การเร่งรัดและติดตามหนี้จากลูกหนี้การค้าเป็นวิธีการหนึ่งในการบริหารจัดการลูกหนี้ หากเราให้เครดิตเทอม(Credit term)แก่ลูกหนี้การค้าไปแล้วและไม่เคยติดตามทวงถามใดๆ เมื่อระยะเวลาผ่านไปช่วงหนึ่งลูกหนี้เหล่านี้ก็จะกลายเป็นหนี้เสียและเป็นหนี้สูญได้ในที่สุด วัตถุประสงค์หลักของการให้เครดิตแก่ลูกหนี้การค้าก็เพื่อให้กิจการมียอดขายที่เพิ่มขึ้นและการบริหารจัดการลูกหนี้ก็เพื่อสร้างสภาพคล่องให้กับกิจการให้มากที่สุด เกือบทุกกิจการต้องการที่จะขายเป็นเงินสดทั้งนั้น แต่สภาพการแข่งขันที่สูงในยุคปัจจุบันทำให้ต้องมีนโยบายการให้เครดิตเทอมกับผู้ซื้อมากขึ้นเพื่อเพิ่มยอดขายของตนเองได้ เมื่อเราจำเป็นต้องให้เครดิตแก่ลูกค้าเราก็ต้องมีการบริหารจัดการที่ดีในการติดตาม ทวงถามและเร่งรัดหนี้ด้วยเพื่อรักษาสภาพคล่องของธุรกิจและเพื่อมีเงินสดมาใช้หมุนเวียนในกิจการต่อไป เครื่องมือที่ช่วยให้เราบริหารลูกหนี้และติดตามทวงถามหนี้ให้มีประสิทธิภาพได้คือ 1. การจัดทำตารางอายุลูกหนี้ (Aging Schedules of accounts receivable) 2. การจัดชั้นลูกหนี้ 3. การกำหนดนโยบายการเร่งรัดและติดตามลูกหนี้ การจัดทำตารางอายุลูกหนี้ เป็นการจัดแบ่งลูกหนี้ที่ค้างชำระ ส่วนใหญ่ธุรกิจทั่วไปจะแบ่งลูกหนี้ตามช่วงอายุของการชำระหนี้เป็น 5 กลุ่มดังนี้ 1. กลุ่มลูกหนี้ที่อยู่ภายในกำหนดชำระ(ยังไม่ครบกำหนดชำระ) 2. กลุ่มลูกหนี้ที่ค้างชำระไม่เกิน 30 วัน 3. กลุ่มลูกหนี้ที่ค้างชำระตั้งแต่ 31-90 วัน 4. กลุ่มลูกหนี้ที่ค้างชำระตั้งแต่ 91-180 วัน 5. กลุ่มลูกหนี้ที่ค้างชำระตั้งแต่ 181 วันขึ้นไป การจัดทำตารางอายุลูกหนี้ จะช่วยให้การบริหารจัดการลูกหนี้ง่ายขึ้น หากกิจการใดที่มีลูกหนี้จำนวนมากที่ค้างชำระเกิน 180 วัน (6 เดือน) กิจการนั้นมักมีปัญหาขาดสภาพคล่องไปด้วย เพราะเงินทุนหมุนเวียนส่วนใหญ่จะจมไปกับลูกหนี้การค้าที่ค้างชำระทั้งหมด หากลูกหนี้เหล่านั้นกลายเป็นหนี้สูญขึ้นมายิ่งจะทำให้กิจการมีปัญหาจนถึงขั้นล้มละลายได้ การเร่งรัดหนี้สินจึงควรเร่งรัดตั้งแต่กลุ่มลูกหนี้ที่ไม่เกิน 30 วันเพราะการติดตามจะง่ายกว่าและจะไม่กลายเป็นหนี้ค้างชำระต่อไปได้ การจัดทำตารางอายุลูกหนี้มักจะทำเป็นรายงานที่อยู่ในระบบโปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชี และเกือบจะทุกโปรแกรมในระบบทางบัญชีก็มีการเขียนรายงานนี้ให้อยู่แล้วขอให้ฝ่ายบัญชีการเงินลองตรวจสอบดูว่ามีรายงานตารางอายุลูกหนี้หรือไม่ หากไม่มีก็อาจติดต่อผู้ขายระบบให้เขียนเพิ่มได้ การจัดชั้นลูกหนี้ ผู้ประกอบการที่มีการบริหารจัดการลูกหนี้ที่ดีมักมีการจัดชั้นของลูกหนี้โดยตั้งเกณฑ์การให้คะแนนลูกหนี้ก่อนที่จะให้เครดิตเพื่อป้องการความเสี่ยง การจัดชั้นลูกหนี้คล้ายกับการตั้งมาตรฐานการให้สินเชื่อนั่นเอง โดยแบ่งลูกหนี้การค้าตามเกรด A, B, C เพื่อใช้ในการให้วงเงินและระยะเวลาการชำระหนี้ ลูกค้าที่เป็นเกรด A อาจได้วงเงินจำนวนสูงกว่าลูกค้าเกรด B และได้ระยะเวลาการชำระเงินที่ยาวกว่า การตั้งเกณฑ์การจัดชั้นลูกหนี้นั้นผู้ประกอบการควรพิจารณาหลักเกณฑ์ร่วมกับพนักงานที่รับผิดชอบลูกค้า เพื่อจัดชั้นลูกหนี้ที่เหมาะสมตามเกรดที่กำหนดไว้ เปรียบเหมือนกับบัตรเครดิตที่มีการแบ่งเกรดประเภทของบัตรคือ บัตรเงิน บัตรทอง บัตรแพคตินั่ม และบัตรไททาเนี่ยม เป็นต้น การกำหนดนโยบายเร่งรัดและติดตามหนี้ ผู้บริหารและเจ้าของกิจการต้องกำหนดนโยบายการติดตามหนี้ให้ชัดเจนเพื่อเจ้าหน้าที่การเงินที่ดูแลจะได้มีแนวทางในการปฏิบัติงานและช่วยให้การบริหารลูกหนี้การค้ามีประสิทธิภาพไม่มีหนี้เสียเกิดขึ้นได้ภายหลัง ส่วนใหญ่ธุรกิจ SMEs ไม่มีการกำหนดนโยบายอย่างเป็นรูปธรรม พนักงานที่รับผิดชอบก็เพียงโทรติดตามทวงถามบ้าง ส่วนใหญ่เป็นเจ้าของกิจการที่ติดตามทวงถามเอง ถ้าลูกหนี้รายนั้นรู้จักกับเจ้าของเป็นอย่างดีก็เป็นปัญหาที่เจ้าของไม่กล้าทวงหนี้ การที่มีนโยบายเร่งรัดหนี้สินอย่างชัดเจนและพิมพ์ออกมาประกาศให้พนักงานทุกคนทราบนั้น ทำให้ผู้รับผิดชอบมีหน้าที่ต้องทวงถามและติดตามอย่างใกล้ชิดและจะเป็นประโยชน์กับเจ้าของกิจการที่ไม่ต้องชนกับลูกค้าและทวงหนี้โดยตรงอีกด้วย ตัวอย่างนโยบายการติดตามเร่งรัดลูกหนี้การค้าที่กิจการกำหนดโดยทั่วไปคือ กรณีลูกค้าที่ให้เครดิตหรือมีการวางบิลครบกำหนดวันรับเงิน ผู้รับผิดชอบควรปฏิบัติการดังนี้ 1. เมื่อครบกำหนดการชำระเงินแล้วลูกค้ายังไม่ชำระเงิน ขอให้พนักงานขายหรือพนักงานติดตามหนี้โทรถามเหตุผลว่าทำไมยังไม่ชำระในวันที่ครบกำหนดชำระและขอให้รีบชำระในวันรุ่งขึ้น 2. เมื่อเลยกำหนดการชำระไปแล้ว 3 วันให้พนักงานติดตามหนี้โทรทวงถามอีกครั้งหนึ่ง 3. เมื่อเลยกำหนดการชำระไปแล้ว 7 วัน ลูกหนี้ยังไม่ยอมชำระเงิน ขอให้พนักงานขายหรือผู้ที่รับผิดชอบเรื่องการเก็บเงินไปพบเพื่อเร่งการจ่ายเงินจากลูกหนี้รายนี้ หากลูกหนี้ขอผ่อนผันการชำระหนี้และขอเวลาอีกก็ให้ขอเช็คล่วงหน้ามาซึ่งวันที่เช็คมีระยะเวลาไม่เกิน 7 วัน หากลูกหนี้ไม่ให้เช็คล่วงหน้าขอให้นัดวันที่รับเช็คแน่นอนก็ต้องมีระยะเวลาไม่เกิน 7 วันเช่นกัน 4. หากเช็คที่รับมากถูกปฏิเสธการจ่ายเงินจากธนาคาร หรือลูกหนี้ไม่ยอมชำระหนี้ตามที่ตกลงกันไว้ก็ให้โทรศัพท์ทวงถามอย่างน้อยทุก 7 วันไปเรื่อยๆจนลูกหนี้รายนั้นได้ค้างชำระเงินเกินระยะเวลา 30 วันก็ให้ออกจดหมายเตือนจากบริษัทโดยฝ่ายบัญชีและการเงินเป็นผู้ลงนาม 5. หลังจากออกจดหมายเตือนจากฝ่ายบัญชีไปแล้วครบ 7 วันแล้วให้โทรศัพท์ไปหาผู้ที่รับผิดชอบการชำระเงิน (ผู้มีอำนาจสั่งจ่าย) โดยถามเหตุผลการไม่ชำระหนี้ หากไม่มีเหตุผลเพียงพอให้กรรมการผู้จัดการหรือเจ้าของกิจการเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะดำเนินการต่ออย่างไรดี 6. เมื่อลูกหนี้ค้างชำระเกินระยะเวลา 2 เดือนแล้วขอให้ฝ่ายบัญชีส่งจดหมายเตือนจากทนายความเพื่อดำเนินการตามกฎหมายต่อไป กรณีลูกหนี้มีการจ่ายเช็คล่วงหน้า 1. เมื่อธนาคารปฏิเสธการจ่ายเช็คของลูกหนี้ ขอให้พนักงานขายหรือเจ้าหน้าที่บัญชีติดต่อลูกหนี้ทันทีเพื่อนัดวันแลกเช็คหรือวันที่นำเช็คเข้าใหม่อีกครั้ง 2. เมื่อเช็คที่แลกมาหรือเช็คนำเข้าไปใหม่ถูกปฏิเสธการชำระเงินจากธนาคารอีก ขอให้พนักงานขายไปพบเพื่อทวงถามให้ชำระเป็นเงินสดทันทีหรือโอนเงินเข้าบัญชีของกิจการโดยจะส่งเช็คที่รับเงินไม่ได้มาแลกภายหลัง 3. หากพ้นกำหนดเกิน 30 วันจากวันที่เช็คคืน ขอให้ฝ่ายกฏหมายแจ้งความดำเนินคดีที่สถานที่ตำรวจหรือให้ทนายความดำเนินการฟ้องคดีเช็คต่อไป กิจการที่มีการติดตามเร่งรัดหนี้อย่างเคร่งครัดจะไม่ค่อยมีหนี้ค้างชำระมากนัก เพราะลูกหนี้บางรายมักจะให้เงินกับผู้ที่มาทวงถามก่อนเสมอ ดังนั้นกิจการใดที่ยังไม่มีการใช้เครื่องมือติดตามหนี้ทั้งสามเครื่องมือที่กล่าวมาแแล้วข้างก็ควรออกแบบวิธีการที่เหมาะสมกับกิจการของตนเอง อย่างน้อยก็ควรมีนโยบายการติดตามเร่งรัดหนี้สินและการจัดทำตารางอายุลูกหนี้เพื่อป้องกันการมีหนี้เสียได้ในอนาคต

