5 ขั้นตอนในการสร้างทีมที่มีประสิทธิผล ขั้นตอนที่ 1 กำหนด หรือ พัฒนาทักษะต่าง ๆ หากพนักงานเชื่อการตัดสินใจของผู้บริหาร พวกเขาก็จะทำงานอย่างมีประสิทธิผล แม้ผู้บริหารจะไม่อยู่ที่ทำงาน ดังนั้นก่อนจะสร้างทีมงาน หน่วยงานจะต้องพัฒนาทักษะของบุคลากร เพื่อเตรียมเป็นผู้บริหารให้มีความสามารถในการเป็นผู้นำ อาทิ การวางแผน การสื่อสาร การตัดสินใจ การสั่งงาน เป็นต้น ขั้นตอนที่ 2 กำหนดความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกในทีม ผู้นำจะต้องเรียนรู้ความสามารถ บุคลิกภาพ และทักษะของบุคลากรในทีม ความชอบ ไม่ชอบของบุคลากรแต่ละคน เพื่อสร้างแรงจูงใจให้บุคลากรในการร่วมกันตัดสินใจ ทั้งนี้ผู้นำอาจใช้วิธีการมอบหมายโครงการต่าง ๆ ให้บุคลากรเพื่อให้สมาชิกในทีมมีอิสระในการแก้ไขปัญหาตามความรู้ ความสามารถ และ ความถนัดของแต่ละคน ขั้นตอนที่ 3 สร้างสัมพันธภาพระหว่างบุคลากร ตรวจสอบกระบวนการทำงานร่วมกันของทีมงาน และ ปรับการสื่อสาร ความร่วมมือ ตลอดถึง ความเชื่อใจภายในทีม หากมีความขัดแย้งภายในทีมจะต้องแก้ไขอย่างสันติ ผู้นำจะต้องฟังทั้งสองฝ่ายอย่างเป็นกลาง กำหนดการระดมสมองเพื่อร่วมกันแก้ไขปัญหาความขัดแย้ง ขั้นตอนที่ 4 ทำงานร่วมกัน หลังการสร้างสัมพันธภาพกับ และ ระหว่างสมาชิกในทีมแล้ว ผู้นำจะต้องช่วยให้ทีมงานทำงานร่วมกันเพื่อให้เป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนด กระตุ้นทีมงานในการให้ข้อมูลต่าง ๆ ทั้งภายในทีม และระหว่างทีม โดยการเปิดโอกาสให้พนักงานได้พูดคุย และ เสนอแนะความคิดเห็นร่วมกันอย่างเปิดเผย ตรงไปตรงมาอย่างสม่ำเสมอ ขั้นตอนที่ 5 กำหนดกฎพื้นฐานของกลุ่ม สมาชิกของทีมร่วมกันกำหนดค่านิยม เป้าหมายของทีม รวมถึงการประเมินผลการทำงานของกลุ่ม การสร้างทีมงานเป็นหนึ่งในความรับผิดชอบที่สำคัญมากของผู้บริหาร ทั้งนี้ความสำเร็จของกลุ่มไม่ใช่จะสำเร็จในเวลาอันสั้น หรือนำเร็จแล้วจบกัน ตรงกันข้ามผู้บริหารจะต้องทำหน้าที่ประสานและแนะนำเพื่อให้ทีมดำเนินงานต่อไป ดังน้ันสมาชิกในทีมจะต้องเชื่อใจ และ ช่วยเหลือกัน รวมทั้งแลกเปลี่ยนความชำนาญ และ ความพยายามซึ่งกันและกันเพื่อให้เป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนด เครื่องมือ Kaizen เป็นการร่วมกันของทีมงานในการแก้ไขปัญหา ทั้งทีมภายในแผนก ทีมระหว่างแผนก และทีมระหว่างหน่วยงาน ตัวอย่างเช่นการทำ 5ส. เป็นการร่วมมือกันในแผนกในการสะสางของที่ไม่จำเป็น กำหนดวางของที่จะเป็นอย่างเป็นระบบ และ การติดตามผลทั้งจากคณะกรรมการภายในภายนอก เป็นกิจกรรมพื้นฐานที่สร้างการมีส่วนร่วมจากพนักงานทุกคน เป็นการฝึกการเป็นผู้นำจากการแบ่งพื้นที่ 5ส.

ประสิทธิภาพ หมายถึง การใช้คนน้อยกว่างาน แต่สามารถทำงานให้สำเร็จไม่ว่าจะเป็นการบรรลุความสำเร็จในรูปแบบของภารกิจ เป้าหมาย นโยบาย หรือวัตถุประสงค์ก็แล้วแต่ผลงานที่สำเร็จได้ใช้คนและทุนพอดีกับงาน และยิ่งผลงานที่สำเร็จได้ใช้คนและทุนต่ำมากเท่าใด ยิ่งถือว่าเกิดประสิทธิภาพได้มากเท่านั้น จากความหมายสรุปได้ว่า ประสิทธิภาพหมายถึง ความสามารถในการดำเนินงานด้านต่างๆให้สำเร็จลุล่วงตามจุดมุ่งหมายที่วางไว้ โดยใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัดคุ้มค่าและเกิดประโยชน์มากที่สุด หลักการบริหารที่มีประสิทธิภาพ 1. มีระบบประเมินผลงาน โดยยึดเป้าหมายเป็นเกณฑ์วัดความสำเร็จของการทำงาน 2. มีความยืดหยุ่นในการบริหาร 3. มีการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศอย่างคุ้มค่า 4. เสริมสร้างบรรยากาศในการทำงานบนความหลากหลายของวัฒนธรรม 5. มีโครงสร้างตำแหน่งงานเหมาะสมกับบุคคลากร 6. ให้ความสำคัญกับการทำงานเป็นทีม มีการร่วมมือระหว่างบุคคล แผนก เพื่อให้การทำงานขับเคลื่อนไปได้ด้วยดี คำว่าประสิทธิภาพมักใช้คู่กับคำว่าประสิทธิผล เมื่อทำงานอย่างมีประสิทธิภาพก็จะส่งผลให้การทำงานนั้นบรรลุผลสำเร็จหรือเกิดประสิทธิผลตามที่มุ่งหวังนั้นเอง ต้องยอมรับว่าเราทำงานคนเดียวไม่ได้ ดังนั้นการทำงานร่วมกันเป็นทีมจึงช่วยให้บรรลุเป้าหมายได้มากขึ้น เหมือนคำที่ว่า “Together everyone achieve more” ยิ่งเรารวมกันได้มากเท่าไหร่ ยิ่งทำงานได้สำเร็จเท่านั้น จริงอยู่คน ๆ เดียวอาจมีความคิดในการปรับปรุงงานได้ แต่ถ้าหลายคนหลายมุมมอง หลายความคิด ทั้งการมองปัญหาและแก้ไขปัญหาก็จะทำได้เร็วขึ้น ทั้งนี้ทั้งนี้ทีมจะต้องมีกฎกติกามารยาทในการทำงานร่วมกันด้วย องค์ประกอบของทีม ลักษณะของทีมที่มีประสิทธิภาพ 1. เคารพซึ่งกันและกัน 2. เปิดเผยความขัดแย้งอย่างตรงไปตรงมา 3. ยอมรับและให้คำแนะนำอย่างดี 4. ให้ความสนใจในการแก้ปัญหามากกว่าพยายามหาทางตำหนิ 5. อารมณ์ขัน 6. เห็นพ้องซึ่งกันและกัน 7. เราทำงานร่วมกันดีกว่าแยกกันทำ Kaizen เป็นการปรับปรุงงานทั้งในแผนกและระหว่างแผนก เริ่มตั้งแต่ 5ส. ก็มีการแบ่งพื้นที่ จากภาพนี้จะเห็นว่าการแบ่งพื้นที่ 5ส. ประกอบด้วยสมาชิก 5 คน มีการมอบหมายให้คนใดคนหนึ่งเป็นหัวหน้าพื้นที่ และ เป็นเลขา โดยจะอยู่ในวาระ 1 - 3 เดือน การเป็นหัวหน้าพื้นที่เป็นการฝึกการเป็นผู้นำกลุ่ม ฝึกการสื่อสารภายในกลุ่ม การจูงใจทีมงาน รวมทั้งการวิเคราะห์และแก้ไขปัญหาร่วมกัน หัวหน้าโดยตำแหน่งจะได้เห็นศักยภาพของพนักงานว่าใครมีศักยภาพในการเป็นหัวหน้างานในอนาคต ทั้งนี้ผู้บริหารจะต้องให้กำลังใจพนักงาน รวมทั้งติดตามผลการทำ Kaizen ของแต่ละกลุ่มอย่างสม่ำเสมอ - การปรับปรุงครั้งแรก มีการจัดเก็บของแบบเข้าก่อน-ออกก่อน แต่พอทีมงานไปดูก็เห็นว่าเข้าก่อน อาจไม่ออกก่อนได้เพราะสามารถหยิบได้ทั้ง 2 ทาง - จึงชมทีมงานว่าคิดดี แล้วคุยต่อว่าอาจมีหยิบผิด หรือ ไม่สะดวกในการหยิบหรือไม่? อาจมีการหยิบตรงจุดที่ใส่ได้ ทางทีมจึงเปลี่ยนการวางกล่องใหม่ ปัญหาก็ได้รับการแก้ไข

