พนักงานเป็นผู้มีส่วนรับผิดชอบในการสร้างสภาพแวดล้อมในการทำงาน แต่พนักงานบางคนมักคิดว่าการขจัดความขัดแย้งในหน่วยงานขึ้นอยู่กับเพื่อนร่วมงาน ผู้จัดการแผนก และ ผู้บริหารอาวุโส ความจริงก็คือความไม่เห็นด้วยและความแตกต่างทางความคิดของ นั้น เป็นเพราะการขาดความรับผิดชอบในความคิดและการกระทำของคนเรา ความขัดแย้งของบุคลากรเป็นเพราะบุคลากรลืมว่าเขาอยู่ที่ไหน และพวกเขาก็ไม่สนใจว่าจะมีใครดูเขาอยู่ หรือ ใครที่เกี่ยวข้อง พวกเขายังไม่สนใจว่าการกระทำของเขาจะส่งผลอะไรตามมา เนื่องจากเขาคิดว่าเดี๋ยวก็มีคนมาแก้ไขให้ เมื่อถึงเวลาที่ผู้บริหารเข้ามาแก้ไขปัญหาความขัดแย้ง ปัญหาก็อาจลุกลามจนแก้ไขไม่ได้ การหลีกเลี่ยงความขัดแย้งเป็นเรื่องที่ไม่ควรทำ การที่เราไม่แก้ไขปัญหาความขัดแย้งแต่เนิ่น ๆ ก็เหมือนการที่เราเป็นแผลแล้วไม่รักษาตั้งแต่ยังเป็นแผลสด ขั้นตอนต่อไปนี้เป็นขั้นตอนที่ผู้บริหารสามารถนำไปใช้เพื่อลดความขัดแย้งในทีมได้ 1. ประชุมกับพนักงานที่เกี่ยวข้องแสดงให้เห็นว่าเราไม่เลือกข้าง และต้องการให้พวกเขาร่วมกันแก้ไขปัญหาความขัดแย้งเชิงรุกในแบบที่ผู้ใหญ่ควรทำ หากพวกเขาไม่ยอมร่วมกันแก้ไขปัญหาเราจะเลือกปฏิบัติตามระเบียบวินัยของหน่วยงาน อันจะนำไปสู่การให้ออกทั้ง 2 ฝ่าย 2. ขอให้พวกเขาสรุปความคิดเห็นสั้น ๆ โดยไม่ต้องเสนอความคิด หรือ ขัดการพูดของอีกฝ่าย 3. ขอให้แต่ละฝ่ายบอกความต้องการให้อีกฝ่ายทำเพิ่มขึ้น ลด หยุด และ เริ่มทำอะไร 4. ขอให้พวกเขาอธิบายชี้เฉพาะเจาะจงว่าต้องการให้อีกฝ่ายทำอะไรเพื่อแก้ไขความแตกต่าง 5. ขอให้พวกเขาหารือและมุ่งมั่นที่จะเปลี่ยนแปลงในจุดที่จำเป็นเพื่อแก้ไขปัญหาความขัดแย้ง 6. ขอให้พวกเขาสังเกตหากอีกฝ่ายมีการเปลี่ยนแปลงแม้จะเล็กน้อยก็ตาม รวมทั้งขอให้มุ่งมั่นที่จะให้เกียรติและเคารพอีกฝ่ายด้วย 7. อธิบายให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจด้วยว่าการไม่เห็นด้วยในการทำงานเป็นเรื่องปกติ แต่การไม่ถูกกันเป็นสิ่งที่ไม่เหมาะสมเพราะจะส่งผลกระทบต่อบรรยากาศการทำงาน 8. แสดงให้ทั้ง 2 ฝ่ายทราบว่าเรามีความมั่นใจว่าพวกเขาสามารถแก้ไขปัญหาความแตกต่างเพื่อมีส่วนร่วมในความสำเร็จของหน่วยงาน กำหนดระยะเวลาในกาติดตามความคืบหน้าในการแก้ไขปัญหา แม้จะไม่ง่ายที่จะไกล่เกลี่ยความขัดแย้ง แต่หากทุกคนในหน่วยงานยินดีให้ความร่วมมือและรับผิดชอบในการแก้ไขปัญหาความขัดแย้งแล้ว ความสำเร็จก็อยู่ไม่ไกล

กลยุทธ์การเปลี่ยนแปลง ในทุกสถานการณ์การเปลี่ยนแปลง สิ่งสำคัญคือความชัดเจนของวิสัยทัศน์ และ เป้าหมายของหน่วยงาน บุคลากรในหน่วยงานจะต้องเข้าใจทิศทางกลยุทธ์ของหน่วยงานว่า “จะไปทางไหน” “จะไปอย่างไร” ทุกคนในหน่วยงานจำเป็นต้องเข้าใจอย่างถูกต้องว่า “ทำไมการเปลี่ยนแปลงจึงสำคัญ” “ประโยชน์ของการเปลี่ยนแปลงคืออะไร” และ “อะไรที่บุคลากรจะต้องทำให้กับหน่วยงาน” การกำหนดกลยุทธ์วิสัยทัศน์ที่ชัดเจน จะนำไปแปลงเป็นงาน และการกระทำเพื่อประสิทธิผลของหน่วยงาน รูปแบบการบริหารเปลี่ยนแปลง (Change Management Models) 1. Kotter’s 8 step change model รูปแบบการบริหารการเปลี่ยนแปลงแบ่งเป็น 3 ช่วง ช่วงที่ 1 ปรับเปลี่ยนสภาพปัจจุบัน (Defrost the status quo) 1) สร้างความรู้สึกเร่งด่วน เป็นขั้นตอนแรกที่สำคัญมาก และกว่าครึ่งหนึ่งของการบริหารความเปลี่ยนแปลงล้มเหลวเพราะขั้นตอนนี้ เนื่องจากขาดการรับรู้ในเรื่องความจำเป็นเร่งด่วนในการเปลี่ยนแปลง 2) แต่งตั้งทีมคณะทำงานเปลี่ยนแปลง ควรเป็นคณะทำงานที่มุ่งมั่น และ มีอำนาจมากพอที่จะนำหน่วยงานสู่การเปลี่ยนแปลง รวมทั้ง ขับเคลื่อนหน่วยงานไปข้างหน้า และทำงานร่วมกันเป็นทีมอย่างมีประสิทธิผล 3) พัฒนาเกณฑ์เป้าหมายในอนาคต 4) กำหนดกิจกรรมดำเนินการต่าง ๆ เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงเป็นรูปธรรม รวมทั้งการเป็นตัวอย่างที่ดี (ทั้งพูด และทำ) ในเรื่องที่ต้องการให้เกิดการเปลี่ยนแปลง ช่วงที่ 2 ดำเนินการเพื่อการเปลี่ยนแปลง (Take action to bring about change) 5) ช่วยให้พนักงานดำเนินการเปลี่ยนแปลง กระตุ้นพนักงานให้กำจัดอุปสรรคต่าง ๆ เปลี่ยนกระบวนการ หรือ ระบบ รวมทั้งประยุกต์ใช้วิธีการใหม่ ๆ 6) กำหนดการแข่งขันระยะสั้น และให้รางวัลผู้ที่มีส่วนร่วม 7) สร้างระบบโดยรวมการปรับปรุง และ ความสำเร็จในระยะสั้น เพื่อการเปลี่ยนแปลงในอนาคต ช่วงที่ 3 สร้างนิสัยการเปลี่ยนแปลง 8) แก้ไขการเปลี่ยนแปลงให้เป็นเรื่องที่ทำเป็นประจำ ผู้บริหารทุกระดับกำหนดให้การเปลี่ยนแปลงเป็นวัฒนธรรมของหน่วยงาน 2. McKinsey’s 7S framework เป็นรูปแบบที่กำหนดโครงร่างของงานจากคำถามต่อไปนี้ (บางครั้งเรียกว่า การวิเคราะห์ช่องว่าง) - ปัจจุบันเราอยู่ตรงไหน? - เราต้องการอยู่ตรงไหน? - ช่องว่างคืออะไร? รูปแบบโครงงานการเปลี่ยนแปลงของ McKinsey ช่วยให้เข้าใจหน่วยงาน และ วิธีการทำงานในหน่วยงาน ทั้งช่วยกระตุ้นให้ผู้บริหารค้นหาปัจจัยต่าง ๆเพื่อดำเนินการเปลี่ยนแปลงในหลาย ๆ มุมมอง ดังภาพข้างล่างนี้

ทีมเกิดจากกลุ่มคนที่มีทักษะ ประสบการณ์ และบทบาทหน้าที่มาทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายทั่วไป และเฉพาะตามที่กำหนด คุณลักษณะสำคัญของทีม คือ 1. กำหนดบทบาทหน้าที่ของสมาชิกอย่างชัดเจน 2. ทุกคนในหน่วยงานเข้าใจ และ ยอมรับบทบาทหน้าที่ที่กำหนดนั้น 3. กำหนดเป้าหมาย และ วัตถุประสงค์ชัดเจน 4. ให้ความร่วมมือ และ ช่วยเหลือกันอย่างต่อเนื่อง 5. กำหนดเป้าหมายเพื่อให้กลุ่มต้องช่วยเหลือกัน ทีมประกอบด้วย 1. ผู้นำ (Leader) ผู้นำ คือ ผู้ที่สามารถทำให้ทีมงานทำงานเพราะพวกเขาอยากทำ คุณลักษณะของผู้นำที่มีคุณภาพ คือ - เป็นตัวอย่างที่ดี - มอบหมายงาน รู้ว่างานอะไรควรให้ใครทำ ถ้าเร่งด่วนใครคือผู้มีความสามารถ ทักษะ และ ประสบการณ์ ที่จะทำงานนั้นให้สำเร็จทันเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ และ ประสิทธิผล หากงานไม่เร่งด่วนควรมอบหมายให้ใคร ที่แม้จะไม่มีศักยภาพ แต่ เขา/เธอผู้นั้นจะได้พัฒนาทักษะ และ ประสบการณ์ใหม่ ๆ จากการนั้น ๆ - ปล่อยให้งานดำเนินไป เมื่อมอบหมายงานให้ใครคนใดคนหนึ่งทำ และกำหนดเป้าหมายของผลงาน (อาทิ กำหนดส่งมอบงาน มาตรฐานคุณภาพ) ที่ชัดเจนแล้ว ผู้นำจะต้องปล่อยให้ผู้ที่ได้รับมอบงานตัดสินใจว่าจะทำงานนั้นอย่างไร ผู้นำทำหน้าที่สนับสนุนเขาในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ข้อมูลเอกสารต่าง ๆ สอบถามความคืบหน้า หรือ ส่ง e-mail address หัวหน้าแผนกต่าง ๆ เพื่อให้เขาติดต่อ นอกจากนี้ผู้นำจะต้องตรวจสอบว่าพนักงานเข้าใจงานที่ได้รับมอบหมายหรือไม่ เข้าช่วยเหลือ ไม่ใช่แทรกแซงการทำงานของพนักงาน หากเราต้องการให้ลูกน้องมีความมั่นใจในการทำงาน ต้องให้เขาผิดพลาดบ้าง ผู้นำจะต้องเชื่อมั่นและไว้ใจในพนักงานในการทำงานที่เขาได้รับมอบหมาย - ต่อสู้เพื่อทีมงาน บางครั้งผู้นำจะต้องต่อสู้เพื่อให้ทีมงานได้ในสิ่งที่เขาสนใจ อันเป็นการสร้างแรงจูงใจให้ทีมงาน - เครดิตความดียกให้ทีมงาน ส่วนคำตำหนิผู้นำขอรับเอง จะเป็นการสร้างแรงจูงใจ ให้ทีมงาน - การให้รางวัลในความสำเร็จ สำคัญมากคือการแสดงการยอมรับและให้รางวัลทีมงานเมื่องานที่ทำสำเร็จ ทั้งนี้รางวัลขึ้นอยู่กับแต่วัฒนธรรมของหน่วยงาน อย่างไรก็ตามเงินไม่ใช่รางวัลที่จูงใจได้เสมอไป ยังมารางวัล หรือการแสดงการยอมรับที่ คนส่วนใหญ่พอใจมากกว่าเงินเดือน อาทิ ความพอใจในงานที่ทำ งานที่มั่นคง สถานะในหน่วยงานและการได้รับการยอมรับ การได้รับความชื่นชม ความก้าวหน้าในอนาคต - มั่นใจว่าสมาชิกทุกคนในทีมทราบความคาดหวังของผู้บริหาร/หน่วยงาน การกำหนดหน้าที่ และ วัตถุประสงค์ของงานที่ชัดเจนเป็นสิ่งที่สำคัญ ผู้บริหารจะต้องรับผิดชอบและมั่นใจว่าพนักงานเข้าใจวัฒนธรรมหน่วยงาน และมาตรฐานจัดการ และ พฤติกรรม - ช่วยเหลือทีมให้ก้าวไปข้างหน้า เริ่มจากร่วมกันแก้ปัญหากับสมาชิกในทีม อันจะนำมาซึ่งความเชื่อใจและเข้าใจ ทีมจะค่อย ๆเรียนรู้ว่าจะใช้ประสบการณ์ และความชำนาญที่มีหลากหลาย รวมถึงการมองต่างมุมภายในทีมงานอย่างไรเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด 2. สมาชิก (Member) สมาชิกของทีมที่มีคุณภาพมีคุณลักษณะ - ซื่อสัตย์ตรงไปตรงมา สมาชิกในทีมที่ดีเป็นผู้ที่กล้าบอกผู้นำ/ผู้บริหารว่าอะไรเป็นอะไร ทั้งเรื่องดีและไม่ดี - แบ่งเบาภาระงาน สมาชิกในทีมที่ดีมีความยุติธรรม และเท่าเทียมกันระหว่างสมาชิกในทีม อันจะเป็นกา รสร้างแรงจูงใจในทีม - เชื่อถือได้ สมาชิกในทีมที่ดีจะต้องเป็นผู้ที่มีความรับผิดชอบ ทำงานได้เสร็จตามเวลาที่กำหนด และ เป็นคนตรงเวลา - ยุติธรรม สมาชิกในทีมที่ดีจะให้ผลงานที่ทำเป็นของทีมแทนของคนใดคนหนึ่ง - ชื่นชมทักษะความสามารถของคนอื่น คุณลักษณะที่สำคัญของทีมงานที่มีประสิทธิผลคือการร่วมกันใช้ความรู้ ความชำนาญที่แต่ละคนมีในแต่ละด้านในการทำงาน เพื่อนำทีมให้เดินไปสู่เป้าหมายที่กำหนด - ทักษะการสื่อสารที่ดี ทีมงานเป็นเรื่องของการอยู่ร่วมกัน ดังนั้นสมาชิกในทีมที่ดีจำเป็นต้องมีทักษะ ไหวพริบ ปฏิภาณที่ดีในการสื่อสารทั้งเป็นคำพูด และ บุคลิกท่าทาง - ทัศนคติเป็นบวก “สามารถทำได้” เป็นทัศนคติที่จำเป็นของสมาชิกในทีมที่ดี 3. กระบวนการ (Process) กระบวนการในการทำงานเป็นที่ที่มีประสิทธิผล คือ การมีระบบในการทำงานเริ่มตั้งแต่การวางแผนการทำงาน จัดโครงสร้าง สรรหาบุคลากร อำนวยการเพื่อให้การทำงานราบรื่น และควบคุมให้เป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนด 4. บรรยากาศในการทำงาน บรรยากาศที่ดีในการทำงานร่วมกันควรประกอบด้วย - การสื่อสารที่มีประสิทธิผลระหว่างกัน - ยอมรับ และเข้าใจความคิดของผู้อื่น - ชื่นชมเมื่อมีการทำงานได้ตามที่กำหนด ทั้งเป็นกลุ่ม และ รายบุคคล - สร้างสัมพันธภาพที่ดีระหว่างกัน และ รักษาไว้ให้คงอยู่ ลิ้งค์ที่เกี่ยวข้อง : 1. psychologytoday.com 2. theresumecenter.com

การสร้างแรงจูงใจทั้งต่อตนเอง และ ผู้อื่น เป็นทักษะที่จำเป็นต้องมีหากเราต้องการทำอะไรบางอย่างให้เกิดขึ้น และ ประสบความสำเร็จ ปัจจัยเพื่อการสร้างแรงจูงใจ 1. ความสนใจ(Interesting) หากเราต้องการสร้างแรงจูงใจให้ตัวเอง หรือ ทีมงานทำอะไรสิ่งแรกคือต้องทำให้เรื่องนั้นๆ มีความน่าสนใจ ตัวอย่างเช่น หากหน่วยงานต้องการให้พนักงานมีส่วนร่วมในการปรับปรุงงาน ก็ควรเริ่มจากให้พนักงานมีความรู้มีทักษะ และ ความเข้าใจในเรื่องที่จะดำเนินการ 2. การมีส่วนร่วม (Participation) เมื่อพนักงานมีความรู้ความเข้าใจในเรื่องที่จะทำแล้ว สิ่งต่อมาคือการสร้างการมีส่วนร่วม เช่น การแบ่งกลุ่มพนักงานเป็นทีมย่อย ๆ และ ให้แต่ละทีมทำโครงการ กำหนดหัวเรื่อง เป้าหมาย แผนงาน ผลที่คาดหวัง โดยมีผู้บริหาร หรือ ผู้นำช่วยพิจารณาความเป็นไปได้ 3. ความรับผิดชอบ (Responsibility) กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบที่ชัดเจนให้บุคลากร ตลอดถึงความคาดหวังที่เราต้องการจากเขา และ อย่าลืมมอบอำนาจในการตัดสินใจให้ด้วย การมอบอำนาจในการตัดสินใจจะช่วยให้พนักงานมีความภูมิใจ และ รู้สึกถึงคุณค่าของตนเอง 4. สัมฤทธิ์ผลของงาน (Achievement) ผู้บริหาร หรือ หัวหน้าทีมงานหมั่นติดตามความคืบหน้า พร้อมให้คำแนะนำ อย่างสม่ำเสมอ ตัวอย่างเช่น การประเมินผลงาน แม้จะประเมินปีละครั้ง แต่ทุก 3 เดือน หรือ ถี่กว่านั้นผู้บริหารควรแจ้งให้พนักงานทราบถึงผลงานของพวกเขา ทั้งในเรื่องของความรู้ และ ทักษะในงานที่ทำ ตลอดถึง ทัศนคติการมีส่วนร่วมของเขาต่อหน่วยงาน ต่องาน และต่อเพื่อนร่วมงาน หากมีอะไรควรปรับปรุงแก้ไขก็ควรแจ้งให้พนักงานทราบ เพื่อให้โอกาสเขาพัฒนาตนเอง 5. การยอมรับ (Recognition) การแสดงการยอมรับแม้จะเป็นเพียงแค่คำชมก็ทำให้พนักงานรู้สึกภาคภูมิใจในตนเอง ในขณะเดียวกันการตำหนิอย่างมีเหตุผลก็เป็นสิ่งที่ผู้บริหารควรทำด้วยเช่นกัน 6. ความก้าวหน้า (Advancement) ความก้าวหน้าทั้งในเรื่องตำแหน่งหน้าที่การงาน ในเรื่องผลประโยชน์ต่าง ๆ ที่นอกเหนือจากเงินเดือน ก็จะส่งผลให้พนักงานมีแรงจูงใจในการทำงานในหน่วยงานต่อไป การกำหนดเป้าหมายในการทำงานเพิ่มมากขึ้นก็เป็นการท้าทายพนักงานให้นำความรู้ ทักษะ ความสามารถ และสมรรถนะต่าง ๆออกมาใช้ในการทำงานเพื่อเป็นประโยชน์ต่อตัวพนักงาน แผนก และหน่วยงานด้วย เทคนิคการจูงใจ ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างการสร้างแรงจูงใจในการทำกิจกรรมกลุ่มย่อย 1. สร้างจิตสำนึก จิตสำนึกทั้งในเรื่องการทำงานเป็นทีม