ธุรกิจไม่ว่าจะเป็นขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีเงินสดในมือให้เพียงพอในการดำเนินธุรกิจได้ เปรียบเหมือนบุคคลทั่วไปที่จะออกจากบ้านไปทำงานหรือไปทำธุระอะไรก็ตาม หากในกระเป๋าสตางค์ไม่มีเงินหรือมีไม่ถึง 100 บาทคนนั้นก็คงไม่กล้าออกจากบ้านหรือออกไปแบบขาดความมั่นใจ ไม่กล้าซื้อหรือกินอะไรเลย ดังนั้นการทำธุรกิจก็เช่นกัน เงินสดในมือจึงมีความจำเป็นต้องมีไว้เพื่อเหตุผลดังนี้ 1. เพื่อเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจ 2. เพื่อป้องกันเงินสดขาดมือ (เปรียบเหมือนคนทั่วไปที่จะต้องมีเงินเมื่อจะต้องออกจากบ้านนั่นเอง) 3. เพื่อสำรองไว้ในกรณีฉุกเฉิน 4. เพื่อไว้เก็งกำไร กรณีมีเงินสดเหลือก็เป็นโอกาสที่จะลงทุนระยะสั้นทำให้มีโอกาสได้ผลตอบแทนสูงได้ ส่วนที่ 1 มาจากทรัพย์สินหมุนเวียน ก็คือลูกหนี้การค้าที่ชำระเงินคืน และสินค้าคงเหลือเป็นพวกวัตถุดิบ สินค้าสำเร็จรูปที่เราขายออกไปได้นั่นเอง ส่วนที่ 2 มาจากหนี้สินหมุนเวียน ก็คือเจ้าหนี้การค้าที่ให้เครดิตเทอมที่มีระยะยาวขึ้น หรือมาจากการได้รับเงินกู้ยืมระยะสั้นจากธนาคารหรือเจ้าหนี้อื่นๆที่ให้กู้เงิน ส่วนที่ 3 มาจากทุนของเจ้าของ หรือจากผู้ถือหุ้น (กรณีเป็นนิติบุคคล) ซึ่งส่วนของทุนนี้มาจากการเพิ่มทุนให้กับธุรกิจเพื่อให้มีเงินสดหมุนเวียนในมือมากขึ้น และในส่วนนี้เองจะรวมถึงกำไรจากการดำเนินงานด้วยเพราะกำไรที่เพิ่มขึ้นก็ทำให้เงินสดหมุนเวียนเพิ่มขึ้นตาม เมื่อเราทราบว่าเงินสดในมือมาจากสามแหล่งนี้แล้ว เราก็ควรทราบถึงเทคนิคในการบริหารเงินสดจาก3 แหล่งนี้ด้วยเช่นกัน เทคนิคในการบริหารเงินสดมีดังนี้ 1. การจัดทำงบประมาณการเงินสด (Cash budget) เพื่อป้องกันไม่ให้เงินขาดมือ การจัดทำงบประมาณเงินสดนั้นเป็นการวางแผนการใช้เงินระยะสั้นในแต่ละเดือนโดยมีวิธีการลงบันทึกเงินสดรับว่าในเดือนนี้เราจะได้รับเงินสดจากการขายหรือจากแหล่งเงินไหนเป็นจำนวนเท่าไหร่ สำหรับเงินสดจ่ายเราก็จะบันทึกว่าในเดือนนี้เรามีรายการจ่ายอะไรบ้างเช่นจ่ายค่าวัตถุดิบ ค่าแรงงาน ค่าใช้จ่ายในการผลิต หรือจ่ายหนี้ที่ต้องชำระในแต่ละเดือน เมื่อนำมาหักลบกันระหว่างเงินสดรับและเงินสดจ่าย เราก็จะทราบว่าจะมีเงินสดเหลือจำนวนเท่าไหร่ หากไม่มีเงินสดเหลือเพียงพอที่จะจ่ายได้ก็จะได้วางแผนจัดหาเงินสดมาได้ทันเวลา การจัดทำงบประมาณการเงินสดรับจ่ายนั้นจำเป็นอย่างมากสำหรับธุรกิจที่มีสภาพคล่องต่ำ มีเงินสดในมือจำนวนน้อย 2. เร่งขบวนการเก็บเงินให้เร็วขึ้น ในการดำเนินธุรกิจทั่วไปมีความจำเป็นที่ต้องให้เครดิตเทอมกับผู้ซื้อสินค้าจึงทำให้ธุรกิจจำเป็นต้องหาเงินมาเพื่อหมุนเวียนในลูกหนี้การค้าด้วย ยกตัวอย่างกิจการหนึ่งมียอดขายเดือนละ 100,000 บาทหากให้เครดิตเทอมนาน 30 วันก็ต้องหาเงินสดมาใช้หมุนเวียนในลูกหนี้การค้าเพิ่มอีก 100,000 บาท หากลูกหนี้ชำระไม่ตรงตามกำหนด กิจการนั้นก็ยิ่งจำเป็นต้องหาเงินสดมาเพิ่มในส่วนที่ลูกหนี้ยังไม่ชำระอีกด้วย กรณีที่เรามีความต้องการเงินสดมากขึ้นและต้องการใช้เงินด่วนเราก็สามารถใช้กลยุทธ์การให้ส่วนลดเงินสดกับลูกหนี้การค้าได้ โดยแจ้งตั้งแต่วันซื้อว่าหากเขาจ่ายเป็นเงินสดภายใน 7 วันเราก็จะให้ส่วนลดอีกร้อยละ 2 (2% ของยอดซื้อ) ซึ่งวิธีนี้จะทำให้ผู้ซื้อที่ต้องการได้รับส่วนลดก็จะซื้อเงินสดทันทีหรือชำระภายใน 7 วัน วิธีการให้ส่วนลดนี้จะช่วยให้กิจการได้เงินสดเร็วขึ้นเราจะใช้ก็เฉพาะกรณีที่ต้องการเงินสดหรือขาดเงินทุนหมุนเวียน นอกจากการให้ส่วนลดเงินสดแล้ว เราควรใช้วิธีเร่งรัดหนี้สินควบคู่ไปพร้อมกันด้วย การเร่งรัดหนี้สินควรทำทันทีที่ลูกหนี้ครบกำหนดการชำระเงินแต่ยังคงผลัดผ่อนไม่ยอมชำระ ก็จำเป็นต้องติดตามทวงถามอย่างใกล้ชิดและระมัดระวังที่จะให้เครดิตเทอมแก่ลูกหนี้รายนี้ในครั้งต่อไปด้วย 3. เร่งขบวนการเคลียร์ริ่ง (Clearing process) ให้เร็วขึ้น กรณีที่กิจการได้รับเช็คล่วงหน้าหรือเป็นเช็คของสาขาต่างจังหวัดก็ควรรีบส่งไปรอเคลียร์ริ่งที่ธนาคารให้ตรงกับวันที่ของเช็คโดยไม่ต้องรอให้ถึงวันนั้นแล้วค่อยไปธนาคารเพราะปัจจุบันธนาคารมีบริการด้านการดูแลการเคลียร์ริ่งเช็คให้กับลูกค้าแล้ว 4. เร่งการเก็บเงินลูกหนี้ที่จ่ายด้วยบัตรเครดิต วิธีนี้กิจการต้องรีบส่งบิลไปเรียกเก็บเงินกับธนาคารทันทีในวันรุ่งขึ้นที่ลูกค้ารูดบัตร นอกจากนั้นก็ควรใช้วิธีเจรจาขอลดค่าธรรมเนียมการใช้บัตรเครดิตด้วยเพื่อลดต้นทุนของกิจการ 5. ชะลอการจ่ายเงินสดออกให้ช้าที่สุด หากกิจการใดขาดสภาพคล่องและขาดเงินสดในมือก็มีความจำเป็นต้องพิจารณาว่ามีเจ้าหนี้รายใดที่จะสามารถเจรจาขอยืดอายุการชำระหนี้ให้ช้าลงได้ และมีรายจ่ายรายการใดที่ยังไม่จำเป็นต้องจ่ายได้บ้างก็อาจชะลอการชำระออกไปก่อน สำหรับสิ่งที่ต้องห้ามในการไม่จ่ายนั้นก็คือค่าแรง และเงินเดือนพนักงาน รวมทั้งหนี้ที่ครบกำหนดชำระของธนาคาร เพราะรายการเหล่านี้มีผลอย่างมากต่อกิจการ หากพนักงานนำไปพูดภายนอกทำให้กิจการเสียเครดิตได้และยังอาจเสียพนักงานที่ทำงานดีๆไปอีกด้วย นอกจากการพิจารณาเรื่องการชะลอจ่ายเงินให้แก่เจ้าหนี้แล้วยังมีวิธีที่บริษัทใหญ่ๆมักนิยมใช้กันนั่นก็คือวิธีการกำหนดขั้นตอนการจ่ายเงินให้กับผู้ขายสินค้าให้กับบริษัทเช่น กำหนดวันวางบิลโดยกำหนดเดือนละหนึ่งถึงสองครั้ง กำหนดวันรับเงินให้ห่างกับวันวางบิลซึ่งสามารถยืดระยะเวลาการชำระเงินได้อีกและยังวางแผนการหาเงินสดได้ด้วย กำหนดเงื่อนไขการชำระเงินเช่นต้องมีเอกสารเพิ่มเติมนอกจากแค่ใบวางบิลเท่านั้นเพื่อเพิ่มความยุ่งยากมากขึ้นทำให้การวางบิลอาจช้าลงได้ 6. ควบคุมค่าใช้จ่าย เพื่อให้ได้เงินสดในมือที่เพิ่มขึ้น เราก็ควรวิเคราะห์รายการค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นทั้งหมดว่ามีรายการใดที่ยังลดค่าใช้จ่ายได้อีกเพื่อลดต้นทุนและยังสามารถได้เงินสดเพิ่มขึ้นได้ วิธีการลดค่าใช้จ่ายไม่ควรเกี่ยวข้องกับการลดคุณภาพของสินค้าหรือบริการเด็ดขาดควรเป็นการควบคุมให้ค่าใช้จ่ายอยู่ในเกณฑ์ที่สมเหตุสมผลเท่านั้น 7. จัดหาเงินสดใช้เฉพาะส่วนที่ต้องการเท่านั้น เนื่องจากการกู้เงินที่มากเกินความจำเป็นก็ต้องรับภาระดอกเบี้ยมากขึ้นเพราะเงินที่ได้มากขึ้นก็ไม่ได้ก่อเกิดประโยชน์อะไรต้องนำมาฝากในบัญชีออมทรัพย์หรือกระแสเงินสดที่ได้ดอกเบี้ยต่ำกว่าเงินกู้ที่ต้องเสียดอกเบี้ยในอัตราที่สูงกว่าด้วย 8. มีการกำหนดการเก็บเงินสดในมือที่เหมาะสม วิธีนี้เราจะต้องวิเคราะห์ข้อมูลการใช้เงินในอดีตที่ผ่านมาว่าจะต้องมีเงินสดในมือจำนวนเท่าใดที่ทำให้ไม่ขาดสภาพคล่อง เจ้าของธุรกิจและผู้จัดการฝ่ายการเงินที่ประสบปัญหาขาดสภาพคล่องหรือมีสภาพคล่องต่ำจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องทำงบประมาณการเงินสด (งบกระแสเงินสด) เพื่อวางแผนการจัดหาเงินทุนหมุนเวียนให้เพียงพอ รวมทั้งการใช้เทคนิคทั้ง 8 วิธีที่ได้กล่าวมาข้างต้นในการบริหารเงินสดเพื่อให้มีต้นทุนที่ถูกด้วย

ในภาวะการแข่งขันทางการตลาดที่สูงในปัจจุบันนี้ การให้เครดิตกับผู้ซื้อเป็นส่วนหนึ่งในการเพิ่มรายได้สำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม(SMEs) หากเราขายสินค้าเป็นเงินสดเท่านั้นก็ทำให้รายได้ที่ควรได้รับจะน้อยลงเพราะส่วนใหญ่ผู้ซื้อก็อยากที่จะซื้อสินค้าไปผลิตหรือวางขายก่อนเมื่อได้รับเงินที่ขายมาก็ค่อยมาชำระให้กับผู้ขายมากกว่า ดังนั้นเจ้าของกิจการจึงจำเป็นต้องสำรองเงินเผื่อไว้เป็นเงินทุนหมุนเวียนถ้าลูกค้าส่วนใหญ่เป็นลูกค้าที่ต้องให้เครดิตในการชำระเงิน ผู้ซื้อที่ได้รับเครดิตจากผู้ขายนั้นจะถูกเรียกว่าลูกหนี้การค้าเพราะเป็นลูกหนี้ที่เกิดจากการค้าขายของเรานั่นเอง ลูกหนี้การค้า (Account receivable, Trade receivable ) จึงหมายถึงลูกหนี้ที่เกิดจากการดำเนินการค้าขายตามปกติของธุรกิจ เกิดจากการขายเชื่อหรือบริการเชื่อที่เป็นรายได้หลักของกิจการ โดยทั่วไปผู้ขายจะให้เครดิตเทอม(ระยะเวลาการชำระเงิน)แก่ผู้ซื้อที่เป็นลูกหนี้การค้าประมาณ 30-60 วัน หากลูกหนี้การค้าที่มีหนี้ค้างสะสมมากขึ้นเรื่อยๆก็จะเป็นปัญหาที่ผู้ขายจำเป็นต้องสำรองเงินไว้เป็นเงินทุนหมุนเวียนมากขึ้นซึ่งหากการบริหารจัดการหนี้ค้างไม่ดีก็จะกลายเป็นภาระของผู้ขายสินค้าไปในทันทีและอาจเกิดปัญหาขาดสภาพคล่องได้ จนถึงเลิกกิจการไปเลยก็มีอยู่จำนวนมากมาย ส่วนใหญ่ผู้ประกอบการที่ให้เครดิตกับผู้ซื้อและได้ผ่านการเผชิญกับวิกฤตทางการเงิน(ต้มยำกุ้ง)ในช่วงปี 2540 นั้นมักจะรู้สึกเข็ดหลาบกับการให้เครดิตเป็นอย่างมาก ถึงอย่างไรก็ตามการให้เครดิตก็เป็นเครื่องมือตัวหนึ่งที่จะเพิ่มยอดขายและแข่งขันกับคู่แข่งขันในตลาดได้มากขึ้น ดังนั้นผู้ประกอบการจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องกลับมาเน้นเรื่องการบริหารลูกหนี้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าการที่จะขายแต่เงินสดเท่านั้น การบริหารลูกหนี้การค้าไม่ให้เป็นหนี้เสียนั้นจำเป็นต้องวิเคราะห์ลูกหนี้เพื่อลดความเสี่ยงโดยมีการวางแผนและบริหารในเรื่องเหล่านี้ 1. การกำหนดนโยบายการให้สินเชื่อ(เครดิต)กับลูกหนี้การค้า 2. การวิเคราะห์สินเชื่อ (เครดิต) สำหรับลูกหนี้รายตัว 3. การกำหนดนโยบายการเร่งรัดติดตามหนี้ค้างชำระของลูกหนี้การค้า การกำหนดนโยบายการให้สินเชื่อ(เครดิต)กับลูกหนี้การค้า จะเป็นการป้องกันความเสี่ยงในการให้เครดิตกับลูกหนี้ก่อนที่จะส่งสินค้าโดยเฉพาะกับผู้ซื้อบางรายที่ตั้งใจมาโกงหรือเป็นผู้ซื้อที่มีปัญหาการชำระเงินจากที่อื่นอยู่แล้ว ถ้าเราไม่ได้กำหนดนโยบายเอาไว้เพื่อช่วยในการตรวจสอบไว้ก่อนที่จะขายก็อาจถูกโกงหรือเป็นหนี้ค้างชำระได้ การกำหนดนโยบายการให้เครดิตก็ขึ้นอยู่กับขนาดและประเภทของกิจการ โดยทั่วไป SMEs มักจะให้เงื่อนไขการให้เครดิตคล้ายหรือใกล้เคียงกับคู่แข่งขัน เช่น ระยะเวลาการให้เครดิตเทอม มักให้ประมาณ 1-2 เดือนยกเว้นบางธุรกิจเช่น ธุรกิจจำหน่ายปุ๋ยมักมีเครดิตเทอมที่ยาวกว่านั้น นอกจากการให้เครดิตแล้ว บางกิจการยังมีการกำหนดส่วนลดเงินสดให้กับผู้ซื้อที่ชำระเป็นเงินสดไว้ด้วย ซึ่งส่วนใหญ่มักเกิดกับกิจการที่ต้องการใช้เงินสดทันทีหรือกำลังมีปัญหาขาดสภาพคล่องทางการเงิน การกำหนดนโยบายการให้เครดิตยังรวมถึงการกำหนดเอกสารที่ผู้ซื้อต้องจัดเตรียมให้แก่ผู้ขายเพื่อจะได้นำไปวิเคราะห์เครดิตด้วย การวิเคราะห์สินเชื่อ(เครดิต)กับลูกหนี้รายตัว สำหรับธุรกิจ SMEs อาจไม่มีศักยภาพในการวิเคราะห์สินเชื่อ(เครดิต)เท่ากับธนาคารหรือสถาบันการเงินต่างๆได้ การสร้างมาตรฐานการให้สินเชื่อจึงเป็นสิ่งที่ควรนำมาใช้เพื่อป้องกันการให้เครดิตกับผู้ซื้อใหม่ได้ และเป็นการป้องกันความเสี่ยงก่อนการขายสินค้าหรือบริการได้ ตามปกติมาตรฐานการให้สินเชื่อของสถาบันการเงินอาจจะสูงมาก แต่สำหรับผู้ขายที่เป็น SMEs คงกำหนดมาตรฐานพอที่จะป้องกันความเสี่ยงได้เท่านั้น เพราะหากกำหนดมาตรฐานสูงเกินไปก็จะมีปัญหาในการขายสินค้าไม่ได้ก็ได้ การวิเคราะห์เครดิตควรแบ่งเป็นสองลักษณะคือวิเคราะห์ในเชิงคุณภาพและในเชิงปริมาณ สำหรับบุคคลธรรมดากับนิติบุคคลที่เป็นผู้ซื้อก็จะมีการวิเคราะห์เครดิตที่ไม่เหมือนกัน เพราะนิติบุคคลค่อนข้างจะตรวจสอบง่ายกว่าในยุคปัจจุบันนี้เพราะทางกรมพัฒนาธุรกิจการค้าให้ดาวน์โหลดงบการเงินอย่างย่อมาให้ดูโดยไปสมัครและตรวจสอบข้อมูลในคลังข้อมูลจากลิงค์นี้ http://datawarehouse.dbd.go.th/bdw/home/login.html สำหรับผู้ที่ใช้ไอแพดหรือไอโฟน(ระบบIOS)สามารถไปดาวน์โหลด แอพพิเคชั่นชื่อ Smart DBD (DBD e-service) ได้เพื่อหาข้อมูลของกิจการที่เป็นนิติบุคคลที่มาซื้อสินค้าและต้องการเครดิตจากเรา การตรวจสอบและวิเคราะห์ข้อมูลก่อนการขายสินค้าเป็นสิ่งสำคัญเพราะนิติบุคคลบางรายอาจปิดกิจการไปแล้ว หากเราไม่มีการตรวจสอบเพราะเห็นว่าเป็นบริษัทก็อาจทำให้กลายเป็นหนี้สูญได้ สำหรับบุคคลธรรมดาการวิเคราะห์เครดิตจะเน้นไปในเชิงคุณภาพมากกว่าปริมาณเพราะเราไม่สามารถตรวจสอบหรือหาข้อมูลว่าเขามีทรัพย์สินเท่าใดได้ รวมทั้งไม่ทราบถึงผลการดำเนินธุรกิจของเขาว่ามีกำไรหรือไม่จึงจำเป็นต้องดูจากการซักประวัติของเขา อาชีพ วัย เพศ ที่อยู่ การศึกษา กิจการที่ดำเนินการอยู่และตรวจสอบจากบัตรประชาชนและทะเบียนบ้านโดยดูว่าเป็นเพียงผู้อาศัยในบ้านนั้นหรือเป็นเจ้าของบ้านเอง สุดท้ายที่จำเป็นคือต้องตรวจสอบอีกครั้งจากรายชื่อบุคคลล้มละลายของกรมบังคับคดีด้วย รวมทั้งไปพิมพ์ชื่อและนามสกุลของผู้ซื้อสินค้าเพื่อค้นหาในกูเกิ้ลว่ามีคดีความหรือไม่ หากต้องการความรอบคอบขึ้นอีกก็ให้พนักงานขายหรือคนรู้จักสอบถามกับคู่ค้าของบุคคลคนนั้นว่ามีเครดิตดีหรือไม่ การกำหนดนโยบายการเร่งรัดติดตามหนี้ค้างชำระของลูกหนี้การค้า เมื่อให้วงเงินเครดิตแก่ลูกหนี้การค้าไปแล้ว ผู้ประกอบการก็ต้องหันมาเน้นเรื่องการบริหารจัดการลูกหนี้การค้าไม่ให้เกิดหนี้ค้างชำระเพื่อช่วยให้มีในการได้เงินสดมาหมุนเวียนให้ทันเวลาที่ต้องการ หากเรามีลูกหนี้ที่ค้างชำระมากขึ้น ก็ยิ่งมีความจำเป็นต้องสำรองเงินทุนหมุนเวียนมากขึ้นไปด้วย หากเงินทุนหมุนเวียนเหล่านั้นจะต้องไปกู้จากสถาบันการเงินก็เป็นภาระดอกเบี้ยที่ต้องชำระอีกแทนที่จะได้กำไรในการดำเนินธุรกิจก็อาจกลายเป็นขาดทุนได้ในที่สุด กิจการที่เป็นธุรกิจ SMEsที่มีลูกหนี้ค้างชำระจำนวนมากต้องเลิกและปิดกิจการไปจำนวนมาก ซึ่งบางรายก็มีลูกหนี้การค้าที่ยังดำเนินคดีอยู่และเมื่อไม่ได้รับเงินที่ค้างชำระเหล่านั้นก็ทำให้เกิดผลขาดทุนและปิดกิจการไปเลย ดังนั้นการบริหารลูกหนี้การค้าจึงมีความจำเป็นที่ต้องมีการเร่งรัดหนี้สินให้มีประสิทธิภาพด้วย วิธีที่ดีที่สุดคือการกำหนดแนวทางการเร่งรัดและติดตามหนี้สินจากลูกหนี้การค้าเพื่อให้เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบมีแนวทางการดำเนินงานได้อย่างชัดเจนและควรกำหนดวิธีการจัดการเป็นขั้นตอนโดยพิมพ์เป็นระเบียบเพื่อประกาศและใช้ปฏิบัติงานได้ เช่นลูกหนี้การค้าที่ชำระไม่ตรงกำหนดให้พนักงานขายโทรติดตามทันทีในวันรุ่งขึ้น หากลูกหนี้นั้นค้างชำระครบห้าวันให้พนักงานขายไปพบเพื่อทวงถาม หากเลยกำหนดการชำระไปแล้วหนึ่งเดือนก็ให้มีจดหมายเตือนจากฝ่ายบัญชี เมื่อพ้นกำหนดจดหมายเตือนหนึ่งเดือนแล้วก็มีการยื่นจดหมายจากทนายความส่งไปที่ลูกหนี้การค้านั้นเป็นต้น เพื่อให้การเร่งรัดมีประสิทธิภาพจะได้ไม่มีปัญหาขาดสภาพคล่องทางการเงินตามมาภายหลัง การบริหารลูกหนี้การค้าให้มีประสิทธิภาพนั้นจำเป็นที่จะต้องได้รับความร่วมมือทั้งเจ้าของกิจการ พนักงานขายและพนักงานบัญชีและการเงินที่ติดตามและเร่งรัดลูกหนี้การค้า หากกิจการไม่มีการบันทึกและจัดเก็บข้อมูลการชำระเงินของลูกหนี้การค้าเลยก็จะทำให้เกิดหนี้เสียและกลายเป็นหนี้สูญได้ในที่สุด เจ้าของกิจการควรเป็นผู้นำในการติดตามหนี้เพื่อให้พนักงานมีความใส่ใจและช่วยติดตามให้ทันท่วงทีด้วย

