ธุรกิจที่ดำเนินการมาได้ระยะหนึ่งย่อมมีความเจริญเติบโตและต้องการขยายกิจการให้เพียงพอกับยอดขายที่เพิ่มขึ้น ผู้ประกอบการ SMEs มักไม่แน่ใจว่าควรจะขยายดีหรือไม่เพราะไม่ทราบว่าจะมีกำไรคุ้มไหม การจัดทำการศึกษาความเป็นไปได้ทางการเงินจะช่วยให้ผู้ลงทุนตัดสินใจได้ง่ายขึ้น ธุรกิจที่ดำเนินกิจการมานานแล้วอาจไม่จำเป็นต้องศึกษาความเป็นไปได้ด้านตลาด ผลิต และการบริหารจัดการมากนัก โจทย์ที่เจ้าของกิจการต้องการรู้ก็คือการลงทุนเพื่อขยายกิจการจะได้กำไรมากแค่ไหน จะใช้ระยะเวลาที่คุ้มทุนกี่ปี คำตอบก็คือการศึกษาความเป็นไปได้ทางการการเงิน (Financial Feasibility study)สามารถประเมินและวิเคระห์ให้เราได้ การที่กิจการจะศึกษาความเป็นไปได้ทางด้านการเงินนั้นผู้จัดทำต้องมีความรู้บ้างในเรื่องบัญชีและการเงินรวมทั้งยังต้องมีพอจะพยากรณ์รายรับรายจ่ายที่จะเกิดขึ้นด้วย การพยากรณ์ก็คือการคาดเดานั่นเองเจ้าของกิจการต้องคาดเดาว่ายอดขายจะได้ประมาณเท่าไหร่ต่อเดือนเพราะเป็นผู้ที่รู้เรื่องธุรกิจของตนเองมากที่สุด ขั้นตอนการศึกษาความเป็นไปทางการเงินในการขยายกิจการมีทั้งหมด 6 ขั้นตอน 1. กำหนดโครงการที่จะลงทุนใหม่หรือขยายกิจการ เช่น ซื้อเครื่องจักรใหม่ทดแทนของเดิมหรือสร้างโรงงานใหม่เพื่อขยายการผลิตให้มากขึ้น 2. จัดทำประมาณการกระแสเงินสดของการขยายนี้แบ่งเป็น 2 ส่วน โดยใส่ตัวเลขรายได้และรายจ่ายเฉพาะที่เกิดขึ้นกับการลงทุนใหม่เท่านั้น 2.1 ประมาณการกระแสเงินสดจ่ายสำหรับการลงทุนเฉพาะที่ต้องจ่ายเพิ่มเป็นการประมาณกระแสเงินสดจ่ายในการลงทุนครั้งแรกจนกระทั่งโครงการลงทุนนี้สามารถทำงานได้ตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ 2.2 ประมาณการกระแสเงินสดรับสุทธิจากการดำเนินงานของส่วนที่ลงทุนเพิ่มหมายถึงผลต่างระหว่างกระแสเงินสดรับกับกระแสเงินสดจ่ายที่เกิดขึ้นในแต่ละปีตลอดอายุของการลงทุน (โครงการเล็กควรมีอายุโครงการ 5 ปี, โครงการใหญ่ควรมีอายุโครงการตั้งแต่ 10 ปี) 3. การวิเคราะห์และประเมินค่าโครงการด้วย 4 ตัวชี้วัด ดูรายละเอียดได้ในบท การตัดสินใจลงทุน 4. คัดเลือกโครงการที่เหมาะสมเพื่อไปดำเนินการ 5. การดำเนินงานตามโครงการ 6. การติดตามและประเมินผลการดำเนินงานโครงการ ผู้ประกอบการบางรายอาจนึกภาพของการศึกษาความเป็นไปได้ทางการเงินไม่ออก จึงขอนำตัวอย่างมาให้ดูหนึ่งราย ตัวอย่างนี้เป็นโครงการที่จะเปลี่ยนเครื่องจักรโดยซื้อเครื่องใหม่ในราคา 20 ล้านบาท ได้เงินจากการขายเครื่องจักรจำนวน 1.5 ล้านบาทได้รับเงินภาษีคืนจากการขายเครื่องอีก 175,000 บาท แสดงว่าเงินลงทุนในการซื้อเครื่องจักรใหม่นี้เป็นจำนวน 18,675,000 บาท โดยมีการตั้งข้อสมมติฐานเพิ่มเติมอีกดังนี้ เงินลงทุนทั้งหมดเป็นเงินส่วนตัวของเจ้าของ (เมื่อเราจัดทำประมาณการแล้วจะเห็นว่ามีเงินสดเหลือเท่าใด ในส่วนนี้ค่อยไปขอกู้ธนาคารเพื่อให้เจ้าหน้าที่สินเชื่อเห็นว่าเรามีเงินสดเหลือจ่ายได้ทางเจ้าหน้าที่จะนำไปคำนวณว่าจะให้เงินกู้ได้เท่าใด) มีระยะเวลาการจัดทำประมาณการโครงการ 10 ปี (สมมติว่าปีที่ 11 กิจการขายทรัพย์สินออกไป) มีกระแสเงินสดรับจากเฉพาะส่วนที่มาลงทุนเปลี่ยนเครื่องใหม่นี้เท่ากันทุกปีๆละ 6 ล้านบาท มีกระแสเงินสดจ่ายเป็นต้นทุนและค่าใช้จ่ายเฉพาะส่วนเพิ่มปีละ 2.4 ล้านบาท ในปีที่ 11 ขายเครื่องจักรเครื่องที่ลงทุนใหม่นี้ได้ในราคา 2 ล้านบาท จากตัวอย่างงบกระแสเงินสดของกิจการพบว่ามีกระแสเงินสุทธิปีละ 3.6 ล้านบาท การจัดทำงบกระแสเงินสดก็เพื่อนำมาวิเคราะห์และตัดสินใจว่าจะลงทุนหรือไม่ ตามตัวชี้วัด 4 ตัวชี้วัดที่นิยมใช้ในการประเมินค่าโครงการเพื่อตัดสินใจลงทุนดังตัวอย่างข้างล่างนี้ การศึกษาความเป็นไปได้ทางการเงินทำให้เราทราบว่าโครงการเปลี่ยนเครื่องจักรใหม่นี้มีระยะเวลาการคืนทุนเพียง 4 ปีกับอีก 2 เดือน มีค่า NPV ที่เป็นบวกประมาณ 2 ล้านบาท(ด้วยอัตราที่เราต้องการคือร้อยละ 12) มีอัตราผลตอบแทนการลงทุน (IRR) ตลอดอายุโครงการที่ร้อยละ 14.76 มีค่า PI เกิน 1 เท่าจากผลการประเมินทำให้เจ้าของกิจการตัดสินใจได้ว่า ควรจะลงทุนเปลี่ยนเครื่องจักรใหม่เพราะมีค่าการลงทุนที่น่าพอใจ สำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการจัดทำการศึกษาความเป็นไปได้ทางการเงินด้วยตนเองทางศูนย์ BSC ได้ผูกสูตรสำหรับการประเมินค่าโครงการตาม 4 ตัวชี้วัดให้แล้วโดยไปศึกษาในเรื่องของการตัดสินใจลงทุน หรือ ดาวน์โหลดได้ ที่นี่