เคยสังเกตหรือไม่ว่าการเปลี่ยนแปลงมักจะไม่ง่ายอย่างที่คิด ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนงาน ลดความอ้วน ทำไมการเปลี่ยนแปลงจึงยาก สมองคนเรามีหลายส่วน ส่วนที่มีการพัฒนามายาวนานคือก้านสมอง (Reptilian brain) ส่วนนี้จะควบคุมการหายใจ การเต้นของหัวใจ และ หน้าที่สำคัญต่าง ๆ ของร่างกาย สมองส่วนที่เพิ่งพัฒนาไม่นานคือ สมองส่วนกลาง (Mammalian brain or midbrain) เป็นส่วนควบคุมอารมณ์ และ การป้องกันตนเองเพื่อการอยู่รอด ส่วนที่พัฒนาใหม่สุดคือ คอร์เทกซ์ (Cortex) เป็นส่วนที่อยู่บนสุดครอบคลุมสมองทั้งหมด ส่วนนี้จะช่วยให้เรามีความคิดอ่านเป็นมนุษย์ คือมีความที่เป็นเหตุเป็นผล และ ศิลปะ วิทยาศาสตร์ และ ดนตรี ปัญหาที่การเปลี่ยนแปลงเป็นไปได้ยากเพราะสมองทั้ง 3 ส่วนทำงานไม่ไปทางเดียวกันนั่นเอง ทำให้ความพยายามเพื่อเปลี่ยนแปลงชีวิตเราไม่เป็นไปตามเป้าหมาย บางครั้งสมองส่วนเหตุผล (Cortex) อยากออกกำลัง แต่ก็ถูกความกลัวจากส่วนกลางทำให้เราระงับการเปลี่ยนแปลง มาถึงตรงนี้ การปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง (Kaizen) จะเข้ามาช่วยได้ เพราะการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่องเป็นการปรับปรุงแบบก้าวสั้น ๆ เปรียบเหมือนเต่าแข่งกับกระต่าย เต่าเดินทุกวันอย่างต่อเนื่อง จนถึงเป้าหมายที่กำหนด การเดินก้าวสั้น ๆ นี้แหละที่ทำให้เราก้าวข้ามสมองส่วนกลางไป ตัวอย่างเช่น ถ้าเราจะนำ 5ส. มาใช้ในหน่วยงานควรกำหนดพื้นที่ตัวอย่างในแต่ละส่วน เมื่อทำสำเร็จก็ขยายผลต่อไปยังส่วนอื่น ส่วนที่ทำแล้วก็ได้รับการตรวจสอบอยู่เสมอ ถ้าเป็นการปรับปรุงตนเอง เช่นต้องการควบคุมน้ำหนัก สมองส่วนเหตุและผลกำหนดแผนออกกำลังวันละชั่วโมง ที่ยิมใกล้บ้าน แต่การเปลี่ยนแปลงแบบก้าวกระโดดแบบนี้สมองส่วนกลางจะทำงานเพื่อป้องกันเราอย่างไม่มีเหตุผล อาทิ 1 ชั่วโมงนานไปนะ จะเจอใครที่ยิม จะบาดเจ็บจากการออกกำลังไม๊ ยิมที่เราไม่เคยไปจะเป็นอย่างไร ฯลฯ หากลองนำแนวคิดแบบ Kaizen มาใช้ โดยเริ่มจากการตั้งเป้าหมายเดินวันละ 5 นาที แทน แล้วค่อยขยับมากขึ้น การนำการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง (Kaizen) มาใช้ ถามคำถามตนเองถึงการเปลี่ยนแปลงโดยเป็นคำถามที่ทำให้เราผ่อนคลาย หรือ เชิงบวก ซึ่งจะช่วยให้สมองทั้ง 3 ส่วนทำงานด้วยกันอย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งยังนำความคิดสร้างสรรค์ และความคิดต่างออกมาใช้เพื่อการปรับปรุงงาน/ตนเองด้วย คำถามเช่น วันนี้หาของไม่เจอลองสะสางสักกล่องดูดีไม๊? แล้วลงมือทำ หรือ ต้องการออกกำลังกายก็ลองถามตัวเองดูว่าอยากออกกำลังแบบไหน? อย่าถามคำถามที่ทำให้เราเครียด เช่น ฉันจะมีเงินล้านได้อย่างไร? คำถามที่กดดันมาก ๆ จะไปกระตุ้นความกลัว/ความเครียดของสมองส่วนกลาง ดังนั้น หากเราให้เวลาสมองเราคิดว่าจะทำให้เป้าหมายที่กำหนดให้สำเร็จได้อย่างไร ผลคือเราจะสนุกกับงานที่เราทำไม่ใช่จากที่คนอื่นคิด ทั้ง 4 ภาพเป็นการค่อย ๆ ปรับปรุง เมื่อการปรับปรุงครั้งแรกได้รับการยอมรับ ความกล้าในการปรับปรุงครั้งต่อไปจะตามมาก จนบุคลากรตระหนักว่าการปรับปรุง เล็ก ๆ น้อย ๆ (Kaizen) เป็นเรื่องปกติที่เขาสามารถทำได้ตลอดเวลา เขาจะข้ามไปสู่การใช้สมองส่วน Cortex มากขึ้น แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นก็อยู่ที่ผู้บริหารจะให้ความสำคัญต่อการปรับปรุงงานของพนักงานหรือไม่?

ปัจจุบันมีการพูดถึงนวัตกรรมกันมาก ก็ขอพูดถึงนวัตกรรมโดยเปรียบเทียบระหว่างกระต่ายกับเต่า นวัตกรรมเปรียบเสมือนกระต่ายคือเป็นการปรับปรุงแบบก้าวกระโดด แต่ไม่ต่อเนื่อง ดังภาพข้างล่างนี้ หากหน่วยงานที่มีแต่การนำนวัตกรรม หรือ เทคโนโลยีมาใช้โดยไม่ได้นำ Kaizen มาใช้ ก็จะเป็นดังภาพคืออายุการใช้งานของเครื่องมือ เครื่องจักรจะไม่เป็นไปตามระยะเวลาที่กำหนดเพราะขาดการบำรุงรักษา และ ปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ไม่นานก็ต้องซื้อเครื่องจักรใหม่ จะเห็นได้จากสถานประกอบการที่ไม่มีการนำ Kaizen มาใช้ มักจะมีเครื่องจักรเสีย ทั้ง ๆ ที่ยังใหม่อยู่ คนที่ใช้เครื่องจักรก็ไม่ดูแล จะให้แต่ช่างซ่อมบำรุงดูแลอย่างเดียว เข้าทำนองที่ว่า “คนดูแลไม่ได้ใช้ คนใช้ไม่ได้ดูแล” แน่นอนอายุการใช้งานของเครื่องจักร เครื่องมือต่าง ๆ ก็สั้นกว่าที่ควรจะเป็น ส่วน Kaizen เปรียบเหมือนเต่าคือค่อย ๆ ไป แต่ไม่หยุดเดินสุดท้ายก็ชนะกระต่าย อย่างไรก็ตามทุกหน่วยงานต้องมีเครื่องจักร หรือ เทคโนโลยีในการผลิต ดังนั้นจะให้ดีจึงควรผนวกนวัตกรรม กับ การปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง (Kaizen) เข้าด้วยกันจะดีที่สุด ดังภาพต่อไปนี้ ในภาพเมื่อหน่วยงานนำนวัตกรรม หรือ เครื่องจักร เข้ามาใช้ในการผลิตก็ควรจะนำระบบ 5ส. มาใช้ควบคู่กัน เพื่อทำความสะอาดและตรวจสอบความพร้อมในการใช้งานของเครื่องจักร การบำรุงรักษาเพื่อป้องกันไม่ให้เสีย ไม่ใช่เสียแล้วจึงซ่อม ที่สำคัญใครใช้เครื่องจักรตัวไหนก็ควรดูแลเครื่องจักรตัวนั้น ส่วนช่างซ่อมบำรุงควรทำคู่มือพร้อมสอนพนักงานในการใช้ และ ดูแลเครื่องจักรเบื้องต้น รวมทั้งร่วมกันคิดกับผู้ใช้เครื่องจักรในการปรับ (Modify) เครื่องจักรให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ หรือ ได้อย่างเหมาะกับการผลิตของหน่วยงานเพิ่มมากขึ้น คุณลักษณะเปรียบเทียบระหว่าง Kaizen กับ Innovation ตารางข้างบนเป็นการเปรียบเทียบคุณสมบัติของ Kaizen กับ นวัตกรรม หนึ่งในคุณสมบัติของการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง (Kaizen) คือ ไม่จำเป็นต้องใช้เทคนิค หรือ เทคโนโลยี ที่ซับซ้อน เครื่องมือที่ใช้ในการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง (Kaizen) เป็นเครื่องมือพื้นฐาน อาทิ เครื่องมือสถิติของคิวซี 7 ตัว (Check sheet, Cause-and- effect diagram, Graph, Pareto diagram, Histogram, Control chart, Scatter diagram) บ่อยครั้งที่ใช้สามัญสำนึกแก้ไขปัญหา สำหรับคุณสมบัติของนวัตกรรม (Innovation) คือการใช้เทคโนโลยีชั้นสูงที่ซับซ้อน รวมทั้งต้องใช้การลงทุนมหาศาล การปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง (Kaizen) เป็นการบ่มเพาะการเปลี่ยนแปลงที่ละเล็ก ละน้อย แต่ต่อเนื่อง และไม่ได้ใช้ต้นทุนจำนวนมหาศาลในการคิดค้นสิ่งใหม่ในขณะที่นวัตกรรมจะเห็นการเปลี่ยนแปลงที่ฉับพลันทันทีทันใดในแต่ละช่วงเวลา แต่ไม่สามารถให้บุคลากรทุกคนมาร่วมได้

กิจการที่มีการทำงานเป็นทีมงานย่อมประสบความสำเร็จมากกว่าการทำงานด้วยคนๆเดียวแม้ว่าคนๆนั้นจะเก่งแค่ไหนก็ไม่เท่ากับการทำงานเป็นทีมอย่างแน่นอน เปรียบเหมือนกิ่งไม้หนึ่งอันเมื่อถูกหักก็จะหักได้ง่ายกว่ากิ่งไม้หลายๆอันที่นำมามัดรวมกันซึ่งจะหักก็ยากหรือหักไม่ได้เลย การทำงานเป็นทีมก็คือการร่วมมือทำงานของคนที่มากกว่าหนึ่งคนซึ่งทำให้เกิดพลังความสามัคคีและทำให้บรรลุเป้าหมายง่ายกว่าการทำงานเพียงคนเดียว กิจการขนาดกลางและขนาดใหญ่ที่มีการจ้างคนทำงานจำนวนมากสามารถประสบความสำเร็จและสร้างทีมงานที่มีประสิทธิภาพง่ายกว่ากิจการขนาดเล็ก หากกิจการขนาดเล็กไม่ให้ความสนใจในการสร้างทีมงานที่เข้มแข็งเลยกิจการนั้นก็จะอ่อนแอไปในที่สุด ผู้ประกอบการคนเดียวมักต้องทำงานหลายๆอย่างในเวลาเดียวกันและมักอ้างว่าไม่มีเวลาสร้างทีมงาน จริงๆแล้วการสร้างทีมงานจะช่วยให้กิจการมีคนทำงานสานต่อแนวคิดของเจ้าของกิจการได้และจะเป็นกำลังสำคัญช่วยให้กิจการเจริญก้าวหน้าได้ในอนาคต ทีมงาน (Team work) ของธุรกิจ SME จะเกิดขึ้นในสองลักษณะดังนี้ 1. ทีมงานเฉพาะกิจ เป็นทีมงานที่ถูกจัดขึ้นชั่วคราวเพื่องานเฉพาะกิจที่ต้องเกิดขึ้นหรือต้องจัดขึ้น ทีมงานเลยถูกจัดตั้งขึ้นเป็นทีมงานชั่วคราว เช่น ทีมแนะนำสินค้าใหม่, ทีมสำรวจความพอใจของสินค้าใหม่, ทีมออกบูทสินค้าใหม่, ทีมนำหุ้นเข้าตลาดหลักทรัพย์, ทีมจัดงานครบรอบ 10 ปีของกิจการเป็นต้น 2. ทีมงานถาวร เป็นทีมงานที่มีงานประจำทำอย่างต่อเนื่องแต่เป็นทีมงานที่กิจการให้ความสำคัญเพื่อต้องการบรรลุเป้าหมายสำคัญของกิจการเช่น ทีมการตลาด, ทีมขาย, ทีมบริการหลังการขาย, ทีมบริการนอกสถานที่, ทีมติดตั้งนอกสถานที่, ทีมซ่อมบำรุง เป็นต้น เจ้าของกิจการและผู้บริหารของกิจการจำเป็นต้องบริหารทีมงานในองค์กรตนเองให้มีประสิทธิภาพเพื่อบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ การบริหารทีมงานให้ประสบความสำเร็จได้ (Team success) จะต้องมีองค์ประกอบดังนี้ 1. Goals คือ ต้องเป้าหมายชัดเจนและวัดผลได้ ผู้บริหารจะต้องกำหนดเป้าหมายและถ่ายทอดให้ทีมงานทุกคนทราบว่าทีมของพวกเขามีเป้าหมายอะไรบ้าง เพื่อให้เขาไปวางแผนให้ไปถึงเป้าหมายนั้นได้ การทำงานที่กำหนดเป้าหมายเป็นตัวเลขจะทำให้สามารถวัดผลได้ง่ายกว่าการกำหนดเป็นความรู้สึกเช่นมีคุณภาพดี แต่ไม่มีตัวเลขวัดได้ว่าคุณภาพดีมีค่าเท่าไหร่ ดังนั้นผู้บริหารควรกำหนดเป็นตัวเลขที่นำมาวัดผลได้ภายหลังเพื่อความชัดเจนในการทำงานของทีมงานด้วย 2. Roles คือ บทบาทและหน้าที่ของแต่ละคนในทีมงาน ดังนั้น ทีมงานควรทราบว่าใครเป็นหัวหน้าทีม และสมาชิกทีมแต่ละคนมีหน้าที่ต้องทำอะไรบ้างเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาการก้าวก่ายหน้าที่งานกัน และทำให้การทำงานรวดเร็วยิ่งขึ้นเมื่อทีมงานได้แบ่งงานกันเรียบร้อยแล้วสมาชิกก็ทราบบทบาทและหน้าที่ของตนเอง 3. Processes คือ ขั้นตอนหรือกระบวนการปฏิบัติงาน หากสมาชิกในทีมทุกคนทราบถึงขั้นตอนและกระบวนการทำงานของแต่ละคนชัดเจนก็จะไม่มีปัญหาในการทำงานโดยหัวหน้าทีมงาน,ผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการควรบอกขั้นตอนการทำงาน การส่งงานและแนวทางการปฏิบัติงานให้สมาชิกทราบเพื่อจะได้รวดเร็วและกำหนดเป็นวิธีการทำงานที่ชัดเจนและเป็นแบบแผนมากยิ่งขึ้นในอนาคต 4. Interpersonal คือ สัมพันธภาพของสมาชิกในทีมงาน ทีมงานที่ดีไม่ควรมีสมาชิกมากเกินไปควรอยู่ระหว่าง 4-12 คนเพื่อให้มีการสร้างสัมพันธภาพที่ดีต่อกันและเพื่อให้เข้าใจกันได้มากขึ้น ผู้นำทีมหรือหัวหน้าทีมจึงมีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในข้อนี้ เพราะหัวหน้าทีมจะเป็นคนที่ช่วยสร้างสัมพันธภาพในทีมงาน ไม่ควรมีความลำเอียงต้องมีความยุติธรรมเพื่อให้ทีมงานรู้สึกปลอดภัยและเข้าใจกันอย่างดี หากทีมงานมีความขัดแย้งกันตลอดเวลาแบ่งเป็นสองหรือสามฝ่าย งานที่ทำก็จะไม่บรรลุเป้าหมายที่วางไว้และทำให้แต่ละคนไม่สามารถสร้างงานที่ดีได้เพราะต่างฝ่ายต่างขัดขากันทำให้งานเสียหายตามไปด้วย 