เครื่องมือเพื่อการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง (Kaizen Tools) เป็นเครื่องมือที่เริ่มจากการบริหารด้วยการมีส่วนร่วม ระบบข้อเสนอแนะเพื่อการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง (Kaizen Suggestion System) 5ส. (5S) กลุ่มคุณภาพ (Quality Control Circle) การบริหารคุณภาพทั่วทั้งองค์กร (Total Quality Management) การบำรุงรักษาทวีผล (Total Preventive Maintenance) การผลิตแบบทันเวลา (Just-in-time) แต่เครื่องมือพื้นฐานที่สำคัญที่เปรียบเสมือนเสาบ้านคือ 5ส. (5S) ระบบข้อเสนอแนะ (Suggestion System) และ คิวซี (Quality Control Cycle)

    5ส. ประกอบด้วย สะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะ และสร้างนิสัย

มีหัวใจหลักคือ

     สะสาง มีเฉพาะของที่จำเป็นในหน่วยงาน ในปริมาณที่เหมาะสม - จำเป็น กับ จำนวน

     สะดวก มีที่สำหรับของทุกสิ่ง ของทุกสิ่งอยู่ในที่ที่กำหนด - เห็นง่าย หยิบง่าน เก็บง่าย

     สะอาด ทำความสะอาด และตรวจสอบ - ทำให้ดูเหมือนใหม่

     สุขลักษณะ ติดตาม และ ปรับปรุง

     สร้างนิสัย ทำอย่างอัตโนมัติ

     จากภาพ 3 ส. นี้จะเห็นว่า ทั้ง 3ส.ก่อให้เกิดการสร้างประสิทธิภาพในหน่วยงานเบื้องต้น เริ่มจากการสะสางของที่ไม่จำเป็นก็ทำให้ได้พื้นที่คืนมา หรือ สะดวกก็ช่วยในเห็นเครื่องมือที่จัดวางไว้อย่างชัดเจน ทั้งยังเห็นว่าเครื่องมือใดหายไป สะอาดช่วยยืดอายุเครื่องมือ

     ระบบข้อเสนอแนะ เป็นระบบที่ไม่ค่อยมีการทำมากนักในเมืองไทย ส่วนใหญ่จะข้ามไปทำ QCC เลย ทั้ง ๆที่ระบบน้ีเป็นระบบที่ช่วยให้บุคลากรเรียนรู้การปรับปรุงงาน แล้วนำมาเขียน เป็นการต่อยอดจาก 5ส. โดยการนำการปรับปรุงงานโดย 5ส. (ลงมือทำ) มาเขียนเป็นข้อเสนอแนะ เก็บไว้เป็นหลักฐานว่าใครได้ปรับปรุงอะไร โดยมีการประเมินข้อเสนอแนะแบ่งเป็น

       1. การลดต้นทุน

       2. การประยุกต์ใช้ คือ ความคิดที่เสนอมาใช้ได้เฉพาะพื้นที่ของผู้เสนอ หรือพื้นที่อื่นสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ด้วย

       3. ความพยายาม คือ พิจารณาว่าข้อเสนอแนะนั้นเขียนโดยระดับใด ใช้ความพยายามในการหาข้อมูลและแก้ไขปัญหามากน้อยแค่ไหน

     รูปนี้เป็นผลจากการทำ 5ส.พนักงานพัฒนาเครื่องมือทางทันตกรรมใช้เอง ช่วยให้ลดต้นทุนได้อันละ 2,000 บาท โดยวัสดุที่มีในหน่วยงานคือท่อพีวีซี สำลี และ ผ้ากรอส

     รูปนี้ช่วยลดเวลาในการค้นหาเอกสาร จาก 12 นาที เป็น 4 นาที

ตัวอย่างการเขียนข้อเสนอแนะ

     ปัญหา : ความยาวของแหนมหมายเลข 8 ไม่ได้มาตรฐาน

สาเหตุ

     1. ขาดมาตรฐานในการปิดปากถุง ทำให้ความยาวของแหนมแต่ละเส้นไม่เท่ากัน

     2. พนักงานใหม่ขาดความชำนาญในการปิดปากถุง ทำให้การรัดลวดแน่น หรือ หลวมเกินไป

     3. เมื่อพนักงานบรรจุแหนมใส่หลอดพลาสติกใช้วิธีประมาณความยาว โดยไม่มีการชั่งน้ำหนักและวัดขนาด

ผลที่ได้รับ

     ลูกค้าขาดความเชื่อมั่นในน้ำหนักสินค้า เมื่อนำแหนมมาเปรียบเทียบกัน

การแก้ไข

   1. ใช้ขอบตระกร้าด้านในเป็นตัววัดความยาวแหนม 13” ก่อนการวัด

   2. ทำเครื่องหมายบนโต๊ะที่มัดแหนมเพื่อวัดความยาวของแหนมที่มัดเสร็จเรียบร้อย ซึ่งต้องมีความยาว 12” (ดูภาพประกอบ)