จากบทความเรื่อง การจัดทำงบประมาณ (Budgeting) ที่ได้อธิบายถึงความจำเป็นในการจัดทำงบประมาณของธุรกิจ SMEs โดยเฉพาะธุรกิจที่ได้ดำเนินการมาแล้วเกิน 3 ปีควรจัดทำงบประมาณ (Budgeting) ล่วงหน้าไว้ทุกปีเพื่อควบคุมค่าใช้จ่าย ยอดขาย กำไร ส่วนใหญ่มักจะทำเพียงงบประมาณกำไรขาดทุนและงบประมาณกระแสเงินสด เพื่อนำไปใช้ในการบริหารจัดการให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เจ้าของกิจการและผู้บริหารควรมอบหมายให้ฝ่ายบัญชีเป็นผู้จัดทำการเปรียบเทียบผลการดำเนินการที่เกิดขึ้นจริงกับงบประมาณที่ตั้งไว้ การที่นำมาเปรียบเทียบก็เพื่อวัดผลการทำงานว่าได้ผลตามที่ตั้งงบประมาณไว้หรือไม่ หากไม่ได้ตามงบประมาณในเดือนใดหรือไตรมาสใด เราก็จะได้หาวิธีแก้ไขและปรับปรุงได้ทันเวลา อย่างไรก็ดีกว่าการไม่รู้ตัวเลยจนพบว่ากิจการไม่ได้ดำเนินการได้ตามเป้าหมายในตอนสิ้นปี การเปรียบเทียบนี้เป็นการวิเคราะห์เพื่อหาสาเหตุว่าพนักงานขายคนใดไม่สามารถทำได้ตามเป้าหมาย หรือสินค้ารายการใดที่ขายไม่ได้ตามที่ตั้งใจไว้ วัตถุดิบหรือค่าใช้จ่ายตัวใดที่สูงกว่าที่ตั้งงบประมาณไว้ เจ้าของกิจการขนาดเล็กหรือฝ่ายบัญชีควรมีจัดทำตัวเลขเปรียบเทียบอยู่ในตารางอาจจัดทำเองด้วยโปรแกรม Excel หรือใช้โปรแกรมสำเร็จรูปของระบบบัญชีในการวิเคราะห์ความแตกต่างได้ง่ายขึ้น การเปรียบเทียบงบประมาณกับผลการดำเนินงานจริงควรเปรียบเทียบตามรายการของงบการเงินที่จัดขึ้นตามมาตรฐานการบัญชี แต่ควรเน้นไปในการวิเคราะห์และเปรียบเทียบงบประมาณการกำไรขาดทุนมากกว่างบอื่น การจัดทำตารางในงบเปรียบเทียบควรมีอย่างน้อย 3 ช่องตามตัวอย่างข้างล่างโดยนำตัวเลขจริงทุกรายการของงบกำไรขาดทุนใส่ในช่องผลดำเนินการจริง (Actual) ต่อจากนั้นก็ให้นำงบประมาณ (Budget) ที่ได้ตั้งไว้มาหักลบกับของจริง หากมีค่าที่แตกต่างให้ใส่ในช่อง Variance คือความแตกต่างหรือแปรปรวนนั่นเอง จากตารางตัวอย่างข้างล่างจะเห็นว่ามีการตั้งงบประมาณ (เป้าหมาย) ขายไว้เดือนละ 450,000 บาท ขายได้จริง 400,000 บาท มีผลแตกต่างขาดไปอีก 50,000 บาท แสดงให้เห็นว่ากิจการยังขายไม่ได้ตามที่ตั้งเป้าไว้ เจ้าของกิจการหรือผู้บริหารจำเป็นต้องเร่งการขายในเดือนถัดไปให้มากขึ้น เพื่อจะได้มียอดขายมาทดแทนเป้าที่ตั้งไว้ในเดือนที่แล้ว การเปรียบเทียบและวิเคราะห์ผลแตกต่างของงบประมาณจะถูกจัดทำขึ้นเพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายและกระตุ้นให้บริษัทพนักงานขายพยายามขายให้ได้ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ ปกติบริษัทระดับกลางขึ้นไปจะมีการจัดทำการเปรียบเทียบและวิเคราะห์ผลแตกต่างของงบประมาณกับตัวเลขที่เกิดขึ้นจริงอย่างน้อยทุก 1 เดือนหรือทุก 3 เดือน และมีการเปรียบเทียบตัวเลขเป็นปีต่อปีในไตรมาสสี่ของปี เพื่อติดตามการปฏิบัติงานของแต่ละหน่วยงานและรีบดำเนินการให้ถึงงบประมาณที่ตั้งไว้ ความแตกต่างของตัวเลขจริงกับงบประมาณที่ตั้งไว้นี้เราเรียกว่า Variance ซึ่งหากไม่บรรลุเป้าหมายเราเรียกว่า unfavorableหรือ เมื่อบรรลุเป้าหมายเราเรียกว่า favorable หากกิจการไม่บรรลุเป้าหมายตามที่ตั้งงบประมาณไว้ ผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการควรดำเนินการด้วยวิธีการเหล่านี้ ตรวจสอบกรรมวิธีการทำงานของแผนกต่างๆโดยละเอียด เพื่อปรับปรุงเปลี่ยนแปลง สินค้าที่ผลิตไม่ได้ตามมาตรฐานให้รวบรวมข้อมูลไว้เพื่อลดของเสียให้น้อยลง เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในแผนกต่างๆโดยใช้เป็นเป้าหมายตัวเลขและติดตามอย่างใกล้ชิด หาทางแก้ไขให้ตัวเลขจริงเป็นไปได้ตามงบประมาณที่ตั้งไว้ ตรวจสอบรายการหรือจุดที่มีค่าใช้จ่ายสูง พยายามสร้างแรงจูงใจให้หัวหน้างานสนใจตัวเลขจากฝ่ายการเงิน ให้คอมพิวเตอร์มีบทบาทในการทำงาน