การบริหารจัดการลูกหนี้การค้าเป็นวิธีหนึ่งที่จะช่วยในการควบคุมหนี้ที่ค้างชำระและหนี้สงสัยจะสูญได้ ผู้ประกอบการที่ไม่มีการกำหนดนโยบายการให้เครดิตเทอมกับผู้ซื้อที่ชัดเจนนั้นจะมีความเสี่ยงที่สูงมาก การที่ผู้ขายสร้างเงื่อนไขต่างๆในการให้เครดิตกับลูกซื้อนั้นจะเป็นหนทางที่ลดความเสี่ยงได้มาก และยังง่ายต่อการติดตามและเร่งรัดหนี้สินอีกด้วย นโยบายการให้เครดิตเทอมนั้นมักขึ้นอยู่กับกิจการแต่ละประเภทโดยมีการนำเงื่อนไขของตนมาเปรียบเทียบกับเงื่อนไขของคู่แข่งขันด้วย นอกจากนั้นยังต้องนำเงื่อนไขบางข้อมาปรับเปลี่ยนให้เหมาะกับลูกค้าแต่ละรายอีก เช่นผู้ซื้อที่เป็นรายใหญ่จะได้วงเงินเครดิตมากกว่าผู้ซื้อรายเล็ก ผู้ซื้อที่เปิดดำเนินการมามากกว่า 3 ปีจะได้เครดิตเทอมที่มีระยะเวลายาวกว่าผู้ซื้อที่เป็นกิจการเปิดใหม่ซึ่งต้องซื้อด้วยเงินสดเท่านั้น นอกจาก ธุรกิจที่ต้องให้เครดิตเทอมควรสร้างเงื่อนไขกับผู้ซื้อด้วย เพื่อให้พนักงานขายและฝ่ายต่างๆที่เกี่ยวข้องรับทราบรวมทั้งนำไปปฏิบัติตามเงื่อนไขที่กิจการกำหนดไว้โดย เงื่อนไข (นโยบาย) การให้เครดิตเทอมแก่ลูกค้าสำหรับธุรกิจ SMEs ควรมีการตั้งเกณฑ์ไว้ดังนี้ กรณีที่1 สำหรับลูกค้าใหม่ ลูกค้าใหม่เพิ่งซื้อ 3 ครั้งแรกต้องจ่ายเงินสดเท่านั้นทันทีเมื่อรับสินค้าหรือบริการจากกิจการ ลูกค้ารายใหม่ที่ซื้อครั้งที่ 4 เป็นต้นไปจนครบระยะเวลา 6 เดือน พนักงานขายหรือเจ้าหน้าที่ที่ดูแลต้องทำเรื่องขอเครดิตให้กับลูกค้าเพื่อขอรับอนุมัติวงเงินเครดิตก่อนที่จะขายสินค้าได้ โดยผู้จัดการฝ่าย....จะอนุมัติให้เครดิตหลังจากวันที่รับสินค้าหรือบริการไปได้ไม่เกิน 7 วันแต่ลูกค้ารายนั้นจะต้องวางเงินมัดจำจำนวน 30% ของยอดที่สั่งซื้อในวันที่รับสินค้าหรือวันที่สั่งทำของ กรณีพนักงานขายต้องการดึงหรือแย่งลูกค้าจากคู่แข่งขัน กิจการมีความจำเป็นต้องให้เครดิตเท่ากับคู่แข่งขัน พนักงานจะต้องกรอกแบบฟอร์ขออนุมัติวงเงินเครดิตโดยขออนุมัติจากผู้จัดการฝ่ายขายได้ในวงเงินที่ไม่เกิน....................บาท หากจำนวนเงินเกินที่กำหนดไว้ต้องขออนุมัติจากกรรมการผู้จัดการเท่านั้น (แบบฟอร์มคำขออนุมัติให้ขอที่คุณ.........) เอกสารที่ต้องใช้ในการขอเครดิตเทอมให้กับลูกค้าใหม่มีดังนี้ บุคคลธรรมดา 1. สำเนาบัตรประชาชนและสำเนาทะเบียนบ้าน 2. รายละเอียดของลูกค้าให้กรอกในแบบฟอร์มอนุมัติและในสำเนาบัตรประชาชนพร้อมกับเบอร์โทรศัพท์ที่ทำงาน เบอร์มือถือและที่อยู่ของที่ทำงานหรือสำนักงานที่ประกอบการอยู่ 3. แผนที่บ้านและสถานประกอบการ นิติบุคคลหรือห้างหุ้นส่วนจำกัด 1. สำเนาหนังสือรับรองและรายชื่อผู้ถือหุ้น 2. สำเนาใบภาษีมูลค่าเพิ่มและบัตรผู้เสียภาษี 3. เนาทะเบียนบ้านและบัตรประชาชนของผู้มีอำนาจลงนาม 4. แผนที่ที่ตั้งของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนจำกัด 5. งบการเงิน 3 ปีย้อนหลัง (หากไม่ให้ขอให้ฝ่ายบัญชีตรวจสอบหรือคัดจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า) 6. Bank statement 3-6 เดือนย้อนหลัง กรณีที่ 2 สำหรับลูกค้าที่ซื้อสินค้าจากบริษัทไปแล้วเป็นระยะเวลา 6 เดือนขึ้นไป หรือมีการสั่งซื้อและชำระเงินแล้วเป็นจำนวน 20 ครั้งขึ้นไป ต้องการขออนุมัติวงเงินเครดิตเพิ่มหรือขยายเทอมการชำระเงินให้มีเงื่อนไขดังนี้ ลูกค้าจะต้องมีประวัติการจ่ายเงินตรงเวลามาตลอด 6 เดือน และได้ซื้อสินค้ากับกิจการมาแล้วเป็นจำนวนมากกว่า 20 ครั้งขอให้พนักงานขายกรอกแบบฟอร์มขออนุมัติวงเงินซื้อเชื่อเพิ่ม/ขยายเวลาการชำระเงินโดยขออนุมัติจากกรรมการผู้จัดการ (แบบฟอร์มขออนุมัติให้ขอที่คุณ...........) การให้เครดิตจะให้เป็นวงเงินไม่เกินยอดซื้อที่ซื้อ 2 ครั้งหลังรวมกัน ลูกค้าที่ซื้อขายเกิน 6 เดือนขึ้นไปจะได้รับเครดิตเทอมเป็นระยะเวลาไม่เกิน 30 วัน ลูกค้าที่ซื้อขายเกิน 1 ปีจะได้รับเครดิตเทอมเป็นระยะเวลาไม่เกิน 45 วัน ให้แนบเอกสารประวัติการซื้อขายที่ผ่านมาพร้อมกับแบบฟอร์มคำขออนุมัติวงเงินเครดิตส่งให้ก่อนการอนุมัติเครดิตด้วย เอกสารเพิ่มเติมจากลูกค้า 1. Bank statement ที่ update 6 เดือน 2. งบการเงินปีล่าสุด 3. สำเนาหนังสือรับรองล่าสุด กรณีที่ 3 ลูกค้าเก่าที่ซื้อขายกันมานานเกิน 2 ปี ต้องการเพิ่มวงเงินเครดิตมากขึ้น หากพนักงานขายหรือเจ้าหน้าที่บัญชีเห็นสมควรว่าน่าจะขยายระยะเวลาการชำระเงิน หรือเพิ่มวงเงินเครดิตให้แก่ลูกค้าเก่าที่ชำระเงินตรงเวลามาโดยตลอดเป็นระยะเวลาเกิน 2 ปีขึ้นไป ขอให้กรอกแบบฟอร์มขออนุมัติเพิ่มวงเงินเครดิตซื้อเชื่อโดยขออนุมัติจากผู้จัดการฝ่าย......ได้ไม่เกิน...................บาท หากต้องการวงเงินเกินที่กำหนดไว้ขอให้กรรมการผู้จัดการเป็นผู้อนุมัติเท่านั้น(แบบฟอร์มคำขออนุมัติเพิ่มวงเงินเครดิตขอได้ที่คุณ..................) ให้พนักงานขายหรือเจ้าหน้าที่บัญชีแนบประวัติการซื้อขายและจ่ายเงินไปพร้อมกับแบบฟอร์มคำขออนุมัติเพิ่มวงเงินเครดิต เอกสารที่ขอเพิ่ม 1. Bank statement ที่ update 6 เดือน 2. งบการเงินปีล่าสุด 3. สำเนาหนังสือรับรองปีล่าสุด จากตัวอย่างเงื่อนไขการให้เครดิตเทอมข้างบนนี้ ผู้ประกอบการที่ต้องการนำไปใช้ควรนำไปปรับเปลี่ยนให้ตรงกับกิจการของตนเองและใกล้เคียงกับเงื่อนไขของคู่แข่งขันด้วย โดยควรออกแบบฟอร์มอนุมัติวงเงินเครดิตเอง เพื่อให้พนักงานที่เกี่ยวข้องได้นำไปใช้ โดยมีการขออนุมัติวงเงินการให้เครดิตก่อนที่จะให้เครดิตแก่ลูกค้า นอกจากนั้นผู้ประกอบการควรตรวจสอบเอกสารการสั่งซื้อว่าผู้ซื้อได้เซ็นต์ชื่อสั่งซื้อเรียบร้อยแล้วก่อนส่งสินค้าเพื่อเป็นหลักฐานการฟ้องร้องได้ในกรณีที่ผู้ซื้อไม่ยอมชำระหนี้หรือยืนยันว่าไม่ได้สั่งซื้อสินค้าจริง ดังนั้นผู้ประกอบการควรออกแบบใบสั่งซื้อที่มีลายเซ็นต์ผู้มีอำนาจสั่งซื้อจริง และเมื่อส่งสินค้าหรือบริการถึงผู้ซื้อแล้ว ผู้รับสินค้าก็จะต้องเป็นผู้มีอำนาจรับสินค้าจริงหรือเป็นพนักงานผู้มีอำนาจรับสินค้าได้ มิฉะนั้นผู้ซื้อที่ได้รับเครดิตจากเราอาจอ้างว่าไม่ได้รับสินค้าจริงก็ได้ อาจอ้างว่าเราส่งสินค้าให้ใครก็ไม่ทราบซึ่งมักจะพบกรณีที่ผู้ซื้อตั้งใจจะไม่ชำระเงินค่าสินค้า ดังนั้นเราควรทราบว่าการจะดำเนินคดีฟ้องร้องเรียกเงินค่าสินค้าได้จำเป็นต้องมีใบสั่งซื้อ(หรือใบเสนอราคาที่มีการเซ็นต์รับรองราคาไว้)ประกอบกับใบส่งสินค้าหรือบริการเพื่อแสดงว่าผู้ซ้อได้รับสินค้าและบริการไปเรียบร้อยแล้ว