การมองปัญหาและแก้ไขปัญหา 2. จัดสรรเวลา หากเราต้องการให้พนักงานปรับปรุงงานควรจัดสรรเวลาให้พนักงานได้มีโอกาสประชุมเพื่อระดมสมองในการค้นหา และ แก้ไขปัญหา 3. โครงสร้างระบบ หากเราต้องการทำกิจกรรมกลุ่มย่อย เราควรกำหนดระบบอันประกอบด้วยการวางแผน การดำเนินงาน และ การติดตามผล และทำตามระบบที่กำหนด 4. การสนับสนุน ผู้บริหารควรสนับสนุนให้พนักงานมีส่วนในการทำกิจกรรมกลุ่มย่อย อาทิ เป็นที่ปรึกษา จัดสรรงบประมาณในการซื้อของ จัดสรรเวลา เป็นตัวอย่างที่ดีให้พนักงานเห็น 5. รางวัลและการแสดงการยอมรับ รางวัลอาจเป็นคำชม ตัวเงิน แต่ควรเป็นรางวัลที่น่าสนใจ หากกิจกรรมกลุ่มย่อยเป็นเรื่องของทีมก็ควรให้รางวัลเป็นทีม ตัวอย่างรางวัล 5ส. แทนที่จะเป็นที่ 1, 2, 3....ก็อาจปรับเป็น ดีเด่นด้านต่าง ๆ แทน เช่น ดีเด่นด้านการทำงานเป็นทีม ดีเด่นด้านผู้ประสานงาน ดีเด่นด้านการจูงใจ ดีเด่นด้านความคิดสร้างสรรค์ เป็นต้น 6. ความพอใจและความตื่นเต้น การรณรงค์เพื่อการทำกิจกรรมกลุ่มย่อย อาทิ การประกวดผลงาน ประกวดคำขวัญ การนำเสนอผลงานต่อหน้าผู้บริหาร การได้รับคำชมจากผู้บริหาร เหล่านี้จะนำมาซึ่งความพอใจให้พนักงาน

พฤติกรรมคือการแสดงออก หรือ การกระทำของบุคคลต่อสิ่งที่มากระทบ หรือมาเร้าเรา โดยคนเราจะแสดงออกซึ่งพฤติกรรมใดก็ตาม เขาจะต้อง 1. รับรู้/ความเชื่อ (Perceive/Believe) ปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อการรับรู้ 2. ความคิด/ทัศนคติ (Attitude/Thinking) จึงจะเกิดการแสดงออกพฤติกรรมซึ่งก็แบ่งเป็นทางบวก หรือทางลบ ด้วยผู้รับรู้ เป้าหมาย สถานการณ์ ประกอบกับ ความคิดหรือ ทัศนคติที่แตกต่างกันทำให้พฤติกรรมที่แสดงออกมาของพนักงาน ทั้งคำพูด บุคลิกภาพแตกต่างกัน ที่ ปัจจัย การประยุกต์ใช้ 1 ความตั้งใจจริงและความมีวินัยในตนเองจัดเป็นปัจจัยที่สำคัญ - เริ่มต้นจากกำหนดจุดประสงค์ -เดินตามแผนที่วางไว้ 2 ความรู้และทักษะที่เหมาะกับพฤติกรรม - มั่นใจว่ามีความรู้ในเรื่องที่ต้องการเปลี่ยนอย่างถูกต้อง เช่นต้องการลดน้ำหนักก็ต้องรู้อาหารอะไรเหมาะกับเรา หรือ ออกกำลังแบบไหนดี 3 สังคมเป็นแรงจูงใจ ครอบครัว เพื่อน ผู้ร่วมงานมักมีอิทธิพลต่อเรา - คนรอบตัวเราจะช่วยให้เราเดินไปตามเป้าหมายที่กำหนด - เขาย่อมอยากเห็นเรามีความสุขหากสามารถเปลี่ยนพฤติกรรมได้ - มั่นใจว่าบอกคนใกล้ตัวเราในเรื่องที่เราจะเปลี่ยนพฤติกรรม - อธิบายเป้าหมายและทำไมเราถึงมุ่งมั่นจะทำให้สำเร็จ 4 ความสามารถทางสังคม หาคนใกล้ตัวที่เปลี่ยนแปลงพฤติกรรมได้สำเร็จ เพื่อขอให้เขาช่วยแนะนำ ช่วยวางแผน - หาผู้ที่จะช่วยเราเปลี่ยนพฤติกรรม อาจเป็นเพื่อน คนรู้จัก ที่ปรึกษา - ผู้ช่วยนี้จะทำให้เป้าหมายที่เรากำหนดไว้เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ - นอกจากนั้นเราจะได้คำแนะนำ จากผู้ชี้แนะด้วย 5 โครงสร้างแรงจูงใจ ไม่สามรถบอกได้ว่ารางวัลอะไรดีที่สุด (เพราะขึ้นกับแต่ละคน) - มีทั้งการให้รางวัลและลงโทษ - ควรกำหนดรางวัลเพื่อการจูงใจ 6 โครงสร้างความสามารถ กำหนดโครงสร้างเพื่อให้การทำสิ่งดี ๆ ทำได้ง่ายกว่าสิ่งที่ไม่ดี -จัดสภาพแวดล้อมใหม่เพื่อให้ทำสิ่งที่ถูกต้องง่ายขึ้น - เขียนเวลาที่ความตั้งใจและความมีวินัยของตนเองไม่เป็นไปตามแผน ลิ้งค์ที่เกี่ยวข้อง : 6 Factors That Influence Our Behavior, willpower.co

ทัศนคติใช้ในการประเมินสิ่งต่าง ๆ ทั้งที่ชอบใจและไม่ชอบใจ เป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้เกิดพฤติกรรม (Behavior) ทัศนคติ และ คุณค่า (Value) มีความเกี่ยวข้องกันแต่ไม่ใช้อันเดียวกัน ทัศนคติเกี่ยวข้องกับ 3 อย่างคือ ความคิด (Cognitive) ผลกระทบ (Affect) และ พฤติกรรม (Behavior) ทัศนคติเป็นเรื่องที่สำคัญเพราะมีผลกระทบต่อพฤติกรรมการทำงาน ทั้งการมีส่วนร่วมและความพอใจในงานที่ทำ ทัศนคติมิใช่เฉพาะในงานเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวข้องกับตัวเราเองด้วย หลายคนรับรู้สิ่งที่มากระทบแล้วคิดต่อถ้าคิดดีก็ไม่นำปัญหามาให้ แต่ถ้าคิดไม่ดีก็อาจนำผลลบมาสู่ชีวิต ดังที่เป็นข่าวตามหน้าหนังสือพิมพ์ ตัวอย่างแบบสำรวจทัศนคติ ตอบคำถามต่อไปนี้ 5 = เห็นด้วยอย่างยิ่ง 4 = เห็นด้วย 3 = ไม่สามารถตัดสินใจได้ 2 = ไม่เห็นด้วย 1 = ไม่เห็นด้วยอย่างยิ่ง ที่ เรื่อง คะแนน 1 หน่วยงานงานนี้เป็นสถานที่ทำงานที่ดี 2 ถ้าฉันพยายามมากกว่านี้ ฉันคงทำงานที่นี่ได้ 3 อัตราค่าแรงของหน่วยงานแข่งกับหน่วยงานอื่นได้ 4 ยุติธรรมในการตัดสินใจเลือกพนักงานเพื่อทำงานในตำแหน่งที่สูงขึ้น 5 ฉันเข้าใจในผลประโยชน์หลากหลายที่หน่วยงานจัดให้ 6 ฉันได้ใช้ความสามารถเต็มที่ในงานที่ทำ 7 งานที่หนักของฉันเป็นความท้าทายไม่ใช้เป็นภาระ 8 ฉันเชื่อใจและมั่นใจในหัวหน้า 9 ฉันสามารถบอกหัวหน้าในสิ่งที่คิดได้ทุกเรื่อง 10 ฉันรู้ว่าหัวหน้าคาดหวังอะไรจากฉัน เทคนิคการพัฒนาทัศนคติเชิงบวก 1. ออกกำลังกาย 2. พักผ่อนให้เพียงพอ 3. ตื่นอย่างกระฉับกระเฉง 4. ร้องเพลงระหว่างอาบน้ำ 5. เดินให้เร็วเข้าไว้ 6. ทักทายเชิงบวก 7. มองปัญหาให้เป็นโอกาส 8. เริ่มต้นวันด้วยการคิดว่าจะไปช่วยหรือ บริการใครอย่างไรบ้าง 9. สังคมกับคนที่ทัศนคติเป็นเชิงบวก 10. อ่านหนังสือที่เสริมสร้างกำลังใจ 11. เชื่อว่าทุกสิ่งเป็นไปได้ หากพยายาม 12. ลองทำก่อนปฏิเสธ สิ่งที่เกิดขึ้นกับชีวิตเรามีแค่ 10% แต่ อีก 90% อยู่ที่เราตอบสนองต่อสิ่งที่มากระทบกาย ใจ เราแค่ไหน

เมื่อไหร่ก็ตามที่มีการเปลี่ยนแปลงในหน่วยงาน หรือแม้แต่ในชีวิตเรา หากเป็นไปในทางที่ดี แต่การสื่อสารไม่ดีพอปัญหาก็ตามมา เช่นหน่วยงานมีการนำเครื่องจักรมาช่วยให้ทำงานเร็วขึ้นโดยไม่ได้บอกพนักงาน ก็อาจทำให้พนักงานเข้าใจผิดคิดว่าเอาเครื่องจักรมาแทนได้ นั่นเป็นเพราะขาดการสื่อสารภายในหน่วยงาน ยิ่งถ้าการเปลี่ยนแปลงเป็นในทางที่ไม่ดี เช่นงานเพิ่มขึ้นแต่รายรับไม่เพิ่มตาม มีการโยกย้ายแต่พนักงานไม่ต้องการ นำระบบใหม่ ๆ มาใช้ในหน่วยงาน การเปลี่ยนแปลงจะได้ผลขึ้นกับระยะเวลา ความมั่นใจ ขวัญและกำลังของพนักงาน รวมทั้งผลสำเร็จที่ได้หลังการเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น พนักงานพิมพ์ดีดอายุมาก เคยใช้แต่เครื่องพิมพ์ดีด ต่อมาหน่วยงานนำคอมพิวเตอร์มาใช้ พนักงานยังไม่มีความมั่นใจในทักษะ ตอนแรกพนักงานจึงอาจปรับตัวไม่ได้ แต่พอระยะเวลาผ่านไปพอสมควรพนักงานก็สามารถสร้างทักษะในการพิมพ์ดีด เพราะทำทุกวัน ประกอบกับมีน้อง ๆ ช่วย พนักงานพิมพ์ดีดสูงอายุก็สามารถทำได้เป็นปกติ นอกจากนั้นยังขึ้นกับพฤติกรรมหน่วยงาน และทีมงาน ด้วย วงล้อการเปลี่ยนแปลง (Change Cycle) จากภาพ ขั้นตอนที่ 1 ปฏิเสธ อาการสับสนของที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงจะเปิดเผยให้เห็นจากสีหน้า แววตา พฤติกรรม ส่วนขั้นตอนที่ 2 จะเป็นการซ่อนเร้น คือเป็นความคิดภายในใจของแต่ละคน ถ้าไม่หาทางแก้ไขก็อาจทำให้พนักงานคับข้องใจ หยุดงานโดยไม่บอกกล่าว ถ้าข้ามขั้นตอน 1 -2 ได้เร็วเท่าไหร่ การพัฒนา และ เปลี่ยนก็จะก้าวไปข้างหน้าเร็วขึ้น นั่นคือ ขั้นที่ 3 และ 4 4 ขั้นตอนการเปลี่ยนแปลงพร้อมการแก้ไข ที่ ขั้นตอน พฤติกรรม การแก้ไข 1 ปฏิเสธ - ไร้ความรู้สึก - สับสน - ให้ข้อมูลเพียงพอ - ให้เวลาค่อย ๆ ซึมเข้าไป 2 ต่อต้าน - ไม่แน่ใจตนเอง - โกรธ - เศร้าใจ - กังวล - เปิดโอกาสให้แสดงความคิดเห็น - แชร์ประสบการณ์ 3 ค้นหา - ยอมรับ - เน้นอนาคต - ระดมสมอง - คาดการณ์ - วางแผน 4 มุ่งมั่น พอใจ - เน้นเรื่องใหม่ - ปรับความคิด - สร้างทีมงาน - พัฒนา - ให้รางวัล

เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงเป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนด ลองตรวจสอบเป้าหมายที่กำหนดดังนี้ ขั้นตอนเพื่อการกำหนดเป้าหมายให้ประสบความสำเร็จ 1. มีความเชื่อ เป็นสิ่งแรกในการกำหนดเป้าหมายคือต้องเชื่อว่าแน่วแน่ในเป้าหมาย และ กระบวนการเพื่อให้เป้าหมายสำเร็จ เพราะความเชื่อก่อให้เกิดพฤติกรรม หากเราไม่มีความเชื่อในเป้าหมาย และ กระบวนการที่กำหนดว่าจะทำได้สำเร็จ ก็ลองพิจารณารอบ ๆ ตัวเพื่อหาแรงจูงใจ/บันดาลใจในการเปลี่ยนแปลงตนเอง 2. เห็นภาพสิ่งที่ต้องการอย่างชัดเจน คิดว่าอะไรคือสิ่งที่เราปรารถนาที่จะได้ในชีวิต อีก 1 ปีข้างหน้าเราจะเป็นอย่างไร อีก 5 ปี เราจะยืนอยู่ตรงไหน 