Kaizen เป็นเสมือนวัฒนธรรมของการค่อย ๆ ปรับปรุงการทำงานวันละนิดละหน่อย ในทุก ๆ วันของการทำงาน โดยการมีส่วนร่วมของพนักงานทุกคน ทั้งยังเน้นการปรับปรุงกระบวนการมากกว่าการบรรลุผลสำเร็จ โดยกระตุ้นให้พนักงานเสนอความคิดในการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง Kaizen จะช่วยสร้างวัฒนธรรมปลอดความสูญเปล่า และ สร้างมาตรการปรับปรุงผลประกอบการของหน่วยงาน

วิธีการ Kaizen ประกอบด้วย 5 องค์ประกอบพื้นฐาน คือ

     1. ทีมงาน การกำหนดทีมงานเพื่อการปรับปรุงงานประกอบด้วย ทีมวางแผน ติดตามผล กระตุ้นและจูงใจ จะช่วยทำให้การทำ Kaizen เป็นระบบ

     2. วินัยของบุคลากร หากทางกระตุ้นให้พนักงานทำ Kaizen อย่างต่อเนื่องอย่างน้อย 2 ปี ข้ึนไป ขึ้นอยู่กับจำนวนบุคลากรในหน่วยงาน

     3. เพิ่มขวัญและกำลังใจ การแสดงการยอมรับ ด้วยรางวัล คำแนะนำ การช่วยคิด คำชมเชยจะช่วยให้พนักงานเกิดกำลังใจในการปรับปรุงงาน

     4. การควบคุมคุณภาพ ฝึกให้พนักงานตระหนักว่า “เราจะไม่รับของเสีย ไม่ทำของเสีย และ ไม่ส่งของเสีย” จะเป็นการควบคุมและตรวจสอบคุณภาพด้วยตนเองทุกขั้นตอน

     5. ระบบข้อเสนอแนะเพื่อปรับปรุงงาน จะช่วยให้พนักงานทุกคนได้มีส่วนร่วมในการปรับปรุงงาน ทั้งนี้จะต้องกระตุ้นให้พนักงานเสนอความคิดไม่ว่าเรื่องนั้นจะเป็นเรื่อง เล็ก ๆ ก็ตาม

กระบวนการหลักเพื่อการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง

     1. ต้องลบความคิดเก่า ๆ ทิ้ง เช่น เราทำอย่างนี้มานานแล้ว การทำงานแบบเดิม ๆ ไม่ได้หมายความว่าจะต้องเป็นวิธีที่ดีที่สุดเสมอไป จึงต้องตระหนักว่า การปรับปรุงงานก็เพื่อความก้าวหน้า

     2. คิดว่า “จะทำอย่างไร” ไม่ใช่ “ทำไมต้องทำ” เช่นหากเราพูดถึงการลดต้นทุน แทนที่จะ “ถามว่าทำไมต้องลดต้นทุน” ก็ให้ถามว่า “จะลดต้นทุนอย่างไร” เน้นการหาทางออกของปัญหา ไม่ใช่ที่ตัวปัญหา

     3. ไม่มีข้อแก้ตัว การปรับปรุงงานนั้นง่ายมาก เจอปัญหาตรงไหนแก้ไขตรงนั้น แต่ที่ทำไม่ได้เพราะแต่ละหน่วยมักมีข้อแก้ตัวมากมาย คำพูดแก้ตัวที่เจอบ่อย เช่น งานเยอะ เดี๋ยวก็ย้ายแล้ว ทำไม่ได้หรอกมันยากเกิน ไม่มีเวลา order เยอะ เป็นต้น

     4. ความสมบูรณ์แบบ ย่อมไม่นำไปสู่ความก้าวหน้า หากรอคำว่า “สมบูรณ์แบบ (Perfect)” ในการปรับปรุงงานแล้ว ความก้าวหน้าย่อมไม่เกิด ดังนั้นหากหาทางออกได้ หรือ หาทางปรับปรุงได้แล้ว ลงมือทำเลย

     5. หากมีความผิดพลาดในขณะปรับปรุง ให้แก้ไขเลยอย่างคอยจนจบกระบวนการ ตัวอย่างเช่น ช่างตัดเสื้อหากเจอความผิดพลาดก็จะแก้ไขเลย ไม่รอจนตัดชุดเสร็จ

     6. ฝึกศิลปะการทบทวนและติดตามผลอย่างต่อเนื่อง เพื่อจะได้ไม่ออกนอกเส้นทาง การปรับปรุง จะต้องหมั่นตรวจสอบความคืบหน้าในการปรับปรุง และ ต้องดูว่าวิธีการที่นำมาใช้ได้ผลจริง

     7. ฝึกการใช้วิธีการถาม “ทำไม 5 ครั้ง” เพื่อหารากของปัญหา

     8. ใช้ 3G ในการตัดสินใจ 3G คือ Gemba(Workplace)

         - พื้นที่ปัญหา Genbutsu(Thing)

         - ตัวสินค้า หรือ กระบวนการจริง Genjitsu(Fact)

         - ปัญหาเฉพาะที่พบจริง ด้วยการทบทวนปัญหาท่ีพบในจุดที่เป็นปัญหาจริงจะช่วยให้เราแก้ปัญหาได้ถูกจุด

     9. การปรับปรุงควรทำทุกวัน

     10. เน้นการทำงานเป็นทีมมากกว่าทำคนเดียว แต่ละคนปรับปรุงงานอยู่เสมอเป็นสิ่งที่ดี แต่หากทีมงานปรับปรุงร่วมกันก็จะทำให้ได้หลาย ๆ มุมมอง ดังนั้น ความร่วมมือระหว่างทีมงานจะช่วยให้ได้ความคิดใหม่ ๆ เพิ่มมากขึ้นเสมอ