เรามักถูกถามเวลาไปขอสินเชื่อที่ธนาคาร พนักงานสินเชื่อมักถามว่า cashflow ของกิจการเป็นอย่างไรบ้างมีเงินเหลือเท่าใดและก็จะให้เราทำ cashflow ส่งมาให้ดูก่อน เรามารู้จักกันว่างบกระแสเงินสดหรือ Cashflow statement เป็นอย่างไร งบกระแสเงินสดคืองบที่แสดงการเพิ่มขึ้นหรือลดลงของกระแสเงินสด(สภาพคล่องของกิจการ) ของกิจการโดยบอกให้ทราบถึงแหล่งที่มา (Source) และการใช้ไป (Use) ของเงินสด กระแสเงินสดของกิจการมาจาก 3 กิจกรรมหลัก ดังนี้ 1. กระแสเงินสดจากกิจกรรมการดำเนินงาน (Cash flow from operation) 2. กระแสเงินสดจากกิจกรรมการลงทุน (Cash flow from investment) 3. กระแสเงินสดจากกิจกรรมการจัดหาแหล่งเงินทุน (Cash flow from financing) กิจการ SMEs ขนาดเล็กที่เป็นบุคคลธรรมดาและร้านค้าที่จดทะเบียนพาณิชย์ไม่จำเป็นต้องจัดทำงบกระแสเงินสดเต็มรูปแบบเหมือนบริษัทระดับใหญ่หรือระดับกลางเพราะธุรกิจขนาดเล็กจะแบ่งรายการยากกว่าบริษัทมาก เพราะไม่ทราบเงินสดประเภทนี้ถูกแบ่งว่ามาจากกิจกรรมใด กิจการขนาดเล็กต้องการทราบเพียงว่าเงินสดรับและเงินสดจ่ายหักกันแล้วจะเหลือเท่าไหร่ (คือกระแสเงินสดสุทธิ) และเงินสดสุทธินี้จะเพียงพอกับค่าใช้จ่ายไหม การจัดทำงบกระแสเงินสดมีประโยชน์มากสำหรับธุรกิจทุกประเภทและทุกขนาดและมีมากที่สุดสำหรับธุรกิจที่ต้องหมุนเงินและขาดสภาพคล่องเพราะการทำงบนี้ก็เพื่อช่วยวางแผนหาเงินล่วงหน้าเพื่อมาแก้ไขปัญหาขาดสภาพคล่องนั่นเอง กิจการที่มีรายได้สม่ำเสมอจะวางแผนการจัดหาเงินสดง่ายกว่ากิจกรรมที่มีรายได้ไม่แน่นอน เปรียบเสมือนพนักงานที่กินเงินเดือนประจำก็วางแผนการใช้เงินง่ายกว่าคนที่ทำอาชีพอิสระ ยกตัวอย่าง นางสาวแสงเดือนมีเงินเดือนประจำเดือนละ 40,000 บาท (เป็นกระแสเงินสดรับ) และมีค่าใช้จ่ายรายเดือน (กระแสเงินสดจ่าย) คือผ่อนรถ 12,000 บาท ค่าอาหาร ค่าน้ำมัน ค่ามือถือและจิปาทะอีกเดือนละ 18,000 บาท รวมมีค่าใช้จ่ายประจำเดือนๆละ 30,000 บาท เมื่อนำหักเงินสดรับจะเป็นเงินสดสุทธิที่เหลือจำนวน 10,000 บาท หากเปลี่ยนนางสาวแสงเดือนเป็นธุรกิจก็บอกได้ว่าธุรกิจนี้มีเงินเหลือเดือนละ 10,000 บาท เมื่อจะไปขอเงินกู้กับธนาคารก็สามารถผ่อนชำระได้ไม่เกินเดือนละ 10,000 บาทเพราะถ้าผ่อนมากกว่านี้ก็จะมีปัญหาขาดสภาพคล่องแน่นอน ดังนั้นที่เราจัดทำงบกระแสเงินสดก็เพื่อให้เราวางแผนได้ว่าเดือนนี้เรายังขาดเงินอีกเท่าใดทำให้เราจัดหาเงินทุนหมุนเวียนได้ทันท่วงทีไม่ใช่ต้องวิ่งหาเงินเมื่อเงินขาดมือซึ่งจะไม่ทันการณ์และทำให้ต้องเครียดด้วย การจัดทำงบกระแสเงินสดที่แบ่งกิจกรรมนั้นอาจยุ่งยากเกินไปสำหรับผู้ประกอบการมือใหม่ ทาง BSC จึงได้จัดทำงบกระแสเงินสดในตาราง Excel ให้ผู้สนใจสามารถ download เพื่อจะได้ไปวางแผนกระแสเงินสดของตนเองได้หรือจัดทำเพื่อส่งธนาคารในการขอสินเชื่อให้เร็วขึ้น ในตารางที่จัดทำให้ download นั้นขอให้ผู้ประกอบการเติมตัวเลขเฉพาะช่องสีเหลืองเท่านั้นส่วนในช่องสีขาวทางศูนย์ได้ผูกสูตรไว้แล้ว และงบที่จัดทำขึ้นมานี้จะเป็นงบที่จัดทำเป็นรายเดือนและรวมกันเป็นหนึ่งปีเพื่อให้วางแผนเป็นรายเดือนได้ หากเงินสดติดลบก็จะทราบว่าติดลบหรือขาดไปเท่าไหร่เพื่อไปขอยืมจากเพื่อนฝูง หุ้นส่วนหรือสถาบันการเงินได้ ทาง BSC ได้จัดทำงบกระแสเงินสดเป็นระยะเวลา 3 เดือนเพื่ออธิบายให้ผู้ประกอบการให้เข้าใจได้มากกว่านี้ งบกระแสเงินสด ปี 2559

ธุรกิจขนาดกลางมีงานด้านการบริหารจัดการธุรกิจมากกว่าธุรกิจขนาดย่อมเพราะขนาดของธุรกิจที่ต่างกันทำให้มียอดขาย พนักงาน แรงงานที่มีจำนวนมากกว่าขนาดเล็ก ผู้บริหารของธุรกิจขนาดกลางจึงจำเป็นต้องบริหารงานผ่านการดูรายงานที่ฝ่ายบัญชีจัดทำขึ้นให้สำหรับผู้บริหาร เพราะรายงานผู้บริหารจะเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการตัดสินใจเกี่ยวกับการบริหารงานได้ ระดับผู้จัดการฝ่ายหรือแผนกต่างๆก็มีการใช้รายงานทางการเงินเช่นกัน เพราะรายงานเหล่านี้ช่วงในการวางแผน, ตรวจสอบและควบคุมการจัดการได้ ปัจจุบันนี้มีการนำโปรแกรมคอมพิวเตอร์มาใช้ในการวางระบบบัญชีและในระบบบัญชีก็จะมีระบบการจัดการข้อมูลซึ่งสามารถออกรายงานสำหรับผู้บริหารได้ เราเรียกระบบนี้ว่าระบบจัดทำรายงานสำหรับการบริหารจัดการ (Management report system) ระบบการจัดทำรายงานนี้จะดึงข้อมูลต่างๆที่ระบบบัญชีได้บันทึกไว้ตามผังบัญชีที่มาตรฐานการบัญชีกำหนดไว้ การออกแบบรายงานให้มีหน้าตาและมีตารางรายละเอียดแบบไหนก็ขึ้นอยู่กับการออกแบบพัฒนาของผู้เขียนโปรแกรมกับผู้บริหารระดับสูงของกิจการ เพราะการออกแบบรายงานเอกสารจะขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้รายงานด้วยว่าต้องการรายงานประเภทใดมาช่วยในการบริหารและตัดสินใจบ้าง ส่วนใหญ่ผู้บริหารต้องการใช้รายงานสำหรับการวางแผน ตรวจสอบและควบคุมต้นทุนและค่าใช้จ่าย