3. เขียนเป้าหมายที่ต้องการลงในกระดาษ พร้อมติดในจุดที่เราจะเห็นได้ทุกวัน การที่เราไม่เขียนเป้าหมายและติดให้เห็นอย่างชัดเจน ก็เป็นไปได้ว่าเราจะลืมเป้าหมายนั้น 4. วัตถุประสงค์ การรู้ว่าทำไมต้องทำเป้าหมายนี้ให้สำเร็จจะสร้างพลังให้กับตนเอง เช่น ผู้หญิงคนหนึ่งต้องการลดความอ้วนเพราะเธอมีเป้าหมายคือการมีแฟน แล้วเธอก็ทำได้สำเร็จ หรือ การเก็บเงินให้ได้ 100,000 บาท เพื่อซื้อบ้านให้พ่อแม่ก็จะสร้างแรงจูงใจได้มากกว่าเพื่อเก็บไว้ในธนาคาร 5. มุ่งมั่น คำนี้สำคัญมากที่เป้าหมายไม่สำเร็จเพราะขาดความุ่งมั่น เขียนลงในกระดาษ แต่ละเป้าหมายนี้มีความหมายกับเราเพียงไร ทำไมการมุ่งมั่นในแต่ละเป้าหมายที่เรากำหนดจึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับเรา เราจะสร้างความมุ่งมั่นเพื่อให้แต่ละเป้าหมายที่กำหนดสำเร็จได้อย่างไร หากเราขาดความมุ่งมั่นอย่างแรงกล้าพอเราเจออุปสรรคเราก็จะไม่ทำตามกระบวนการที่เราคิด เช่น พอฝนตกก็ไม่ออกกำลังกายแล้ว แต่หากเรามีความมุ่งมั่นฝนตกก็ออกในร่มได้ 6. จดจ่อที่เป้าหมายที่กำหนด การจดจ่อที่เป้าหมายที่กำหนด แรก ๆ เราอาจจะรู้สึกไม่มั่นใจ หรือ รู้สึกว่ายาก แต่เมื่อเราทำไปทุกวันเป้าหมายที่กำหนดก็จะทำได้ง่ายขึ้น การเขียนเป้าหมายติดไว้ในจุดที่เราได้เห็น และ ได้อ่านทุกวันจะทำให้เรารู้ว่าเราทำตามเป้าหมายได้แค่ไหนแล้ว และ อีกแค่ไหนจึงจะสำเร็จ อันจะช่วยสร้างแรงกดดันให้เราเปลี่ยนแปลงหากเราไม่จดจ่ออยู่กับเป้าหมายที่กำหนด 7. วางแผนดำเนินการ จะต้องมีความชัดเจนในสิ่งที่เราต้องการจริง ๆ รู้วัตถุประสงค์ เขียนเป้าหมายลงในกระดาษ มุ่งมั่นไปให้ถึง จดจ่อเฉพาะเป้าหมายที่กำหนด สิ่งเหล่านี้จะนำเราไปสู่การวางแผนดำเนินการ แม้เราจะไม่ทราบขั้นตอนทั้งหมดในอนาคต แต่เราสามารถวางแผนที่ละขั้นได้ การวางแผนจะช่วยให้เราจัดลำดับความสำคัญก่อน-หลังได้ ทำให้เราไม่ออกนอกเส้นทางที่คิด 8. ลงมือทำทันที ถ้าเราต้องทำอะไรเพื่อให้เป็นไปตามแผน ให้ลงมือทำทันทีไม่รอช้า สิ่งนี้จะเป็นการแสดงออกถึงความมุ่งมั่นของเรา เช่นถ้าเป้าหมายของเราคือออกกำลังทุกวันตอนช้า ตื่นมาไปเข้าห้องน้ำ แล้วมาออกกำลังเลย หรือ เป้าหมายคือทำสมาธิทุกวัน ๆ ละ 15 น าทีตอนเช้า ลุกขึ้นมาทำเลย อย่ามัวแต่คิดว่าจะทำอะไรก่อนดี อาบน้ำก่อนดีไม๊ หรือ สวดมนต์ก่อนดี 9. รับผิดชอบ หากติดขัด หรือ มีปัญหาในการกระทำตามแผนงานที่กำหนด ควรหาผู้ที่จะช่วยเราได้ บอกเพื่อน และ คนในครอบครัวถึงเป้าหมายของเรา และ ขอให้เข้าช่วยหากเราติดปัญหา 10. ทบทวน ทุกวันจะต้องทบทวนเป้าหมายที่กำหนด และ การกระทำที่ได้ทำแล้ว สิ่งนี้จะช่วยให้เป้าหมายของเราอยู่ในใจเราตลอดเวลา การทบทวนจะช่วยให้เราเห็นความคืบหน้าของแผนงาน และ เป้าหมาย ทั้งยังสร้างกำลังใจให้เราด้วย เทคนิคการช่วยสร้างแรงจูงใจให้ตนเอง 1. รู้ความต่อเนื่อง ระวังความต่อเนื่องที่เป็นลบอันจะส่งผลต่อการไม่บรรลุเป้าหมายที่กำหนด 2. ให้รางวัลตนเอง เพื่อแสดงว่าเราทำได้ 3. ทำตามคู่มือ เราจะทำงานได้ดีขึ้นหากเรารู้ว่าเราจะต้องทำอะไรที่ถูกต้อง 4. เมตตาตนเอง รู้ความสามารถของตนเอง 5. กำหนดวันที่ต้องทำงานให้เสร็จ กำหนดวันที่ต้องทำงานให้เสร็จ ไม่เร็วไป และ ไม่ช้าไป และ อย่าเปลี่ยนแปลงกำหนดวันนั้น 6. พัฒนาสภาพจิตใจของทีมที่ดี สร้างสภาพแวดล้อมของความเป็นมิตร 7. มุ่งสู่ผลลัพธ์เป็นสำคัญ ต้องชัดเจนว่าจะทำอะไร และ เน้นเป้าหมายเป็นสำคัญ 8. สร้างความท้าทาย เปิดโอกาสให้ตนเองได้เผชิญกับปัญหาใหม่ ๆ และ ปัญหาที่ยุ่งยาก 9. ปรับปรุงอยู่เสมอ ยกระดับเป้าหมายที่ละนิดอยู่เสมอ เพื่อสร้างความท้าทายในการทำงาน และ ในชีวิตตนเอง 10. สนุก สนุกกับสิ่งแวดล้อมรอบตัวเองจะนำมาซึ่งผลลัพธ์ที่ดีขึ้น 11. สื่อสาร รู้ถึงปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นและแก้ไขมัน 12. ปลุกเร้าความกระตือรือร้นอยู่เสมอ รวมสิ่งที่มีในตนเอง และ สร้างภาพความคิดที่ยิ่งใหญ่ให้ตนเอง