การขอความช่วยเหลือและสนับสนุนจากใครก็ตามที่ไม่ใช่เคนภายในครอบครัวเรานั้น ผู้ไปขอความช่วยเหลือจำเป็นต้องเตรียมความพร้อมก่อนไปพบเช่น เราจะไปสัมภาษณ์งานก็ยังต้องเตรียมความพร้อมในการสัมภาษณ์ต้องเตรียมชุดที่ใส่สัมภาษณ์ คำถามที่ต้องเตรียมไปเพื่อตอบให้ผ่านการสัมภาษณ์ แผนที่ทางไปสัมภาษณ์ การไปขอสินเชื่อธนาคารก็เหมือนกันจำเป็นต้องเตรียมความพร้อมให้ดีถึงจะมีโอกาสได้รับเงินกู้ ขั้นตอนการเตรียมความพร้อมและติดตามการขอสินเชื่อมีดังนี้ 1. จัดทำแผนธุรกิจขอสินเชื่อด้วยตนเอง บางคนอาจถามว่าให้คนอื่นจัดทำแผนธุรกิจได้หรือไม่เพราะเขียนแผนเองไม่เป็น จริงๆแล้วการจัดทำแผนด้วยตัวเองไม่จำเป็นต้องพิมพ์และเขียนด้วยตัวเองแต่ควรเป็นแผนที่เราคิดริเริ่มเองให้รายละเอียดของแผนเองไม่ใช่คนอื่นมาคิดแทนให้ มีผู้ประกอบการขนาดกลางที่มีเงินไปจ้างที่ปรึกษาเขียนแผนธุรกิจให้ แต่มักจะมีปัญหาการขอสินเชื่อทุกครั้งเพราะตัวเองไม่ทราบถึงรายละเอียดในแผนขอเงินกู้นั้นเสมือนการเขียนแผนธุรกิจนั้น เกิดจากการมโนภาพของที่ปรึกษาเองหรือที่เราเรียกว่านั่งเทียนเขียนนั่นเอง ผู้ประกอบการที่จ้างผู้อื่นหรือให้ที่ปรึกษาเขียนแผนกู้เงินควรทำความเข้าใจกับแผนนั้นด้วยและแผนดังกล่าวควรเป็นแผนธุรกิจที่ผู้ประกอบการจะนำไปใช้ในการดำเนินการจริงๆ 2. จัดเตรียมเอกสารประกอบการขอสินเชื่อให้ครบถ้วน เอกสารต่างๆที่สำคัญของกิจการเช่นหนังสือรับรอง, หนังสือบริคณห์สนธิ, ใบทะเบียนการค้า, บัตรประชาชนและทะเบียนบ้านของเจ้าของกิจการและกรรมการ, งบการเงิน 3 ปีย้อนหลัง, Bank statement ย้อนหลัง 6 เดือน, ใบอนุญาติต่างๆและเอกสารที่เกี่ยวกับหลักทรัพย์ค้ำประกัน ควรจัดเตรียมให้ครบถ้วนเพื่อไม่เสียเวลาในการขอเอกสารเพิ่มจากเจ้าหน้าที่สินเชื่ออีก เพราะหากผู้ยื่นกู้ส่งเอกสารไม่ครบถ้วนตามที่ธนาคารต้องการ เจ้าหน้าที่ก็จะติดต่อขอเพิ่มอีกทำให้ต้องใช้เวลาไปอีกอย่างน้อย 1 สัปดาห์และหากยังไม่ครบอีกก็เสียเวลาไปอีก บางรายต้องเสียเวลาในการขอเอกสารไปมาเกือบ 1 เดือน ทำให้มีผลได้รับเงินกู้ช้าไปและอาจไม่ทันมาใช้หมุนเวียนในกิจการได้ 3. เจรจาต่อรองกับสถาบันการเงินด้วยตนเอง ผู้ประกอบการที่จ้างตัวแทนไปขอเงินกู้อาจจะเสียเวลาและไม่ได้รับสินเชื่อจากธนาคารได้ เพราะธนาคารเองก็ต้องการติดต่อโดยตรงกับผู้ประกอบการเพื่อเสนอเงื่อนไขที่จะเปลี่ยนแปลงวงเงินสินเชื่อหรือหลักประกันได้ 4. ให้ข้อมูลที่ถูกต้องและตรงไปตรงมา ผู้ประกอบการที่ให้ข้อมูลไม่เป็นความจริงมักถูกปฏิเสธจากธนาคาร เช่น แจ้งยอดขายสูงเกินไป, ต้องการวงเงินสินเชื่อที่สูงเกินไป, หรือมีหนี้ถูกดำเนินคดีแล้วก็ไม่แจ้งให้ทราบ การที่ให้ข้อมูลไม่ถูกต้องตามความเป็นจริงมีผลทำให้เป็นธนาคารจะปฏิเสธการพิจารณาสินเชื่อด้วย เนื่องจากปัจจุบันนี้การตรวจสอบข้อมูลเป็นเรื่องง่ายสำหรับธนาคารและยิ่งมีการตรวจสอบข้อมูลจากเครดิตบูโรด้วยแล้ว ทำให้ผู้ประกอบการไม่สามารถปิดบังข้อมูลการค้างชำระหนี้หรือถูกดำเนินคดีได้เลย 5. เตรียมตัวให้ดีในช่วงที่สถาบันการเงินไปสัมภาษณ์หรือเยี่ยมชมสถานประกอบการ เช่น เตรียมสายการผลิตให้พร้อมเพื่อสาธิตการผลิตสินค้าของกิจการ มีห้องประชุมหรือสถานที่นั่งประชุมกันได้ เตรียมคำตอบที่ธนาคารได้ถามทางโทรศัพท์ไว้แล้ว ดูความเรียบร้อยรอบๆของสถานประกอบการอย่าให้สกปรกหรือไม่เป็นระเบียบเพื่อสร้างความประทับใจให้กับเจ้าหน้าที่ธนาคาร 6. ติดตามผลการพิจารณาสินเชื่อเป็นระยะๆ เมื่อธนาคารได้รับเอกสารไปแล้วและได้มาเยี่ยมชมกิจการแล้ว ผู้ประกอบการสามารถสอบถามความเป็นไปได้ในการขอสินเชื่อทันทีในวันที่เยี่ยมชม หากเจ้าหน้าที่สินเชื่อบอกว่าจะไปดำเนินการทำเรื่องขอสินเชื่อให้ก็ควรติดตามเป็นระยะๆ เพื่อกระตุ้นให้เจ้าหน้าที่ดำเนินการให้เร็วขึ้น การติดตามเป็นระยะๆควรใช้วิธีโทรศัพท์สอบถามเจ้าหน้าที่สินเชื่อหรือผู้จัดการมากกว่าการไปพบที่ธนาคารเลย หลังจากการมาเยี่ยมชมสถานประกอบการของเจ้าหน้าที่สินเชื่อแล้ว ทางธนาคารอาจใช้เวลาในการหาข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อจัดทำการวิเคราะห์สินเชื่อและจัดทำรายงานการเสนอขอสินเชื่อให้กับคณะกรรมการอนุมัติสินเชื่อด้วยทำให้ใช้เวลาไปอย่างน้อยประมาณ 1-2 เดือน หากเราติดตามสอบถามความคืบหน้าเป็นระยะคือประมาณสองสัปดาห์ต่อครั้งก็อาจทำให้เร็วขึ้นได้ และเมื่อธนาคารปฏิเสธการให้สินเชื่อโดยไม่อนุมัติวงเงินกู้เลยผู้ประกอบการก็อย่าท้อแท้ใจควรสอบถามเหตุผลการไม่ให้วงเงินสินเชื่อเพราะเป็นสิทธิ์ที่ผู้ขอกู้จะทราบเหตุผลได้ บางครั้งเจ้าหน้าที่ปฏิเสธโดยให้เหตุผลว่าวงเงินสูงมากเกินไปหากเป็นเหตุผลนี้ผู้ประกอบการก็อาจลดขนาดการลงทุนได้หรือปรับให้การลงทุนใช้เงินทุนที่น้อยลงให้เท่ากับวงเงินกู้ที่ธนาคารสามารถให้สินเชื่อได้

กิจการนิติบุคคลที่จดทะเบียนประกอบธุรกิจในประเทศไทย มีหน้าที่ต้องยื่นงบการเงินทุกปีโดยต้องยื่นภายใน 5 เดือนนับจากวันสิ้นรอบบัญชี หากกิจการมีรอบบัญชีตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม - 31ธันวาคม ก็ต้องยื่นงบการเงินภายในวันที่ 31 พฤษภาคม แต่หากกิจการใดที่มีการปิดรอบบัญชีที่แตกต่างไปจากที่กล่าวมาก็ให้ยื่นภายใน 5 เดือนนับจากวันสิ้นรอบบัญชีเช่นกัน กรมสรรพากรได้กำหนดไว้ว่า ธุรกิจ SMEs ที่เป็นนิติบุคคล คือ ห้างหุ้นส่วนจำกัด ห้างหุ้นส่วนสามัญ และบริษัทจำกัด ที่มีทุนจดทะเบียนไม่เกิน 5 ล้านบาทและมียอดขายหรือรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาท ก็มีหน้าที่ต้องยื่นงบการเงินเช่นกัน ผู้ประกอบการ SMEs หลายรายมักเข้าใจผิดว่าหากธุรกิจได้จดทะเบียนนิติบุคคลแล้วแต่ยังไม่ได้ทำธุรกรรมใดๆก็ไม่จำเป็นต้องปิดและยื่นงบการเงิน ซึ่งเป็นการเข้าใจผิดอย่างมากเพราะในความเป็นจริงแล้วนิติบุคคลทุกรายมีหน้าที่ต้องยื่นงบการเงินให้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าไม่ว่าจะมีการขายหรือไม่ได้มีการขายเกิดขึ้นก็ตาม หากไม่ยื่นตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ก็จะถูกปรับและอัตราการปรับจะเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆหากเลยกำหนดการยื่นตั้งแต่ 