ระบบรายงานนี้จะพิมพ์ออกมาในรูปของกระดาษซึ่งจะสรุปข้อมูลให้กับผู้บริหารได้ซึ่งผู้บริหารบางคนที่ไม่คุ้นเคยกับการใช้คอมพิวเตอร์ก็ยิ่งต้องการการพิมพ์รายงานรูปแบบนี้มากเพื่อใช้ประกอบการบริหารจัดการงานนั่นเอง รายงานสำหรับผู้บริหารแบ่งออกเป็น 4 ประเภทคือ 1. รายงานที่กำหนดจัดทำขึ้นตามระยะเวลาที่แน่นอน (Schedule report) เป็นรายงานที่สรุปผลการดำเนินงานเป็นรายเดือน, สรุปผลการขายสินค้าเป็นรายสัปดาห์เป็นต้น เกือบทุกกิจการของธุรกิจขนาดใหญ่จะมีการจัดทำรายงานสำหรับผู้บริหารตั้งแต่ระดับผู้จัดการฝ่าย,กรรมการผู้จัดการ และกรรมการบริหาร สำหรับผู้จัดการฝ่ายอาจต้องการรายงานไปเพื่อการวางแผน ตรวจสอบและควบคุมงานให้เป็นไปตามเป้าหมายที่ต้องการ สำหรับกรรมการผู้จัดการอาจต้องการรายงานไปเพื่อทราบผลการดำเนินงานของทั้งกิจการเพื่อวางกลยุทธ์ให้บรรลุได้ตามเป้าหมายของกิจการ สำหรับกรรมการบริหารอาจต้องการรายงานไปเพื่อวางแผนกำหนดกลยุทธ์ในอนาคตรวมทั้งตรวจสอบการดำเนินงานที่ผ่านมาว่าบรรลุเป้าหมายหรือไม่ 2. รายงานที่จัดทำขึ้นเป็นกรณีพิเศษ (Exception report) เป็นรายงานทางบัญชีที่จัดทำขึ้นเสนอเป็นพิเศษเมื่อมีปัญหาเฉพาะหน้าเกิดขึ้น โดยจะนำเสนอรายงานให้ผู้บริหารเพื่อใช้ในการแก้ไขหรือตัดสินใจหรือรักษาผลประโยชน์ของกิจการ ยกตัวอย่างในช่วงน้ำท่วมใหญ่กรุงเทพ ยอดขายของบริษัทตกต่ำและโรงงานก็เกิดน้ำท่วม ฝ่ายบัญชีถูกสั่งให้จัดทำรายงานเพื่อแจ้งยอดขายทุกวัน รวมทั้งการหยุดผลิตชั่วคราวมีผลกับกิจการมากน้อยเพียงใดซึ่งจะต้องหาตัวเลขทางการเงินนำเสนอเพื่อวิเคราะห์ได้ถึงผลเสียและค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเป็นตัวเงิน 3. รายงานที่จัดทำขึ้นตามความต้องการของผู้บริหาร (Demand report) รายงานนี้จะแสดงข้อมูลตามที่ผู้บริหารต้องการเพื่อให้เข้าถึงสถานการณ์ที่รวดเร็วขึ้นและเพื่อแก้ไขปัญหาได้ทันท่วงที เช่น รายงานยอดขายที่ไปเปิดบูทหรือยอดขายในงาน Event ว่าขายได้เป็นเงินเท่าไหร่ มีจำนวนผู้มาร่วมงานเท่าไหร่ มีผู้ลงทะเบียนสนใจจะซื้อสินค้าเท่าไหร่ เป็นต้น 4. รายงานที่จัดทำเป็นตัวเลขพยากรณ์สิ่งที่เกิดขึ้นในอนาคต (Predictive report) เป็นรายงานที่ประมาณการงบการเงินในอนาคตข้างหน้า โดยใช้สูตรทางการเงินและข้อสมมติฐานต่างๆเพื่อให้การพยากรณ์มีความสมจริงมากขึ้น เช่นการลงทุนในโครงการใหม่ของกิจการ จะต้องจัดทำรายงานที่คาดการณ์อนาคตว่าจะมีรายได้จากการลงทุนเท่าใด มีค่าใช้จ่ายเท่าใด ใช้เงินลงทุนเท่าใด ผลตอบแทนต่างๆที่ได้โดยใช้หลักการวิเคราะห์การลงทุนมาจัดทำประมาณการเหล่านี้และจัดทำเป็นรายงานทางการเงินที่สรุปผลให้ฝ่ายบริหารตัดสินใจได้ การจัดทำรายงานทางการเงินสำหรับผู้บริหารควรเริ่มจากผู้บริหารก่อนว่าต้องการข้อมูลประเภทใดบ้างที่จะนำมาใช้ในการบริหารงาน รายงานสำหรับผู้บริหารที่จัดทำกันทั่วไปมีดังนี้ รายงานสรุปยอดขายรายสัปดาห์ทั้งกิจการและรายผลิตภัณฑ์ เพื่อแบ่งให้ทราบว่าผลิตภัณฑ์ใดขายดี รายงานสรุปยอดขายรายเดือนเหมือนกับรายสัปดาห์ อาจเพิ่มยอดขายตามพนักงานขายด้วยเพื่อกระตุ้นให้พนักงานขายบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ รายงานสรุปต้นทุนและค่าใช้จ่ายรายเดือน เพื่อดูว่ามีรายการใดผิดปกติ รายงานงบกำไรขาดทุนของกิจการ (รายเดือน) รายงานงบกระแสเงินสดของกิจการ (รายเดือน) รายงานลูกหนี้ค้างจ่ายเฉพาะในเดือนนั้น (รายเดือน) รายงานตารางอายุลูกหนี้ (รายสัปดาห์) เพื่อติดตามเร่งรัดหนี้สิน รายงานเปรียบเทียบงบประมาณ(Budgeting) กับผลดำเนินการจริง (Actual) ควรจัดทำเป็นรายเดือนและทุกไตรมาส และมีสรุปทั้งปีด้วย สำหรับกิจการบางกิจการที่มีปัญหาในเรื่องต้นทุน เรื่องสภาพคล่อง เรื่องลูกหนี้การค้า เรื่องยอดขายไม่ตกต่ำ ก็อาจจัดทำรายงานสำหรับผู้บริหารที่มากกว่ารายงานที่กล่าวมาแล้วข้างต้นหรือมีจัดทำให้รายงานที่มีความถี่มากขึ้นเพื่อติดตามแก้ไขได้เร็วขึ้นก็ได้ การออกแบบรายงานควรออกแบบให้ใช้งานได้ตรงกับประเด็นที่ต้องการต้องมีความถูกต้องเชื่อถือได้ไม่ใช่แจ้งตัวเลขผิดทุกครั้ง สำหรับระยะเวลาของการจัดทำรายงานก็ขึ้นอยู่กับปัญหาของกิจการ โดยทั่วไปควรจัดทำทุกเดือนและทุกไตรมาส ซึ่งรายไตรมาสควรเป็นรายงานที่มีการวิเคราะห์ผลดำเนินการจริงเปรียบเทียบกับงบประมาณที่ตั้งไว้ มีการเปรียบเทียบยอดขายทั้งเดือนต่อเดือนและปีต่อปีด้วย บางกิจการมีการเปรียบเทียบลักษณะที่เป็นเดือนเดียวกันจากปีที่แล้วด้วย ในระบบโปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชีก็มีการออกรายงานสำหรับผู้บริหารเช่นกันแต่รูปแบบอาจจะไม่เหมาะสมกับบางกิจการ ดังนั้นฝ่ายบัญชีควรอธิบายความต้องการในรูปแบบของรายงานสำหรับผู้บริหารต่อผู้เขียนระบบเพื่อปรับให้เข้ากับความต้องการของผู้บริหารได้