5. Motivation คือ การสร้างแรงจูงใจให้กับสมาชิกของทีมงาน แรงจูงใจจะช่วยให้ทีมงานร่วมมือกันมากขึ้น การสร้างแรงจูงใจอาจออกมาในรูปแบบผลตอบแทนที่สมาชิกพอใจ หรือรางวัลชมเชยและคำชมเชยซึ่งผู้นำทีมหรือเจ้าของกิจการต้องรู้จักการสร้างแรงจูงใจให้กับสมาชิกของตน คนแต่ละคนอาจมีแรงจูงใจที่ต่างกันบางคนอาจต้องการเป็นเงิน บางคนอาจต้องการเพียงการยอมรับหรือคำชมเชย ดังนั้นการสร้างแรงจูงใจที่ดีจะทำให้สมาชิกทำงานร่วมกันและประสบความสำเร็จได้เร็วยิ่งขึ้น การบริหารทีมงานในธุรกิจ SME อาจแตกต่างกับธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีพร้อมทั้งเงินและคน อย่างไรก็ตามเจ้าของกิจการ SME ก็สามารถสร้างทีมงานที่ดีได้เช่นกันเพื่อแบ่งเบางานบริหารของตนเองและเพื่ออนาคตของกิจการที่ต้องใช้คนกลุ่มนี้ในการขับเคลื่อนธุรกิจโดยจำเป็นต้องมีการเลือกสมาชิกในทีมงานที่มีความสามารถที่แตกต่างกันออกไปเพื่อให้แต่ละคนอุดรอยรั่วหรือสิ่งที่คนอื่นขาดได้และจะทำให้ทีมงานมีความสามารถและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นในการทำงาน

การจัดโครงสร้างขององค์กร (ธุรกิจ)ก็คือการจัดรูปแบบการทำงานของกิจการหรือธุรกิจนั้นนั่นเอง เป็นการกำหนดงานที่แต่ละคนต้องทำ งานที่หน่วยงานแต่ละหน่วยงานรับผิดชอบ กำหนดสายการบังคับบัญชาว่าใครจะขึ้นตรงกับหัวหน้าคนไหนเพื่อให้เกิดความชัดเจนในการทำงานของธุรกิจนั้นๆ กิจการขนาดใหญ่ทุกแห่งจะมีการจัดโครงสร้างองค์กรที่ชัดเจนโดยออกมาเป็นรูปแบบของแผนภูมิองค์กร (Organization chart) ซึ่งมักจะประกาศอย่างเป็นทางการให้ทั้งบุคคลภายในและภายนอกทราบโดยติดไว้ภายในบริษัทและพิมพ์ในรายงานประจำปีของบริษัท สำหรับกิจการ SME จะไม่ค่อยนิยมจัดทำโครงสร้างองค์กรหรือกิจการของตนเองเพราะเจ้าของกิจการมักคิดว่ากิจการยังเล็กไม่ซับซ้อน ไม่จำเป็นต้องมีซึ่งเป็นเรื่องเข้าใจผิดอย่างมาก ทาง BSC ขอเสนอให้กิจการที่มีคนทำงานมากกว่า 5 คนขึ้นไปควรมีการจัดโครงสร้างองค์กรเอาไว้ ไม่ว่าจะเป็นกิจการใหม่ที่กำลังจะก่อตั้งหรือกิจการที่ดำเนินการมาแล้วควรกำหนดโครงสร้างของธุรกิจให้ชัดเจนเพื่อเป็นประโยชน์ในการบริหารงานและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเมื่อกิจการเติบโตและขยายตัวมากขึ้น การจัดโครงสร้างองค์กร(ธุรกิจ)จำเป็นต้องใช้เครื่องมือที่สำคัญเพื่อให้เกิดความเข้าใจต่อคนในองค์กรก็คือ การเขียนแผนภูมิองค์กร (Organization chart) นั่นเอง แผนภูมิที่ว่านี้ก็คือแผนผังที่แสดงถึงตำแหน่งงานของคนทำงานในกิจการ แผนภูมิองค์กรที่ชัดเจนจะช่วยให้เกิดประโยชน์ในการประสานงาน การควบคุม การสั่งงานและการมอบหมายงานได้ รวมทั้งคนทำงานจะทราบถึงขอบข่ายความรับผิดชอบของตนเองอีกด้วย ประโยชน์สำคัญของการจัดโครงสร้างองค์กร มีดังนี้ • มีการกำหนดหน้าที่งานและความรับผิดชอบที่ชัดเจนโดยมีการกำหนดตำแหน่งงานของแต่ละคน • มีการจัดสายการบังคับบัญชาทำให้คนทำงานทราบว่าใครเป็นหัวหน้างานของตนและใครจะเป็นคนให้คุณให้โทษกับตนเองได้ • ทำให้ผู้บริหารสามารถคัดเลือกคนที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานและยังสามารถพัฒนาความรู้ความสามารถของคนคนนั้นให้ทำงานได้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น • การจัดโครงสร้างที่ดีต้องมีการเขียนระเบียบการทำงาน วิธีปฏิบัติเป็นลายลักษณ์อักษรด้วย เพื่อให้คนทำงานทราบถึงวิธีการและการปฏิบัติงานตามระเบียบที่กำหนดไว้ • ทำให้การทำงานไม่ซ้ำซ้อนและไม่ก้าวก่ายงานกัน ลดความขัดแย้งในองค์กรได้ • ทำให้เจ้าของธุรกิจสามารถจัดสรรการใช้งบประมาณให้เกิดประสิทธิภาพยิ่งขึ้นโดยกำหนดการใช้งบประมาณหรือทรัพยากรต่างๆในแต่ละฝ่ายงานได้อย่างเหมาะสม วิธีการจัดทำโครงสร้างขององค์กร (ธุรกิจ) สำหรับเจ้าของธุรกิจ SME มีขั้นตอนง่ายๆดังนี้ 1. ไตร่ตรองและแยกแยะว่าในกิจการของตัวเองควรมีงานหลักด้านใดบ้างและฝ่ายงานใดที่มีความสำคัญต่อกิจการ เช่น ต้องมีฝ่ายขาย ฝ่ายผลิต ฝ่ายบัญชีการเงิน และที่เหลือควรมีฝ่ายใดอีก หากมีพนักงานจำนวนไม่มากก็อาจจะต้องควบรวมฝ่ายงานที่คล้ายกันให้อยู่ที่เดียวกันเช่น จัดซื้อ บัญชี การเงิน และธุรการอาจอยู่ในฝ่ายงานเดียวกันและใช้ทรัพยากรบุคคลร่วมกันเป็นต้น 2. พิจารณางานแต่ละงานในกิจการว่ามีงานใดที่ใกล้เคียงกันหรือต้องมีการประสานงานกันเพื่อให้เกิดผลสำเร็จเจ้าของอาจนำส่วนงานเหล่านี้มารวมกันได้เช่น งานที่ติดตั้งผลิตภัณฑ์นอกสถานที่จะมีความเกี่ยวข้องกับสายงานการผลิตก็อาจนำส่วนงานติดตั้งมาอยู่ภายใต้ฝ่ายผลิต หากกิจการที่ต้องขนส่งสินค้าไปให้ลูกค้าซึ่งจะมีความเกี่ยวข้องกับงานขายก็อาจนำไปส่วนงานขนส่งไปอยู่ภายใต้การดูแลของฝ่ายขายเป็นต้น 3. พิจารณางานว่าฝ่ายงานใดที่มีปริมาณงานมากก็อาจต้องแบ่งให้เป็นทีมงานหลายๆทีมงานเพื่อให้มีหัวหน้าของแต่ละทีมดูแลและเจ้าของจำเป็นต้องแบ่งพื้นที่รับผิดชอบหรือแบ่งตามกลุ่มหรือประเภทของลูกค้าเพื่อป้องกันการทำงานซ้ำซ้อนภายหลัง 4. การพิจารณางานและคนทำงานควรร่างเป็นแผนภูมิคร่าวๆเพื่อพิจารณาว่าหัวหน้าของแต่ละส่วนงานมีความสามารถเพียงพอหรือไม่ มีความอาวุโสและเป็นที่ยอมรับหรือไม่ หากสายงานที่มีงานที่แตกต่างกันก็ควรแบ่งออกมาเป็นอีกฝ่ายหนึ่งให้ชัดเจน 5. เจ้าของกิจการควรเขียนหน้าที่ความรับผิดชอบของคนทำงานไว้ให้แต่ละคนด้วย รวมทั้งทางเดินของงานหรือการไหลเวียนของงาน(Workflow)ว่าจากไหนไปไหนเพื่อป้องกันการทำงานซ้ำซ้อนและเกิดความล่าช้าในการทำงาน