2 เดือนขึ้นไป ดังนั้นขอให้ผู้ประกอบการเอาใจใส่ที่จะติดตามผู้จัดทำบัญชีหรือบริษัทรับทำบัญชีที่มีหน้าที่รับผิดชอบการปิดและยื่นงบการเงินของกิจการตนเองด้วย ในปัจจุบันการยื่นงบการเงินมีความแตกต่างไปจากอดีตมาก เพราะกรมพัฒนาธุรกิจการค้าได้ออกประกาศหลักเกณฑ์ในการยื่นงบการเงินใหม่ตั้งแต่ปี 2559 โดยให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชียื่นงบการเงินทางอีเล็กทรอนิกส์ (DBD e-Filing) โดยไม่ต้องยื่นงบการเงินด้วยตนเองหรือนำส่งทางไปรษณีย์ และหากผู้ยื่นงบการเงินมายื่นด้วยตัวเองหรือนำส่งทางไปรษณีย์ตามระยะเวลที่กำหนดก็ยังต้องมายื่นงบการเงินผ่านทางอิเล็กทรอนิกส์อีกครั้งภายใน 30 วันเช่นกัน ฉะนั้นเราควรยื่นงบการเงินทางอิเล็กทรอนิกส์เลยในครั้งเดียวจะได้ไม่ต้องยื่นงบการเงินถึงสองครั้ง การยื่นงบการเงินของนิติบุคคล SMEs ระหว่างบริษัทและห้างหุ้นส่วนมีความแตกต่างกันดังนี้ สำหรับวิธีการยื่นงบการเงิน และการส่งเอกสารประกอบการยื่นงบการเงินนั้น กรมพัฒนาธุรกิจการค้าได้เขียนรายละเอียดไว้ในคู่มือการนำส่งงบการเงินประจำปี 2559 (ปีปัจจุบัน) ซึ่งผู้สนใจจะอ่านรายละเอียดนี้สามารถดาวน์โหลดได้ ที่นี่ เจ้าของกิจการนิติบุคคลต้องพึงระวัง เรื่องการไม่ยื่นงบการเงินติดต่อกันนานเกินสามปีเพราะอาจถูกกรมพัฒนาธุรกิจการค้าประกาศขีดชื่อออกจากทะเบียนและกลายเป็นนิติบุคคลสิ้นสภาพไป ทำให้กิจการไม่สามารถดำเนินธุรกิจได้อีก ปัญหาของการยื่นงบการเงินไม่ได้ของนิติบุคคล SMEs มีดังนี้ ผู้รับจ้างหรือบริษัทรับทำบัญชีปิดตัวไปหรือหาตัวไม่พบทำให้เอกสารทางบัญชีหายไปด้วย มีการเปลี่ยนผู้จัดทำบัญชีหรือผู้สอบบัญชีอนุญาตรายใหม่ทำให้เอกสารต่างๆสูญหายจากผู้จัดทำบัญชีรายเดิม ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตยังไม่ยอมลงนามตรวจสอบให้ กิจการมีการค้างไม่ชำระเงินค่าทำบัญชีทำให้ผู้รับทำบัญชีไม่ยอมส่งงบการเงินให้ มีรายการทางบัญชีบางรายการที่ตกลงกับผู้สอบบัญชีรับอนุญาตหรือผู้จัดทำบัญชีไม่ได้ทำให้ปิดงบการเงินไม่ได้ บริษัทรับทำบัญชีถูกดำเนินคดีและถูกยึดทรัพย์ทำให้เอกสารบัญชีของกิจการสูญหายไป จากปัญหาที่กล่าวมาข้างต้น ส่วนใหญ่เป็นปัญหาของเอกสารทางบัญชีและการว่าจ้างผู้จัดบัญชี ดังนั้นกิจการควรเก็บเอกสารทางบัญชีไว้ที่สำนักงานตนเองไม่ควรให้บริษัทรับทำบัญชีเก็บเพราะจะเกิดปัญหาสูญหายได้ สำหรับการว่าจ้างผู้จัดทำบัญชีหรือบริษัทรับทำบัญชีควรสอบถามจากผู้มีประสบการณ์ในธุรกิจเดียวกันเพราะผู้ทำบัญชีแต่ละรายก็จะเก่งเฉพาะธุรกิจที่ตนถนัดปิดบัญชีเท่านั้น การสอบถามเพื่อตรวจสอบผู้ทำบัญชีจะเป็นการลดความเสี่ยงในการยื่นงบการเงินได้ และหากกิจการยังเผชิญกับปัญหาผู้รับทำบัญชียื่นงบการเงินล่าช้าเกือบทุกปีก็ควรพิจารณาเปลี่ยนผู้ทำบัญชีรายใหม่เพราะการยื่นงบการเงินไม่ได้ตามเวลาที่กำหนดนั้นนอกจากจะถูกปรับเป็นเงินแล้วยังเป็นถูกดำเนินคดีอาญาได้อีกด้วย

เจ้าหนี้การค้าคือ เงินที่กิจการค้างชำระค่าสินค้าหรือบริการที่ได้ซื้อมาเพื่อขายหรือผลิตตามปกติ เจ้าหนี้เหล่านี้เป็นบริษัทหรือบุคคลที่เขาให้เครดิตการค้าเรานั่นเอง เนื่องจากการแข่งขันที่สูงผู้ขายสินค้าหรือ supplier ที่เราซื้อสินค้าเป็นประจำก็อยากให้เครดิตเพื่อจูงใจให้เป็นลูกค้าประจำระยะเวลาการให้เครดิตมักจะประมาณ 1-3 เดือน ในช่วงเวลาที่เรายังไม่ได้ชำระเงินให้กับsupplier รายใดเราจะบันทึกบัญชีว่าเขาเป็นเจ้าหนี้การค้าเรา การได้เครดิต(ซื้อเชื่อ)จากเจ้าหนี้การค้าดีกว่าการได้เงินกู้ระยะสั้นจากธนาคารเพราะเครดิตจากเจ้าหนี้การค้าไม่มีดอกเบี้ยเลยแต่การกู้เงินอย่างไรก็ต้องเสียดอกเบี้ยแน่นอน หากกิจการใดที่มีการซื้อขายกับผู้ขายวัตถุดิบ (supplier)จำนวนมากจำเป็นต้องบริหารจัดการให้ดีเพื่อไม่ให้มีปัญหาขาดสภาพคล่องเพราะต้องจ่ายเงินพร้อมกันและปัญหาต้องเสียเครดิตทางการค้ากับเจ้าหนี้ด้วย การบริหารจัดการเจ้าหนี้การค้าควรบริหารจัดการในเรื่องดังนี้ 1. สร้างระบบเจ้าหนี้การค้าเพื่อควบคุมการชำระเงิน กิจการขนาดกลางควรมีระบบบัญชีเจ้าหนี้เพื่อบริหารจัดการหนี้ที่ต้องชำระให้มีประสิทธิภาพโดยระบบนี้อยู่ในเป็นระบบโปรแกรมสำเร็จรูปของบัญชี ระบบนี้จะเชื่อมต่อตั้งแต่การจัดซื้อจนได้รับสินค้าซึ่งจะมีการบันทึกถึงระยะเวลาของเจ้าหนี้แต่ละรายที่มีกำหนดชำระเพื่อเตือนทางบัญชีให้เตรียมเช็คชำระเงิน นอกจากนั้นแล้วระบบเจ้าหนี้ยังเก็บประวัติรายการซื้อขายของเจ้าหนี้แต่ละรายรวมทั้งราคาที่จัดซื้อแต่ละครั้งทำให้ช่วยในการวางแผนการจัดซื้อและชำระเงินได้ สำหรับกิจการเล็กไม่มีระบบบัญชีโปรแกรมสำเร็จรูปก็ออกแบบบัญชีเจ้าหนี้การค้าเองด้วยการใช้ Excel ในการออกแบบตารางเพื่อควบคุมการชำระเงินและแยกเจ้าหนี้แต่ละรายได้ 2. กำหนดนโยบายการชำระเงินกับ Suppliers กิจการที่เป็นนิติบุคคลควรวางนโยบายการวางบิลและจ่ายเงินแก่ผู้ขายสินค้า, ขายวัตถุดิบและผู้ขายของให้บริษัททุกรายจะต้องวางบิลได้เดือนละ 2 ครั้งโดยกำหนดวันที่วางบิลแน่นอน และกำหนดวันรับเช็คที่วางบิลเดือนละ 2 ครั้งเช่นกันอาจเป็นคนละวันกับวันวางบิลหรือเป็นวันเดียวกันก็ได้ เหตุผลที่ต้องกำหนดวันที่ชัดเจนก็เพื่อพนักงานบัญชีการเงินไม่ต้องทำงานทุกวันในการรับวางบิลหรือจ่ายเช็ค ส่วนวันที่ชำระเช็คก็ให้กำหนดเพียง 2 ครั้งต่อเดือนก็พอเพื่อให้กิจการวางแผนการจัดหาเงินได้ง่ายเพราะถ้ามีการจ่ายเงินทุกวันก็จะเป็นปัญหาการหาเงินทุนมาหมุนเวียนไม่ทัน 3. การกำหนดวันที่ชำระเงินที่ทำให้กิจการไม่มีปัญหาขาดสภาพคล่อง ควรชำระเช็คเพียงเดือนละ 2 ครั้งและเลือกวันที่อยู่ช่วงเวลาที่กิจการจะได้รับเงินจากลูกหนี้การค้าหรือเป็นช่วงที่ไม่ต้องมีภาระการชำระค่าใช้จ่ายมากนัก การกำหนดวันชำระเงินหรือวันรับเช็คของผู้ขายไม่ควรตรงกับวันที่กิจการต้องชำระเงินจำนวนมาก เช่นวันที่จ่ายเงินเดือนหรือค่าแรงงาน, วันที่ต้องจ่ายค่าไฟฟ้าควรเลือกวันที่กิจการมีเงินสดหรือช่วงเวลาที่ขายดีของเดือนเพื่อจะได้ไม่มีปัญหาขาดสภาพคล่องด้วย 4. เจรจาต่อรองกับเจ้าหนี้การค้าเมื่อมีโอกาสที่จะได้เครดิตเทอมที่ยาวขึ้น การที่กิจการได้รับเครดิตเทอมที่ยาวขึ้นก็จะทำให้มีสภาพคล่องที่ดีขึ้น หากซื้อขายกันไปเรื่อยๆเจ้าของกิจการหรือผู้บริหารก็ควรขอเงื่อนไขที่ดีขึ้นไปเรื่อยๆ เช่นเคยได้รับเครดิตเทอมนาน 1 เดือนก็อาจขอเพิ่มเป็นนาน 45 วันเป็นต้น สำหรับการขอส่วนลดเงินสดจากเจ้าหนี้การค้าก็ควรขอเมื่อกิจการมีเงินสดเหลือโดยการใช้วิธีเจรจาต่อรองว่าหากกิจการจะจ่ายสดทันทีเมื่อซื้อของรอบนี้จะช่วยลดให้อีก 