การตั้งนโยบายบัญชีและการเงิน เป็นส่วนหนึ่งในหมายเหตุประกอบงบการเงินที่เคยได้กล่าวไว้ในเรื่อง ความรู้เรื่องงบการเงิน ที่มีส่วนประกอบทั้งสิ้น 5 ส่วนและในส่วนสุดท้ายคือหมายเหตุประกอบงบการเงินที่จะบอกรายละเอียดและวิธีการจัดทำงบการเงินของกิจการนั่นเอง ในส่วนหมายเหตุนี้จะเป็นส่วนที่เจ้าของกิจการจะต้องกำหนดนโยบายบัญชีและการเงินให้เป็นไปตามมาตรฐานการบัญชีที่ถูกกำหนดโดยคณะกรรมการกำหนดมาตรฐานบัญชี ผู้ประกอบการควรทราบว่ามีรายการใดที่ถูกบังคับให้ใส่ในนโยบายบัญชีและการเงินซึ่งอยู่ในส่วนของหมายเหตุบ้าง และยังจำเป็นต้องเลือกนโยบายการบัญชีที่เหมาะสมเพื่อเป็นประโยชน์ต่อกิจการและผู้เกี่ยวข้องที่ใช้งบการเงินด้วย นโยบายการบัญชี หมายถึงหลักการ หลักเกณฑ์ประเพณีปฏิบัติ กฏและวิธีปฏิบัติเฉพาะที่กิจการนำมาใช้ในการจัดทำและนำเสนองบการเงิน ขอนำตัวอย่างนโยบายการบัญชีของบริษัทมหาชนแห่งหนึ่งที่อยู่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์มาให้ดู โดยคุณสามารถดาวน์โหลดได้ ที่นี่ จากตัวอย่างนี้อยากให้คุณสังเกตข้อ 6 ในหมายเหตุประกอบงบที่เขียนว่านโยบายการบัญชีที่สำคัญซึ่งมีตั้งแต่ข้อ 6.1-6.21 อาจจะดูเยอะและยังมีข้อสงสัยต่ออีกว่ากิจการSMEs ต้องใส่ไปเยอะๆแบบนี้ด้วยไหม เนื่องจากนโยบายบัญชีที่นำมาเป็นตัวอย่างนั้นเป็นบริษัทมหาชนซึ่งเป็นบริษัทใหญ่จึงมีรายการทางบัญชีครบถ้วนและหลากหลายมาก สำหรับธุรกิจ SMEs ควรใช้แต่นโยบายที่สำคัญๆและบังคับให้เปิดเผย หากไม่มีการกำหนดนโยบายมาโดยเฉพาะก็ให้ใช้ข้อกำหนดในมาตรฐานการบัญชี คำนิยาม การรับรู้รายการและเกณฑ์การวัดมูลค่าที่ระบุไว้ในแม่บทการบัญชีได้ การที่ผู้ประกอบการเลือกใช้นโยบายการบัญชีในเรื่องใดแล้วต้องถือปฏิบัติอย่างสม่ำเสมอ และหากกิจการจะเปลี่ยนแปลงนโยบายการบัญชีก็ต้องเข้าเงื่อนไขข้อใดข้อหนึ่งคือเกิดจากข้อกำหนดของมาตรฐานการบัญชีหรือการตีความของมาตรฐานการบัญชีและการเปลี่ยนแปลงนั้นทำให้งบการเงินมีข้อมูลที่น่าเชื่อถือมากขึ้นในส่วนที่มีผลกระทบของรายการค้า เหตุการณ์ที่มีผลต่อฐานะทางการเงิน ผลดำเนินงานและกระแสเงินสดของกิจการ สรุปนโยบายการบัญชีที่สำคัญที่กิจการควรเปิดเผยในหมายเหตุประกอบงบการเงินมีดังนี้ 1. เกณฑ์การจัดทำงบการเงิน 2. วิธีการรับรู้รายได้ 3. วิธีตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ 4. การตีราคาสินค้าคงเหลือ 5. เงินลงทุน 6. ที่ดิน อาคารและอุปกรณ์ 7. สินทรัพย์ที่ไม่มีตัวตน 8. รายการที่เป็นเงินตราต่างประเทศ 9. การบัญชีเกี่ยวกับกองทุนสำรองเลี้ยงชีพและบำเหน็จ 10. การสำรองตามกฏหมาย 11. กำไรต่อหุ้น 12. การเปลี่ยนแปลงทางบัญชี 13. ภาษีเงินได้รอการตัดบัญชี 14. รายการพิเศษ การกำหนดนโยบายบัญชีและการเงินเจ้าของกิจการและฝ่ายบริหารต้องเป็นผู้กำหนดองโดยเลือกใช้นโยบายที่ทำให้งบการเงินเป็นไปตามข้อกำหนดทุกข้อในมาตรฐานการบัญชีและการตีความทุกประการของคณะกรรมการมาตรฐานการบัญชี สำหรับกิจการSMEs ที่เพิ่งดำเนินการและต้องส่งงบการเงินก็ไม่ต้องกังวลใจเพราะผู้รับผิดชอบทำบัญชีได้กำหนดไว้ให้แล้วแต่เจ้าของกิจการก็ควรทราบว่าเขากำหนดแบบไหนเพื่อปรับให้เข้ากับธุรกิจตนเองและเป็นประโยชน์ในการบริหารงานด้วย

ส่วนใหญ่ผู้ประกอบการ SMEs ขนาดเล็กและขนาดย่อมจะกลัวเรื่องการทำบัญชีมาก เพราะไม่รู้จะเริ่มต้นอย่างไร อย่างไรก็ตามทุกธุรกิจก็ต้องไปเกี่ยวข้องกับเรื่องเงินและก็เกี่ยวข้องกับบัญชีอย่างแน่นอน จึงอยากเจ้าของกิจการให้ความใส่ใจในเรื่องนี้แม้ว่าจะไม่ชอบตัวลขก็ตาม หากกิจการไม่มีการบันทึกรายได้ และค่าใช้จ่ายเลยก็ยากที่จะรู้ถึงผลการดำเนินงานของตนเองว่ามีกำไรหรือขาดทุนเป็นจำนวนเงินเท่าใด เพราะการยึดถือแค่เงินสดในมือไม่ได้บอกว่าเรากำไร บางครั้งกำไรในธุรกิจกลับไปอยู่ในสต๊อกจำนวนมากที่ซื้อมาเก็บไว้เพื่อผลิตและขาย ผู้ประกอบการบางคนจึงเข้าใจว่าทำไมทำธุรกิจแล้วถึงขาดทุนและก็ไปเลิกกิจการในที่สุด หากเราไม่มีข้อมูลทางบัญชี จะทำให้เราไม่สามารถวางแผนธุรกิจได้เลยและยังก็ไม่ถึงจุดอ่อนของธุรกิจว่าอยู่ตรงไหน