ค่าใช้จ่ายในการปรับปรุง

ผลที่ได้รับ

     • ลูกค้าพึงพอใจ

     • การทำงานไม่ซ้ำซ้อน

     • ภาพพจน์ของสินค้าดีขึ้น

     • พนักงานมีกำลังใจในการทำงานมากขึ้น

     • สามารถนำความคิดที่ได้ไปปรับใช้กับการบรรจุแหนมขนาดอื่น ๆ ต่อไป

ก่อนการปรับปรุง

     ในจำนวนแหนม 100 เส้น มีแหนมที่ผ่านมาตรฐาน 10 เส้นและไม่ผ่านมาตรฐาน

     จำนวน 90 เส้น ทำให้เกิดความสูญเปล่า ดังนี้

       - 1 วัน ผลิตแหนมประมาณ 300 เส้น

       - 1 เดือน ผลิตแหนม 26 วัน

     แหนม1 เส้น ราคาขาย 10 บาท ฉะนั้นใน 12 เดือน จะทำให้โรงงานเกิดความสูญเปล่า 90 * 10 * 3 * 26 *12 = 842,400 บาท/ปี

หลังการปรับปรุง

     ในการผลิตแหนม 100 เส้น มีแหนมที่ผ่านมาตรฐาน 80 เส้น และไม่ผ่านมาตรฐาน 20 เส้น ทำให้เกิดความสูญเปล่า

       - 1 วัน ผลิตแหนมประมาณ 300 เส้น

       - 1 เดือน จะทำการผลิตแหนม 26 วัน

      แหนม 1 เส้น ราคาขาย 10 บาท ฉะนั้นใน 12 เดือน จะทำให้โรงงานเกิดความสูญเปล่า 20 * 10 * 3 * 26 * 12 = 187,200 บาท/ปี

     คิวซี เป็นระบบที่เน้นการทำงานเป็นทีม มีการนำเครื่องมือทางสถิติมาใช้ในการหาข้อมูล ตลอดถึงการใช้วงจรเดมมิ่ง (Plan-Do-Check-Action) การทำคิวซีจะทำอย่างเป็นระบบ เป็นขั้นเป็นตอน ตั้งแต่การหาสาเหตุของปัญหาที่แท้จริง ไม่ใช้อารมณ์ แต่ใช้ข้อมูลแทนการแก้ไขปัญหาด้วยวิธีการต่าง ๆ การตรวจสอบว่าวิธีการนั้น ๆ ใช้ได้ผลหรือไม่ จนมั่นใจว่าปัญหานั้นได้มีการแก้ไขอย่างถูกต้องเหมาะสม เครื่องมือคุณภาพ (QC tools) มี 7 ตัวคือ แผ่นตรวจสอบ (Check sheet), ผังแสดงเหตุผล ที่คนทั่วไปเรียกว่าผังก้างปลา (Fishbone diagram), ผังพาเรโต(Pareto diagram), กราฟ (Graphs), ฮิตโตแกรม(Histogram), ผังการกระจาย(Scatter diagram), แผนภูมิควบคุม (Control chart) แต่ที่ใช้ประจำมี 3 ตัวคือ

1. แผ่นตรวจสอบ (Check sheet)

     เป็นแบบฟอร์มบันทึกข้อมูล อาทิ ความถี่ในการเกิดปัญหา ตัวอย่าง พนักงานอ้างว่าไม่มีเวลาทำ คิวซี เพราะลูกค้าเข้ามาเติมนำ้มันตลอดเวลา ทางทีมคุณภาพก็ออกแบบแผ่นตรวจสอบเพื่อเก็บข้อมูลอย่างน้อย 7 วัน ดังตัวอย่างข้างล่างนี้ ผลการเก็บข้อมูลแสดงให้เห็นว่าช่วงเวลาที่ไม่มีลูกค้าของหน่วยงานนี้ในวันแรกคือช่วงเวลาระหว่าง 15.00น. - 16.00น.

3. ผังก้างปลา หรือ ผังแสดงเหตุผล (Cause and Effect diagram)

     ผังแสดงเหตุและผล คือ ผังที่แสดงความสัมพันธ์ระหว่างคุณลักษณะทางคุณภาพกับปัจจัยต่าง ๆ จะช่วยให้การวิเคราะห์สรุปสาเหตุของปัญหาทางคุณภาพเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิผลดียิ่งขึ้น รวมทั้งใช้เป็นเครื่องมือระดมความคิด แสดงในผังเพียงแผ่นเดียว ซึ่งเข้าใจง่าย