2% ได้ไหมเพราะจะทำให้ต้นทุนสินค้าลดลงด้วย 5. วางแผนการชำระเงินให้กับเจ้าหนี้การค้า ให้มีระยะเวลาที่ยาวกว่าการให้เครดิตเทอมลูกหนี้การค้า กิจการใดที่ได้เครดิตเทอมจากเจ้าหนี้ยาวกว่าให้เครดิตเทอมลูกหนี้จะทำให้ไม่ต้องหาเงินทุนหมุนเวียนมาใช้และยังไม่มีต้นทุนดอกเบี้ยสำหรับการกู้เงินเพื่อมาหมุนเวียนด้วย ยกตัวอย่างธุรกิจปุ๋ย มักจะได้เครดิตเทอมจากผู้ขายประมาณ 6 เดือนเมื่อขายสินค้าให้เกษตรกร หรือเจ้าของสวน ซึ่งมีเครดิตให้ไม่เกิน 45 วันทำให้ไม่ต้องจัดหาเงินทุนหรือเงินกู้มาใช้ในการซื้อสินค้าเลยหากวางแผนการขายให้มีสินค้าคงคลังที่เหมาะสมไม่มากเกินไปจะทำให้มีกำไรสูงขึ้น ดังนั้นผู้ประกอบการควรเจรจาขอเครดิตเทอมจากเจ้าหนี้การค้าให้ใกล้เคียงกับระยะเวลาที่ต้องให้เครดิตลูกหนี้เพื่อรักษาสภาพคล่องและลดความเสี่ยงด้วย การบริหารเจ้าหนี้การค้าไม่ใช่การต่อรองจนไม่ชำระหนี้ และเสียเครดิตทางการค้าในที่สุด หลายคนบอกว่าให้จ่ายหนี้ให้ช้ารับหนี้ให้เร็วถึงจะดีแต่การจ่ายหนี้ให้ช้าอาจไม่ใช่วิธีรักษาเครดิตการค้าก็ได้เพราะจะกลายเป็นมีชื่อเสียงว่าเป็นคนเหนียวหนี้ไม่ยอมชำระ เมื่อผู้ขายใหม่ทราบถึงมีพฤติกรรมเหนียวหนี้นี้แล้วก็อาจจะขายในราคาที่แพงขึ้นก็ได้จึงควรจ่ายหนี้ให้ตรงเวลาแต่ใช้การเจรจาต่อรองขอเครดิตเทอมที่ยาวขึ้นจะดีกว่า

การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility study) คือกระบวนการรวบรวมข้อมูลรอบด้านและนำข้อมูลเหล่านั้นมาวิเคราะห์เพื่อประกอบการตัดสินใจก่อนการลงทุนหรือเริ่มต้นธุรกิจใหม่ การศึกษาความเป็นไปได้มักจะจัดทำขึ้นสำหรับการลงทุนในโครงการใหญ่ๆโดยเฉพาะโครงการอสังหาริมทรัพย์ เช่นโครงการสร้างคอนโดมิเนียม โรงแรม หมู่บ้านจัดสรร นอกจากโครงการอสังหาริมทรัพย์แล้วธุรกิจที่ต้องใช้เงินลงทุนจำนวนมากก็ต้องจัดทำด้วย เช่นธุรกิจขุดเจาะน้ำมัน สร้างโรงงานอุตสาหกรรมขนาดใหญ่ โรงงานผลิตไฟฟ้าและพลังงาน ซึ่งโครงการระดับใหญ่ๆเหล่านี้มักต้องมีการป้องกันความเสี่ยง การจัดทำการศึกษาความเป็นไปได้ก็เพื่อลดความเสี่ยงนั่นเอง เพราะการลงทุนมีความเสี่ยงทั้งสิ้นผู้ประกอบการใหม่ที่จะเริ่มธุรกิจควรมีการศึกษาความเป็นไปได้ก่อนการลงทุนทุกครั้งบเพราะนอกจากช่วยลดความเสี่ยงแล้วยังเป็นการวางแผนงานไปด้วย การวางแผนและศึกษาความเป็นไปได้ของธุรกิจมีขั้นตอนง่ายๆดังนี้ 1. การคิดริเริ่มธุรกิจใหม่หรือลงทุนในการขยายธุรกิจให้ใหญ่ขึ้น 2. การเสาะหาโอกาสในการเริ่มธุรกิจใหม่หรือลงทุนใหม่ 3. การศึกษาความเป็นไปได้ของธุรกิจ 4. การศึกษาความเป็นไปได้ด้วยการจัดทำประมาณการทางการเงินเพื่อตัดสินใจลงทุน เมื่อผู้ประกอบการมีแนวคิดในการลงทุนในธุรกิจใหม่ ก็ควรเริ่มต้นหาข้อมูลเพื่อให้ทราบว่าธุรกิจที่จะลงทุนนั้นมีโอกาสมากน้อยเพียงใด ด้วยการสอบถามและวิเคราะห์ข้อมูลทั้งหมดที่หาได้ ยกตัวอย่างผู้ประกอบการรายหนึ่งชื่อคุณกฤษณะเขามีแนวคิดอยากเริ่มธุรกิจใหม่ทดแทนธุรกิจเดิมที่เริ่มขายไม่ดีแล้ว จึงไปสอบถามคนรู้จัก เพื่อน ญาติ หน่วยงานต่างๆว่าควรทำธุรกิจอะไรดี ส่วนวใหญ่ตอบว่าทำธุรกิจอาหารสิ คุณกฤษณะจึงตัดสินใจว่าจะเริ่มทำธุรกิจประเภทอุตสาหกรรมอาหารแปรรูปเพราะขายได้ทั้งในประเทศและยังส่งออกไปต่างประเทศได้ด้วย เพราะอาหารถือว่าเป็นปัจจัยสี่ที่มนุษย์ขาดไม่ได้ คุณกฤษณะจึงเริ่มเสาะหาโอกาสในการเริ่มต้นธุรกิจอาหาร ซึ่งในช่วงปี 2555-2558 มีทัวร์จีนมาประเทศไทยเป็นจำนวนมากและคนจีนก็ชอบกินทุเรียนไทยมากเช่นกัน คุณกฤษณะได้ไปสอบถามผู้ขายทุเรียนส่งออกไปประเทศจีนเพื่อขอข้อมูลเรื่องทุเรียนแปรรูป ผู้ขายรายนี้เป็นผู้ผลิตทุเรียนฟรีซดรายและเป็นผู้ผลิต OEM (ผู้รับจ้างผลิตสินค้าให้เจ้าของแบรนด์ใหญ่ๆ) เมื่อไปพบและเยี่ยมชมโรงงานทำให้มีแนวคิดที่จะเริ่มต้นธุรกิจผลิตทุเรียนฟรีซดรายโดยจะเริ่มรับจ้างผลิตจากบริษัทใหญ่ๆที่ส่งออกทุเรียนแปรรูปไปประเทศจีนก่อน คุณกฤษณะจึงได้เริ่มต้นศึกษาความเป็นไปได้ของธุรกิจ ดังนั้นผู้ประกอบการที่จะเริ่มต้นธุรกิจใหม่ควรหาโอกาสทางธุรกิจก่อนด้วยการจัดทำการศึกษาความเป็นไปได้เพื่อไม่ต้องหาข้อมูลหลายครั้งในการทำธุรกิจ การศึกษาความเป็นไปได้ จะต้องศึกษาให้ครบทั้ง 5 ด้านก่อน การตัดสินใจสุดท้ายที่มาจัดทำ Financial feasibility study (การศึกษาความเป็นไปได้จากการประมาณการทางการเงิน) 1. ด้านเทคนิค เราควรศึกษาในเรื่องเหล่านี้ - สินค้าที่ผลิตออกมามีความแปลกใหม่หรือมีนวัตกรรมหรือไม่ มีคุณภาพ มีความอร่อยและเป็นไปตามมาตรฐานหรือไม่ สะอาดปลอดภัยหรือไม่ - กระบวนการผลิตเป็นอย่างไรบ้างต้องมีเครื่องจักร เครื่องมือ ผังงาน ปริมาณการผลิตวันละเท่าไหร่ เทคนิคในการผลิตมีไหม มีทำเลที่ตั้งที่เหมาะสมกับการจัดหาวัตถุดิบหรือไม่ ระบบน้ำและระบบไฟฟ้าเป็นอย่างไร - ระเบียบ กฎเกณฑ์และข้อบังคับเรื่องผลิตภัณฑ์และโรงงานมีมากเพียงใด จำเป็นต้องขอมาตรฐานการผลิตอะไรบ้าง 2. ด้านตลาด เราควรศึกษาในเรื่องเหล่านี้ - ศึกษาเรื่องศักยภาพของผลิตภัณฑ์ของเราในตลาดว่ามีกลุ่มลูกค้าเป้าหมายหรือไม่ มีพฤติกรรมการซื้ออย่างไร ช่องว่างทางตลาดกว้างหรือไม่ ช่องทางการจำหน่ายเป็นอย่างไร - จัดทำการวิจัยและสำรวจตลาดของผลิตภัณฑ์เพื่อดูความเป็นไปได้ทางการตลาดด้วย 3. ด้านการเงิน เราควรศึกษาในเรื่องเหล่านี้ - จำนวนเงินที่ต้องลงทุนทั้งในทรัพย์สินถาวรและทรัพย์สินหมุนเวียน - การจัดหาแหล่งเงินทุนและต้นทุนทางการเงิน -การจัดทำประมาณการรายได้และค่าใช้จ่าย - การจัดทำประมาณการกระแสเงินสดเพื่อใช้ในการตัดสินใจทางการเงิน 4. ด้านการบริหารจัดการ เราควรศึกษาเรื่องความสามารถทั้งขององค์กรและผู้บริหารว่ามีศักยภาพด้านการบริหารจัดการมากน้อยเพียงใด รวมทั้งการบริหารงานด้านบุคลากรด้วย 5. ด้านการแข่งขัน เราควรศึกษาว่าธุรกิจของเราจะมีศักยภาพในการแข่งขันกับคู่แข่งขันรายเดิมในตลาดหรือไม่และแข่งขันกับคู่แข่งรายใหม่ๆที่จะเข้ามาตลาดได้ไหม หากผู้ประกอบการที่จะเริ่มธุรกิจใหม่ หรือจะสร้างโรงงานใหม่เพื่อขยายการผลิตได้มีการศึกษาความเป็นไปได้ของธุรกิจเรียบร้อยแล้วตามขั้นตอนที่กล่าวมาแล้ว ก็ทำให้ธุรกิจได้ลดความเสี่ยงในการดำเนินธุรกิจแล้วและยังมองเห็นจุดอ่อนที่ต้องแก้ไขได้อีก ซึ่งทำให้ผู้ประกอบการสามารถได้ข้อมูลเพิ่มเติมในขณะที่กำลังหาข้อมูลต่างๆเพื่อไปใช้ในการศึกษาความเป็นไปได้นั้นเอง การศึกษาความเป็นไปได้จะทำให้เราพอจะทราบได้ว่าธุรกิจที่จะทำน่าลงทุนหรือไม่ และทำให้เราทราบไปด้วยว่ามีการแข่งขันในตลาดมากเพียงใด บางครั้งเราอาจไม่ต้องศึกษาไปถึงขั้นของ การจัดทำประมาณการทางการเงิน เราก็พอทราบแล้วธุรกิจนี้น่าลงทุนถ้าเงินลงทุนนั้นไม่สูงมากนักเนื่องจากเงินลงทุนจำนวนน้อยความเสี่ยงก็น้อยตามไปด้วย

