เครื่องมือในการจัดการคุณภาพนั้นมิได้เป็นเครื่องมือสำหรับบุคคลที่ทำงานเกี่ยวกับการผลิตเท่านั้น ยังเกี่ยวข้องกับฝ่ายอื่นๆ เช่น ฝ่ายบุคคล ฝ่ายบัญชีการเงิน ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายช่างซ่อมบำรุง ฝ่ายสินค้าคงคลัง เป็นต้น

     เครื่องมือในควบคุมคุณภาพมีมากมายหลายรูปแบบ ขึ้นกับแต่ละกิจการจะเลือกนำมาใช้ให้เหมาะสมกับขนาดและประเภทของกิจการ ในปัจจุบันที่สภาพการแข่งขันสูง กิจการจะอยู่รอดต่อไปได้อย่างยั่งยืนนั้น กิจการจะต้องให้ความสำคัญเรื่อง “คุณภาพ” ทั้งในส่วนของการพัฒนาปรับปรุงคุณภาพของสินค้าและบริการ รวมถึงการพัฒนาคุณภาพบุคลากร เพื่อสร้างความพึงพอใจให้กับผู้บริโภคและผู้ปฏิบัติงาน เครื่องมือที่ใช้ได้แก่

     1. ใบรายการตรวจสอบ (Check sheet) เป็นเครื่องมือเก็บรวบรวมข้อมูลจากการสังเกตที่มีต่อปัญหาใดปัญหาหนึ่ง ใบรายการตรวจสอบคือ แบบฟอร์มตารางที่ออกแบบไว้ล่วงหน้า ช่วยให้การรวบรวมข้อมูลทำได้ง่ายขึ้นและเป็นระบบยิ่งขึ้น ทำให้สะดวกในการบันทึกข้อมูล

     วิธีการใช้ใบรายการตรวจสอบ แบ่งได้เป็นตามวัตถุประสงค์คือ

• ใช้บันทึก เพื่อเก็บรวบรวมข้อมูลก่อนเริ่มโครงการเพื่อทราบสภาพของปัญหา ทราบความรุนแรงของปัญหา และเพื่อทำการวิเคราะห์ปัญหาอย่างใดอย่างหนึ่งหรือทั้งหมด

• ใช้ตรวจสอบ เพื่อเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นการติดตามตรวจสอบ (Check) ผลของการแก้ไขปัญหาหรือการพัฒนา

• ใช้ติดตามเก็บรวบรวมข้อมูลการผลิตประจำวัน เพื่อติดตามการเปลี่ยนของข้อมูลการผลิต

     2. กราฟ(Graphs) คือเครื่องมือสำหรับใช้ในการแปลงข้อมูลที่เป็นตัวเลขออกมาให้เห็นรูปภาพ เพื่อสะดวกในการวิเคราะห์ข้อมูลที่เป็นตัวเลข  ข้อดีของกราฟ คือ อ่านง่าย เข้าใจง่าย ช่วยให้ตีความหมายของข้อมูลได้รวดเร็ว และสามารถเปรียบเทียบข้อมูลหลาย ๆ ชุดให้เห็นความแตกต่างได้ชัดเจน กราฟที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายและเป็นที่คุ้นเคยกันดี ได้แก่

• กราฟเส้น (Line Graphs) เป็นชนิดที่นิยมใช้กันทั่วไปมากที่สุด

• กราฟแท่งแนวตั้ง (Column Graphs) มีลักษณะตามชื่อ คือ เป็นแท่งคอลัมน์ แสดงข้อมูลตามที่ต้องการนำเสนอ

• กราฟแท่งแนวนอน (Bar Graphs) มีลักษณะตามชื่อ คือ เป็นแท่งคล้ายกราฟคอลัมน์ เพียงแต่เป็นแท่งตามแนวนอน

• กราฟวงกลม (Pie Graphs) มักใช้ในการแสดงค่าร้อยละขององค์ประกอบต่าง ๆ ที่รวมกันเป็นร้อย เช่น ค่าใช้จ่ายประเภทต่าง ๆ ยอดขายของสินค้าประเภทต่าง ๆ เป็นต้น

     3. ฮีสโตแกรม (Histograms) คือกราฟแท่งแบบเฉพาะที่แสดงความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลที่เป็นหมวดหมู่กับความถี่ของข้อมูล เพื่อดูการกระจายของข้อมูล ลักษณะของข้อมูลที่เป็นหมวดหมู่จะเรียงลำดับจากน้อยไปหามากโดยจำนวนหมวดหมู่ของข้อมูลจะจัดตามความเหมาะสม โดยแกนตั้งจะเป็นตัวเลขแสดง “ ความถี่ ” และแกนนอนจะเป็นข้อมูลคุณสมบัติของสิ่งที่เราสนใจ แท่งกราฟแต่ละแท่งจะมีความกว้างเท่ากันซึ่งเท่ากับกว้างของชั้นข้อมูล ส่วนความสูงของกราฟแต่ละแท่งนั้นจะสูงเท่ากับจำนวนความถี่ของแต่ละชั้นข้อมูล