ต้นทุนรายการใดที่สูงและไม่ทราบผลการปฏิบัติงานของกิจการตนเองจนให้ที่สุดอาจจะขาดทุนและเลิกกิจการไป จึงขอให้ผู้ที่เกรงกลัวเรื่องการทำบัญชีลองอ่านและทำความเข้าใจในเรื่องความรู้เบื้องต้นของบัญชีก่อน ความหมายของบัญชี คือการเก็บรวบรวม จดบันทึก จำแนกและสรุปข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์ต่างๆทางการเงินในรูปแบบของตัวเงิน ซึ่งเมื่อได้จัดทำบัญชีกิจการแล้วก็สรุปมาได้เป็นรายงานทางการเงินที่ประกอบไปด้วยงบการเงินของกิจการซึ่งเป็นประโยชน์แก่บุคคลหลายฝ่ายเช่น เจ้าของกิจการ พนักงาน ลูกค้า เจ้าหนี้ ลูกหนี้ ผู้ถือหุ้นและผู้สนใจจะร่วมลงทุนฯลฯ ผู้ประกอบการที่เป็นบุคคลธรรมดาคนเดียวมักสงสัยว่าตนเองต้องทำบัญชีไหม ที่จริงแล้วในทางกฏหมายไม่ได้บังคับให้ธุรกิจบุคคลธรรมดาหรือร้านค้าที่จดทะเบียนพาณิชย์ต้องทำบัญชีส่งราชการเลย จะบังคับก็เฉพาะนิติบุคคลเช่น บริษัทจำกัดและห้างหุ้นส่วนจำกัด ให้ปิดงบบัญชีและจัดส่งงบการเงินต่อกระทรวงพาณิชย์ อย่างไรก็ตามบุคคลธรรมดาก็ควรจะลงบันทึกบัญชีไว้เช่นกันแต่ควรบันทึกเพียงรายรับและค่าใช้จ่ายเพื่อให้ทราบว่าในแต่ละเดือนกิจการมีกำไรหรือขาดทุนจำนวนเท่าใด และเพื่อเป็นประโยชน์ในการวางแผนการขายและลดค่าใช้จ่ายได้ การบันทึกบัญชีสำหรับบุคคลธรรมดาง่ายมากๆเพียงแต่ต้องมีสมุดสองเล่มที่จดบันทึกรายรับไว้เล่มหนึ่งและรายจ่ายไว้เล่มหนึ่ง หากไม่อยากมีหลายเล่มก็ใช้เล่มเดียวก็ได้ด้วยการบันทึกด้านหน้าเป็นรายรับและกลางสมุดก็เริ่มบันทึกรายจ่ายได้ เมื่อบันทึกครบหนึ่งเดือนก็นำรายรับหักกับรายจ่าย (ค่าใช้จ่าย)ก็จะทราบว่ากิจการมีกำไรเท่าใด ทางสรรพากรจะไม่มายุ่งเรื่องการลงบัญชีของธุรกิจบุคคลธรรมดาและร้านค้าที่จดทะเบียนพาณิชย์เพราะการเสียภาษีรายได้จะแตกต่างจากนิติบุคคล เนื่องจากกิจการบุคคลธรรมดาและร้านค้า ทางสรรพากรมักใช้วิธีการประเมินรายได้ทั้งปีและประเมินเป็นภาษีที่ต้องชำระ แนวคิดของการทำบัญชีมีดังนี้ หลักเกณฑ์การบันทึกบัญชี (รายได้และค่าใช้จ่าย) มีการแบ่งออกเป็น 2 เกณฑ์ซึ่งส่วนใหญ่นิติบุคคลจะต้องบันทึกเป็นเกณฑ์ที่สองเสมอยกเว้นธุรกิจบริการเท่านั้น 1. บันทึกแบบใช้เกณฑ์เงินสด (Cash basis) เป็นการรับรู้รายได้และค่าใช้จ่ายเมื่อได้รับหรือชำระเงินสดเท่านั้น เกณฑ์เงินสดนี้จะใช้กับกิจการขนาดเล็กและขนาดย่อมที่เป็นบุคคลธรรมดาหรือร้านค้าจดทะเบียนพาณิชย์ รวมทั้งธุรกิจบริการที่ให้บริการแล้วจึงได้รับเงินสด 2. บันทึกแบบเกณฑ์คงค้าง (Accrual basis) เป็นการบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในงวดบัญชีใดก็ให้รับรู้ว่าเป็นรายได้ของงวดบัญชีนั้นโดยไม่คำนึงว่าจะได้รับเงินหรือจ่ายเงินไปหรือไม่ เช่น บริษัทได้ขายสินค้าให้นาย ก.เป็นจำนวนเงิน 50,000 บาทแต่นาย ก. ได้เครดิต 60 วัน บริษัทจะบันทึกเป็นรายได้ทันที 50,000 บาท ณ วันที่ขายหรือส่งของ แต่กว่าจะได้รับเงินก็อีก 2 เดือนข้างหนา ส่วนใหญ่นิติบุคคลใช้เกณฑ์นี้กันเพราะเป็นไปตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป หลักความเป็นหน่วยงาน กิจการจะจดบันทึกและสรุปข้อมูลทางธุรกิจเฉพาะส่วนที่เป็นเหตุการณ์ของกิจการเท่านั้น จะต้องแยกกันระหว่างรายการของกิจการและเจ้าของกิจการ หรือแยกกันระหว่างกิจการในเครือ ผู้ประกอบการSMEsที่เป็นนิติบุคคลและเป็นกิจการขนาดย่อมมักจะสับสนและไม่แยกระหว่างค่าใช้จ่ายของกิจการและเจ้าของโดยเฉพาะเงินกู้ ทำให้สับสนทั้งเจ้าของกิจการและผู้ทำบัญชี หากผู้ประกอบการมีกิจการหลายแห่งและอยู่ที่เดียวกันก็ต้องแยกให้ชัดเจนว่าคนไหนเป็นพนักงานของกิจการใด ค่าใช้จ่ายก็ต้องแยกกันเช่นค่าน้ำ ค่าไฟฟ้า ฯลฯ หากไม่แยกให้ถูกต้องก็จะวิเคราะห์ผลการดำเนินงานได้ยาก รวมทั้งไม่เป็นไปตามมาตรฐานการบัญชีด้วย หลักรอบเวลา ธุรกิจจะต้องกำหนดรอบเวลาการปิดบัญชีให้ชัดเจน ปีบัญชี (Fiscal year) อาจไม่ใช่ปีปฏิทินก็ได้ เช่นบางธุรกิจทำงานให้กับราชการไทยก็มักจะปิดรอบบัญชีวันที่ 30 กันยายนของทุกปี (รอบปีบัญชีคือวันที่ 1 ตุลาคมถึงวันที่ 30 กันยายนของทุกปี) แต่ส่วนใหญ่ของกิจการทั่วไปมักจะมีปีบัญชีเป็นวันที่ 1 มกราคมถึงวันที่ 31 ธันวาคม ของทุกปี การใช้หน่วยเงินตรา เงินตราเป็นหน่วยที่ใช้วัดผลการดำเนินงานของธุรกิจได้ดีที่สุดเพราะง่ายต่อความเข้าใจ สื่อสารและให้ผลชัดเจน