ผู้ประกอบการที่จะตัดสินใจในการลงทุน ควรผ่านขั้นตอนการวิเคราะห์และศึกษาความเป็นไปได้ในการลงทุนเสียก่อน ที่จะเลือกและตัดสินใจในโครงการที่ตนมั่นใจ เพราะการลงทุนมีความเสี่ยงทั้งนั้น การ ตัดสินใจลงทุนควรใช้ข้อมูลทั้งในเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณ ในเชิงคุณภาพจะประกอบไปด้วยข้อมูลเรื่องการตลาด เทคโนโลยี เศรษฐกิจ บุคลากร การจัดการ กฏหมายและระเบียบข้อบังคับต่างๆ สำหรับการตัดสินใจในเชิงปริมาณก็จะดูตัวเลขจากตัวชี้วัดด้านการเงิน 4 ตัวชี้วัด, ค่าReturn on investment, Return on asset, มีการจัดทำ sensitivity study, cost of risk, Break even analysis และดูข้อมูลสถิติต่างๆด้านตลาดด้วย ยิ่งเงินลงทุนจำนวนมากการตัดสินใจยิ่งยาก จึงต้องใช้เครื่องมือและเทคนิคต่างๆให้มากเพื่อลดความเสี่ยงในการขาดทุน เมื่อการจัดทำตัวเลขต่างๆและผลการวิเคราะห์ออกมาไม่น่าพอใจก็ควรหยุดการลงทุนหรือชะลอการลงทุนเพื่อหาข้อมูลใหม่หรือเปลี่ยนโครงการไปลงทุนในธุรกิจอื่นแทน หลายคนที่วิเคราะห์ตัวเลขออกมาแล้วพบว่าผลตอบแทนการลงทุนต่ำก็ยังคงจะลงทุนเพราะไม่รู้ว่าจะทำธุรกิจอะไรดี สุดท้ายก็ต้องเลิกกิจการไปและเสียเงินลงทุนไปหมดเพราะบอกว่าอยากทำไม่อยากคิดอะไรมาก การลงทุนแบบนี้อาจทำได้ถ้าคุณเป็นเศรษฐีแต่หากลงทุนหลายครั้งแล้วยังขาดทุนเรื่อยๆอาจกลายเป็นยาจกในวันข้างหน้าก็ได้ ขั้นตอนการตัดสินใจในการลงทุน 1. ศึกษาและรวบรวมข้อมูลการลงทุน 2. ประมาณกระแสเงินสดที่เกี่ยวข้อง 3. กำหนดอัตราผลตอบแทนขั้นต่ำที่ต้องการ 4. เลือกเครื่องมือที่จะใช้วิเคราะห์ 5. ตัดสินใจเลือกหรือปฏิเสธ 6. ติดตามและประเมินผลการลงทุน การตัดสินใจลงทุนจำเป็นต้องมีการจัดทำประมาณการเงินสดรับและค่าใช้จ่ายของโครงการตลอดระยะเวลาที่เราจัดทำประมาณการด้วย โดยทำประมาณการ(พยากรณ์)ให้เป็นกระแสเงินสดสุทธิ(รายรับหักรายจ่าย)เพื่อนำมาประเมินค่าของโครงการโดยเปรียบเทียบกับตัวชี้วัดที่นิยมใช้ในการตัดสินใจทางการเงิน 4 ตัวชี้วัดในการที่จะรับหรือปฏิเสธการลงทุนในโครงการหรือธุรกิจได้ วิธีที่นิยมนำมาการประเมินค่าโครงการหรือการลงทุนมี 4 ตัวชี้วัดนี้คือ 1. ระยะเวลาการคืนทุน (Payback period) 2. มูลค่าปัจจุบันสุทธิ (Net present value หรือ NPV) 3. อัตราผลตอบแทนต่อการลงทุน (Internal rate of return หรือ IRR) 4. ดัชนีกำไร (Profitability index) ระยะเวลาการคืนทุน หรือ Payback period คือ การหาระยะเวลาที่จะได้เงินสดรับเท่ากับเงินลงทุน สมมติเราลงทุนไปสองล้านและเราได้กำไรจากการลงทุนทุกเดือนๆละ 100,000 บาท การคำนวณคือเงินลงทุนเริ่มแรกหารด้วยเงินสดรับเฉลี่ยต่อปี เราก็สามารถหาค่าระยะเวลาได้ว่าเมื่อครบ 20 เดือนเราก็ได้เงินคืนเท่ากับเงินลงทุนครั้งแรกแล้ว การหาค่าระยะเวลาการคืนทุนนี้จะไม่คำนึงถึงเรื่องของเวลาจึงไม่ได้นำเงินอนาคตมาหามูลค่าเงินปัจจุบัน มูลค่าปัจจุบัน (Net present value หรือ NPV) เรามักได้ยินคนถามกันบ่อยๆว่าการลงทุนนี้มีค่า NPVเท่าใด นักลงทุนมักจะนิยมการคำนวณหาค่านี้เพราะการหาค่า NPV คือการนำมูลค่าของเงินสดรับสุทธิในอนาคตมาคิดเป็นมูลค่าปัจจุบันแล้วเปรียบเทียบกับเงินลงทุนเริ่มแรกว่าเป็นอย่างไร NPV มีค่าเป็นบวกถึงจะลงทุน NPV มีค่าเป็นลบ จะไม่ลงทุน การคำนวณหาค่า NPV จะคำนึงถึงค่าของเงินกับเวลาด้วย เพราะเงินจำนวน 1 ล้านใน 3 ปีข้างหน้าจะไม่เท่ากับเงินจำนวน 1 ล้านในปัจจุบัน เราจึงนำเงิน 1 ล้านใน 3 ปีข้างหน้ามาคำนวณหาค่าปัจจุบันทำให้เงิน 1 ล้านนั้นไม่ถึงเงิน 1 ล้านในปัจจุบันแน่นอน เหตุผลเพราะหากเรานำเงินปัจจุบันจำนวน 1 ล้านบาทไปลงทุนหรือฝากไว้ที่ธนาคารก็จะได้อัตราผลตอบแทนเป็นดอกเบี้ยซึ่งเมื่อครบ 3 ปีก็จะมีมูลค่าเพิ่มมากขึ้นกว่าหนึ่งล้านบาทอย่างแน่นอน การคำนวณหาค่า NPVในปัจจุบันนี้ง่ายมากเพราะในโปรแกรมของ Excel มีสูตรหาค่า NPV ให้เรานำคำนวณได้เพียงแต่คุณต้องประมาณการว่าธุรกิจหรือโครงการที่คุณจะลงทุนนั้นมีเงินสดรับสุทธิแต่ละปีเท่าใด (เงินสดรับสุทธิคือรายได้ที่เป็นเงินสดหักค่าใช้จ่ายที่เป็นเงินสดแล้ว) อัตราผลตอบแทนต่อการลงทุน (Internal rate of return หรือ IRR) เป็นการหาค่าของผลตอบแทนการลงทุนในรูปของเปอร์เซ็นต์ เพื่อทราบว่าโครงการที่จะลงทุนให้ผลตอบแทนมากหรือน้อยเท่าใดเมื่อนำมาเปรียบเทียบกับผลตอบแทนขั้นต่ำที่ต้องการหรือค่าของทุนที่เราตั้งไว้นั่นเอง เช่นเราตั้งอัตราผลตอบแทนที่น่าลงทุนไว้ร้อยละ 15 แต่เมื่อได้จัดทำประมาณการเงินสดรับสุทธิให้เป็นเงินปัจจุบันแล้วนำไปเทียบกับเงินลงทุนได้อัตราผลตอบแทนน้อยกว่าร้อยละ 15 เราก็อาจปฏิเสธการลงทุนได้เพราะผลตอบแทนที่ได้รับต่ำกว่าอัตราส่วนที่เราต้องการนั่นเอง การหาค่า IRR ก็คล้ายกับการหาค่า NPV คือต้องหาค่าว่าเงินสดรับในอนาคตเป็นเงินสดในปัจจุบันเช่นกันแต่การหาค่า IRR จะอยู่ในรูปของเปอร์เซนต์ในขณะที่ค่า NPV จะอยู่ในรูปของตัวเงินที่หักลบกับเงินลงทุนแล้ว ค่า IRR จะเป็นค่าเดียวเท่านั้นในรูปของเปอร์เซนต์แต่ค่า NPV จะมีหลายค่าขึ้นอยู่อัตราค่าของเงินลงทุนที่เรานำไปคำนวณ บางครั้งในโครงการเดียวกันผู้ประกอบการบางรายต้องการผลตอบแทน IRR แค่ร้อยละ 8 แต่สำหรับบางรายต้องการสูงถึงร้อยละ 15 ก็ได้ ทำให้เวลาคำนวณมีการแทนค่าอัตราผลตอบแทนที่ต่างกัน รายที่ต้องการร้อยละ 8 อาจจะลงทุนเพราะ NPV มีค่าเป็นบวก ในขณะรายที่ต้องการอัตราผลตอบแทนร้อยละ 15 และค่าของ NPV เป็นลบรายนั้นก็อาจปฏิเสธไม่ลงทุนก็ได้ แต่หากทั้งสองรายได้หาค่าของ IRR และพบว่าได้รับผลตอบแทนการลงทุนร้อยละ 13 ซึ่งค่า IRR จะมีเพียงค่าเดียวเท่านั้น รายที่ต้องการผลตอบแทนร้อยละ 15 ก็อาจพิจารณาเปลี่ยนใจใหม่ที่จะลงทุนก็ได้ ดังนั้น ถ้า IRR มีค่ามากกว่าอัตราผลตอบแทนที่เราตั้งไว้ก็ลงทุนได้ ถ้า IRR มีค่าน้อยกว่าอัตราผลตอบแทนที่เราตั้งไว้ก็ไม่ลงทุน สูตรการคำนวณ IRR ดัชนีกำไร (Profitability index) คือการหาอัตราส่วนระหว่างมูลค่าปัจจุบันของกระแสเงินสดรับสุทธิซึ่งคาดว่าจะได้รับในโครงการมาหารกับมูลค่าปัจจุบันของเงินสดจ่ายที่ลงทุนครั้งแรกในโครงการ หากมีค่ามากกว่าหนึ่งและมีค่าสูงมากก็แสดงว่าได้ผลตอบแทนกลับมาเกินหนึ่งเท่า เช่นมีค่าเป็น 2 ก็แสดงว่าเงินลงทุน 1 บาทในครั้งแรกได้รับผลตอบแทนมาเป็น 2 บาทนั่นเอง ก็แปลว่ามีกำไรถึง 100% ถ้าดัชนีกำไรมีค่ามากกว่า 1 ถึงจะลงทุน ถ้าดัชนีมีค่าน้อยกว่า 1 ก็ไม่ลงทุน ผู้ประกอบการที่ไม่มีความรู้ด้านการเงินก็อาจจะไม่ทราบจะคำนวณหาค่าตัวชี้วัดเหล่านี้อย่างไร ทาง BSC ได้จัดทำตารางให้คุณกรอกตัวเลขประมาณการรายรับสุทธิ (กำไรจากการขายหักค่าใช้จ่าย) ให้คุณใส่ในช่องสีเหลือง รวมทั้งให้ใส่ค่าผลตอบแทนที่ต้องการสำหรับเงินลงทุนครั้งแรกของคุณโดยจำเป็นต้องใส่เป็นตัวเลขติดลบเสมอ เพราะถือว่าเป็นเงินที่จ่ายออกเพื่อนำมาคำนวณหาค่าตัวชี้วัดเหล่านี้ได้ การจัดทำประมาณการนี้จะมีระยะเวลาโครงการลงทุน 5 ปี หากค่าที่คำนวณออกมาได้เท่าใดให้นำมาเปรียบเทียบกับค่าที่ควรลงทุนได้ในบทความข้างบน คุณสามารถดาวน์โหลด ตารางการคำนวณหาค่าตัวชี้วัด ที่นี่ เพื่อนำมาตัดสินใจในการลงทุนต่อไป

