ในการกำหนดคุณภาพของสินค้าหรือบริการที่เราผลิต โดยทั่วไปผู้ผลิตจะต้องกำหนดคุณภาพให้สอดคล้องกับมาตรฐานที่เกี่ยวข้องดังนี้

    1. มาตรฐานของทางราชการ โดยเฉพาะสินค้าที่เกี่ยวข้องกับอาหาร ได้แก่มาตรฐานตามประกาศของกระทรวงสาธารณสุขที่กำหนดตามชนิดสินค้า หรือมาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรม (มอก.) ของกระทรวงอุตสาหกรรม หรือมาตรฐานผลิตภัณฑ์ชุมชนสำหรับสินค้า OTOP

    2. มาตรฐานตามที่ลูกค้า หรือคู่ค้าของเราเป็นผู้ระบุ เช่นลูกค้าจากประเทศในยุโรปจะอ้างถึงมาตรฐาน GMP Codex หรือมาตรฐาน BRC

ขั้นตอนในการกำหนดคุณภาพ

ขั้นตอนในการกำหนดคุณภาพ จะมี 4 ขั้นตอน คือ

    1. ขั้นการกำหนดนโยบาย ในขั้นนี้จะเป็นการกำหนดวัตถุประสงค์กว้าง ๆ เช่น ระดับคุณภาพสินค้า ขนาดของตลาด วิธีการจำหน่าย วิธีการการขนส่งและส่งมอบสินค้า การรับประกัน ข้อกำหนดเหล่านี้จะเป็นเครื่องชี้นำว่ากิจการจะต้องทำอะไรบ้าง เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ได้วางเอาไว้

    2. ขั้นการออกแบบสินค้า การออกแบบสินค้าในที่นี้หมายถึง การกำหนดคุณลักษณะ ( Specification ) ของสินค้า เช่น น้ำผลไม้จะต้องมีค่าความเป็นกรด (pH) ค่าความหวานเท่าไรตามสูตรของเรา และมีเชื้อจุลินทรีย์ตามเกณฑ์มาตรฐานของราชการ และมีเงื่อนไขในการเก็บรักษาอย่างไร รวมการกำหนดอายุการเก็บรักษา (Shelf life) เป็นต้น ข้อควรคำนึงถึงสำหรับการออกแบบสินค้านี้ก็คือ จะต้องรู้ว่าฝ่ายผลิตและเครื่องจักรที่เรามีอยู่นั้น มีขีดความสามารถมากน้อยเพียงใด เพราะการออกแบบสินค้าเกินความสามารถของฝ่ายผลิตและเครื่องจักรที่มีนั้นย่อมเป็นไปไม่ได้

    3. ขั้นตอนการควบคุมคุณภาพของการผลิต คือการวางแผนในการตรวจสอบคุณภาพในการผลิตแบ่งออกเป็น 3 ขั้น คือ

• การตรวจสอบคุณภาพของวัสดุและวัตถุดิบ

• การควบคุมและตรวจสอบกระบวนการผลิต รวมถึงสินค้าที่ระหว่างการผลิต

• การตรวจสอบคุณภาพของสินค้าที่ผลิตสำเร็จรูป

    โดยในการตรวจสอบทั้ง 3 ขั้นนี้ ส่วนใหญ่จะใช้วิธีการสุ่มตัวอย่าง เพราะของที่ผลิตได้นั้นมีจำนวนมากจนไม่อาจจะทำการตรวจสอบได้ทุกชิ้น และการตรวจสอบบางอย่างเป็นการทำลายสินค้า เช่น การตรวจหาความชื้นของสินค้า หรือการทดสอบชิมสินค้า ทำให้เราไม่สามารถตรวจสินค้าทุกชิ้นแต่จะใช้วิธีการสุ่มตัวอย่างบางชิ้นนำไปตรวจสอบ

