การสนับสนุนให้บุคลากรภายในหน่วยงานเลื่อนตำแหน่งสูงขึ้นนั้น นอกจากจะเป็นการสร้างขวัญและกำลังใจให้พนักงาน แล้ว ยังช่วยให้พนักงานเห็นคุณค่าในตนเองด้วย ทั้งนี้หน่วยงานควรมีการกำหนดระบบความก้าวหน้าในอาชีพ (Career Path) และเตรียมการพัฒนาพนักงานให้พร้อมทำงานในตำแหน่งที่สูงขึ้น

เทคนิคการเตรียมบุคลากรก่อนแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งที่สูงขึ้น

   1. กำหนดความรู้ ทักษะที่ต้องการในตำแหน่งนั้น ๆ เช่นเราต้องการปรับตำแหน่งให้พนักงานขึ้นเป็นผู้บริหารระดับต้น คุณสมบัติที่เราต้องการแบ่งเป็น ความรู้ ทักษะ และคุณลักษณะต่าง ๆ เช่น การวางกลยุทธ์ วางแผนงาน การเป็นผู้นำทีมงาน การสอนงานพนักงานระดับปฏิบัติการ การบริหารงบประมาณ การค้นหาและ แก้ไขปัญหา ประเมินผลการปฏิบัติงาน เป็นต้น

   2. เลือกพนักงานที่มีความเป็นไปได้ในการดำรงตำแหน่งนั้น ๆ โดยสามารถเลือกผู้ที่มีความเป็นไปได้ได้มากกว่า 1 คน

   3. กำหนดเกณฑ์คัดเลือกเพิ่มเติม หากไม่สามารถเลือกได้จากหลักเกณฑ์การคัดเลือกที่กำหนด (ไม่ควรมีแค่หลักเกณฑ์การคัดเลือกเดียว) และควรบอกผู้สมัคร หรือ ผู้ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่หน่วยงานเลือกว่าตำแหน่งนั้น ๆ เป็นตำแหน่งอะไร ต้องทำอะไรบ้าง ส่วนใหญ่จากตำแหน่งพนักงานแล้วได้รับการโปรโมตให้เป็นผู้บริหารระดับต้นมักมีคุณสมบัติเฉพาะด้านผลิต แต่ขาดทักษะผู้นำ เช่น การจูงใจ และ การแนะนำ/สอนงาน ผู้บริหารจึงควรสอบถามความคิดเห็นผู้ถูกคัดเลือกถึงแนวความคิดในเรื่องดังกล่าว และถามความสมัครใจใตการปรับเปลี่ยนตำแหน่งด้วย

   4. มอบหมายโครงการให้บริหาร เมื่อการสัมภาษณ์/พูดคุยผ่าน หน่วยงานควรกำหนดโครงการเล็ก ๆ พร้อมอำนาจในการบริหารจัดการให้ทำในระยะสั้น ๆ ควรเป็นโครงการที่จำลองงานที่เขาจะต้องรับผิดชอบในอนาคต (รวมถึงการบริหาร งบประมาณด้วย) เปิดโอกาสให้เขาเข้าประชุมกับผู้บริหารระดับสูง เพื่อผู้บริหารจะได้สังเกตพฤติกรรมของเขาอย่างใกล้ชิด อาทิ ความมั่นใจ ความริเริ่ม เมื่อเขาได้รับมอบหมายงานให้ทำ จำเป็นต้องมีคนคอยดูแลอย่างใกล้ชิดหรือไม่? รับผิดชอบต่อผลการตัดสินใจที่ตนเองเป็นผู้ทำหรือไม่?

   5. ประเมินผลงานเมื่อเสร็จสิ้นโครงการตามเวลาที่กำหนด

   6. สนับสนุนให้ดำรงตำแหน่งใหม่ เมื่อแต่งตั้งใครขึ้นมาเป็นผู้บริหาร หน่วยงานจะต้องประกาศให้ทุกคนทราบอย่างเป็นทางการ รวมทั้งบอกผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งถึงความรับผิดชอบที่เขาต้องทำในตำแหน่งนั้น ๆ การประกาศอย่างเป็นทางการนี้จะช่วยลดความตึงเครียด หากผู้ได้รับการแต่งตั้งต้องดูแลพนักงานในแผนกที่เคยทำงาน และ 2-3 เดือนแรกหลังเข้ารับตำแหน่งผู้บริหารควรประชุมเพื่อหารือถึงงานที่ผ่านมา มอบหมายงานที่ท้าทายขึ้น และ ให้คำแนะนำเพื่อสร้างความมั่นใจให้ผู้ดำรงตำแหน่งใหม่

นอกจากนั้น ผู้บริหารยังสามารถเตรียมการโปรโมทพนักงานโดยการกระทำอย่างไม่เป็นระบบ ดังนี้

   1. หยุดแก้ไขปัญหาให้พนักงาน โดยการถามคำถาม “คุณคิดว่าจะแก้ไขปัญหานี้อย่างไร?” “ผลดี และ ผลเสียของวิธีการนี้เป็นอย่างไร?” คำถามนี้เป็นคำถามที่เป็นผลดีต่อการพัฒนาทักษะ และ การตัดสินใจของพนักงาน

   2. ให้พนักงานตามผู้บริหารอย่างใกล้ชิดในทุกเรื่องที่ผู้บริหารพิจารณาว่าจะเป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาพนักงาน พร้อมพูดคุยกับเขา/เธอหลังจากการสังเกตการณ์ รวมทั้งยกประเด็นในสิ่งที่เราทำ อาทิ การตัดสินใจ การพูดคุยสนทนา เพื่อให้พนักงานรู้ว่าทำไมเราทำแบบนั้นในสถานการณ์ นั้น ๆ อันจะทำให้พนักงานมีความมั่นใจมากขึ้นเมื่อได้รับแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งใหม่ที่สูงขึ้น

   3. มอบหมายงานเพิ่มมากขึ้น ผู้บริหารพิจารณาถึงงานที่พนักงานที่จะได้รับการโปรโมต และหาวิธีเริ่มต้นให้พนักงานได้ประสบการณ์ในเรื่องนั้น ๆ ทันที โดยให้ทำโครงการต่าง ๆ และมอบหมายความรับผิดชอบให้เพิ่มเติม กระตุ้นให้พวกเขาทำสุดความสามารถ โดยผู้บริหารจะเป็นเสมือนพี่เลี้ยงคอยช่วยเหลือ และคิดสิ่งท้าทายใหม่ ๆ

   4. ประเมินผล และ บอกให้พนักงานทราบ การให้ข้อมูลสะท้อนกลับเป็นสิ่งที่สำคัญมากในการเตรียมการเพื่อโปรโมตพนักงาน ผู้บริหารสามารถทำได้โดยการพูดคุยในสิ่งที่เราเห็นว่าเป็นจุดแข็งในการทำงานของเขา รวมทั้งจุดที่ควรปรับปรุง และโครงการที่พนักงานได้รับมอบหมาย

ลิ้งค์ที่เกี่ยวข้อง :

   1. quickbase.com