การให้ส่วนลดเงินสดแก่ลูกหนี้ เป็นกลยุทธ์อย่างหนึ่งในการบริหารจัดการเงินสดของกิจการ ธุรกิจขนาดกลางและย่อมจำเป็นต้องให้เครดิตเทอมกับผู้ซื้อเพราะในตลาดมีคู่แข่งขันจำนวนมาก หากจะขายแต่เพียงเงินสดก็ไม่จูงใจให้ผู้ซื้อรายใหญ่สนใจซื้อสินค้าของเรามาก การเสนอขายสินค้าให้กับลูกค้าที่ต้องให้เครดิตนั้นเรามักจะเสนอเป็นเงื่อนไขการชำระ (Term of payment) ดังนี้ 2/7, n/30 คือให้ส่วนลด 2% ชำระเป็นเงินสดภายใน 7 วัน หรือไม่เอาส่วนลดก็ให้ชำระเงินภายใน 30 วัน 2/10, n/60 คือให้ส่วนลด 2% ชำระเป็นเงินสดภายใน 10 วัน หรือไม่เอาส่วนลดก็ชำระเงินภายใน60 วัน n/30 คือชำระเงินภายใน 30 วัน แบบนี้คือไม่มีส่วนลดเงินสดให้ ส่วนลดเงินสดก็คือ ส่วนลดที่ผู้ขายสินค้าจะยอมลดให้กับผู้ซื้อเมื่อผู้ซื้อนำเงินสดมาชำระภายในระยะเวลาที่กำหนดไว้ตามเงื่อนไขการชำระเงินในใบเสนอราคา จุดประสงค์ของการให้ส่วนลดเงินสดก็เพื่อจูงใจให้ผู้ซื้อรีบนำเงินมาชำระให้เร็วขึ้น การเสนอส่วนลดให้กับลูกค้าหรือลูกหนี้การค้าไม่จำเป็นต้องเสนอทุกๆรอบที่ขายสินค้าก็ได้แต่ควรดูสภาพคล่องและเงินสดของกิจการเป็นตัวตั้ง หากกิจการมีเงินสดคงเหลือในธนาคารมากแถมในบางคร้งยังต้องนำเงินไปฝากประจำที่ธนาคารอีกด้วย กิจการในลักษณะนี้ไม่ควรเสนอส่วนลดเงินสดเพราะได้เงินสดมาอาจไม่ก่อเกิดผลกำไรแก่บริษัทได้ ดังนันการเสนอส่วนลดเงินสดควรเสนอในสถานการณ์ดังนี้ 1. กิจการที่ต้องการใช้เงินสด ขาดสภาพคล่อง เช่น ยังต้องใช้เงินนอกระบบที่ดอกเบี้ยร้อยละ 3 ต่อเดือนเท่ากับเสียดอกเบี้ยร้อยละ 36 ต่อปีแบบนี้ควรเสนอส่วนลดให้กับลูกหนี้การค้าถ้ายังไม่เคยเสนอส่วนลดไว้เลย อาจให้ส่วนลดกับลูกค้า 2% ถ้าเราให้เครดิตเทอมเป็นเวลา 30 วันลูกค้าก็จะได้ส่วนลดดอกเบี้ยเท่ากับ 24% ต่อปี (2%คูณกับ 12 รอบต่อปี) ถ้าเครดิตเทอมนาน 60 วันเขาก็ได้ส่วนลด 12% ต่อปี(2% คูณ 6 รอบต่อปี) ผู้ประกอบการที่จะเสนอส่วนลดควรพิจารณาต้นทุนเงินของกิจการ หากต้นทุนเงินที่ต้องไปกู้มีอัตราที่สูงมากการเสนอส่วนลดเงินสดจะดีกว่า หากผู้ประกอบการต้องไปขอกู้เจ้าหนี้นอกระบบจะยิ่งทำให้กิจการเผชิญปัญหาขาดสภาพคล่องอย่างรุนแรง การเสนอส่วนลดเงินสดให้กับลูกหนี้การค้าจะเป็นทางออกที่ดีทางหนึ่ง 2. กรณีลูกหนี้การค้ามีปัญหาการชำระช้า หรือเริ่มมีปัญหาทางการเงินที่ไม่สามารถชำระเงินกับเจ้าหนี้รายอื่น กิจการควรเสนอส่วนลดเงินสดให้กับลูกหนี้รายที่มีปัญหาชำระเพื่อจูงใจให้อยากรีบชำระเพื่อได้ส่วนลดเงินสดทำให้กิจการลดความเสี่ยงที่จะเก็บเงินกับลูกหนี้รายนั้นไม่ได้และต้องท่องจำไว้เลยว่าเมื่อได้รับเงินแล้วอย่าได้ให้เครดิตเทอมกับลูกหนี้ที่มีโอกาสเป็นหนี้เสียได้ จำเป็นต้องขายเป็นเงินสดเท่านั้น หากเขาไม่สนใจที่จะซื้อก็ควรดีใจได้ว่าเรารอดจากการมีหนี้เสีย 3. กรณีที่กิจการมีสินค้าคงเหลือบางรายการที่มีปริมาณมาก ต้องการระบายสินค้าเหล่านี้ออกให้เร็วเพื่อได้เงินสดมาหมุนเวียนและเพื่อป้องกันสินค้าล้าสมัยด้วย กิจการควรเสนอส่วนลดเงินสดเฉพาะรายการสินค้าที่เราอยากจะระบายออกเท่านั้นเพื่อจูงใจให้ผู้ซื้อต้องการซื้อมากขึ้น 4. กรณีที่มีต้นทุนเงินสูงต้องการลดการใช้สินเชื่อที่มีอัตราดอกเบี้ยสูง ยกตัวอย่าง กิจการให้เครดิตเทอมแก่ลูกหนี้การค้าแบบ n/90 คือให้ชำระเงินได้ภายใน 90 วัน แต่กิจการใช้เงินกู้ที่เสียอัตราดอกเบี้ยร้อยละ 10 ต่อปี หากเปลี่ยนเสนอส่วนลดเงินสดให้กับลูกหนี้การค้าเป็น 2/10,n/90 คือจ่ายเงินสดภายใน 10 วันได้ลด 2% หากไม่เอาส่วนลดก็ชำระภายใน 90 วัน ถ้าลูกค้า (ลูกหนี้การค้า) สนใจจ่ายเป็นเงินสดเราก็เท่ากับให้ส่วนลดลูกหนี้การค้าร้อยละ 8 ต่อปีอย่างไรก็ถูกกว่าดอกเบี้ยเงินกู้ร้อยละ 10 แน่นอน

การเร่งรัดและติดตามหนี้จากลูกหนี้การค้าเป็นวิธีการหนึ่งในการบริหารจัดการลูกหนี้ หากเราให้เครดิตเทอม(Credit term)แก่ลูกหนี้การค้าไปแล้วและไม่เคยติดตามทวงถามใดๆ เมื่อระยะเวลาผ่านไปช่วงหนึ่งลูกหนี้เหล่านี้ก็จะกลายเป็นหนี้เสียและเป็นหนี้สูญได้ในที่สุด วัตถุประสงค์หลักของการให้เครดิตแก่ลูกหนี้การค้าก็เพื่อให้กิจการมียอดขายที่เพิ่มขึ้นและการบริหารจัดการลูกหนี้ก็เพื่อสร้างสภาพคล่องให้กับกิจการให้มากที่สุด เกือบทุกกิจการต้องการที่จะขายเป็นเงินสดทั้งนั้น แต่สภาพการแข่งขันที่สูงในยุคปัจจุบันทำให้ต้องมีนโยบายการให้เครดิตเทอมกับผู้ซื้อมากขึ้นเพื่อเพิ่มยอดขายของตนเองได้ เมื่อเราจำเป็นต้องให้เครดิตแก่ลูกค้าเราก็ต้องมีการบริหารจัดการที่ดีในการติดตาม ทวงถามและเร่งรัดหนี้ด้วยเพื่อรักษาสภาพคล่องของธุรกิจและเพื่อมีเงินสดมาใช้หมุนเวียนในกิจการต่อไป เครื่องมือที่ช่วยให้เราบริหารลูกหนี้และติดตามทวงถามหนี้ให้มีประสิทธิภาพได้คือ 1. การจัดทำตารางอายุลูกหนี้ (Aging Schedules of accounts receivable) 2. การจัดชั้นลูกหนี้ 3. การกำหนดนโยบายการเร่งรัดและติดตามลูกหนี้ การจัดทำตารางอายุลูกหนี้ เป็นการจัดแบ่งลูกหนี้ที่ค้างชำระ ส่วนใหญ่ธุรกิจทั่วไปจะแบ่งลูกหนี้ตามช่วงอายุของการชำระหนี้เป็น 5 กลุ่มดังนี้ 1. กลุ่มลูกหนี้ที่อยู่ภายในกำหนดชำระ(ยังไม่ครบกำหนดชำระ) 2. กลุ่มลูกหนี้ที่ค้างชำระไม่เกิน 30 วัน 3. กลุ่มลูกหนี้ที่ค้างชำระตั้งแต่ 31-90 วัน 4. กลุ่มลูกหนี้ที่ค้างชำระตั้งแต่ 91-180 วัน 5. กลุ่มลูกหนี้ที่ค้างชำระตั้งแต่ 181 วันขึ้นไป การจัดทำตารางอายุลูกหนี้ จะช่วยให้การบริหารจัดการลูกหนี้ง่ายขึ้น หากกิจการใดที่มีลูกหนี้จำนวนมากที่ค้างชำระเกิน 180 วัน (6 เดือน) กิจการนั้นมักมีปัญหาขาดสภาพคล่องไปด้วย เพราะเงินทุนหมุนเวียนส่วนใหญ่จะจมไปกับลูกหนี้การค้าที่ค้างชำระทั้งหมด หากลูกหนี้เหล่านั้นกลายเป็นหนี้สูญขึ้นมายิ่งจะทำให้กิจการมีปัญหาจนถึงขั้นล้มละลายได้ การเร่งรัดหนี้สินจึงควรเร่งรัดตั้งแต่กลุ่มลูกหนี้ที่ไม่เกิน 30 วันเพราะการติดตามจะง่ายกว่าและจะไม่กลายเป็นหนี้ค้างชำระต่อไปได้ การจัดทำตารางอายุลูกหนี้มักจะทำเป็นรายงานที่อยู่ในระบบโปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชี และเกือบจะทุกโปรแกรมในระบบทางบัญชีก็มีการเขียนรายงานนี้ให้อยู่แล้วขอให้ฝ่ายบัญชีการเงินลองตรวจสอบดูว่ามีรายงานตารางอายุลูกหนี้หรือไม่ หากไม่มีก็อาจติดต่อผู้ขายระบบให้เขียนเพิ่มได้ การจัดชั้นลูกหนี้ ผู้ประกอบการที่มีการบริหารจัดการลูกหนี้ที่ดีมักมีการจัดชั้นของลูกหนี้โดยตั้งเกณฑ์การให้คะแนนลูกหนี้ก่อนที่จะให้เครดิตเพื่อป้องการความเสี่ยง การจัดชั้นลูกหนี้คล้ายกับการตั้งมาตรฐานการให้สินเชื่อนั่นเอง โดยแบ่งลูกหนี้การค้าตามเกรด A, B, C เพื่อใช้ในการให้วงเงินและระยะเวลาการชำระหนี้ ลูกค้าที่เป็นเกรด A อาจได้วงเงินจำนวนสูงกว่าลูกค้าเกรด B และได้ระยะเวลาการชำระเงินที่ยาวกว่า การตั้งเกณฑ์การจัดชั้นลูกหนี้นั้นผู้ประกอบการควรพิจารณาหลักเกณฑ์ร่วมกับพนักงานที่รับผิดชอบลูกค้า เพื่อจัดชั้นลูกหนี้ที่เหมาะสมตามเกรดที่กำหนดไว้ เปรียบเหมือนกับบัตรเครดิตที่มีการแบ่งเกรดประเภทของบัตรคือ บัตรเงิน บัตรทอง บัตรแพคตินั่ม และบัตรไททาเนี่ยม เป็นต้น การกำหนดนโยบายเร่งรัดและติดตามหนี้ ผู้บริหารและเจ้าของกิจการต้องกำหนดนโยบายการติดตามหนี้ให้ชัดเจนเพื่อเจ้าหน้าที่การเงินที่ดูแลจะได้มีแนวทางในการปฏิบัติงานและช่วยให้การบริหารลูกหนี้การค้ามีประสิทธิภาพไม่มีหนี้เสียเกิดขึ้นได้ภายหลัง ส่วนใหญ่ธุรกิจ SMEs ไม่มีการกำหนดนโยบายอย่างเป็นรูปธรรม พนักงานที่รับผิดชอบก็เพียงโทรติดตามทวงถามบ้าง ส่วนใหญ่เป็นเจ้าของกิจการที่ติดตามทวงถามเอง ถ้าลูกหนี้รายนั้นรู้จักกับเจ้าของเป็นอย่างดีก็เป็นปัญหาที่เจ้าของไม่กล้าทวงหนี้ การที่มีนโยบายเร่งรัดหนี้สินอย่างชัดเจนและพิมพ์ออกมาประกาศให้พนักงานทุกคนทราบนั้น ทำให้ผู้รับผิดชอบมีหน้าที่ต้องทวงถามและติดตามอย่างใกล้ชิดและจะเป็นประโยชน์กับเจ้าของกิจการที่ไม่ต้องชนกับลูกค้าและทวงหนี้โดยตรงอีกด้วย ตัวอย่างนโยบายการติดตามเร่งรัดลูกหนี้การค้าที่กิจการกำหนดโดยทั่วไปคือ กรณีลูกค้าที่ให้เครดิตหรือมีการวางบิลครบกำหนดวันรับเงิน