100 ชิ้น จึงมีมูลค่า 350 บาท ส่วนต้นทุนสินค้าที่ขายออกไปจะมีมูลค่าเท่ากับ 1,750 บาท

วิธีถัวเฉลี่ยเคลื่อนไหว (Moving-average method)

    สำหรับวิธีถัวเฉลี่ยเคลื่อนไหว การคิดคำนวณจะทำตลอดเวลาและทุกครั้งที่มีการซื้อสินค้าเข้ามา มูลค่าของสินค้าคงเหลือก็จะเปลี่ยนไป จะมีการนำสินค้าที่ซื้อเข้ามาใหม่ไปถัวเฉลี่ยกับสินค้าคงเหลือ จึงทำให้วิธีนี้ยุ่งยากมากกว่าวิธีอื่นๆ

    ยกตัวอย่างเช่น ต้นงวดมีสินค้าคงเหลือ 300 ชิ้น มูลค่า 6,000 บาท จึงถือว่าสินค้ามีมูลค่าชิ้นละ 20 บาท ต่อมาขายออกไป 100 ชิ้น ให้ถือว่ามีต้นทุนสินค้าที่ขายออกไป 2,000 บาท สินค้าคงเหลือในสต็อกจะเหลือ 200 ชิ้น และก็จะถือว่ามีมูลค่าเท่ากับ 4,000 บาทหรือชิ้นละ 20 บาท เมื่อซื้อสินค้าเข้ามาเพิ่ม 200 ชิ้น ซึ่งมูลค่ารวม 6,000 บาท ซึ่งเมื่อคำนวณแล้วมูลค่าของสินค้าต่อชิ้นที่เข้ามาใหม่จะเท่ากับ 30 บาท สำหรับวิธีนี้สินค้าคงเหลือในสต็อกจะไม่แยกกัน ให้ถือว่ามีมูลค่าเท่ากัน ต้องนำสินค้าทั้งที่มีอยู่แล้วและส่วนที่ซื้อเข้ามาใหม่ทั้งสองส่วนมาถัวเฉลี่ยกัน ทำให้สินค้าคงเหลือมีจำนวน 400 ชิ้น มูลค่า 10,000 บาท หรือชิ้นละ 25 บาท เมื่อมีคำสั่งซื้อเข้ามา 300 ชิ้น ต้นทุนที่เกิดขึ้นจะเท่ากับ 7,500 บาท และทำให้สินค้าคงเหลือในสต็อกมี 100 ชิ้น มูลค่ารวม 2,500 บาท เมื่อมีการซื้อสินค้าเข้าใหม่ก็ต้องนำมาเฉลี่ยใหม่ทุกครั้ง

    วิธีถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนักแบบนี้เหมาะกับบริษัทที่ซื้อวัตถุดิบมาเพื่อผลิต เพราะต้นทุนสินค้าจะถูกนำมาเฉลี่ยและแสดงต้นทุนโดยรวมของสินค้าที่ผลิตขึ้นได้ดีกว่าวิธีอื่น นอกจากนี้วิธีนี้ยังแสดงให้เห็นถึงผลประกอบการในภาพรวมได้ชัดเจนกว่าวิธีอื่นๆ อีกด้วย ทั้งนี้ความเหมาะสมของการใช้วิธีถัวเฉลี่ยยังต้องสัมพันธ์กับลักษณะของวัตถุดิบอีก เพราะหากวัตถุดิบมีมูลค่าสูงและมีลักษณะเฉพาะ วิธีนี้ก็ไม่เหมาะสมเช่นกัน

    วิธีที่เหมาะสมสำหรับกรณีข้างต้นควรเป็นวิธีราคาเฉพาะ เพราะสามารถแสดงให้เห็นว่าวัตถุดิบได้ใช้ไปเท่าไรอย่างถูกต้องที่สุด เนื่องจากราคาของวัตถุดิบสูงและมีลักษณะที่แตกต่างกันออกไป ในขณะที่วิธี "เข้าก่อน ออกก่อน" เหมาะกับธุรกิจประเภทซื้อมาขายไป เพราะการดูแลและการควบคุมทำได้ง่ายกว่า อีกทั้งยอดสินค้าคงเหลือยังเป็นราคาที่ใกล้เคียงกับราคาตลาดมากกว่าวิธีอื่นอีกด้วย

    การเลือกวิธีคำนวณมูลค่าของสินค้าคงเหลือได้เหมาะสม นอกจากจะทำให้การบริหารสินค้ามีประสิทธิภาพแล้ว ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายได้อีกด้วย และยังทำให้ตัวเลขงบการเงินแสดงสถานะทางการเงินได้อย่างถูกต้องอีกด้วย ซึ่งทำให้ผู้บริหารสามารถเห็นสภาพที่แท้จริงขอบงบริษัทได้ และหากมีปัญหาทางการเงินเกิดขึ้นก็สามารถบริหารได้อย่างมีประสิทธิภาพและแก้ได้อย่างทันท่วงที