ดังนั้นในประเทศไทยเราก็จะใช้หน่วยเงินตราคือ เงินบาทนั่นเอง สำหรับธุรกิจที่ส่งออกก็จะต้องใช้อัตราแลกเปลี่ยนของเงินตราที่ขายสินค้ามาแปลงเป็นเงินบาทเพื่อลงบันทึกในบัญชีเช่นกัน หลักความดำรงอยู่ แนวคิดของการทำบัญชีจะถือว่ากิจการทุกกิจการยังคงดำเนินต่อไปอย่างไม่มีกำหนดเวลา หากไม่มีการจดเลิกกิจการแล้วก็ถือว่ายังต้องดำเนินไปดังนั้นการบันทึกสินทรัพย์ต่างๆก็จะบันทึกต่อเนื่องทุกปี เช่นซื้อเครื่องจักรที่เป็นทรัพย์สินมาก็จะตัดค่าเสื่อมทุกปีโดยใช้ยอดยกมาของปีที่แล้วมาตัดค่าเสื่อมราคาและจะบันทึกจนตัดค่าเสื่อมราคาเหลือ 1 บาทแต่เครื่องจักรนี้ก็ยังอยู่ในระบบบัญชีไปเรื่อยๆจนมีการขายทรัพย์สินออกไปนั่นเอง ทุกรายการในงบดุลก็จะบันทึกต่อเนื่องไปตามหลักความดำรงอยู่ของแนวคิดทางบัญชี

กิจการของผู้ประกอบการที่เป็นบุคคลธรรมดาและร้านค้าที่จดทะเบียนพาณิชย์มักไม่สนใจในการจัดทำบัญชีหรือมีการบันทึรายรับและรายจ่ายของกิจการ มีหลายคนบอกว่ามันยุ่งยาก, บันทึกไม่เป็น, ไม่มีเวลาจะไปลงบัญชีหรอก หากกิจการไม่บันทึกรายรับที่ขายสินค้าหรือบริการก็ไม่ทราบว่าแต่ละวันแต่ละเดือนมีรายรับหรือขายไปได้เป็นเงินเท่าใดเมื่อถามไปว่าขายได้เท่าไหรก็ได้คำตอบแบบคร่าวๆว่าประมาณเท่านั้นเท่านี้ เมื่อถามถึงรายจ่ายทั้งค่าวัตถุดิบ, ค่าแรงงานและค่าใช้จ่ายทั้งหมดเท่าไหร่ก็ยิ่งไม่เคยจดบันทึกไว้เลยจึงทำให้ไม่ทราบถึงต้นทุนของสินค้าที่แท้จริงพอสิ้นเดือนก็ตอบไม่ได้อีกว่ากิจการมีผลกำไรเป็นเงินเท่าใด เจ้าของกิจการในยุคปัจจุบันมีความรู้และมีการศึกษาสูงขึ้นจึงเป็นโอกาสที่จะจัดทำการบันทึกรายรับรายจ่ายของกิจการได้ด้วยตนเองมากกว่าเจ้าของกิจการในยุคก่อน ยิ่งมีเทคโนโลยีที่มากขึ้นก็ง่ายและสะดวกมากขึ้น มีผู้พัฒนาโปรแกรมใส่ในมือถือหรือไอแพคให้ใช้ฟรีจำนวนมากมายหลายโปรแกรมหรือเราเรียกกันว่าแอปพลิเคชั่น (Application)นั่นเอง ส่วนใหญ่เราจะเรียกสั้นๆว่าแอป(App) ผู้ใช้มือถือหรือผู้ใช้คอมพิวเตอร์สามารถดาวน์โหลดแอปที่เกี่ยวกับการเงินมาบันทึกรายรับรายจ่ายได้ที่แอปสโตร์ ส่วนใหญ่แอปเหล่านี้มักให้ดาวน์โหลดฟรี ทางศูนย์ BSC ก็ได้จัดทำ App ให้ผู้ประกอบการดาวน์โหลดฟรีเช่นกันเป็นแอปที่ให้บันทึกบัญชีรายรับและรายจ่ายได้รวมทั้งสรุปยอดให้ทราบถึงกำไรและขาดทุนในแต่ละโดยมีทั้งระบบปฏิบัติการของ IOS และ Android (คลิกรายละเอียดเพิ่มเติม) สำหรับกิจการที่ไม่ถนัดในเรื่องการใช้แอปในมือถือและใหญ่ขึ้นมาจากธุรกิจที่ทำคนเดียวเป็นมีหุ้นส่วนหรือพนักงานหลายคนในกิจการ ทางศูนย์ BSC ได้จัดทำโปรแกรมแบบง่ายๆใน Excel โดยสร้างตารางให้กรอบตามช่องเพื่อให้ผู้ประกอบการได้บันทึกบัญชีทั้งรายรับรายจ่ายอย่างเดียวและในโปรแกรมนี้จะสรุปผลกำไรขาดทุนให้ในแต่ละเดือนรวมทั้งวิเคราะห์เป็นอัตราส่วนรายรับรายจ่ายต่อยอดขายของแต่ละรายการด้วย การกรอกตัวเลขในโปรแกรมการบันทึกบัญชีรายรับรายจ่ายมีขั้นตอนดังนี้ 1. ดาวน์โหลดไฟล์ที่จะบันทึกรายรับรายจ่ายได้ ที่นี่ 2. จะเห็นไฟล์มี worksheet อยู่ 4 worksheet (หน้าต่าง) ดูด้านล่างสุดมีหน้าต่างรายรับ, รายจ่าย,กำไรขาดทุน,วิเคราะห์การเงิน (ตามภาพข้างล่าง) 3. คุณสามารถใส่ชื่อร้านที่ขายสินค้าได้ในเดือนมกราคม โปรแกรมจะเติมชื่ออัตโนมัติไปยังเดือนอื่นๆเอง สามารถบันทึกชื่อลูกค้าได้เพียง 10 ชื่อเท่านั้นหากมีมากกว่านั้นอาจใช้วิธีสรุปวิธีการขายเช่น ขายหน้าร้าน ขายส่ง ขายต่างจังหวัดเป็นต้น เมื่อเราได้รับเงินจากลูกค้าในวันใดก็บันทึกจำนวนเงินตามวันที่ได้รับเงิน โปรแกรมจะบวกและรวมยอดจำนวนเงินให้เอง 4. เปิดหน้าต่างของรายจ่ายเพื่อบันทึกรายจ่ายที่เกิดขึ้นในแต่ละวันโดยบันทึกตามรายการที่แยกไว้ให้แล้ว หากมีรายการค่าใช้จ่ายที่มากขึ้นก็เพิ่มได้หรือจะเปลี่ยนจากเดิมก็ได้ 5. เปิดหน้าต่างกำไรขาดทุนและวิเคราะห์การเงินเพื่อดูผลการดำเนินงานของเดือนที่บันทึกและดูอัตราส่วนรายรับและค่าใช้จ่ายด้วย จากหน้าต่างของกำไรขาดทุนเราจะเห็นว่ากิจการนี้มีกำไรในเดือนมกราคมเป็นจำนวนเงิน 12,300 บาท 6. เปิดตารางวิเคราะห์การเงินก็จะพบว่ามีการวิเคราะห์รายการในงบกำไรขาดทุนด้วย โดยแบ่งเป็นอัตราส่วนการขายของลูกค้าแต่ละรายต่อยอดขายทั้งหมด และรายการค่าใช้จ่ายเป็นสัดส่วนของยอดขายทำให้เราทราบว่าเลมอนฟาร์มมีสัดส่วนการขายมากที่สุดและรายจ่ายวัตถุดิบมีสัดส่วนสูงที่สุด การบันทึกรายรับรายจ่ายในไฟล์ที่สร้างสูตรให้นี้จะอนุญาติให้บันทึกได้เฉพาะในหน้าต่างรายรับรายจ่ายเท่านั้น อีกสองหน้าต่างจะมีการเชื่อมสูตรเพื่อการวิเคราะห์ การกรอก (key in) จะให้กรอกเฉพาะช่องสีขาวคุแต่ในช่องสีเหลืองจะถูกล๊อคไว้ไม่ให้ key in การบันทึกรายรับรายจ่ายนี้ทาง BSC ได้จัดทำขึ้นและแนะนำให้ผู้ประกอบการใช้กันมาเป็นจำนวนมากแล้วและที่ผ่านมายังไม่มีผู้ประกอบใดที่บอกว่าใช้งานยาก จึงหวังว่าผู้ประกอบการที่ไม่เคยบันทึกรายรับรายจ่ายเลยลองนำไปใช้และเริ่มบันทึกรายรับรายจ่ายของตนเองเพื่อทราบผลการดำเนินงานที่ผ่านมาและวางแผนการผลิตได้