ผู้รับผิดชอบควรปฏิบัติการดังนี้ 1. เมื่อครบกำหนดการชำระเงินแล้วลูกค้ายังไม่ชำระเงิน ขอให้พนักงานขายหรือพนักงานติดตามหนี้โทรถามเหตุผลว่าทำไมยังไม่ชำระในวันที่ครบกำหนดชำระและขอให้รีบชำระในวันรุ่งขึ้น 2. เมื่อเลยกำหนดการชำระไปแล้ว 3 วันให้พนักงานติดตามหนี้โทรทวงถามอีกครั้งหนึ่ง 3. เมื่อเลยกำหนดการชำระไปแล้ว 7 วัน ลูกหนี้ยังไม่ยอมชำระเงิน ขอให้พนักงานขายหรือผู้ที่รับผิดชอบเรื่องการเก็บเงินไปพบเพื่อเร่งการจ่ายเงินจากลูกหนี้รายนี้ หากลูกหนี้ขอผ่อนผันการชำระหนี้และขอเวลาอีกก็ให้ขอเช็คล่วงหน้ามาซึ่งวันที่เช็คมีระยะเวลาไม่เกิน 7 วัน หากลูกหนี้ไม่ให้เช็คล่วงหน้าขอให้นัดวันที่รับเช็คแน่นอนก็ต้องมีระยะเวลาไม่เกิน 7 วันเช่นกัน 4. หากเช็คที่รับมากถูกปฏิเสธการจ่ายเงินจากธนาคาร หรือลูกหนี้ไม่ยอมชำระหนี้ตามที่ตกลงกันไว้ก็ให้โทรศัพท์ทวงถามอย่างน้อยทุก 7 วันไปเรื่อยๆจนลูกหนี้รายนั้นได้ค้างชำระเงินเกินระยะเวลา 30 วันก็ให้ออกจดหมายเตือนจากบริษัทโดยฝ่ายบัญชีและการเงินเป็นผู้ลงนาม 5. หลังจากออกจดหมายเตือนจากฝ่ายบัญชีไปแล้วครบ 7 วันแล้วให้โทรศัพท์ไปหาผู้ที่รับผิดชอบการชำระเงิน (ผู้มีอำนาจสั่งจ่าย) โดยถามเหตุผลการไม่ชำระหนี้ หากไม่มีเหตุผลเพียงพอให้กรรมการผู้จัดการหรือเจ้าของกิจการเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะดำเนินการต่ออย่างไรดี 6. เมื่อลูกหนี้ค้างชำระเกินระยะเวลา 2 เดือนแล้วขอให้ฝ่ายบัญชีส่งจดหมายเตือนจากทนายความเพื่อดำเนินการตามกฎหมายต่อไป กรณีลูกหนี้มีการจ่ายเช็คล่วงหน้า 1. เมื่อธนาคารปฏิเสธการจ่ายเช็คของลูกหนี้ ขอให้พนักงานขายหรือเจ้าหน้าที่บัญชีติดต่อลูกหนี้ทันทีเพื่อนัดวันแลกเช็คหรือวันที่นำเช็คเข้าใหม่อีกครั้ง 2. เมื่อเช็คที่แลกมาหรือเช็คนำเข้าไปใหม่ถูกปฏิเสธการชำระเงินจากธนาคารอีก ขอให้พนักงานขายไปพบเพื่อทวงถามให้ชำระเป็นเงินสดทันทีหรือโอนเงินเข้าบัญชีของกิจการโดยจะส่งเช็คที่รับเงินไม่ได้มาแลกภายหลัง 3. หากพ้นกำหนดเกิน 30 วันจากวันที่เช็คคืน ขอให้ฝ่ายกฏหมายแจ้งความดำเนินคดีที่สถานที่ตำรวจหรือให้ทนายความดำเนินการฟ้องคดีเช็คต่อไป กิจการที่มีการติดตามเร่งรัดหนี้อย่างเคร่งครัดจะไม่ค่อยมีหนี้ค้างชำระมากนัก เพราะลูกหนี้บางรายมักจะให้เงินกับผู้ที่มาทวงถามก่อนเสมอ ดังนั้นกิจการใดที่ยังไม่มีการใช้เครื่องมือติดตามหนี้ทั้งสามเครื่องมือที่กล่าวมาแแล้วข้างก็ควรออกแบบวิธีการที่เหมาะสมกับกิจการของตนเอง อย่างน้อยก็ควรมีนโยบายการติดตามเร่งรัดหนี้สินและการจัดทำตารางอายุลูกหนี้เพื่อป้องกันการมีหนี้เสียได้ในอนาคต

การขอความช่วยเหลือและสนับสนุนจากใครก็ตามที่ไม่ใช่เคนภายในครอบครัวเรานั้น ผู้ไปขอความช่วยเหลือจำเป็นต้องเตรียมความพร้อมก่อนไปพบเช่น เราจะไปสัมภาษณ์งานก็ยังต้องเตรียมความพร้อมในการสัมภาษณ์ต้องเตรียมชุดที่ใส่สัมภาษณ์ คำถามที่ต้องเตรียมไปเพื่อตอบให้ผ่านการสัมภาษณ์ แผนที่ทางไปสัมภาษณ์ การไปขอสินเชื่อธนาคารก็เหมือนกันจำเป็นต้องเตรียมความพร้อมให้ดีถึงจะมีโอกาสได้รับเงินกู้ ขั้นตอนการเตรียมความพร้อมและติดตามการขอสินเชื่อมีดังนี้ 1. จัดทำแผนธุรกิจขอสินเชื่อด้วยตนเอง บางคนอาจถามว่าให้คนอื่นจัดทำแผนธุรกิจได้หรือไม่เพราะเขียนแผนเองไม่เป็น จริงๆแล้วการจัดทำแผนด้วยตัวเองไม่จำเป็นต้องพิมพ์และเขียนด้วยตัวเองแต่ควรเป็นแผนที่เราคิดริเริ่มเองให้รายละเอียดของแผนเองไม่ใช่คนอื่นมาคิดแทนให้ มีผู้ประกอบการขนาดกลางที่มีเงินไปจ้างที่ปรึกษาเขียนแผนธุรกิจให้ แต่มักจะมีปัญหาการขอสินเชื่อทุกครั้งเพราะตัวเองไม่ทราบถึงรายละเอียดในแผนขอเงินกู้นั้นเสมือนการเขียนแผนธุรกิจนั้น เกิดจากการมโนภาพของที่ปรึกษาเองหรือที่เราเรียกว่านั่งเทียนเขียนนั่นเอง ผู้ประกอบการที่จ้างผู้อื่นหรือให้ที่ปรึกษาเขียนแผนกู้เงินควรทำความเข้าใจกับแผนนั้นด้วยและแผนดังกล่าวควรเป็นแผนธุรกิจที่ผู้ประกอบการจะนำไปใช้ในการดำเนินการจริงๆ 2. จัดเตรียมเอกสารประกอบการขอสินเชื่อให้ครบถ้วน เอกสารต่างๆที่สำคัญของกิจการเช่นหนังสือรับรอง, หนังสือบริคณห์สนธิ, ใบทะเบียนการค้า, บัตรประชาชนและทะเบียนบ้านของเจ้าของกิจการและกรรมการ, งบการเงิน 3 ปีย้อนหลัง, Bank statement ย้อนหลัง 6 เดือน, ใบอนุญาติต่างๆและเอกสารที่เกี่ยวกับหลักทรัพย์ค้ำประกัน ควรจัดเตรียมให้ครบถ้วนเพื่อไม่เสียเวลาในการขอเอกสารเพิ่มจากเจ้าหน้าที่สินเชื่ออีก เพราะหากผู้ยื่นกู้ส่งเอกสารไม่ครบถ้วนตามที่ธนาคารต้องการ เจ้าหน้าที่ก็จะติดต่อขอเพิ่มอีกทำให้ต้องใช้เวลาไปอีกอย่างน้อย 1 สัปดาห์และหากยังไม่ครบอีกก็เสียเวลาไปอีก บางรายต้องเสียเวลาในการขอเอกสารไปมาเกือบ 1 เดือน ทำให้มีผลได้รับเงินกู้ช้าไปและอาจไม่ทันมาใช้หมุนเวียนในกิจการได้ 3. เจรจาต่อรองกับสถาบันการเงินด้วยตนเอง ผู้ประกอบการที่จ้างตัวแทนไปขอเงินกู้อาจจะเสียเวลาและไม่ได้รับสินเชื่อจากธนาคารได้ เพราะธนาคารเองก็ต้องการติดต่อโดยตรงกับผู้ประกอบการเพื่อเสนอเงื่อนไขที่จะเปลี่ยนแปลงวงเงินสินเชื่อหรือหลักประกันได้ 4. ให้ข้อมูลที่ถูกต้องและตรงไปตรงมา ผู้ประกอบการที่ให้ข้อมูลไม่เป็นความจริงมักถูกปฏิเสธจากธนาคาร เช่น แจ้งยอดขายสูงเกินไป, ต้องการวงเงินสินเชื่อที่สูงเกินไป, หรือมีหนี้ถูกดำเนินคดีแล้วก็ไม่แจ้งให้ทราบ การที่ให้ข้อมูลไม่ถูกต้องตามความเป็นจริงมีผลทำให้เป็นธนาคารจะปฏิเสธการพิจารณาสินเชื่อด้วย เนื่องจากปัจจุบันนี้การตรวจสอบข้อมูลเป็นเรื่องง่ายสำหรับธนาคารและยิ่งมีการตรวจสอบข้อมูลจากเครดิตบูโรด้วยแล้ว ทำให้ผู้ประกอบการไม่สามารถปิดบังข้อมูลการค้างชำระหนี้หรือถูกดำเนินคดีได้เลย 5. เตรียมตัวให้ดีในช่วงที่สถาบันการเงินไปสัมภาษณ์หรือเยี่ยมชมสถานประกอบการ เช่น เตรียมสายการผลิตให้พร้อมเพื่อสาธิตการผลิตสินค้าของกิจการ มีห้องประชุมหรือสถานที่นั่งประชุมกันได้ เตรียมคำตอบที่ธนาคารได้ถามทางโทรศัพท์ไว้แล้ว ดูความเรียบร้อยรอบๆของสถานประกอบการอย่าให้สกปรกหรือไม่เป็นระเบียบเพื่อสร้างความประทับใจให้กับเจ้าหน้าที่ธนาคาร 6. ติดตามผลการพิจารณาสินเชื่อเป็นระยะๆ เมื่อธนาคารได้รับเอกสารไปแล้วและได้มาเยี่ยมชมกิจการแล้ว ผู้ประกอบการสามารถสอบถามความเป็นไปได้ในการขอสินเชื่อทันทีในวันที่เยี่ยมชม หากเจ้าหน้าที่สินเชื่อบอกว่าจะไปดำเนินการทำเรื่องขอสินเชื่อให้ก็ควรติดตามเป็นระยะๆ เพื่อกระตุ้นให้เจ้าหน้าที่ดำเนินการให้เร็วขึ้น การติดตามเป็นระยะๆควรใช้วิธีโทรศัพท์สอบถามเจ้าหน้าที่สินเชื่อหรือผู้จัดการมากกว่าการไปพบที่ธนาคารเลย หลังจากการมาเยี่ยมชมสถานประกอบการของเจ้าหน้าที่สินเชื่อแล้ว ทางธนาคารอาจใช้เวลาในการหาข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อจัดทำการวิเคราะห์สินเชื่อและจัดทำรายงานการเสนอขอสินเชื่อให้กับคณะกรรมการอนุมัติสินเชื่อด้วยทำให้ใช้เวลาไปอย่างน้อยประมาณ 1-2 เดือน หากเราติดตามสอบถามความคืบหน้าเป็นระยะคือประมาณสองสัปดาห์ต่อครั้งก็อาจทำให้เร็วขึ้นได้ และเมื่อธนาคารปฏิเสธการให้สินเชื่อโดยไม่อนุมัติวงเงินกู้เลยผู้ประกอบการก็อย่าท้อแท้ใจควรสอบถามเหตุผลการไม่ให้วงเงินสินเชื่อเพราะเป็นสิทธิ์ที่ผู้ขอกู้จะทราบเหตุผลได้ บางครั้งเจ้าหน้าที่ปฏิเสธโดยให้เหตุผลว่าวงเงินสูงมากเกินไปหากเป็นเหตุผลนี้ผู้ประกอบการก็อาจลดขนาดการลงทุนได้หรือปรับให้การลงทุนใช้เงินทุนที่น้อยลงให้เท่ากับวงเงินกู้ที่ธนาคารสามารถให้สินเชื่อได้