แผนภูมิองค์กรหรือผังองค์กร (Organization chart) เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้บุคคลภายในและภายนอกของกิจการเข้าใจถึงการจัดโครงสร้างองค์กรของกิจการที่ตนทำงานหรือเข้ามาติดต่อ แผนภูมิองค์กรสำหรับธุรกิจ SME ที่นิยมใช้คือ แผนภูมิแนวดิ่ง (ปิรามิด) ตามแบบนี้ เจ้าของกิจการ SME อาจใช้การจัดรูปแบบโครงสร้างองค์กร(ธุรกิจ๗) ตามหน้าที่ความรับผิดชอบซึ่งเป็นรูปแบบที่นิยมกันมาก คือแบ่งเป็นฝ่ายขาย ฝ่ายผลิต ฝ่ายบริการ ฝ่ายบัญชีการเงิน ฝ่ายจัดซื้อเป็นต้น สำหรับกิจการขนาดกลางที่เกือบเป็นกิจการใหญ่อาจมีการขายผลิตภัณฑ์หลายๆชนิดก็อาจใช้วิธีการแบ่งงานเพิ่มเติมในส่วนของฝ่ายขายและฝ่ายผลิตซึ่งจะแยกให้เห็นเป็นงานของแต่ละผลิตภัณฑ์เช่นกิจการมีผลิตภัณฑ์อยู่สามประเภทใหญ่ๆเช่น ผลิตภัณฑ์น้ำผลไม้ ผลิตภัณฑ์เยลลี่ ผลิตภัณฑ์ลูกอม ก็อาจแบ่งฝ่ายขายเป็นสามทีม ฝ่ายผลิตเป็นสามสายการผลิตก็ได้

เวลาก็คือชีวิต การบริหารเวลาก็คือการบริหารชีวิตนั่นเอง ในหนึ่งวันมี 24 ชั่วโมงเท่ากับ 86,400 วินาทีทุกคนได้เวลาที่เท่ากันหมดแต่คนที่รู้จักการวางแผนและรู้วิธีการบริหารเวลาจะประสบความสำเร็จได้ดีและเร็วกว่าคนที่ไม่บริหารเวลาเลยเพราะเขาสามารถทำงานโดยใช้เวลาที่น้อยกว่าและเขาก็ยังเหลือเวลาที่จะทำกิจกรรมส่วนตัวได้ ทำให้มีความเครียดน้อยกว่าคนที่ไม่วางแผนและไม่บริหารเวลา ปัญหาของคนที่ไม่ชอบบริหารเวลาก็คือ • ขาดการวางแผนไว้ล่วงหน้า ว่าจะทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ และทำอย่างไร • เกิดจากการชอบผัดวันประกันพรุ่ง คนเหล่านี้ชอบพูดว่า “เอาไว้ก่อน เดี๋ยวค่อยทำ” • ไม่รู้จักการจัดอันดับความสำคัญของงาน ทำเรื่องที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วนก่อนเสมอ • ชอบเล่นมากเกินไป งานยังไม่เสร็จแต่ไปเที่ยวเล่นเพราะยังไม่อยากทำงานตอนนี้ • ชอบมีส่วนร่วมกับสังคมมากเกินไป ชอบไปคุยเรื่องชาวบ้านตามโต๊ะนั้นโต๊ะนี้โดยอยากรู้อยากเห็นเรื่องของผู้อื่นจนทำงานของตนเองไม่เสร็จ • เกิดจากการจับประเด็นไม่ถูก ทำให้เสียเวลาในการทำงานเพราะทำงานผิดประเด็น หรือแก้ไขปัญหาผิดประเด็น หากปัญหาข้างต้นยังเกิดกับคุณ ก็ควรจะปรับเปลี่ยนตัวเองให้รู้จักการบริหารเวลาให้ได้โดยมีวิธีง่ายๆดังนี้ 1. ปฏิเสธคนที่ทำให้คุณละเลยงานที่ต้องทำ เช่นคนมาชวนคุย ชวนเม้าส์ อาจให้เวลา 5 นาทีหากเกินเวลานี้ก็ควรตัดบทเพราะจะเสียเวลาการทำงานหรือวางแผนงานได้ 2. อย่ายุ่งกับงานที่ต้องทำประจำวันซึ่งเป็น Routine Job หากเราเป็นเจ้าของกิจการหรือหัวหน้างานแล้วควรมอบหมายงานที่ทำซ้ำซากทุกวันให้ลูกน้องทำแทนเพื่อจะได้ทำงานที่ต้องใช้สมองคิดมากขึ้น 3. จัดอันดับความสำคัญของงานที่ต้องทำก่อนและทำหลังเพื่อประหยัดเวลาและได้งานที่สำคัญมากขึ้น 4. อย่าใช้เวลาโทรศัพท์นาน และอย่าให้การติดต่อใดๆมาขัดขวางการทำงานที่สำคัญ รู้จักปฏิเสธหากพบเพื่อนโทรมาคุยนาน 5. สอนพนักงานหน้าห้อง เลขาหรือลูกน้องให้กลั่นกรองงานของคุณก่อนที่จะส่งมาถึงคุณ งานบางอย่างก็สอนให้เลขาหรือลูกน้องทำเพื่อประหยัดเวลาและทำแต่งานที่สำคัญ 6. อย่าให้แขกที่ไม่ได้นัดหมายมาขัดจังหวะการทำงาน มีคนเป็นจำนวนมากที่ชอบมาแบบ walk in เช่นพนักงานขายเป็นต้น ขอให้เขานัดหมายและแจ้งเรื่องที่จะเข้าจะมาพบเพื่อเราจะได้ทราบว่าจำเป็นต้องพบกับแขกคนนั้นหรือไม่หรือให้คุยกับลูกน้องเราแทน 7. จัดระเบียบเอกสารของตนเองให้หาง่าย และจัดการเอกสารบนโต๊ะให้หมดไปเพื่อทำงานให้เสร็จได้เป็นวันๆไม่มีงานคั่งค้าง นอกจากวิธีง่ายๆที่กล่าวมาแล้ว เราก็ควรใช้เครื่องมือ เครื่องใช้ในการบริหารเวลาเพิ่มขึ้นอีกเพราะยุคปัจจุบันเป็นยุคดิจิตอล มีเครื่องมือสื่อสารมากมายที่ทำให้ประหยัดเวลาและรวดเร็วไม่เหมือนสมัยเมื่อ 20 ปีที่แล้วโดยเฉพาะโทรศัพท์มือถือที่สามารถใช้งานการติดต่อได้ทุกอย่าง เครื่องมือในบริหารเวลามีดังนี้ • อีเมล์ (Electronic mail), • ใช้โปรแกรมในคอมพิวเตอร์เพื่อวางแผนงาน • ใช้ line ในการติดต่อทั้งโทรศัพท์ วีดีโอคอล (Video call) , ส่งรูป, ส่ง file ต่างๆ • โอนเงินโดยใช้บริการอินเตอร์เน็ตของแต่ละธนาคาร • เขียนหรือบันทึกสิ่งที่ต้องทำใน note หรือ diary ในมือถือหรือในสมุดไดอารี่ • ใช้เครื่องมือประหยัดเวลาต่างๆที่เป็น application ในมือถือเช่น app ที่สั่งพิมพ์, app ที่สแกน, app การลงบันทึกการเงิน app ที่ออกบิลเงินสด ฯลฯ หากเราต้องการประสบความสำเร็จเป็นผู้บริหารที่ work smart ไม่ใช่ work hard ก็ควรเริ่มต้นปรับเปลี่ยนนิสัยให้รู้จักการบริหารเวลาแก้นิสัยที่ไม่ดีที่ทำให้เสียเวลารวมถึงนิสัยผัดวันประกันพรุ่งด้วย การตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนและมอบหมายงานให้กับลูกน้องทำแทนจะทำให้ประหยัดเวลาได้ดีขึ้นอีกด้วยและหากคุณยังไม่เคยใช้เครื่องมือสื่อสารให้เป็นประโยชน์ในการประหยัดเวลาก็ควรเริ่มต้นศึกษาการใช้เพราะในอนาคตเครื่องมือเหล่านี้ก็จะพัฒนาไปอีกมากหากเรายังใช้ไม่เป็นก็อาจเสียเปรียบคนรุ่นใหม่ที่ทำงานได้เร็วกว่าเพราะรู้จักการใช้เครื่องมือทันสมัยเหล่านี้