เคยหรือไม่ที่คิดจะทำอะไร หรือฝันจะทำอะไรที่ชอบ บางคนอยากสุขภาพดี บางคนอยากปลูกบ้าน บางคนอยากเที่ยวเมืองนอก ฯลฯ หลายคนได้แต่คิด และส่วนใหญ่มักทำได้แต่ไม่ต่อเนื่อง เหตุที่เป็นเช่นนี้เพราะเราไม่ได้นำความคิด หรือ ความฝันนั้นมากำหนดเป้าหมายเพื่อเป็นทิศทางนำไปสู่ความสำเร็จตามที่ต้องการ หากเราต้องการสุขภาพดี เราก็ต้องออกกำลังแล้วเราจะออกกำลังอย่างไรจนสร้างวินัยให้ตนเอง ก็ต้องกำหนดเป้าหมายที่ออกกำลังอย่างไรให้ต่อเนื่อง ถ้าเราต้องการปลูกบ้านเราก็ควรมีภาพบ้านที่เราอยากได้ว่าเป็นแบบไหน ราคาเท่าไหร่ จึงมากำหนดเป้าหมายเพื่อให้สร้างบ้านได้สำเร็จ กฎทองเพื่อการกำหนดเป้าหมาย 1. กำหนดเป้าหมายที่เราปรารถนาจริง ๆ ถามตนเองว่าทำไมเป้าหมายที่นี้จึงสำคัญและมีค่าสำหรับเรา แล้วเราจะจูงใจให้คนอื่นเห็นคุณค่าของเป้าหมายนี้อย่างไร 2. เป้าหมายควรประกอบด้วย SMART เป้าหมายที่ดีจะต้องชัดเจน และเจาะจง และมีทิศทางที่จะทำให้เรารู้ว่าเป้าหมายที่กำหนดจะจบที่ใด Specific = เจาะจง เป้าหมายจะต้องชัดเจน และเจาะจง การกำหนดเป้าหมายก็เพื่อให้เรารู้ว่าจุดหมายปลายทางของเราอยู่ที่ไหน Measurable = วัดได้ การกำหนดผลอย่างเป็นรูปธรรมจะช่วยให้เราวัดระดับความสำเร็จได้ ดังนั้น หากกำหนดว่า "ลดรายจ่าย" เราจะไม่รู้ว่าเมื่อไหร่เราจะทำได้สำเร็จ แต่หากกำหนดว่า "ลดรายจ่าย 1% ภายใน 1 เดือน" หรือ "ลดรายจ่าย 10% ภายใน 2 ปี" Attainable = ทำได้สำเร็จ เป้าหมายที่กำหนดจะต้องมั่นใจว่าทำได้สำเร็จ มิฉะนั้นจะทำให้เราขาดกำลังใจ และทอนความมั่นใจในตัวเองลง อย่างไรก็ตามเป้าหมายที่สำเร็จง่ายเกินไปก็จะทำให้ผู้ปฏิบัติไม่ตื่นเต้น และกลัวการล้มเหลวหากมีการกำหนดเป้าหมายที่เสี่ยงหรือท้าทายในอนาคต Relevant = เกี่ยวเนื่องกัน เป้าหมายควรเกี่ยวข้องกับทิศทางที่เราต้องการในงาน หรือในชีวิต Time-bound = เวลา เป้าหมายจะต้องมีเวลาสิ้นสุด อันทำให้เรารับรู้ถึงความเร่งด่วน และความสำเร็จเร็วขึ้น รวมถึงรับรู้ว่าจะฉลองความสำเร็จเมื่อไหร่ 3. เขียนเป้าหมายที่ต้องการให้เห็นได้อย่างชัดเจน เพื่อทำให้เห็นเป้าหมายอย่างชัดเจนเป็นรูปธรรมจับต้องได้ เป็นการเตือนตัวเองไม่ให้ออกนอกเส้นทาง keyword คือ ฉัน "จะ" ไม่ใช่ "อยากจะ" - ตัวอย่างเช่น "ปีนี้ฉันจะต้องลดต้นทุนการผลิตลง 10%" แทน "ปีนี้ฉันอยากลดต้นทุน 10%" ถ้าเราต้องการลดอัตราการลาออกของพนักงาน เราควรกำหนดเป้าหมาย "ฉันจะรักษาบุคลากรทั้งหมดที่มีจนถึงไตรมาสหน้า" แทนเป้าที่ว่า "ฉันจะลดปริมาณการลาออกของพนักงาน" จะเห็นว่าเป้าหมายแรกเป็นการสร้างแรงจูงใจที่จะไม่ให้มีการลาออกอย่างเด็ดขาด ในขณะที่แบบที่ 2 เป็นการที่แม้จะทำได้สำเร็จแต่ก็ยังมีการลาออกอยู่ดี - ควบคู่ไปกับการเขียนเป้าหมาย ควรมีการกำหนดตารางการนำเป้าหมายไปปฏิบัติ (To-do-list) อย่างเป็นขั้นเป็นตอน - ติดเป้าหมายเพื่อเตือนความจำไว้หลาย ๆ จุด อาทิบนผนังห้อง หน้าจอคอมพิวเตอร์ 4. กำหนดแผนขั้นตอนการลงมือกระทำ ขั้นตอนนี้ส่วนใหญ่มักข้ามเพราะมุ่งผลลัพธ์เป็นสำคัญ การเขียนขั้นตอนจะช่วยให้เราเห็นความก้าวหน้าของเป้าหมายที่ต้องการทำ โดยเฉพาะเป้าหมายระยะยาว หรือเป้าหมายใหญ่ ๆ 5. ติดอยู่กับเป้าหมายที่กำหนด หมั่นเตือนตนเองถึงเป้าหมายที่ตั้งไว้ พร้อมทบทวนเป้าหมายอย่างสม่ำเสมอ ดังนั้นการกำหนดเป้าหมายจะต้องชัดเจนถึงสิ่งท่ีเราต้องการและทำไมเราจึงต้องการตั้งแต่แรก ทำไมต้องกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน เป้าหมายที่ต้องการจะช่วยสร้างพลังขับ (Drive) เพื่อไปให้ถึงเป้าหมายที่กำหนด เมื่อมีแรงขับเราก็จะลงมือกระทำ โดยใช้ความสามารถ และคุณค่าที่มี และเมื่อเป้าหมายเป็นไปดังปรารถนาเราจะเข้าใจว่าความหมายของชีวิตคืออะไร จากประสบการณ์คนส่วนใหญ่ไม่มีเป้าหมายจึงทำงานไปเรื่อย ๆ ไม่มีแรงจูงใจ แต่หากมีการกำหนดเป้าหมาย หรือ รู้ความฝันของตนเองแล้วนำความฝันมากำหนดเป้าหมาย เมื่อเขาได้ดั่งฝันเขาก็จะมีความสุขมาก ลิ้งค์ที่เกี่ยวข้อง : Golden Rules of Goal, mindtools.com