กิจการนิติบุคคลที่จดทะเบียนประกอบธุรกิจในประเทศไทย มีหน้าที่ต้องยื่นงบการเงินทุกปีโดยต้องยื่นภายใน 5 เดือนนับจากวันสิ้นรอบบัญชี หากกิจการมีรอบบัญชีตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม - 31ธันวาคม ก็ต้องยื่นงบการเงินภายในวันที่ 31 พฤษภาคม แต่หากกิจการใดที่มีการปิดรอบบัญชีที่แตกต่างไปจากที่กล่าวมาก็ให้ยื่นภายใน 5 เดือนนับจากวันสิ้นรอบบัญชีเช่นกัน กรมสรรพากรได้กำหนดไว้ว่า ธุรกิจ SMEs ที่เป็นนิติบุคคล คือ ห้างหุ้นส่วนจำกัด ห้างหุ้นส่วนสามัญ และบริษัทจำกัด ที่มีทุนจดทะเบียนไม่เกิน 5 ล้านบาทและมียอดขายหรือรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาท ก็มีหน้าที่ต้องยื่นงบการเงินเช่นกัน ผู้ประกอบการ SMEs หลายรายมักเข้าใจผิดว่าหากธุรกิจได้จดทะเบียนนิติบุคคลแล้วแต่ยังไม่ได้ทำธุรกรรมใดๆก็ไม่จำเป็นต้องปิดและยื่นงบการเงิน ซึ่งเป็นการเข้าใจผิดอย่างมากเพราะในความเป็นจริงแล้วนิติบุคคลทุกรายมีหน้าที่ต้องยื่นงบการเงินให้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าไม่ว่าจะมีการขายหรือไม่ได้มีการขายเกิดขึ้นก็ตาม หากไม่ยื่นตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ก็จะถูกปรับและอัตราการปรับจะเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆหากเลยกำหนดการยื่นตั้งแต่ 2 เดือนขึ้นไป ดังนั้นขอให้ผู้ประกอบการเอาใจใส่ที่จะติดตามผู้จัดทำบัญชีหรือบริษัทรับทำบัญชีที่มีหน้าที่รับผิดชอบการปิดและยื่นงบการเงินของกิจการตนเองด้วย ในปัจจุบันการยื่นงบการเงินมีความแตกต่างไปจากอดีตมาก เพราะกรมพัฒนาธุรกิจการค้าได้ออกประกาศหลักเกณฑ์ในการยื่นงบการเงินใหม่ตั้งแต่ปี 2559 โดยให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชียื่นงบการเงินทางอีเล็กทรอนิกส์ (DBD e-Filing) โดยไม่ต้องยื่นงบการเงินด้วยตนเองหรือนำส่งทางไปรษณีย์ และหากผู้ยื่นงบการเงินมายื่นด้วยตัวเองหรือนำส่งทางไปรษณีย์ตามระยะเวลที่กำหนดก็ยังต้องมายื่นงบการเงินผ่านทางอิเล็กทรอนิกส์อีกครั้งภายใน 30 วันเช่นกัน ฉะนั้นเราควรยื่นงบการเงินทางอิเล็กทรอนิกส์เลยในครั้งเดียวจะได้ไม่ต้องยื่นงบการเงินถึงสองครั้ง การยื่นงบการเงินของนิติบุคคล SMEs ระหว่างบริษัทและห้างหุ้นส่วนมีความแตกต่างกันดังนี้ สำหรับวิธีการยื่นงบการเงิน และการส่งเอกสารประกอบการยื่นงบการเงินนั้น กรมพัฒนาธุรกิจการค้าได้เขียนรายละเอียดไว้ในคู่มือการนำส่งงบการเงินประจำปี 2559 (ปีปัจจุบัน) ซึ่งผู้สนใจจะอ่านรายละเอียดนี้สามารถดาวน์โหลดได้ ที่นี่ เจ้าของกิจการนิติบุคคลต้องพึงระวัง เรื่องการไม่ยื่นงบการเงินติดต่อกันนานเกินสามปีเพราะอาจถูกกรมพัฒนาธุรกิจการค้าประกาศขีดชื่อออกจากทะเบียนและกลายเป็นนิติบุคคลสิ้นสภาพไป ทำให้กิจการไม่สามารถดำเนินธุรกิจได้อีก ปัญหาของการยื่นงบการเงินไม่ได้ของนิติบุคคล SMEs มีดังนี้ ผู้รับจ้างหรือบริษัทรับทำบัญชีปิดตัวไปหรือหาตัวไม่พบทำให้เอกสารทางบัญชีหายไปด้วย มีการเปลี่ยนผู้จัดทำบัญชีหรือผู้สอบบัญชีอนุญาตรายใหม่ทำให้เอกสารต่างๆสูญหายจากผู้จัดทำบัญชีรายเดิม ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตยังไม่ยอมลงนามตรวจสอบให้ กิจการมีการค้างไม่ชำระเงินค่าทำบัญชีทำให้ผู้รับทำบัญชีไม่ยอมส่งงบการเงินให้ มีรายการทางบัญชีบางรายการที่ตกลงกับผู้สอบบัญชีรับอนุญาตหรือผู้จัดทำบัญชีไม่ได้ทำให้ปิดงบการเงินไม่ได้ บริษัทรับทำบัญชีถูกดำเนินคดีและถูกยึดทรัพย์ทำให้เอกสารบัญชีของกิจการสูญหายไป จากปัญหาที่กล่าวมาข้างต้น ส่วนใหญ่เป็นปัญหาของเอกสารทางบัญชีและการว่าจ้างผู้จัดบัญชี ดังนั้นกิจการควรเก็บเอกสารทางบัญชีไว้ที่สำนักงานตนเองไม่ควรให้บริษัทรับทำบัญชีเก็บเพราะจะเกิดปัญหาสูญหายได้ สำหรับการว่าจ้างผู้จัดทำบัญชีหรือบริษัทรับทำบัญชีควรสอบถามจากผู้มีประสบการณ์ในธุรกิจเดียวกันเพราะผู้ทำบัญชีแต่ละรายก็จะเก่งเฉพาะธุรกิจที่ตนถนัดปิดบัญชีเท่านั้น การสอบถามเพื่อตรวจสอบผู้ทำบัญชีจะเป็นการลดความเสี่ยงในการยื่นงบการเงินได้ และหากกิจการยังเผชิญกับปัญหาผู้รับทำบัญชียื่นงบการเงินล่าช้าเกือบทุกปีก็ควรพิจารณาเปลี่ยนผู้ทำบัญชีรายใหม่เพราะการยื่นงบการเงินไม่ได้ตามเวลาที่กำหนดนั้นนอกจากจะถูกปรับเป็นเงินแล้วยังเป็นถูกดำเนินคดีอาญาได้อีกด้วย

เจ้าหนี้การค้าคือ เงินที่กิจการค้างชำระค่าสินค้าหรือบริการที่ได้ซื้อมาเพื่อขายหรือผลิตตามปกติ เจ้าหนี้เหล่านี้เป็นบริษัทหรือบุคคลที่เขาให้เครดิตการค้าเรานั่นเอง เนื่องจากการแข่งขันที่สูงผู้ขายสินค้าหรือ supplier ที่เราซื้อสินค้าเป็นประจำก็อยากให้เครดิตเพื่อจูงใจให้เป็นลูกค้าประจำระยะเวลาการให้เครดิตมักจะประมาณ 1-3 เดือน ในช่วงเวลาที่เรายังไม่ได้ชำระเงินให้กับsupplier รายใดเราจะบันทึกบัญชีว่าเขาเป็นเจ้าหนี้การค้าเรา การได้เครดิต(ซื้อเชื่อ)จากเจ้าหนี้การค้าดีกว่าการได้เงินกู้ระยะสั้นจากธนาคารเพราะเครดิตจากเจ้าหนี้การค้าไม่มีดอกเบี้ยเลยแต่การกู้เงินอย่างไรก็ต้องเสียดอกเบี้ยแน่นอน หากกิจการใดที่มีการซื้อขายกับผู้ขายวัตถุดิบ (supplier)จำนวนมากจำเป็นต้องบริหารจัดการให้ดีเพื่อไม่ให้มีปัญหาขาดสภาพคล่องเพราะต้องจ่ายเงินพร้อมกันและปัญหาต้องเสียเครดิตทางการค้ากับเจ้าหนี้ด้วย การบริหารจัดการเจ้าหนี้การค้าควรบริหารจัดการในเรื่องดังนี้ 1. สร้างระบบเจ้าหนี้การค้าเพื่อควบคุมการชำระเงิน กิจการขนาดกลางควรมีระบบบัญชีเจ้าหนี้เพื่อบริหารจัดการหนี้ที่ต้องชำระให้มีประสิทธิภาพโดยระบบนี้อยู่ในเป็นระบบโปรแกรมสำเร็จรูปของบัญชี ระบบนี้จะเชื่อมต่อตั้งแต่การจัดซื้อจนได้รับสินค้าซึ่งจะมีการบันทึกถึงระยะเวลาของเจ้าหนี้แต่ละรายที่มีกำหนดชำระเพื่อเตือนทางบัญชีให้เตรียมเช็คชำระเงิน นอกจากนั้นแล้วระบบเจ้าหนี้ยังเก็บประวัติรายการซื้อขายของเจ้าหนี้แต่ละรายรวมทั้งราคาที่จัดซื้อแต่ละครั้งทำให้ช่วยในการวางแผนการจัดซื้อและชำระเงินได้ สำหรับกิจการเล็กไม่มีระบบบัญชีโปรแกรมสำเร็จรูปก็ออกแบบบัญชีเจ้าหนี้การค้าเองด้วยการใช้ Excel ในการออกแบบตารางเพื่อควบคุมการชำระเงินและแยกเจ้าหนี้แต่ละรายได้ 2. กำหนดนโยบายการชำระเงินกับ Suppliers กิจการที่เป็นนิติบุคคลควรวางนโยบายการวางบิลและจ่ายเงินแก่ผู้ขายสินค้า, ขายวัตถุดิบและผู้ขายของให้บริษัททุกรายจะต้องวางบิลได้เดือนละ 2 ครั้งโดยกำหนดวันที่วางบิลแน่นอน และกำหนดวันรับเช็คที่วางบิลเดือนละ 2 ครั้งเช่นกันอาจเป็นคนละวันกับวันวางบิลหรือเป็นวันเดียวกันก็ได้ เหตุผลที่ต้องกำหนดวันที่ชัดเจนก็เพื่อพนักงานบัญชีการเงินไม่ต้องทำงานทุกวันในการรับวางบิลหรือจ่ายเช็ค ส่วนวันที่ชำระเช็คก็ให้กำหนดเพียง 2 ครั้งต่อเดือนก็พอเพื่อให้กิจการวางแผนการจัดหาเงินได้ง่ายเพราะถ้ามีการจ่ายเงินทุกวันก็จะเป็นปัญหาการหาเงินทุนมาหมุนเวียนไม่ทัน 3. การกำหนดวันที่ชำระเงินที่ทำให้กิจการไม่มีปัญหาขาดสภาพคล่อง ควรชำระเช็คเพียงเดือนละ 2 ครั้งและเลือกวันที่อยู่ช่วงเวลาที่กิจการจะได้รับเงินจากลูกหนี้การค้าหรือเป็นช่วงที่ไม่ต้องมีภาระการชำระค่าใช้จ่ายมากนัก การกำหนดวันชำระเงินหรือวันรับเช็คของผู้ขายไม่ควรตรงกับวันที่กิจการต้องชำระเงินจำนวนมาก