คนทำงานทุกคนก็มีความฝันอยากเป็นหัวหน้า ผู้จัดการและผู้บริหาร แต่หลายคนที่ได้เป็นหัวหน้าก็ทำให้ตัวเองและลูกน้องผิดหวังเพราะได้เลื่อนแค่เป็นหัวหน้าแต่ไม่สามารถเลื่อนไปถึงผู้จัดการหรือผู้บริหารระดับสูงได้เพราะไม่รู้จักการพัฒนาตนเองและไม่เคยเตรียมความพร้อมในการเป็นหัวหน้าคน ซึ่งตำแหน่งที่ได้อาจมีอำนาจแต่ไร้บารมีที่ลูกน้องจะยอมปฏิบัติตามคำสั่ง เป็นเพียงแค่ตำแหน่งลอยเท่านั้น บทบาทของหัวหน้างานมีหน้าที่หลักๆดังนี้ • การวางแผนงาน • จัดรูปแบบงานและจัดรายละเอียดกิจกรรมที่ต้องทำงาน • การมอบหมายงานให้ลูกน้องหรือการกระจายงาน ดังนั้นคุณเริ่มรู้จักการวางแผนงานตั้งแต่วันนี้เพื่อคุณจะมีความพร้อมที่จะเป็นหัวหน้าคนอื่นๆได้ในวันข้างหน้า หน้าที่สำคัญของการบริหารจัดการธุรกิจก็คือ การวางแผน การจัดองค์กร การสั่งการ การคัดสรรพนักงาน การประสานงาน และการควบคุมงบประมาณ ซึ่งการวางแผนถือเป็นสิ่งแรกและเป็นสิ่งที่สำคัญมากที่สุดในตอนที่เป็นหัวหน้าใหม่ๆ เพราะจะทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพบรรลุเป้าหมายได้ ปัจจัยที่จะทำให้การวางแผนสำเร็จผลได้คือ 1. การออกแบบแผนงาน (Design plan) 2. การสื่อสารกับทีมงานทำงาน (Communication) 3. การยึดหยุ่นได้ตามความเหมาะสมของงาน (Flexibility) 4. แผนงานที่สามารถนำไปปฏิบัติได้จริงและได้ผล (Implementation) 5. มีการติดตามและควบคุมดูแลแผนงานนั้น (Control) เจ้าหน้าที่, เสมียน, คนงาน, พนักงานทั่วไปที่ได้เลื่อนตำแหน่งควรทราบถึงหน้าที่และความรับผิดชอบของหัวหน้างานเพื่อจะได้เลื่อนตำแหน่งที่สูงขึ้นเป็นผู้จัดการและผู้บริหารได้ต่อไปในอนาคต ซึ่งการเป็นหัวหน้างานที่ดีก็ต้องทำหน้าที่อย่างอื่นๆเพิ่มเติมไปด้วยดังนี้ 1. วางแผนและควบคุมการทำงาน การวางแผนจำเป็นที่หัวหน้างานจะต้องติดตามควบคุมแผนที่วางไว้ว่าบรรลุเป้าหมายหรือไม่และเพื่อปรับเปลี่ยนแผนให้ดีขึ้นได้เมื่อมีปัญหาเกิดขึ้นในระหว่างปฏิบัติตามแผนงานที่วางไว้ 2. ต้องปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายให้ได้ผลงานตามมาตรฐานและมีคุณภาพตามที่กำหนด สมมติว่าได้เลื่อนตำแหน่งเป็นหัวหน้าคนงานก็ต้องปฏิบัติงานโดยสั่งและดูแลลูกน้องให้ผลิตสินค้าได้ตามมาตรฐานที่กำหนดและมีคุณภาพด้วย 3. ใช้วิธีการทำงานที่ดีที่สุด คนเราสามารถออกแบบการทำงานของตนเองได้ตามที่ตนเองคิดว่าจะเร็วกว่าและดีกว่า หากไม่ไปกระทบเพื่อนร่วมงานหรือระเบียบขององค์กรที่เราทำงานอยู่ การหาวิธีการทำงานที่เร็ว และดีที่สุดก็เพื่อประหยัดเวลาและสร้างทักษะความสามารถของเราให้เป็นผู้นำได้ในวันข้างหน้า 4. รู้จักการลดต้นทุนและค่าใช้จ่ายในการทำงาน การทำงานที่มีประสิทธิภาพจะช่วยลดต้นทุนและค่าใช้จ่ายได้ หากเราทำงานและรู้จักการใช้ทรัพยากรขององค์กรอย่างประหยัดและมีค่าจะทำให้เราก้าวหน้าในหน้าที่การงานได้ ยิ่งเป็นกิจการของตนเองก็จะยิ่งได้รับผลตอบแทนมากขึ้น 5. ดูแลรักษาสถานที่ทำงานและดูแลอุปกรณ์เครื่องใช้ ลูกจ้างหลายคนมักไม่สนใจที่จะใส่ใจเครื่องมือเครื่องใช้ขององค์กรตนเอง เราจะสังเกตได้ว่าคนนั้นมักจะไม่ค่อยก้าวหน้าในอาชีพเพราะไปคิดว่าไม่ใช่ของส่วนตัวหากเป็นของส่วนตัวก็จะประหยัด เมื่อเราได้เป็นหัวหน้างานแล้วต้องรู้จักการดูแลรักษา อุปกรณ์ เครื่องมือ เครื่องใช้และสถานที่ทำงาน จะทำให้เกิดกำไรต่อองค์กรและมีผลทำให้องค์กรมีความมั่นคงตามไปด้วย 6. ให้ความรู้และสอนงานกับผู้ใต้บังคับบัญชา คำว่า”ลูกน้อง” มีทั้งคำว่า “ลูก” และมีทั้งคำว่า “น้อง” นั่นก็แปลว่าลูกน้องเราเป็นทั้งลูกและน้องของเรา จึงต้องสอนงานให้เขาทำงานได้ ควรให้ความรู้เพื่อเขาจะได้พัฒนาตนเองเพื่อทำงานให้เราได้และควรดูแลใส่ใจเมื่อเขามีปัญหาเหมือนลูกของเรา หากใครไม่เคยสอนงานเลยก็จะต้องรีบฝึกฝนการสอนเพื่อให้เป็นหัวหน้างานที่ดีได้ 7. รักษาระเบียบวินัยขององค์กรและการทำงาน ทุกๆองค์กรมักจะมีการกำหนดระเบียบการทำงาน เวลาการเข้างาน จำนวนวันลากิจ ลาป่วย และระเบียบการเบิกค่าใช้จ่ายต่างๆ การฝึกฝนตัวเองให้มีระเบียบวินัยจะเป็นตัวอย่างที่ดีให้กับลูกน้องที่อยู่ภายใต้การบังคับบัญชา การเป็นหัวหน้างานอาจจะเป็นตำแหน่งที่ไม่สูงเท่ากับผู้บริหารระดับสูง คนที่เป็นหัวหน้างานก็ควรมาตรงตามเวลาที่องค์กรกำหนดไม่ใช่ได้เลื่อนตำแหน่งแล้วไม่ต้องเซ็นชื่อแล้วก็เลยมาสาย หากไม่รู้จักการเคารพกฎระเบียบของที่ทำงานก็จะทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชานำไปนินทาว่าร้ายได้ภายหลัง 8. สร้างทีมงานและทำงานเป็นทีม การเป็นหัวหน้าที่ดีต้องสามารถนำพาลูกน้องทำงานให้เป็นทีมได้และยังสร้างทีมที่แข็งแกร่งได้ในอนาคต การสร้างทีมงานจำเป็นที่หัวหน้าจะต้องมีภาวะผู้นำที่ดีเพื่อนำทีมงานบรรลุเป้าหมายได้ การเป็นหัวหน้างานนั้นจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องเริ่มฝึกการวางแผนการทำงานให้ได้ดีและปฏิบัติตนตามหน้าที่หลัก 8 ข้อที่กล่าวมาแล้วเพื่อจะได้ประสบความสำเร็จในหน้าที่การงาน หรือหากเป็นเจ้าของกิจการก็จะได้เพิ่มความสามารถในการบริหารงานได้ในอนาคต การเป็นหัวหน้าไม่ใช่เป็นเพียงตำแหน่งที่ถูกมอบหมายเท่านั้น ควรสอนงานให้ลูกน้องทำงานได้ดีเพื่อความสบายของหัวหน้าในวันข้างหน้าเพราะลูกน้องไม่เก่ง หัวหน้าก็เลื่อนตำแหน่งยาก