     4. แผนภูมิพาเรโต (Pareto Diagrams) แผนภูมิพาเรโต เป็นการรวมกราฟพื้นฐาน 2 ชนิด มาไว้ด้วยกันคือ กราฟคอลัมน์และกราฟเส้นโดยการจัดการลำดับความสูงของแต่ละแท่งให้เรียงแถวลดหลั่นกันลงมาจากซ้ายมาขวา แกนนอนใช้เป็นฐานสำหรับคอลัมน์ต่าง ๆ แต่ละคอลัมน์เป็นตัวแทนของประเภทรายการข้อมูลที่กำลังพิจารณา ความสูงของคอลัมน์แต่ละแท่งแสดงสัดส่วนของ "ขนาด" ของรายการแต่ละประเภท ส่วนที่เป็นกราฟเส้นมีไว้เพื่อแสดงค่าสะสมของความสูงของคอลัมน์เรียงจากซ้ายมาขวา

     5. แผนภูมิเหตุและผล (Cause and Effect Diagrams) แผนภูมิเหตุและผล หรือบางครั้งเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า "แผนภูมิอิชิกาวา" (Ishikawa Diagram) ทั้งนี้เป็นการให้เกียรติแก่ผู้พัฒนาแผนภูมินี้ขึ้นเป็นคนแรกคือ ศาสตราจารย์เคโอรุ อิชิกาวา(Professor Karu Ishikawa) แห่งมหาวิทยาลัยโตเกียว (The University of Tokyo) แต่เนื่องจากแผนภูมินี้เมื่อสร้างเสร็จแล้วมีรูปร่างคล้ายปลา จึงมีผู้นิยมเรียกว่า "ผังก้างปลา" (Fishbone Diagram) แผนภูมิเหตุและผลจะแสดงความสัมพันธ์ของสาเหตุ (Cause) ซึ่งทำให้คุณภาพเปลี่ยนแปลงกับผลที่เกิด (effect) ที่แสดงถึงคุณภาพของผลิตภัณฑ์

     6. แผนภูมิการกระจาย (Scatter Diagrams) เป็นเครื่องมือที่ใช้แสดงว่าข้อมูล 2 ชุดหรือตัวแปร 2 ตัวมีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกันหรือไม่ และระดับความสัมพันธ์นั้นมีมากหรือน้อยเพียงใด

   7. แผนผังการควบคุม (Control Charts) "แผนภูมิควบคุม" คือ แผนภูมิที่ใช้สำหรับเฝ้าติดตาม (Monitoring) ค่าของตัวแปรที่ต้องการควบคุมคุณภาพว่า เกิดความผันแปรเกินพิกัด (ขีดจำกัด) ที่กำหนดไว้หรือไม่ และความผันแปรนั้นมีแนวโน้มอย่างไร

    ลักษณะที่สำคัญของแผนภูมิควบคุม
    มีลักษณะคล้าย "กราฟเส้น" แต่เนื่องจากมีวัตถุประสงค์หลักเพื่อเฝ้าติดตามดูความผันแปรของค่าของข้อมูล จึงมีองค์ประกอบเพิ่มเติม ได้แก่

• เส้นพิกัดด้านบน (Upper Control Limit : UCL)

• เส้นพิกัดด้านล่าง (Lower Control Limit : LCL)

• เส้นกลาง (Center Line : CL)

    ถ้าข้อมูลอยู่ภายใต้ความผันแปรตามธรรมชาติ ข้อมูลจะมีพฤติกรรมแบบสุ่มอยู่รอบ ๆ เส้นกลาง และมีขนาดของความผันแปรอยู่ภายในเส้นพิกัดด้านบนและเส้นพิกัดด้านล่าง

     การนำเครื่องมือในการควบคุมคุณภาพมาใช้ในกิจการ อาจต้องใช้เครื่องมือหลาย ๆ อย่างให้เหมาะสมกับการทำงานภายในองค์กร โดยต้องมีเป้าหมายเพื่อพัฒนาองค์กร พัฒนาคุณภาพสินค้า และต้องมั่นใจว่าเป็นเครื่องมือที่จำเป็นต้องใช้ และได้รับการยอมรับในการจัดการคุณภาพ โดยกิจการควรเริ่มต้นดังนี้

     1. การฝึกอบรม เพื่อให้พนักงานสามารถนำสิ่งที่เรียนไปปฏิบัติได้เป็นขั้นตอน

     2. จัดตั้งทีมปรับปรุงคุณภาพให้ชัดเจน และฝึกอบรจากตัวอย่างจริงที่สามารถเชื่อมโยงไปสู่การปฏิบัติได้

     3. การเริ่มนำเครื่องมือไปใช้ควรทำอย่างมีแผนงาน

     4. ผู้บริหารต้องให้ความสำคัญระบบคุณภาพภายในอง์กร

     5. พึงระลึกว้าเสมอว่าเทคนิคเดียวไม่สามารถแก้ปัญหาทุกอย่างได้

     6. ปฏิบัติด้วยความอดทนและแน่วแน่

     7. กระตุ้นให้คนเข้ามามีส่วนร่วมในการวัด และวิเคราะห์ผลงานให้มากที่สุดเท่าที่จะมากได้

สรุปบทบาทสำคัญของเครื่องมือในการจัดการคุณภาพ

     1. เครื่องมือในการจัดการคุณภาพบางชนิดมีความสลับซับซ้อน ต้องมีการใช้ความคิด การพัฒนาทักษะ และการฝึกอบรมก่อนนำไปปฏิบัติ

     2. การนำเครื่องมือในการจัดการคุณภาพมาใช้ในองค์กร อาจจะต้องใช้ร่วมกันหลาย ๆเครื่องมือให้เข้ากับการทำงานประจำวัน