    4. ขั้นการขนส่ง ส่งมอบสินค้า และการจัดจำหน่าย การควบคุมคุณภาพในขั้นการขนส่งและส่งมอบมีความสำคัญมากสำหรับสินค้าอาหารที่ต้องควบคุมอุณหภูมิ เช่นต้องแช่เย็น หรือแช่แข็งตลอดการขนส่งจนถึงการจัดจำหน่าย จะต้องมีการกำหนดระดับอุณหภูมิในการขนส่ง และการจัดเก็บระหว่างรอจำหน่าย เพื่อรักษาคุณภาพของสินค้า สำหรับการควบคุมคุณภาพในการจัดจำหน่าย จะมีลักษณะเป็นการให้บริการหลังการขาย ซึ่งในระบบการตลาดสมัยใหม่ถือว่าเป็นเรื่องสำคัญมาก เพราะสินค้าบางชนิดโดยเฉพาะอย่างยิ่งสินค้าประเภทเครื่องใช้ไฟฟ้า หรืออุปกรณ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมีวิธีการใช้และการดูแลรักษาที่ค่อนข้างจะยุ่งยาก ผู้ผลิตหรือผู้ขายก็ยิ่งจะต้องคอยดูแลเพื่อให้บริการหลังการขายแก่ผู้ซื้ออยู่เสมอ เพื่อความก้าวหน้าทางธุรกิจในอนาคต

การควบคุมคุณภาพในการผลิตต้องกำหนดมาตรฐานต่าง ๆ ขึ้นมาก่อน

    1. กำหนดมาตรฐานของคุณภาพ ได้แก่ มาตรฐานของวัตถุดิบแต่ละชนิด มาตรฐานของกระบวนการผลิตแต่ละขั้นตอน มาตรฐานของสินค้าที่ผลิตได้ในแต่ละขั้นตอน มาตรฐานของสินค้าสำเร็จรูปว่ามีลักษณะเป็นอย่างไร

    2. กำหนดมาตรฐานของการตรวจสอบ ได้แก่ วิธีการตรวจสอบวัตถุดิบ กระบวนการผลิต สินค้าระหว่างการผลิต และสินค้าสำเร็จรูป ว่าต้องทำอย่างไร

    3. กำหนดมาตรฐานของวิธีการสุ่มตัวอย่าง การตรวจสอบอาจทำได้โดยการตรวจ 100% หรือการสุ่มตัวอย่าง ถ้าสุ่มตัวอย่างต้องมีการกำหนดจุดในการสุ่มตัวอย่าง ขนาดของตัวอย่าง การยอมรับหรือปฏิเสธ ตรวจเมื่อไรอย่างไร นั่นคือต้องมีแผนการสุ่มตัวอย่าง

    ฝ่ายผลิตมีหน้าที่ดำเนินการผลิตให้ได้สินค้าตามมาตรฐานคุณภาพที่กำหนดไว้ จึงต้องมีหน่วยงานที่เรียกกันว่าฝ่ายตรวจสอบคุณภาพ (Quality Control ; QC.) ในการทำหน้าที่ตรวจสอบคุณภาพของผลผลิตที่ได้ โดยดำเนินการตรวจสอบตั้งแต่การรับวัตถุดิบ กระบวนการผลิต สินค้าระหว่างการผลิต และสินค้าสำเร็จรูป โดยฝ่าย QC. มีหน้าที่ตรวจดูว่าวัตถุดิบที่รับเข้า กระบวนการผลิต และผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป ที่ผ่านการตรวจนั้นมีคุณสมบัติตรงตามมาตรฐานหรือลักษณะเฉพาะที่กำหนดไว้หรือไม่ แล้วแจ้งข้อมูลกลับไปให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องทราบ เพื่อว่าถ้ามีสิ่งใดไม่ได้มาตรฐานตามที่กำหนดไว้ จะต้องรีบหาทางแก้ไขรวมถึงหาแนวทางการป้องกันต่อไป