เช่นวันที่จ่ายเงินเดือนหรือค่าแรงงาน, วันที่ต้องจ่ายค่าไฟฟ้าควรเลือกวันที่กิจการมีเงินสดหรือช่วงเวลาที่ขายดีของเดือนเพื่อจะได้ไม่มีปัญหาขาดสภาพคล่องด้วย 4. เจรจาต่อรองกับเจ้าหนี้การค้าเมื่อมีโอกาสที่จะได้เครดิตเทอมที่ยาวขึ้น การที่กิจการได้รับเครดิตเทอมที่ยาวขึ้นก็จะทำให้มีสภาพคล่องที่ดีขึ้น หากซื้อขายกันไปเรื่อยๆเจ้าของกิจการหรือผู้บริหารก็ควรขอเงื่อนไขที่ดีขึ้นไปเรื่อยๆ เช่นเคยได้รับเครดิตเทอมนาน 1 เดือนก็อาจขอเพิ่มเป็นนาน 45 วันเป็นต้น สำหรับการขอส่วนลดเงินสดจากเจ้าหนี้การค้าก็ควรขอเมื่อกิจการมีเงินสดเหลือโดยการใช้วิธีเจรจาต่อรองว่าหากกิจการจะจ่ายสดทันทีเมื่อซื้อของรอบนี้จะช่วยลดให้อีก 2% ได้ไหมเพราะจะทำให้ต้นทุนสินค้าลดลงด้วย 5. วางแผนการชำระเงินให้กับเจ้าหนี้การค้า ให้มีระยะเวลาที่ยาวกว่าการให้เครดิตเทอมลูกหนี้การค้า กิจการใดที่ได้เครดิตเทอมจากเจ้าหนี้ยาวกว่าให้เครดิตเทอมลูกหนี้จะทำให้ไม่ต้องหาเงินทุนหมุนเวียนมาใช้และยังไม่มีต้นทุนดอกเบี้ยสำหรับการกู้เงินเพื่อมาหมุนเวียนด้วย ยกตัวอย่างธุรกิจปุ๋ย มักจะได้เครดิตเทอมจากผู้ขายประมาณ 6 เดือนเมื่อขายสินค้าให้เกษตรกร หรือเจ้าของสวน ซึ่งมีเครดิตให้ไม่เกิน 45 วันทำให้ไม่ต้องจัดหาเงินทุนหรือเงินกู้มาใช้ในการซื้อสินค้าเลยหากวางแผนการขายให้มีสินค้าคงคลังที่เหมาะสมไม่มากเกินไปจะทำให้มีกำไรสูงขึ้น ดังนั้นผู้ประกอบการควรเจรจาขอเครดิตเทอมจากเจ้าหนี้การค้าให้ใกล้เคียงกับระยะเวลาที่ต้องให้เครดิตลูกหนี้เพื่อรักษาสภาพคล่องและลดความเสี่ยงด้วย การบริหารเจ้าหนี้การค้าไม่ใช่การต่อรองจนไม่ชำระหนี้ และเสียเครดิตทางการค้าในที่สุด หลายคนบอกว่าให้จ่ายหนี้ให้ช้ารับหนี้ให้เร็วถึงจะดีแต่การจ่ายหนี้ให้ช้าอาจไม่ใช่วิธีรักษาเครดิตการค้าก็ได้เพราะจะกลายเป็นมีชื่อเสียงว่าเป็นคนเหนียวหนี้ไม่ยอมชำระ เมื่อผู้ขายใหม่ทราบถึงมีพฤติกรรมเหนียวหนี้นี้แล้วก็อาจจะขายในราคาที่แพงขึ้นก็ได้จึงควรจ่ายหนี้ให้ตรงเวลาแต่ใช้การเจรจาต่อรองขอเครดิตเทอมที่ยาวขึ้นจะดีกว่า

การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility study) คือกระบวนการรวบรวมข้อมูลรอบด้านและนำข้อมูลเหล่านั้นมาวิเคราะห์เพื่อประกอบการตัดสินใจก่อนการลงทุนหรือเริ่มต้นธุรกิจใหม่ การศึกษาความเป็นไปได้มักจะจัดทำขึ้นสำหรับการลงทุนในโครงการใหญ่ๆโดยเฉพาะโครงการอสังหาริมทรัพย์ เช่นโครงการสร้างคอนโดมิเนียม โรงแรม หมู่บ้านจัดสรร นอกจากโครงการอสังหาริมทรัพย์แล้วธุรกิจที่ต้องใช้เงินลงทุนจำนวนมากก็ต้องจัดทำด้วย เช่นธุรกิจขุดเจาะน้ำมัน สร้างโรงงานอุตสาหกรรมขนาดใหญ่ โรงงานผลิตไฟฟ้าและพลังงาน ซึ่งโครงการระดับใหญ่ๆเหล่านี้มักต้องมีการป้องกันความเสี่ยง การจัดทำการศึกษาความเป็นไปได้ก็เพื่อลดความเสี่ยงนั่นเอง เพราะการลงทุนมีความเสี่ยงทั้งสิ้นผู้ประกอบการใหม่ที่จะเริ่มธุรกิจควรมีการศึกษาความเป็นไปได้ก่อนการลงทุนทุกครั้งบเพราะนอกจากช่วยลดความเสี่ยงแล้วยังเป็นการวางแผนงานไปด้วย การวางแผนและศึกษาความเป็นไปได้ของธุรกิจมีขั้นตอนง่ายๆดังนี้ 1. การคิดริเริ่มธุรกิจใหม่หรือลงทุนในการขยายธุรกิจให้ใหญ่ขึ้น 2. การเสาะหาโอกาสในการเริ่มธุรกิจใหม่หรือลงทุนใหม่ 3. การศึกษาความเป็นไปได้ของธุรกิจ 4. การศึกษาความเป็นไปได้ด้วยการจัดทำประมาณการทางการเงินเพื่อตัดสินใจลงทุน เมื่อผู้ประกอบการมีแนวคิดในการลงทุนในธุรกิจใหม่ ก็ควรเริ่มต้นหาข้อมูลเพื่อให้ทราบว่าธุรกิจที่จะลงทุนนั้นมีโอกาสมากน้อยเพียงใด ด้วยการสอบถามและวิเคราะห์ข้อมูลทั้งหมดที่หาได้ ยกตัวอย่างผู้ประกอบการรายหนึ่งชื่อคุณกฤษณะเขามีแนวคิดอยากเริ่มธุรกิจใหม่ทดแทนธุรกิจเดิมที่เริ่มขายไม่ดีแล้ว จึงไปสอบถามคนรู้จัก เพื่อน ญาติ หน่วยงานต่างๆว่าควรทำธุรกิจอะไรดี ส่วนวใหญ่ตอบว่าทำธุรกิจอาหารสิ คุณกฤษณะจึงตัดสินใจว่าจะเริ่มทำธุรกิจประเภทอุตสาหกรรมอาหารแปรรูปเพราะขายได้ทั้งในประเทศและยังส่งออกไปต่างประเทศได้ด้วย เพราะอาหารถือว่าเป็นปัจจัยสี่ที่มนุษย์ขาดไม่ได้ คุณกฤษณะจึงเริ่มเสาะหาโอกาสในการเริ่มต้นธุรกิจอาหาร ซึ่งในช่วงปี 2555-2558 มีทัวร์จีนมาประเทศไทยเป็นจำนวนมากและคนจีนก็ชอบกินทุเรียนไทยมากเช่นกัน คุณกฤษณะได้ไปสอบถามผู้ขายทุเรียนส่งออกไปประเทศจีนเพื่อขอข้อมูลเรื่องทุเรียนแปรรูป ผู้ขายรายนี้เป็นผู้ผลิตทุเรียนฟรีซดรายและเป็นผู้ผลิต OEM (ผู้รับจ้างผลิตสินค้าให้เจ้าของแบรนด์ใหญ่ๆ) เมื่อไปพบและเยี่ยมชมโรงงานทำให้มีแนวคิดที่จะเริ่มต้นธุรกิจผลิตทุเรียนฟรีซดรายโดยจะเริ่มรับจ้างผลิตจากบริษัทใหญ่ๆที่ส่งออกทุเรียนแปรรูปไปประเทศจีนก่อน คุณกฤษณะจึงได้เริ่มต้นศึกษาความเป็นไปได้ของธุรกิจ ดังนั้นผู้ประกอบการที่จะเริ่มต้นธุรกิจใหม่ควรหาโอกาสทางธุรกิจก่อนด้วยการจัดทำการศึกษาความเป็นไปได้เพื่อไม่ต้องหาข้อมูลหลายครั้งในการทำธุรกิจ การศึกษาความเป็นไปได้ จะต้องศึกษาให้ครบทั้ง 5 ด้านก่อน การตัดสินใจสุดท้ายที่มาจัดทำ Financial feasibility study (การศึกษาความเป็นไปได้จากการประมาณการทางการเงิน) 1. ด้านเทคนิค เราควรศึกษาในเรื่องเหล่านี้ - สินค้าที่ผลิตออกมามีความแปลกใหม่หรือมีนวัตกรรมหรือไม่ มีคุณภาพ มีความอร่อยและเป็นไปตามมาตรฐานหรือไม่ สะอาดปลอดภัยหรือไม่ - กระบวนการผลิตเป็นอย่างไรบ้างต้องมีเครื่องจักร เครื่องมือ ผังงาน ปริมาณการผลิตวันละเท่าไหร่ เทคนิคในการผลิตมีไหม มีทำเลที่ตั้งที่เหมาะสมกับการจัดหาวัตถุดิบหรือไม่ ระบบน้ำและระบบไฟฟ้าเป็นอย่างไร - ระเบียบ กฎเกณฑ์และข้อบังคับเรื่องผลิตภัณฑ์และโรงงานมีมากเพียงใด จำเป็นต้องขอมาตรฐานการผลิตอะไรบ้าง 2. ด้านตลาด เราควรศึกษาในเรื่องเหล่านี้ - ศึกษาเรื่องศักยภาพของผลิตภัณฑ์ของเราในตลาดว่ามีกลุ่มลูกค้าเป้าหมายหรือไม่ มีพฤติกรรมการซื้ออย่างไร ช่องว่างทางตลาดกว้างหรือไม่ ช่องทางการจำหน่ายเป็นอย่างไร - จัดทำการวิจัยและสำรวจตลาดของผลิตภัณฑ์เพื่อดูความเป็นไปได้ทางการตลาดด้วย 3. ด้านการเงิน เราควรศึกษาในเรื่องเหล่านี้ - จำนวนเงินที่ต้องลงทุนทั้งในทรัพย์สินถาวรและทรัพย์สินหมุนเวียน - การจัดหาแหล่งเงินทุนและต้นทุนทางการเงิน -การจัดทำประมาณการรายได้และค่าใช้จ่าย - การจัดทำประมาณการกระแสเงินสดเพื่อใช้ในการตัดสินใจทางการเงิน 4. ด้านการบริหารจัดการ เราควรศึกษาเรื่องความสามารถทั้งขององค์กรและผู้บริหารว่ามีศักยภาพด้านการบริหารจัดการมากน้อยเพียงใด รวมทั้งการบริหารงานด้านบุคลากรด้วย 5. ด้านการแข่งขัน เราควรศึกษาว่าธุรกิจของเราจะมีศักยภาพในการแข่งขันกับคู่แข่งขันรายเดิมในตลาดหรือไม่และแข่งขันกับคู่แข่งรายใหม่ๆที่จะเข้ามาตลาดได้ไหม หากผู้ประกอบการที่จะเริ่มธุรกิจใหม่ หรือจะสร้างโรงงานใหม่เพื่อขยายการผลิตได้มีการศึกษาความเป็นไปได้ของธุรกิจเรียบร้อยแล้วตามขั้นตอนที่กล่าวมาแล้ว ก็ทำให้ธุรกิจได้ลดความเสี่ยงในการดำเนินธุรกิจแล้วและยังมองเห็นจุดอ่อนที่ต้องแก้ไขได้อีก ซึ่งทำให้ผู้ประกอบการสามารถได้ข้อมูลเพิ่มเติมในขณะที่กำลังหาข้อมูลต่างๆเพื่อไปใช้ในการศึกษาความเป็นไปได้นั้นเอง การศึกษาความเป็นไปได้จะทำให้เราพอจะทราบได้ว่าธุรกิจที่จะทำน่าลงทุนหรือไม่ และทำให้เราทราบไปด้วยว่ามีการแข่งขันในตลาดมากเพียงใด บางครั้งเราอาจไม่ต้องศึกษาไปถึงขั้นของ การจัดทำประมาณการทางการเงิน เราก็พอทราบแล้วธุรกิจนี้น่าลงทุนถ้าเงินลงทุนนั้นไม่สูงมากนักเนื่องจากเงินลงทุนจำนวนน้อยความเสี่ยงก็น้อยตามไปด้วย