การมอบหมายงานเป็นภารกิจสำคัญอันหนึ่งในการบริหารงาน และบริหารจัดการธุรกิจ หากไม่มีการมอบหมายงานให้ผู้อื่นทำก็ไม่มีการบริหารงานเกิดขึ้น การมอบหมายงานจะรวมถึงการสั่งงาน (Assignment) และการกระจายงาน (delegation) การสั่งงาน (Assign งาน) จะแตกต่างกับการกระจายงาน (delegate งาน) คือ งานที่ถูกสั่งมักเป็นงานที่ถูกแบ่งส่วนไว้อยู่แล้วตามสายงานการบังคับบัญชาโดยมีแผนงาน มีขั้นตอนการปฏิบัติอยู่เป็นประจำที่ผู้ปฏิบัติแต่ละคนต้องทำงานนั้น สำหรับการกระจายงานจะเป็นงานที่หัวหน้าจะกระจายอำนาจในความรับผิดชอบของตนให้ผู้ใต้บังคับบัญชาไปทำงานหรือปฏิบัติงานนอกเหนือจากงานประจำ ซึ่งหัวหน้างานที่ดีต้องพิจารณางานที่จะมอบหมายให้เหมาะสมกับคนทำงานเพื่อให้งานลุล่วงไปด้วยดี จากรูปด้านบนจะเห็นได้ว่าขั้นตอนการมอบหมายจำเป็นต้องมีการตรวจสอบทุกครั้งว่าผู้รับมอบหมายงานเข้าใจคำสั่งหรือไม่ เพราะการสื่อสารสองทางจะได้ผลที่แน่นอนกว่าการสื่อสารทางเดียว หัวหน้าจะไม่ปล่อยให้ลูกน้องไปทำงานโดยยังไม่เข้าใจว่าต้องทำอะไร เพราะงานที่ออกมาอาจไม่ตรงกับความต้องการของหัวหน้าก็ได้ เมื่อหัวหน้าได้มอบหมายงานไปแล้วก็จำเป็นต้องติดตามการปฏิบัติงานของลูกน้องเป็นระยะๆเพื่อประเมินว่างานที่มอบหมายไปนั้นได้บรรลุเป้าหมายหรือไม่ การมอบหมายงานให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาจำเป็นต้องพิจารณาทั้งเนื้องานและความสามารถของผู้รับมอบหมายด้วย จึงควรใช้กลยุทธ์การมอบหมายงานให้ลูกน้องตามภาพด้านล่างที่กำหนดให้แกนนอนเป็นเรื่องของทัศนคติ แรงจูงใจ ความรับผิดชอบของงาน ส่วนแกนตั้งกำหนดให้เป็นเรื่องความรู้ความสามารถในการทำงานหรือปฏิบัติงาน โดยดูจากคะแนนของทั้งสองแกน ในองค์กรทุกองค์กรจะมีคนทำงานทุกประเภทแต่เราก็ต้องเรียนรู้ว่าแต่ละประเภทเหมาะกับงานประเภทใดบ้าง จึงต้องมีการวางกลยุทธ์การให้งานแก่ลูกน้องซึ่งมีการแบ่งประเภทคนทำงานเป็น 4 กลุ่มใหญ่ๆดังนี้ 1. กลุ่มไม้ตายซาก (Dead wood) ในช่อง M1 ความหมายของไม้ตายซากพวกเราก็คงเข้าใจเองอยู่แล้ว คนกลุ่มนี้จะมีทัศนคติต่ำ ไม่มีแรงจูงใจ ไม่จงรักภักดีต่อองค์กรและมีความรู้น้อยและความสามารถในการทำงานต่ำ คอยยุแยงพนักงานใหม่ว่าบริษัทนี้ไม่ดี เจ้าของไม่ดี เดี๋ยวก็เจ๊งแล้ว ถ้าเรามีอำนาจเพียงพอที่จะให้ออกก็ไล่ออกไปดีกว่า แต่หากเราไม่มีอำนาจและเผอิญเขามาเป็นลูกน้องของเราก็จำเป็นที่ต้องมอบหมายงานเช่นกัน งานที่เราควรพิจารณาให้คนจำพวกนี้ทำก็คืองานประจำแบบไม่ต้องรับผิดชอบสูงไม่เกี่ยวกับเงินทองหรือดูแลลูกค้า และควรจูงใจด้วยการจ่ายผลตอบแทนตามเป้าหมายที่วางไว้ และพยายามเข้าใจคนกลุ่มนี้ว่าปัญหาที่เขาเป็น Dead wood เพราะอะไรเผื่อให้พวกไม้ตายซากฟื้นกลับมามีชีวิตได้ 2. กลุ่มม้างาน (Work horses) ในช่อง M2 จากตารางจะเห็นว่ากลุ่มนี้มีทัศนคติที่ดีต่อองค์กร มีแรงจูงใจในการทำงานสูงและมีความรับผิดชอบในการทำงาน แต่มีความรู้น้อยและมีความสามารถในการทำงานต่ำ คนกลุ่มนี้จำเป็นที่ต้องพัฒนาความรู้และความสามารถในการทำงานให้สูงขึ้นด้วยการสอนงาน ส่งไปอบรมสัมมนา ส่งไปเรียนเพิ่มเติมเพราะจะเป็นกำลังสำคัญให้กับองค์กรได้เนื่องจากมีทัศนคติที่ดีต่อการทำงานและองค์กรที่ทำงานอยู่ งานที่ควรมอบหมายก็ควรเป็นงานที่ต้องใช้ความรับผิดชอบสูงเช่นดูแลเงินทอง ดูแลการลดต้นทุน งานที่ทำก็ควรเป็นงานแบบ Routine Job ที่ต้องทำซ้ำๆและเป็นประจำทุกวันเพราะไม่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์มากนัก หากคนกลุ่มนี้สามารถพัฒนาตนเองจนมีแนวคิดใหม่ๆได้ก็จะเป็นดาวเด่นขององค์กรต่อไป (Star) 3. กลุ่มเด็กมีปัญหา (Problem child) ที่อยู่ในช่อง M3 ซึ่งมีทัศนคติที่แย่ มีแรงจูงใจการทำงานที่ต่ำและไม่ค่อยรับผิดชอบงานแต่มีความรู้ความสามารถในการทำงานสูง อาจจบการศึกษาดี แต่ไม่มีความจงรักภักดีต่อองค์กร หากเรามีลูกน้องประเภทนี้ก็ควรมอบหมายงานที่ใช้ความรู้ความสามารถสูงแต่เป็นโครงการหรือแผนงานที่มีระยะเวลาสั้นมากเพราะเขาอาจลาออกหรือพร้อมทิ้งงานได้เสมอ ให้รางวัลเพื่อจูงใจให้เขาทำงานให้ได้ 4. กลุ่มดาวเด่น (Star) ในช่อง M4 ผู้บริหารและเจ้าขององค์กรใฝ่ฝันว่าเมื่อรับพนักงานใหม่เข้ามาพวกเขาจะเป็นดาวเด่นขององค์กรและช่วยงานได้มาก คนกลุ่มนี้จะมีความรู้ความสามารถในการทำงานสูงส่วนใหญ่จะมีการศึกษาดี มีทัศนคติที่ดีต่อองค์กร และคนรอบข้าง มีความจงรักภักดีต่อองค์กรและรักงานที่ทำมาก คนกลุ่มนี้จำเป็นที่ต้องได้รับการสนับสนุนจากหัวหน้างาน ซึ่งงานที่มอบหมายให้ควรเป็นงานที่ยากเพื่อเหมาะสมกับความสามารถของเขาและเป็นงานที่มีความสำคัญและมีความท้าทายโดยการมอบหมายงานจะต้องมีการจูงใจด้วยเงินหรือคำชมเชยประกอบด้วย เพื่อไม่ให้ดาวเด่นของเราลาออกไปอยู่กับคู่แข่งขันของเราเมื่อเขาเป็นที่รู้จักในวงการ นอกจากกลยุทธ์ในการมอบหมายงานให้กับลูกน้องใน 4 กลุ่มใหญ่ๆที่กล่าวมาแล้วนั้น หัวหน้างานหรือผู้บริหารควรที่จะมีเทคนิคในการมอบหมายงานด้วย เช่น อย่ามอบหมายงานทั้งหมดให้กับพนักงานที่มีความสามารถสูงเพียงคนเดียว (เพราะเขาอาจทนไม่ได้และลาออกไป) เวลามอบหมายงานควรระบุวัตถุประสงค์และเป้าหมายไม่ใช่บอกวิธีการทำงานด้วยเพราะคนที่มีประสบการณ์การทำงานสามารถออกแบบวิธีการทำงานได้ และหัวหน้าที่ดีควรมอบหมายอำนาจและหน้าที่ให้กับลูกน้องแต่อย่าหลีกเลี่ยงความผิดชอบเมื่อลูกน้องที่เรามอบหมายทำผิด ดังนั้นเทคนิคในการมอบหมายสั่งการก็ขึ้นอยู่กับวิธีการของแต่ละคนซึ่งควรใช้จิตวิทยาในการจูงใจให้ลูกน้องทำงานได้ด้วย