การสนับสนุนให้บุคลากรภายในหน่วยงานเลื่อนตำแหน่งสูงขึ้นนั้น นอกจากจะเป็นการสร้างขวัญและกำลังใจให้พนักงาน แล้ว ยังช่วยให้พนักงานเห็นคุณค่าในตนเองด้วย ทั้งนี้หน่วยงานควรมีการกำหนดระบบความก้าวหน้าในอาชีพ (Career Path) และเตรียมการพัฒนาพนักงานให้พร้อมทำงานในตำแหน่งที่สูงขึ้น เทคนิคการเตรียมบุคลากรก่อนแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งที่สูงขึ้น 1. กำหนดความรู้ ทักษะที่ต้องการในตำแหน่งนั้น ๆ เช่นเราต้องการปรับตำแหน่งให้พนักงานขึ้นเป็นผู้บริหารระดับต้น คุณสมบัติที่เราต้องการแบ่งเป็น ความรู้ ทักษะ และคุณลักษณะต่าง ๆ เช่น การวางกลยุทธ์ วางแผนงาน การเป็นผู้นำทีมงาน การสอนงานพนักงานระดับปฏิบัติการ การบริหารงบประมาณ การค้นหาและ แก้ไขปัญหา ประเมินผลการปฏิบัติงาน เป็นต้น 2. เลือกพนักงานที่มีความเป็นไปได้ในการดำรงตำแหน่งนั้น ๆ โดยสามารถเลือกผู้ที่มีความเป็นไปได้ได้มากกว่า 1 คน 3. กำหนดเกณฑ์คัดเลือกเพิ่มเติม หากไม่สามารถเลือกได้จากหลักเกณฑ์การคัดเลือกที่กำหนด (ไม่ควรมีแค่หลักเกณฑ์การคัดเลือกเดียว) และควรบอกผู้สมัคร หรือ ผู้ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่หน่วยงานเลือกว่าตำแหน่งนั้น ๆ เป็นตำแหน่งอะไร ต้องทำอะไรบ้าง ส่วนใหญ่จากตำแหน่งพนักงานแล้วได้รับการโปรโมตให้เป็นผู้บริหารระดับต้นมักมีคุณสมบัติเฉพาะด้านผลิต แต่ขาดทักษะผู้นำ เช่น การจูงใจ และ การแนะนำ/สอนงาน ผู้บริหารจึงควรสอบถามความคิดเห็นผู้ถูกคัดเลือกถึงแนวความคิดในเรื่องดังกล่าว และถามความสมัครใจใตการปรับเปลี่ยนตำแหน่งด้วย 4. มอบหมายโครงการให้บริหาร เมื่อการสัมภาษณ์/พูดคุยผ่าน หน่วยงานควรกำหนดโครงการเล็ก ๆ พร้อมอำนาจในการบริหารจัดการให้ทำในระยะสั้น ๆ ควรเป็นโครงการที่จำลองงานที่เขาจะต้องรับผิดชอบในอนาคต (รวมถึงการบริหาร งบประมาณด้วย) เปิดโอกาสให้เขาเข้าประชุมกับผู้บริหารระดับสูง เพื่อผู้บริหารจะได้สังเกตพฤติกรรมของเขาอย่างใกล้ชิด อาทิ ความมั่นใจ ความริเริ่ม เมื่อเขาได้รับมอบหมายงานให้ทำ จำเป็นต้องมีคนคอยดูแลอย่างใกล้ชิดหรือไม่? รับผิดชอบต่อผลการตัดสินใจที่ตนเองเป็นผู้ทำหรือไม่? 5. ประเมินผลงานเมื่อเสร็จสิ้นโครงการตามเวลาที่กำหนด 6. สนับสนุนให้ดำรงตำแหน่งใหม่ เมื่อแต่งตั้งใครขึ้นมาเป็นผู้บริหาร หน่วยงานจะต้องประกาศให้ทุกคนทราบอย่างเป็นทางการ รวมทั้งบอกผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งถึงความรับผิดชอบที่เขาต้องทำในตำแหน่งนั้น ๆ การประกาศอย่างเป็นทางการนี้จะช่วยลดความตึงเครียด หากผู้ได้รับการแต่งตั้งต้องดูแลพนักงานในแผนกที่เคยทำงาน และ 2-3 เดือนแรกหลังเข้ารับตำแหน่งผู้บริหารควรประชุมเพื่อหารือถึงงานที่ผ่านมา มอบหมายงานที่ท้าทายขึ้น และ ให้คำแนะนำเพื่อสร้างความมั่นใจให้ผู้ดำรงตำแหน่งใหม่ นอกจากนั้น ผู้บริหารยังสามารถเตรียมการโปรโมทพนักงานโดยการกระทำอย่างไม่เป็นระบบ ดังนี้ 1. หยุดแก้ไขปัญหาให้พนักงาน โดยการถามคำถาม “คุณคิดว่าจะแก้ไขปัญหานี้อย่างไร?” “ผลดี และ ผลเสียของวิธีการนี้เป็นอย่างไร?” คำถามนี้เป็นคำถามที่เป็นผลดีต่อการพัฒนาทักษะ และ การตัดสินใจของพนักงาน 2. ให้พนักงานตามผู้บริหารอย่างใกล้ชิดในทุกเรื่องที่ผู้บริหารพิจารณาว่าจะเป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาพนักงาน พร้อมพูดคุยกับเขา/เธอหลังจากการสังเกตการณ์ รวมทั้งยกประเด็นในสิ่งที่เราทำ อาทิ การตัดสินใจ การพูดคุยสนทนา เพื่อให้พนักงานรู้ว่าทำไมเราทำแบบนั้นในสถานการณ์ นั้น ๆ อันจะทำให้พนักงานมีความมั่นใจมากขึ้นเมื่อได้รับแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งใหม่ที่สูงขึ้น 3. มอบหมายงานเพิ่มมากขึ้น ผู้บริหารพิจารณาถึงงานที่พนักงานที่จะได้รับการโปรโมต และหาวิธีเริ่มต้นให้พนักงานได้ประสบการณ์ในเรื่องนั้น ๆ ทันที โดยให้ทำโครงการต่าง ๆ และมอบหมายความรับผิดชอบให้เพิ่มเติม กระตุ้นให้พวกเขาทำสุดความสามารถ โดยผู้บริหารจะเป็นเสมือนพี่เลี้ยงคอยช่วยเหลือ และคิดสิ่งท้าทายใหม่ ๆ 4. ประเมินผล และ บอกให้พนักงานทราบ การให้ข้อมูลสะท้อนกลับเป็นสิ่งที่สำคัญมากในการเตรียมการเพื่อโปรโมตพนักงาน ผู้บริหารสามารถทำได้โดยการพูดคุยในสิ่งที่เราเห็นว่าเป็นจุดแข็งในการทำงานของเขา รวมทั้งจุดที่ควรปรับปรุง และโครงการที่พนักงานได้รับมอบหมาย ลิ้งค์ที่เกี่ยวข้อง : 1. quickbase.com