ตัวชี้วัดความสำเร็จของงาน (Key performance indicator) หรือมักเรียกกันสั้นๆว่า KPI คือดัชนีชี้วัดผลงานหรือความสำเร็จของงานโดยแสดงให้เห็นเป็นตัวเลขที่วัดได้โดยพนักงานงานต้องทำให้ได้ตามตัวชี้วัดที่กำหนดเขาจะประสบความสำเร็จหรือล้มเหลวในการทำงานก็ใช้ตัวชี้วัดนี้ การกำหนดตัวชี้วัดความสำเร็จนี้มักกำหนดออกมาเป็นทั้งจำนวนเงิน, จำนวนรายลูกค้าและเป็นจำนวนเปอร์เซ็นต์ที่แสดงถึงอัตราส่วนต่อยอดขาย ในยุคปัจจุบันเจ้าของกิจการและผู้บริหารให้ความสนใจในการตั้ง KPI มากขึ้นเพื่อใช้ในการวัดผลการดำเนินงานหรือผลการทำงานของพนักงานI การใช้ KPI นี้ถือเป็นเทคนิควิธีการหนึ่งที่นิยมนำมาใช้ในวัดผลการทำงานและวัดประสิทธิภาพของงาน ผู้บริหารกำหนดตัวชี้วัดความสำเร็จตามเรื่องที่เห็นว่ามีความสำคัญต่อกิจการและจะกำหนดขึ้นเป็นเป้าหมายในการทำงานของพนักงานทุกฝ่ายรวมทั้งใช้ KPI ในการพิจารณาเงินเดือน, การให้รางวัลและการเลื่อนตำแหน่งงานของพนักงานด้วย ตัวชี้วัดความสำเร็จที่นิยมกันในธุรกิจ SME ที่กำหนดขึ้นเป็นเป้าหมายของฝ่ายขายมีหลักๆดังนี้ 1. ยอดขายเพิ่มขึ้น มีการกำหนดทั้งเป็นจำนวนเงินและเป็นอัตราส่วนต่อยอดขายเดิม 2. จำนวนลูกค้ารายใหม่ที่เพิ่มขึ้น มีการกำหนดเป็นจำนวนราย 3. จำนวนจุดขายหรือช่องทางการจัดจำหน่ายที่เพิ่มขึ้น มีการกำหนดเป็นจำนวนจุดหรือจำนวนช่องทาง 4. จำนวนสินค้า มีการกำหนดเป็นจำนวนชิ้น 5. จำนวนข้อร้องเรียนที่ลดลง มีการกำหนดเป็นสัดส่วนจากข้อร้องเรียนเดิม 6. ยอดกำไรที่เพิ่มขึ้น มีการกำหนดเป็นทั้งจำนวนเงินและอัตราส่วนต่อยอดขาย การกำหนดตัวชี้วัดจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องระบุเป็นตัวเลขเพราะการวัดผลจะมีความชัดเจนขึ้น หากถูกกำหนดเป็นวัตถุประสงค์ก็จะวัดผลยากขึ้นเช่น การกำหนดเป้าหมายว่าให้ลูกค้ามีความพึงพอใจมากต่อสินค้าทำให้ฝ่ายขายไม่สามารถวัดความพึงพอใจว่าเท่าไรถึงเรียกว่ามาก หากกำหนดว่าลูกค้าร้อยละ 80 ของลูกค้าทั้งหมดมีความพึงพอใจในสินค้าที่ได้รับ การกำหนดเป็นตัวเลขลักษณะนี้ก็สามารถทำการสำรวจหรือโทรไปสอบถามความพึงพอใจได้เช่นมีลูกค้าจำนวน 100 รายเมื่อโทรไปสอบถามความพอใจมีลูกค้าจำนวน 83 รายมีความพึงพอใจในสินค้าก็ทำให้ฝ่ายขายทราบว่าฝ่ายตนเองได้ถึงเป้าหมายของตัวชี้วัดความสำเร็จแล้ว กิจการแต่ละกิจการมีเป้าหมายขององค์กรที่ต่างกันการกำหนดตัวชี้วัดไม่จำเป็นต้องเหมือนกันทุกกิจการและการกำหนดแต่ละตัวชี้วัดก็ต้องไปเก็บข้อมูลและวิเคราะห์ตัวเลขในอดีตว่าความสำเร็จที่เคยทำได้เป็นตัวเลขเท่าไหร่จึงนำมาเป็นเป้าหมายของแต่ละฝ่ายงานได้ การกำหนดตัวชี้วัดความสำเร็จจำเป็นต้องตรวจสอบถึงทรัพยากรของกิจการด้วยว่ามีพนักงานขายกี่คน, มีทีมขายกี่ทีม, สินค้าที่ขายขายง่ายหรือขายยาก, สินค้ามีคุณภาพหรือไม่, ราคาของสินค้าที่ตั้งไว้เป็นอย่างไร, อัตราส่วนกำไรต่อยอดขาย, เครื่องมือขายเครื่องมือทางการตลาดมีพร้อมหรือไม่ หากผู้บริหารกำหนดตัวชี้วัดที่ทำให้สำเร็จไม่ได้ก็เหมือนการกำหนดเป้าหมายการขายที่ไกลเกินฝันจะเอื้อมเท่าไหร่ก็ไม่ถึงนั่นเอง ตัวอย่างการกำหนดตัวชี้วัดความสำเร็จของฝ่ายขาย (ต่อเดือน)

พนักงานขายเป็นตำแหน่งงานที่มีความสำคัญต่อทุกกิจการเพราะเป็นผู้สร้างรายได้ให้กับธุรกิจและยังเป็นตัวแทนของกิจการที่จะเข้าหาลูกค้าดังนั้นกิจการใดที่มีพนักงานขายที่เก่งมีความสามารถและมีบุคลิกภาพที่ดีจะทำให้ภาพพจน์ของกิจการนั้นดีตามไปด้วย การพัฒนาพนักงานขายจึงเป็นสิ่งจำเป็นที่สุดที่เจ้าของกิจการและผู้บริหารงานขายต้องให้ความใส่ใจอย่างมาก การพัฒนาบุคลากรของกิจการก็คือกระบวนการที่เสริมสร้างและมุ่งที่จะให้ความรู้ ความสามารถและสร้างทักษะในการทำงานของบุคคลากรให้มีวิธีการทำงานที่ดีขึ้นและมีทัศนคติที่ดีต่อองค์กรเพื่อให้การทำงานของบุคคลเหล่านั้นสำเร็จตามเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของหน่วยงานที่ตั้งไว้ การพัฒนาพนักงานขายจึงเป็นการเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานเหมือนติดอาวุธให้พนักงานขายไปขายสินค้าให้กับกิจการได้ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้นั่นเองในขณะเดียวกันก็ต้องมีการพัฒนาความก้าวหน้าในการทำงานของพนักงานขายเหล่านั้นด้วยเช่น การเลื่อนตำแหน่ง การขึ้นเงินเดือน การปรับเปลี่ยนหน้าที่ให้มีความเข้าใจการทำงานของกิจการได้ดีขึ้น การพัฒนาจึงควรพัฒนาในด้านที่สำคัญอย่างน้อย 4 ด้านดังนี้ 1. ด้านการฝึกอบรม การฝึกอบรมเป็นการพัฒนาบุคคลที่จำเป็นที่สุดโดยทั่วไปการอบรมจะแบ่งออกเป็น • การฝึกอบรมภายในองค์กร เป็นการสอนและฝึกอบรมโดยหัวหน้า ผู้บริหาร ผู้จัดการฝ่ายต่างๆซึ่งอาจจัดขึ้นทั้งภายในสำนักงานหรือจัดภายนอกก็ได้ เช่นการปฐมนิเทศ การจัดอบรมพนักงานขายทุกเดือน เป็นต้น • การฝึกอบรมภายนอกองค์กร เป็นการส่งพนักงานไปสัมมนาในหลักสูตรต่างๆตามสถาบันหรือหน่วยงานที่มีการฝึกอบรมการขาย หรือจะเป็นการเชิญวิทยากรภายนอกมาบรรยายในสำนักงานก็ได้ การฝึกอบรมพนักงานขายควรมีหัวข้อที่สำคัญๆในการพัฒนาความรู้และความสามารถดังนี้ 1.1 ความรู้เกี่ยวกับกิจการของบริษัท ระเบียบและข้อบังคับในการทำงาน นโยบายและวัตถุประสงค์ในการทำงาน โครงสร้างองค์กร ประวัติของกิจการและผู้บริหารงาน 1.2 ความรู้เกี่ยวกับสินค้า ประเภทของสินค้าที่ขาย กระบวนการซื้อขายสินค้า การปิดการขาย 1.3 ความรู้เกี่ยวกับลูกค้า การแบ่งเขตลูกค้า พฤติกรรมการซื้อของลูกค้า ส่วนลดและการให้เครดิตการค้า กลุ่มลูกค้าเป้าหมาย ช่องทางการเข้าถึงลูกค้า เป็นต้น 1.4 ความรู้เกี่ยวกับศิลปะการขายและทัศนคติ เป็นอบรมเรื่องจิตวิทยาในการขาย การสร้างขวัญและกำลังใจต่อตนเอง