ผู้ประกอบการที่จะตัดสินใจในการลงทุน ควรผ่านขั้นตอนการวิเคราะห์และศึกษาความเป็นไปได้ในการลงทุนเสียก่อน ที่จะเลือกและตัดสินใจในโครงการที่ตนมั่นใจ เพราะการลงทุนมีความเสี่ยงทั้งนั้น การ ตัดสินใจลงทุนควรใช้ข้อมูลทั้งในเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณ ในเชิงคุณภาพจะประกอบไปด้วยข้อมูลเรื่องการตลาด เทคโนโลยี เศรษฐกิจ บุคลากร การจัดการ กฏหมายและระเบียบข้อบังคับต่างๆ สำหรับการตัดสินใจในเชิงปริมาณก็จะดูตัวเลขจากตัวชี้วัดด้านการเงิน 4 ตัวชี้วัด, ค่าReturn on investment, Return on asset, มีการจัดทำ sensitivity study, cost of risk, Break even analysis และดูข้อมูลสถิติต่างๆด้านตลาดด้วย ยิ่งเงินลงทุนจำนวนมากการตัดสินใจยิ่งยาก จึงต้องใช้เครื่องมือและเทคนิคต่างๆให้มากเพื่อลดความเสี่ยงในการขาดทุน เมื่อการจัดทำตัวเลขต่างๆและผลการวิเคราะห์ออกมาไม่น่าพอใจก็ควรหยุดการลงทุนหรือชะลอการลงทุนเพื่อหาข้อมูลใหม่หรือเปลี่ยนโครงการไปลงทุนในธุรกิจอื่นแทน หลายคนที่วิเคราะห์ตัวเลขออกมาแล้วพบว่าผลตอบแทนการลงทุนต่ำก็ยังคงจะลงทุนเพราะไม่รู้ว่าจะทำธุรกิจอะไรดี สุดท้ายก็ต้องเลิกกิจการไปและเสียเงินลงทุนไปหมดเพราะบอกว่าอยากทำไม่อยากคิดอะไรมาก การลงทุนแบบนี้อาจทำได้ถ้าคุณเป็นเศรษฐีแต่หากลงทุนหลายครั้งแล้วยังขาดทุนเรื่อยๆอาจกลายเป็นยาจกในวันข้างหน้าก็ได้ ขั้นตอนการตัดสินใจในการลงทุน 1. ศึกษาและรวบรวมข้อมูลการลงทุน 2. ประมาณกระแสเงินสดที่เกี่ยวข้อง 3. กำหนดอัตราผลตอบแทนขั้นต่ำที่ต้องการ 4. เลือกเครื่องมือที่จะใช้วิเคราะห์ 5. ตัดสินใจเลือกหรือปฏิเสธ 6. ติดตามและประเมินผลการลงทุน การตัดสินใจลงทุนจำเป็นต้องมีการจัดทำประมาณการเงินสดรับและค่าใช้จ่ายของโครงการตลอดระยะเวลาที่เราจัดทำประมาณการด้วย โดยทำประมาณการ(พยากรณ์)ให้เป็นกระแสเงินสดสุทธิ(รายรับหักรายจ่าย)เพื่อนำมาประเมินค่าของโครงการโดยเปรียบเทียบกับตัวชี้วัดที่นิยมใช้ในการตัดสินใจทางการเงิน 4 ตัวชี้วัดในการที่จะรับหรือปฏิเสธการลงทุนในโครงการหรือธุรกิจได้ วิธีที่นิยมนำมาการประเมินค่าโครงการหรือการลงทุนมี 4 ตัวชี้วัดนี้คือ 1. ระยะเวลาการคืนทุน (Payback period) 2. มูลค่าปัจจุบันสุทธิ (Net present value หรือ NPV) 3. อัตราผลตอบแทนต่อการลงทุน (Internal rate of return หรือ IRR) 4. ดัชนีกำไร (Profitability index) ระยะเวลาการคืนทุน หรือ Payback period คือ การหาระยะเวลาที่จะได้เงินสดรับเท่ากับเงินลงทุน สมมติเราลงทุนไปสองล้านและเราได้กำไรจากการลงทุนทุกเดือนๆละ 100,000 บาท การคำนวณคือเงินลงทุนเริ่มแรกหารด้วยเงินสดรับเฉลี่ยต่อปี เราก็สามารถหาค่าระยะเวลาได้ว่าเมื่อครบ 20 เดือนเราก็ได้เงินคืนเท่ากับเงินลงทุนครั้งแรกแล้ว การหาค่าระยะเวลาการคืนทุนนี้จะไม่คำนึงถึงเรื่องของเวลาจึงไม่ได้นำเงินอนาคตมาหามูลค่าเงินปัจจุบัน มูลค่าปัจจุบัน (Net present value หรือ NPV) เรามักได้ยินคนถามกันบ่อยๆว่าการลงทุนนี้มีค่า NPVเท่าใด นักลงทุนมักจะนิยมการคำนวณหาค่านี้เพราะการหาค่า NPV คือการนำมูลค่าของเงินสดรับสุทธิในอนาคตมาคิดเป็นมูลค่าปัจจุบันแล้วเปรียบเทียบกับเงินลงทุนเริ่มแรกว่าเป็นอย่างไร NPV มีค่าเป็นบวกถึงจะลงทุน NPV มีค่าเป็นลบ จะไม่ลงทุน การคำนวณหาค่า NPV จะคำนึงถึงค่าของเงินกับเวลาด้วย เพราะเงินจำนวน 1 ล้านใน 3 ปีข้างหน้าจะไม่เท่ากับเงินจำนวน 1 ล้านในปัจจุบัน เราจึงนำเงิน 1 ล้านใน 3 ปีข้างหน้ามาคำนวณหาค่าปัจจุบันทำให้เงิน 1 ล้านนั้นไม่ถึงเงิน 1 ล้านในปัจจุบันแน่นอน เหตุผลเพราะหากเรานำเงินปัจจุบันจำนวน 1 ล้านบาทไปลงทุนหรือฝากไว้ที่ธนาคารก็จะได้อัตราผลตอบแทนเป็นดอกเบี้ยซึ่งเมื่อครบ 3 ปีก็จะมีมูลค่าเพิ่มมากขึ้นกว่าหนึ่งล้านบาทอย่างแน่นอน การคำนวณหาค่า NPVในปัจจุบันนี้ง่ายมากเพราะในโปรแกรมของ Excel มีสูตรหาค่า NPV ให้เรานำคำนวณได้เพียงแต่คุณต้องประมาณการว่าธุรกิจหรือโครงการที่คุณจะลงทุนนั้นมีเงินสดรับสุทธิแต่ละปีเท่าใด (เงินสดรับสุทธิคือรายได้ที่เป็นเงินสดหักค่าใช้จ่ายที่เป็นเงินสดแล้ว) อัตราผลตอบแทนต่อการลงทุน (Internal rate of return หรือ IRR) เป็นการหาค่าของผลตอบแทนการลงทุนในรูปของเปอร์เซ็นต์ เพื่อทราบว่าโครงการที่จะลงทุนให้ผลตอบแทนมากหรือน้อยเท่าใดเมื่อนำมาเปรียบเทียบกับผลตอบแทนขั้นต่ำที่ต้องการหรือค่าของทุนที่เราตั้งไว้นั่นเอง เช่นเราตั้งอัตราผลตอบแทนที่น่าลงทุนไว้ร้อยละ 15 แต่เมื่อได้จัดทำประมาณการเงินสดรับสุทธิให้เป็นเงินปัจจุบันแล้วนำไปเทียบกับเงินลงทุนได้อัตราผลตอบแทนน้อยกว่าร้อยละ 15 เราก็อาจปฏิเสธการลงทุนได้เพราะผลตอบแทนที่ได้รับต่ำกว่าอัตราส่วนที่เราต้องการนั่นเอง การหาค่า IRR ก็คล้ายกับการหาค่า NPV คือต้องหาค่าว่าเงินสดรับในอนาคตเป็นเงินสดในปัจจุบันเช่นกันแต่การหาค่า IRR จะอยู่ในรูปของเปอร์เซนต์ในขณะที่ค่า NPV จะอยู่ในรูปของตัวเงินที่หักลบกับเงินลงทุนแล้ว ค่า IRR จะเป็นค่าเดียวเท่านั้นในรูปของเปอร์เซนต์แต่ค่า NPV จะมีหลายค่าขึ้นอยู่อัตราค่าของเงินลงทุนที่เรานำไปคำนวณ บางครั้งในโครงการเดียวกันผู้ประกอบการบางรายต้องการผลตอบแทน IRR แค่ร้อยละ 8 แต่สำหรับบางรายต้องการสูงถึงร้อยละ 15 ก็ได้ ทำให้เวลาคำนวณมีการแทนค่าอัตราผลตอบแทนที่ต่างกัน รายที่ต้องการร้อยละ 8 อาจจะลงทุนเพราะ NPV มีค่าเป็นบวก ในขณะรายที่ต้องการอัตราผลตอบแทนร้อยละ 15 และค่าของ NPV เป็นลบรายนั้นก็อาจปฏิเสธไม่ลงทุนก็ได้ แต่หากทั้งสองรายได้หาค่าของ IRR และพบว่าได้รับผลตอบแทนการลงทุนร้อยละ 13 ซึ่งค่า IRR จะมีเพียงค่าเดียวเท่านั้น รายที่ต้องการผลตอบแทนร้อยละ 15 ก็อาจพิจารณาเปลี่ยนใจใหม่ที่จะลงทุนก็ได้ ดังนั้น ถ้า IRR มีค่ามากกว่าอัตราผลตอบแทนที่เราตั้งไว้ก็ลงทุนได้ ถ้า IRR มีค่าน้อยกว่าอัตราผลตอบแทนที่เราตั้งไว้ก็ไม่ลงทุน สูตรการคำนวณ IRR ดัชนีกำไร (Profitability index) คือการหาอัตราส่วนระหว่างมูลค่าปัจจุบันของกระแสเงินสดรับสุทธิซึ่งคาดว่าจะได้รับในโครงการมาหารกับมูลค่าปัจจุบันของเงินสดจ่ายที่ลงทุนครั้งแรกในโครงการ หากมีค่ามากกว่าหนึ่งและมีค่าสูงมากก็แสดงว่าได้ผลตอบแทนกลับมาเกินหนึ่งเท่า เช่นมีค่าเป็น 2 ก็แสดงว่าเงินลงทุน 1 บาทในครั้งแรกได้รับผลตอบแทนมาเป็น 2 บาทนั่นเอง ก็แปลว่ามีกำไรถึง 100% ถ้าดัชนีกำไรมีค่ามากกว่า 1 ถึงจะลงทุน ถ้าดัชนีมีค่าน้อยกว่า 1 ก็ไม่ลงทุน ผู้ประกอบการที่ไม่มีความรู้ด้านการเงินก็อาจจะไม่ทราบจะคำนวณหาค่าตัวชี้วัดเหล่านี้อย่างไร ทาง BSC ได้จัดทำตารางให้คุณกรอกตัวเลขประมาณการรายรับสุทธิ (กำไรจากการขายหักค่าใช้จ่าย) ให้คุณใส่ในช่องสีเหลือง รวมทั้งให้ใส่ค่าผลตอบแทนที่ต้องการสำหรับเงินลงทุนครั้งแรกของคุณโดยจำเป็นต้องใส่เป็นตัวเลขติดลบเสมอ เพราะถือว่าเป็นเงินที่จ่ายออกเพื่อนำมาคำนวณหาค่าตัวชี้วัดเหล่านี้ได้ การจัดทำประมาณการนี้จะมีระยะเวลาโครงการลงทุน 5 ปี หากค่าที่คำนวณออกมาได้เท่าใดให้นำมาเปรียบเทียบกับค่าที่ควรลงทุนได้ในบทความข้างบน คุณสามารถดาวน์โหลด ตารางการคำนวณหาค่าตัวชี้วัด ที่นี่ เพื่อนำมาตัดสินใจในการลงทุนต่อไป