5 ขั้นตอนในการสร้างทีมที่มีประสิทธิผล

ขั้นตอนที่ 1 กำหนด หรือ พัฒนาทักษะต่าง ๆ

     หากพนักงานเชื่อการตัดสินใจของผู้บริหาร พวกเขาก็จะทำงานอย่างมีประสิทธิผล แม้ผู้บริหารจะไม่อยู่ที่ทำงาน ดังนั้นก่อนจะสร้างทีมงาน หน่วยงานจะต้องพัฒนาทักษะของบุคลากร เพื่อเตรียมเป็นผู้บริหารให้มีความสามารถในการเป็นผู้นำ อาทิ การวางแผน การสื่อสาร การตัดสินใจ การสั่งงาน เป็นต้น

ขั้นตอนที่ 2 กำหนดความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกในทีม

     ผู้นำจะต้องเรียนรู้ความสามารถ บุคลิกภาพ และทักษะของบุคลากรในทีม ความชอบ ไม่ชอบของบุคลากรแต่ละคน เพื่อสร้างแรงจูงใจให้บุคลากรในการร่วมกันตัดสินใจ ทั้งนี้ผู้นำอาจใช้วิธีการมอบหมายโครงการต่าง ๆ ให้บุคลากรเพื่อให้สมาชิกในทีมมีอิสระในการแก้ไขปัญหาตามความรู้ ความสามารถ และ ความถนัดของแต่ละคน

ขั้นตอนที่ 3 สร้างสัมพันธภาพระหว่างบุคลากร

   ตรวจสอบกระบวนการทำงานร่วมกันของทีมงาน และ ปรับการสื่อสาร ความร่วมมือ ตลอดถึง ความเชื่อใจภายในทีม หากมีความขัดแย้งภายในทีมจะต้องแก้ไขอย่างสันติ ผู้นำจะต้องฟังทั้งสองฝ่ายอย่างเป็นกลาง กำหนดการระดมสมองเพื่อร่วมกันแก้ไขปัญหาความขัดแย้ง

ขั้นตอนที่ 4 ทำงานร่วมกัน

   หลังการสร้างสัมพันธภาพกับ และ ระหว่างสมาชิกในทีมแล้ว ผู้นำจะต้องช่วยให้ทีมงานทำงานร่วมกันเพื่อให้เป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนด กระตุ้นทีมงานในการให้ข้อมูลต่าง ๆ ทั้งภายในทีม และระหว่างทีม โดยการเปิดโอกาสให้พนักงานได้พูดคุย และ เสนอแนะความคิดเห็นร่วมกันอย่างเปิดเผย ตรงไปตรงมาอย่างสม่ำเสมอ

ขั้นตอนที่ 5 กำหนดกฎพื้นฐานของกลุ่ม

   สมาชิกของทีมร่วมกันกำหนดค่านิยม เป้าหมายของทีม รวมถึงการประเมินผลการทำงานของกลุ่ม การสร้างทีมงานเป็นหนึ่งในความรับผิดชอบที่สำคัญมากของผู้บริหาร ทั้งนี้ความสำเร็จของกลุ่มไม่ใช่จะสำเร็จในเวลาอันสั้น หรือนำเร็จแล้วจบกัน ตรงกันข้ามผู้บริหารจะต้องทำหน้าที่ประสานและแนะนำเพื่อให้ทีมดำเนินงานต่อไป ดังน้ันสมาชิกในทีมจะต้องเชื่อใจ และ ช่วยเหลือกัน รวมทั้งแลกเปลี่ยนความชำนาญ และ ความพยายามซึ่งกันและกันเพื่อให้เป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนด

     เครื่องมือ Kaizen เป็นการร่วมกันของทีมงานในการแก้ไขปัญหา ทั้งทีมภายในแผนก ทีมระหว่างแผนก และทีมระหว่างหน่วยงาน ตัวอย่างเช่นการทำ 5ส. เป็นการร่วมมือกันในแผนกในการสะสางของที่ไม่จำเป็น กำหนดวางของที่จะเป็นอย่างเป็นระบบ และ การติดตามผลทั้งจากคณะกรรมการภายในภายนอก เป็นกิจกรรมพื้นฐานที่สร้างการมีส่วนร่วมจากพนักงานทุกคน เป็นการฝึกการเป็นผู้นำจากการแบ่งพื้นที่ 5ส.