กิจการหรือองค์กรใดที่มีการสื่อสารภายในองค์กรดีจะทำให้การบริหารงานขององค์กรนั้นประสบความสำเร็จเพราะการสื่อสารเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งในการดำเนินงานเพื่อมุ่งไปในทิศทางเดียวกันและร่วมกันปฏิบัติงานตามนโยบายของกิจการนั้นได้ เจ้าของกิจการหรือผู้บริหารที่มีศิลปะและความสามารถในการสื่อสาร สั่งงานกับผู้ใต้บังคับบัญชาตนเองได้ดี ก็จะทำให้องค์กรมีความรักและผูกพัน เข้าใจซึ่งกันและกันได้มากขึ้นกว่าองค์กรที่ไม่มีการสื่อสารหรือปฏิสัมพันธ์กันเลย การต้องการที่จะสื่อสารของเจ้าของกิจการหรือผู้บริหารกับลูกน้องตนเองก็เพื่อให้เกิดความเข้าใจในการสั่งงานที่ให้ไปทำและเพื่อจูงใจและผลักดันให้งานบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ ผู้บริหารบางคนที่เก่งในการสื่อสารก็ใช้การสื่อสารเป็นเครื่องมือให้เกิดการประสานงานระหว่างฝ่ายงานเพื่อให้มีความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันในองค์กร ป้องกันการแตกแยกของแต่ละฝ่ายงานด้วย การติดต่อสื่อสารและสั่งงานที่มีประสิทธิภาพมีหลักการ 5 C ดังนี้ 1. มีความชัดเจน (Clear) 2. มีความสมบูรณ์ (Complete) 3. มีความกะทัดรัด (Concise) 4. มีความแน่นอน (Certain) 5. มีความถูกต้อง (Correct) จากหลักการ 5 C ข้างต้นทำให้เราทราบว่าไม่ว่าจะสื่อสารอะไรหรือสั่งงานใคร ต้องให้ข้อความนั้นชัดเจนไม่ใช่พูดในขณะที่อยู่ในร้านอาหารมีเสียงเอะอะโวยวายหรือขณะที่กำลังข้ามถนนหรือขับรถ คำสั่งหรือสิ่งที่สื่อสารต้องสมบูรณ์เช่นจะให้ส่งงานวันไหน ส่งที่ไหน ในรายงานต้องมีอะไรบ้างจะต้องสั่งการลูกน้องให้ชัดเจนเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาการสื่อสารได้ภายหลัง นอกจากความสมบูรณ์ชัดเจนของข้อความสื่อสารแล้วยังมีความจำเป็นที่จะต้องมีความกะทัดรัดไม่ใช่สั่งงานเป็นชั่วโมงเพราะหัวหน้ามัวแต่ยืดเยื้อ สั่งไปด่าไป ลูกน้องก็จะไม่อยากฟังและทำให้ไม่ทราบว่ากำลังสั่งให้ทำอะไร การสั่งงานและสื่อสารข่าวสารแก่ลูกน้องอย่าให้มีข้อสงสัยว่าจะเปลี่ยนแปลงไหม หัวหน้าควรมีข่าวสารที่แน่นอนแล้วค่อยสื่อสารไปยังลูกน้องหรืองานที่ต้องทำ หากไม่แน่ใจและสั่งงานไป เมื่อเกิดเปลี่ยนแปลงภายหลังก็จะทำให้ลูกน้องมีความไม่มั่นใจในคำสั่งอีกจนอาจไม่ยอมรับในตัวหัวหน้าตนเองได้ สำหรับความถูกต้องของการสั่งงานก็คือความเหมาะสมในงานที่สั่งนั่นเอง ไม่ใช่ให้งานที่ไม่สมควรให้หรือสื่อสารในสิ่งที่ไม่ถูกต้องจนเกิดการเข้าใจผิดได้ หากเจ้าของกิจการท่านใดที่มีปัญหาเรื่องการสื่อสารกับลูกน้องในกิจการตนเองก็คงต้องปรับเปลี่ยนการสื่อสารสั่งงานให้เป็นไปตาม 5 C ก่อนในเบื้องต้นและมาศึกษาเรื่องศิลปะการพูดจูงใจผู้อื่นด้วยการไปฝึกอบรมสัมมนายังสถาบันฝึกอบรมที่จัดขึ้นหลายแห่ง การเป็นผู้บริหารที่ดีจำเป็นที่ต้องสื่อสารกับคนในองค์กรให้ดีด้วยเพราะจะรวมไปถึงการสอนงานและการสั่งงานที่ต้องใช้การสื่อสารทั้งสิ้น การสื่อสารมักมีอุปสรรคมากมายที่ทำให้คนรับข่าวสารเข้าใจผิดหรือทำงานผิดได้ เช่นอุปสรรคที่เกิดจากสาเหตุดังต่อไปนี้ • การศึกษาและอายุ เจ้าของกิจการหรือหัวหน้าที่มีอายุมากกว่าลูกน้องและมีการศึกษาที่ต่างกันมากทำให้การสื่อสารสั่งงานมีประสิทธิภาพด้อยลง • อารมณ์และความรู้สึก หากทั้งผู้รับข่าวสารและผู้สื่อสารกำลังอยู่ในอารมณ์ที่เศร้า หรืออารมณ์ที่ไม่อยากทำงานการสื่อสารสั่งงานก็ไม่ได้รับการตอบสนอง หรือไม่มีประสิทธิภาพ • ภาษาที่แตกต่างกัน การสื่อสารก็จะมีปัญหาไม่เข้าใจกันได้ • สังคมและวัฒนธรรมของสังคมที่แตกต่างกัน • อุปสรรคจากสภาพแวดล้อมเช่น มีเสียงรบกวนเวลาสื่อสาร การสื่อสารมีระยะห่างกันมากไม่ได้ยินสิ่งที่สั่งให้ทำ การเขียนคำสั่งเป็นตัวอักษรไว้ไม่ชัดเจนเช่นเขียนโน้ตทิ้งไว้แล้วอ่านไม่ออกเป็นต้น ดังนั้นการสื่อสารให้มีความเข้าใจได้ง่ายขึ้นมักมีอุปสรรคมากมาย คนที่สื่อสารเก่งจึงได้เปรียบเสมอ ผู้ประกอบการธุรกิจ SMEs จำนวนมากไม่ชอบการสื่อสารสั่งงานลูกน้องและคิดว่าลูกน้องจะทำงานได้ ซึ่งการสื่อสารเป็นเรื่องยากเพราะการศึกษาและประสบการณ์ที่น้อยจะทำให้มีความเข้าใจยากตามไปด้วย บางครั้งลูกน้องที่ไม่เข้าใจสิ่งที่หัวหน้าต้องการแต่ก็ไม่อยากถามเพราะกลัวถูกด่าจึงเกิดปัญหาทำงานผิดเสมอ วิธีขจัดอุปสรรคของการสื่อสารและสั่งงานมีดังนี้ 1. การใช้ข้อมูลย้อนกลับ ด้วยการสื่อสารสองทาง (Two way communication) คือสั่งงานหรือสื่อสารและถามกลับถึงความเข้าใจของผู้รับข้อมูลหรือผู้รับคำสั่ง 2. รู้จักฟังให้มากขึ้น หัวหน้าหรือเจ้าของกิจการควรฟังให้มากขึ้น การฟังที่ดีคือ การสร้างบรรยากาศให้ลูกน้องพูดในสิ่งที่คิด หลีกเลี่ยงการโต้เถียงกับผู้พูด ฟังและพยายามเข้าใจผู้พูดโดยไม่พยายามหาข้อโต้แย้ง รวมทั้งต้องควบคุมอารมณ์ตนเองให้ได้ ไม่ขัดจังหวะเพื่อให้ลูกน้องได้ระบายความรู้สึกบ้าง 3. ควบคุมอารมณ์ของตนเอง แม้ว่าเรากำลังโกรธ เศร้าหรือมีปัญหาไม่ควรใส่อารมณ์ไปยังลูกน้องตนเองในขณะที่ต้องการสื่อสารและสั่งงานเขา 4. ใช้หลักการติดต่อสื่อสารตาม 5 C ที่ได้กล่าวมาข้างต้น 5. ใช้เครื่องมือสื่อสารต่างๆให้มีศักยภาพในองค์กร เช่น ตั้งกลุ่ม line, ใช้อีเมล์และใช้ google drive,ออกแบบคู่มือการทำงาน, ออกแบบฟอร์มรายงาน เป็นต้น สุดท้ายเจ้าของกิจการหรือผู้บริหารต้องเข้าใจว่าการมีคู่มือการปฏิบัติงานหรือการออกแบบฟอร์มต่างๆเพื่อให้ได้รายงานหรือตัวเลขที่คุณต้องการเป็นสิ่งที่ช่วยให้การสื่อสารเร็วขึ้นเพราะบริษัทระดับใหญ่ๆทั่วไปจะมีการออกแบบรายงาน คู่มือการทำงาน ระเบียบการเบิกจ่ายต่างๆเพื่อสื่อสารให้คนทำงานเข้าใจได้ง่าย ดังนั้นผู้บริหารที่ดีก็ควรฝึกการออกแบบฟอร์มให้คนทำงานใช้เพื่อประหยัดเวลาการอธิบายและก็เป็นเครื่องมือหนึ่งในการสื่อสารองค์กรที่ดีด้วย