กลยุทธ์การขายและเทคนิคต่างๆในการขายให้สำเร็จตามเป้าหมาย 1.5 ความรู้เกี่ยวกับตลาดและคู่แข่งขัน ให้ความรู้เรื่องสภาพตลาด การวิเคราะห์ตลาดและคู่แข่งขัน การวางกลยุทธ์ในการชนะคู่แข่งขัน แนวโน้มของตลาดและผลิตภัณฑ์ เป็นต้น 2. ด้านการการสอนงานและติดตามการทำงานของพนักงานขาย การขายให้สำเร็จได้จำเป็นที่ผู้จัดการหรือหัวหน้าต้องตามไป Coaching (คือเป็นโค้ชนั่นเอง) โดยครั้งแรกๆจะขายสินค้าให้พนักงานขายดูและจดจำเป็นตัวอย่างและต่อมาก็ให้พนักงานขายคนนั้นขายด้วยตัวเองโดยผู้จัดการติดตามดูและช่วยเสริมเป็นบางครั้งเพื่อช่วยให้พนักงานมีความกล้าในการขายและเรียนรู้วิธีการปิดการขายจากหัวหน้าตนเองด้วย 3. ด้านการให้คำแนะนำ คำปรึกษาและแนะแนวทางการทำงานแก่พนักงานขาย ลูกน้องก็คือคนที่เป็นทั้งลูกและเป็นทั้งน้อง หัวหน้าจึงจำเป็นต้องให้คำแนะนำเมื่อพนักงานขายมาถามและให้คำปรึกษาเมื่อเขามีปัญหาในการทำงานรวมทั้งอธิบายหรือแนะแนวทางการทำงานให้ดีขึ้นเรื่อยๆ การพัฒนาด้านนี้เป็นการพัฒนา Mentoring คือการเป็นพี่เลี้ยงให้กับพนักงานขาย เพียงแต่การ Coaching เป็นการที่พนักงานต้องเรียนรู้ด้วยตนเองแต่การ Mentoring เป็นการสอนเทคนิคในการทำงาน แก้ไขปัญหา เพื่อลดเวลาการเรียนรู้ด้วยตนเองลงได้ 4. ด้านการปรับเปลี่ยนตำแหน่ง เปลี่ยนเขตทำงาน ดูงานต่างประเทศ หรือได้ทุนการศึกษาเฉพาะทางในสถาบันการศึกษา ผู้บริหารระดับสูงและผู้จัดการควรมีการจัดทำแผนพัฒนาบุคลากรฝ่ายขายให้เขามีความก้าวหน้าในอาชีพตนเองและสร้างหลักเกณฑ์หรือมาตรฐานในการพิจารณาปรับตำแหน่งให้เมื่อเขาได้ศึกษาดูงานหรือศึกษาต่อในระดับที่กำหนดไว้ โดยการให้ทุนการศึกษามีทั้งทุนในประเทศและต่างประเทศเพื่อสร้างขวัญและกำลังใจให้กับพนักงานทำงานได้ดีขึ้นและเพื่อสร้างบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถให้กับองค์กรด้วย การพัฒนาพนักงานขายควรมีการพิจารณาเป็นรายบุคคลและรายกลุ่มร่วมกันไปด้วย รายกลุ่มก็ใช้วิธีการสัมมนาเป็นกลุ่มด้วยการเน้นไปในเรื่องการสร้างทีมขาย การสร้างทัศนคติต่างๆและเทคนิคการขายที่เหมาะสมกับกิจการ สำหรับการพิจารณาเป็นรายบุคคลก็เพื่อพัฒนาบุคคลที่มีศักยภาพในการพัฒนาตนเองได้และเป็นกำลังสำคัญของฝ่ายขายต่อไปในอนาคตโดยผู้บริหารต้องคำนึงถึงทัศนคติของบุคคลนั้นว่ามีทัศนคติที่ดีมีความตั้งใจจริงในการทำงานหรือไม่และมีความจงรักภักดีต่อกิจการเพียงใดโดยดูประวัติการทำงานว่าทำงานกับกิจการมานานและไม่เปลี่ยนงานบ่อยใช่หรือไม่

พนักงานขายหรือเซลส์เป็นอาชีพที่คนส่วนใหญ่มักหลีกเลี่ยงไม่อยากทำงานในอาชีพนี้ บัณฑิตใหม่ที่เพิ่งจบการศึกษามักเลือกที่จะทำอาชีพอื่นมีเพียงไม่กี่เปอร์เซนต์ที่จะสมัครงานในอาชีพพนักงานขายนี้เพราะเป็นอาชีพที่มีความกดดันและมีความเครียดสูงและก็มีเงินเดือนที่น้อยทั้งๆที่ต้องฟังลูกค้าทั้งด่าทั้งบ่นและยังต้องง้องอนให้คนซื้อสินค้าอีกเพราะหากไม่ซื้อก็จะไม่ได้ค่าคอมมิชชั่นจากการขายเลย ผู้บริหารบริษัทหรือผู้จัดการฝ่ายขายจำเป็นต้องสร้างแรงจูงใจสำหรับพนักงานขายเพื่อให้กิจการมีรายได้และขยายตลาดให้เติบโตขึ้นซึ่งแรงจูงใจเหล่านี้จำเป็นต้องหาสิ่งจูงใจให้มากกว่าพนักงานที่ทำงานปกติอยู่ในฝ่ายสนับสนุนการขายเพราะการที่พนักงานขายต้องเผชิญปัญหาต่างๆกับลูกค้าเผชิญปัญหาสภาพอากาศและการจราจรที่ติดขัด รวมทั้งมีบางรายจำเป็นต้องจากที่อยู่อาศัยไปค้างคืนตามที่ต่างๆเพื่อขายสินค้าให้กับกิจการนั่นเอง การจูงใจคือกระบวนการกระตุ้นให้คนทำงานเกิดความพยายามในการทำงานให้มากขึ้นเพื่อให้กิจการหรือองค์กรต่างๆบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ การกระตุ้นหรือการใช้สิ่งจูงใจจะทำให้คนทำงานเกิดพฤติกรรมที่เต็มใจและกระตือรือร้นในการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ก่อนการจัดทำแผนหรือโปรแกรมต่างๆในการจูงใจพนักงานขายจำเป็นต้องทราบถึงทฤษฎีพื้นฐานของมนุษย์ปุถุชนทั่วไปก่อนคือทฤษฎีละดับขั้นความต้องการของมาสโลว์ (Maslow hierarchy of needs) ซึ่งเป็นทฤษฎีที่บอกถึงความต้องการหรือความปรารถนาของมนุษย์มี 5 ประการคือ 1. ความต้องการขั้นพื้นฐานในการดำรงชีวิต ซึ่งมนุษย์ต้องการปัจจัย 4 ประการคือ อาหาร ที่อยู่อาศัย เครื่องนุ่งห่มและยารักษาโรค 2. ความต้องการความปลอดภัย เมื่อมนุษย์ได้ความต้องการพื้นฐานจากปัจจัยสี่แล้วก็ต้องการมีสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัย มีความมั่นคงในงานในชีวิตและมีสุขภาพที่ดี 3. ความต้องการทางสังคม เมื่อมีความปลอดภัยแล้วก็ต้องการเป็นที่รักของบุคคลอื่นๆ ต้องการเพื่อน ความรัก การสังสรรค์และสังคมที่ดี 4. ความต้องการได้รับการยกย่อง เมื่อมีสังคมแล้วมนุษย์ก็ต้องการมีเกียรติในสังคม ต้องการตำแหน่งต้องการการยกย่องจากผู้อื่น 5. ความต้องการความสำเร็จในชีวิต เมื่อมีคนยกย่องก็ต้องการจะมีความสำเร็จในสิ่งที่ปรารถนาของตนเองมีความต้องการได้ตำแหน่งที่สูงขึ้น ได้เครื่องราชฯสายสะพาย ได้รางวัลที่ทรงเกียรติต่างๆ หากเจ้าของกิจการหรือผู้จัดการฝ่ายขายว่าจ้างพนักงานขายโดยที่ให้เงินเดือนน้อยกว่าค่าครองชีพที่จะดำรงชีวิตขั้นพื้นฐานได้คือไม่สามารถอยู่ได้ตามความต้องการขั้นพื้นฐานก็ไม่สามารถจูงใจให้พนักงานคนนั้นทำงานและอยู่กับกิจการได้นานๆ ธุรกิจขนาด SME มักจ่ายเงินเดือนที่ทำให้พนักงานขายไม่สามารถดำรงชีพอยู่ได้ทำให้พนักงานขายลาออกบ่อยหรืออยู่ได้ไม่นาน การจ่ายเงินเดือนและค่าตอบแทนที่เหมาะสมจึงเป็นเรื่องสำคัญในการดำรงชีวิตหรืออยู่รอดของพนักงานขายได้ การจ่ายค่าตอบแทนให้กับพนักงานขายจะแตกต่างกันไปตามกิจการและสินค้าที่ขายพอที่สรุปเป็นรูปแบบได้ดังนี้ • สินค้าที่ขายยาก ไม่เป็นที่รู้จัก สินค้าใหม่ สินค้าที่ต้องอาศัยพนักงานขายอธิบายและสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้ามีรูปแบบการจ่ายค่าตอบแทนดังนี้ - เงินเดือนที่ต่ำแต่พอดำรงชีพได้+ค่าคอมมิชชั่นที่สูง (เปอร์เซ็นต์ขึ้นอยู่กับราคาสินค้า)+สวัสดิการอื่นๆ(น้ำมันรถยนต์,ค่าโทรศัพท์,ค่าประกันสังคม,ค่ารักษาพยาบาล)+โบนัสในกรณีที่ขายเกินเป้าหรือเกินโควต้าที่ให้ขาย • สินค้าที่ขายดีอยู่แล้ว ลูกค้ามีจำนวนมาก พนักงานขายไม่จำเป็นต้องใช้ความสามารถในการขาย - เงินเดือนตามเกณฑ์วุฒิการศึกษาหรือเท่ากับพนักงานทั่วไป+ค่าสวัสดิการอื่นๆ(น้ำมันรถยนต์,ค่าโทรศัพท์,ค่าประกันสังคม,ค่ารักษาพยาบาล)+โบนัสในกรณีที่ขายเกินเป้าหรือเกินโควต้าที่กำหนดให้ขายไว้ เมื่อกิจการจ่ายเงินเดือนให้เพียงพอกับการดำรงชีวิตได้แล้วก็มาเน้นในเรื่องคอมมิชชั่นและสิ่งจูงใจอื่นๆเพื่อกระตุ้นให้พนักงานทำงานได้ดีขึ้นหลังจากพนักงานดำรงชีพได้ตามปัจจัยพื้นฐานสี่ประการแล้ว สิ่งจูงใจที่สามารถกระตุ้นให้พนักงานขายร่วมมือและพยายามปฏิบัติงานขายให้บรรลุเป้าหมายหรือทะลุเป้าหมายได้ถูกแบ่งออกเป็น 2 ลักษณะคือ 1. สิ่งจูงใจที่เป็นรูปตัวเงิน (Financial incentive) เป็นสิ่งจูงใจที่ชัดเจนและได้ผลดีทั้งทางตรงและทางอ้อม ประกอบไปด้วย - เงินเดือนและสวัสดิการต่างๆที่คิดเป็นตัวเงินได้ - ค่าคอมมิชชั่นจ่ายตามผลงาน - เงินโบนัสเป็นเงินพิเศษ ได้รับในโอกาสพิเศษเช่นขายได้เกินเป้า กิจการมีกำไรมากในปีนั้นๆ - การส่งไปอบรม ทัศนะศึกษาทั้งในและต่างประเทศ - เงินรางวัลที่ได้รับตามที่บริษัทมีการกำหนดขึ้นในการแข่งขันต่างๆ &nbsp ;- การขึ้นเงินเดือนจากการเลื่อนตำแหน่งหรือจากผลงานที่ทำงานได้ทะลุเป้าหมาย 2. สิ่งจูงใจที่ไม่ใช่รูปตัวเงิน (Nonfinancial incentive) เป็นสิ่งจูงใจในด้านจิตใจเพื่อให้เขามีพลังใจในการทำงานและเป็นปัจจัยความต้องการที่มากกว่าปัจจัยพื้นฐานเช่น ความมั่นคงปลอดภัย การมีส่วนร่วมในสังคม การยอมรับและยกย่องจากสังคมจนถึงการเลื่อนตำแหน่งให้เขาได้รู้สึกถึงความสำเร็จในชีวิตการทำงาน ประกอบไปด้วย - การมอบหมายงานที่สำคัญ - การได้รับความเอาใจใส่จากผู้บริหารระดับสูงและเจ้าของกิจการ - การยกย่องและประกาศเกียรติคุณเป็นผู้ทำงานดีเด่น - การถูกกระตุ้นให้แข่งขันในการทำงานขายแต่ละทีมและมีตำแหน่ง Top sales - การมีส่วนร่วมในการประชุมสำคัญๆของบริษัท - การส่งไปบรรยายให้กับพนักงานขายคนใหม่ฟัง - การเลื่อนตำแหน่งงาน - การได้รับความเชื่อใจและไว้วางใจจากหัวหน้า เจ้าของกิจการที่ใช้สิ่งจูงใจกับพนักงานขายทั้งสองรูปแบบคือจูงใจทั้งตัวเงินและไม่ใช่ตัวเงินทำให้กิจการประสบความสำเร็จได้เร็วและมียอดขายที่สูงมากกว่าเจ้าของกิจการที่ใช้สิ่งจูงใจในรูปแบบที่ไม่ใช่ตัวเงินอย่างเดียวเพราะสิ่งจูงใจสองสิ่งนี้ต้องใช้คู่กันการที่ได้คำชมแต่ไม่มีตัวเงินให้เลยอีกไม่นานเขาก็อยู่ไม่ได้เพราะรู้สึกว่าถูกเอาเปรียบหากคุณให้แต่ตัวเงินแต่ไม่สนใจในความรู้สึกพนักงานขายคนนั้นไม่เคยให้เกียรติและไม่เคยชมเชยเขาเลยอีกไม่นานเขาก็ต้องลาออกไปเช่นกันเพราะไม่ได้รับการยอมรับและยกย่องจากสังคมนั่นเอง

การวางระบบการขายและการจัดทำรายงานและเอกสารต่างๆเกี่ยวกับการขายในยุคปัจจุบันเป็นเรื่องที่ง่ายมากสำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดใหญ่ที่มีกำลังเงินซื้อระบบโปรแกรมสำเร็จรูปได้หรือบางกิจการก็จ้างโปรแกรมเมอร์มาเขียนระบบการขายให้ตามที่ตนเองต้องการ สำหรับธุรกิจขนาดย่อมหรือขนาดเล็กไม่นิยมการใช้คอมพิวเตอร์เพราะมีจำนวนคอมพิวเตอร์ไม่เพียงพอสำหรับพนักงานขายทุกคนจึงไม่มีการซื้อโปรแกรมของระบบขายมาใช้ สำหรับบางกิจการก็ยิ่งไม่มีความจำเป็นในการใช้ระบบจากคอมพิวเตอร์เลยเพราะมียอดขายที่ปริมาณน้อยมาก กิจการที่ไม่มีการใช้ระบบการขายด้วยคอมพิวเตอร์จึงจำเป็นต้องออกแบบรายงานขายและเอกสารอื่นๆที่เกี่ยวกับการขายด้วยตัวเองยกเว้นแต่รายงานสรุปยอดขายจริงที่ได้จากระบบคอมพิวเตอร์ของฝ่ายบัญชีเท่านั้นเพราะเป็นระบบที่บริษัทบัญชีมาวางระบบไว้ให้แล้ว อย่างไรก็ตามเจ้าของกิจการหรือผู้บริหารระดับสูงควรทราบว่ากิจการจำเป็นต้องมีรายงานอะไรบ้างที่เกี่ยวกับงานขายซึ่งรายงานต่างๆนี้จะถูกจัดทำขึ้นจาก 3 แหล่งงานดังนี้ 1. รายงานการขายที่ถูกจัดทำขึ้นโดยฝ่ายบัญชีประกอบไปด้วย - รายงานประจำเดือนสรุปยอดขายสินค้าและบริการ - รายงานประจำเดือนสรุปยอดขายสินค้าและบริการเรียงตามพนักงานขาย - รายงานประจำเดือนสรุปยอดขายเรียงตามกลุ่มลูกค้า - รายงานประจำเดือนสรุปยอดขายสินค้าเรียงตามสินค้า - รายงานใบสั่งซื้อสินค้าที่ค้างส่งเรียงตามชื่อลูกค้า - รายงานสรุปยอดคอมมิชชั่นเรียงตามพนักงานขาย - รายงานวิเคราะห์ยอดขายเรียงตามเขตการขาย - รายงานสรุปยอดขายรวมของปีปัจจุบันและเปรียบเทียบกับยอดขายรวมในระยะเวลาเท่ากันของปีที่ผ่านมา 2. รายงานการขายถูกจัดทำขึ้นโดยพนักงานขายประกอบไปด้วย - รายงานสรุปยอดขายประจำวันและประจำเดือน - รายงานสรุปผลการเข้าพบและเยี่ยมลูกค้าประจำวันและประจำเดือน - รายงานแผนการเดินทางพร้อมรายละเอียดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง - รายงานแผนการเข้าพบลูกค้าประจำเดือน - รายงานการเข้าพบลูกค้าใหม่และข้อมูลของลูกค้าใหม่ประจำวันและประจำเดือน - รายงานปัญหาและข้อร้องเรียนต่างๆ 3. รายงานการขายถูกจัดทำขึ้นโดยผู้จัดการฝ่ายขายประกอบไปด้วย - รายงานประจำเดือนสรุปยอดขายของฝ่ายขายเรียงตามชื่อพนักงานขายเปรียบเทียบกับเป้าหมายและตัวชี้วัดต่างๆที่กำหนดไว้ - รายงานประจำเดือนสรุปยอดขายของลูกค้าใหม่และจำนวนรายของลูกค้าใหม่ - รายงานประจำเดือนสรุปค่าใช้จ่ายของฝ่ายขายเรียงตามพนักงานขาย - รายงานประจำเดือนวิเคราะห์และเปรียบเทียบยอดขายจริงกับเป้าหมายที่ตั้งไว้ของฝ่าย - รายงานวิเคราะห์ปัญหาและอุปสรรคของฝ่ายขาย - รายงานประจำเดือนวิเคราะห์ผลการดำเนินงานโดยรวมนำมาฝ่ายเปรียบเทียบกับเดือนที่ผ่านมา - รายงานอื่นๆที่เหมาะสมเพื่อช่วยในการบริหารงาน การจัดทำรายงานทั้งสามแหล่งงานนี้ผู้จัดการฝ่ายขายต้องเป็นคนรวบรวมและสรุปผลการดำเนินงานของฝ่ายขายให้กับเจ้าของกิจการหรือผู้บริหารระดับสูงทราบโดยการนำรายงานขายทั้งหมดมาสรุปให้ดูง่ายขึ้นด้วยการวิเคราะห์เปรียบเทียบทั้งเป็นจำนวนตัวเลข,จำนวนเปอร์เซ็นต์หรือจะจัดทำเป็นกราฟแท่งหรือกราฟวงกลมเพื่อให้เข้าใจง่ายขึ้น สำหรับกิจการที่มีระบบคอมพิวเตอร์รวบรวมตัวเลขทั้งหมดให้และพนักงานขายก็มีหน้าที่เพียงกรอกข้อมูล (key in) ในระบบจะทำให้ผู้จัดการฝ่ายขายทำรายงานเกี่ยวกับการขายได้ง่ายขึ้น การจัดทำเอกสารและรายงานเกี่ยวกับการขายก็เพื่อช่วยในการบริหารงานและวัดผลการดำเนินงานของฝ่ายขายนั่นเอง หากไม่มีการวางระบบเอกสารและจัดทำรายงานต่างๆจะทำให้ผู้บริหารทราบสถานการณ์ได้ช้าลงและมีผลทำให้แก้ไขปัญหาไม่ทันการณ์และยังไม่สามารถวัดผลการทำงานของพนักงานขายได้อีกด้วย การออกแบบรายงานการขายขึ้นอยู่กับความจำเป็นของกิจการแต่ละแห่งการมีรายงานขายมากเกินไปก็ทำให้พนักงานขายยุ่งยากและไม่มีเวลาไปขายสินค้าแต่หากไม่มีการทำรายงานเสียเลยก็จะทำให้บริษัทไม่สามารถติดตามการทำงานของพนักงานขายคนนั้นได้และเมื่อพนักงานคนนั้นลาออกจากบริษัทก็จะไม่มีข้อมูลที่พนักงานขายเคยติดต่อกับลูกค้าและไม่มีข้อมูลลูกค้าที่พนักงานขายได้ไปพบอีกด้วย