ธุรกิจ SMEs ขนาดย่อมที่มียอดขายปีละไม่เกิน 10 ล้านบาท มักไม่ค่อยวางระบบบัญชี มักไม่มีเอกสารหลักฐานควบคุมการจ่ายเงิน สำหรับหลักฐานการรับเงินก็จะออกแค่ใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มเท่านั้น เจ้าของธุรกิจ SMEs ควรรู้จักการวางระบบใบสำคัญ (voucher system) แม้ว่ากิจการจะไม่มีโปรแกรมสำเร็จรูปของระบบบัญชีไว้ใช้แต่จำเป็นต้องมีระบบใบสำคัญรับ-จ่ายใช้ในการดำเนินธุรกิจ เพราะระบบนี้จะช่วยให้เจ้าของกิจการหรือฝ่ายบัญชีควบคุมการจ่ายเงินและรับเงินเข้าออกทุกรายการ ใบสำคัญจ่ายจะควบคุมการจ่ายเงินที่เกิดขึ้นของกิจการโดยพนักงานหรือเจ้าของเรื่องที่ต้องจ่ายเงินจะต้องเขียนใบสำคัญจ่ายขึ้นมาเพื่อขออนุมัติการจ่ายจากเจ้าของหรือผู้มีอำนาจลงนามก่อน สำหรับทางฝ่ายบัญชีเมื่อเห็นใบสำคัญจ่ายพร้อมเอกสารแนบแล้วถึงจะจ่ายเงิน การมีเอกสารแนบใบสำคัญจ่ายนั้นก็เพื่อเป็นหลักฐานว่าจ่ายเงินให้ใครเป็นค่าอะไร สำหรับใบสำคัญรับก็ใช้เป็นเอกสารประกอบการออกใบเสร็จและลงบัญชีเพื่อป้องกันการทุจริตของพนักงานหรือเจ้าหน้าที่รับเงิน เพราะการออกใบสำคัญรับจะทราบได้ว่าใครเป็นผู้รับเงินและรับเงินค่าอะไรใช่การขายสินค้าหรือไม่ ฝ่ายบัญชีไม่ควรจ่ายเงินสดหรือเช็คเด็ดขาด หากไม่มีใบสำคัญจ่ายที่ผู้มีอำนาจลงนามอนุมัติและไม่ออกใบเสร็จรับเงินให้จนกว่าจะเห็นใบสำคัญรับว่ารับเงินค่าอะไร การมีระบบใบสำคัญนี้ทำให้พนักงานทุกคนต้องเขียนใบสำคัญทุกครั้งเมื่อรับเงินหรือจ่ายเงิน ยกตัวอย่าง คุณเอกเป็นพนักงานขายของบริษัท บีบี จำกัดได้เติมน้ำมันรถเพื่อเดินทางไปหาลูกค้าจำนวน 1,000 บาท และได้ขอใบเสร็จค่าน้ำมันจากปั้มน้ำมันแล้ว เมื่อคุณเอกจะเบิกเงินค่าน้ำมันจากบริษัทฯจะต้องเขียนใบสำคัญจ่ายว่าจะเบิกค่าอะไร จำนวนเท่าใด ลงวันที่และลงชื่อตนเองในแบบฟอร์มใบสำคัญจ่ายพร้อมแนบใบเสร็จค่าน้ำมัน 1,000 บาทส่งให้ผู้จัดการฝ่ายเป็นผู้อนุมัติจ่าย (หรือผู้มีอำนาจลงนามอนุมัติ) เมื่อผู้จัดการฝ่ายอนุมัติแล้ว คุณเอกก็ส่งไปยังฝ่ายบัญชีเพื่อรับเงินสด 1,000 บาท หากคุณเอกไม่เขียนใบสำคัญจ่ายและส่งแต่ใบเสร็จค่าน้ำมันเท่านั้นฝ่ายบัญชีก็จะไม่จ่ายเงินให้จนกว่าจะเขียนใบสำคัญจ่ายโดยแจงว่าค่าใช้จ่ายนี้เป็นค่าใช้จ่ายเพื่ออะไรและมีผู้อนุมัติเรียบร้อย กรณีที่ผู้รับเงินจากบริษัทไม่มีใบเสร็จให้ผู้เขียนใบสำคัญจ่ายขอสำเนาบัตรประชาชนเพื่อแนบเป็นเอกสารการจ่ายเงินตามใบสำคัญจ่ายด้วย ธุรกิจขนาดย่อมที่เป็นนิติบุคคลจำเป็นอย่างยิ่งท่ต้องมีระบบใบสำคัญรับ-จ่าย เพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายได้และเป็นหลักฐานในการตรวจสอบความถูกต้องภายหลัง โดยส่วนใหญ่ใบสำคัญรับและใบสำคัญจ่ายมักใช้สีที่ต่างกันเพื่อผู้เขียนจะได้แยกแยะได้ง่าย เช่น ใบสำคัญจ่ายมักใช้สีฟ้าหรือน้ำเงิน ส่วนใบสำคัญรับมักใช้สีแดง บางกิจการที่มีรายการต่อวันไม่มากนักก็จะไปซื้อใบสำคัญรับใบสำคัญจ่ายสำเร็จรูปที่มีขายอยู่ทั่วไปตามห้างสรรพสินค้า ร้านหนังสือและร้านModern trade เช่น บิ๊กซี โลตัส เป็นต้น สำหรับบริษัทขนาดใหญ่มักจะออกแบบใบสำคัญรับ-จ่ายของบริษัทเอง เพราะมีหลายฝ่ายและมีรายการที่เกิดขึ้นในแต่ละวันที่มีปริมาณสูง เจ้าของกิจการที่ไม่เคยนำระบบใบสำคัญรับ-จ่ายมาใช้ควรเริ่มใช้โดยกำหนดวันที่ใช้ขึ้นมาซึ่งการวางระบบใบสำคัญนี้ไม่ได้ยุ่งยากอะไรเลย เพราะชื่อที่เรียกก็ทำให้เราทราบแล้วว่าคืออะไร ใบสำคัญรับจะเขียนเมื่อมีการรับเงินไม่ว่าจะรับเงินอะไรก็ให้พนักงานรวมทั้งตัวเจ้าของกิจการเขียนใบสำคัญรับเพื่อให้ฝ่ายบัญชีออกใบเสร็จและเก็บไว้เป็นหลักฐาน สำหรับใบสำคัญจ่ายจะเขียนเมื่อมีการจ่ายเงินทุกรายการที่เกิดขึ้นของกิจการเพื่อให้ฝ่ายบัญชีจ่ายเช็คหรือเงินสดตามจำนวนที่เขียนในใบสำคัญจ่าย หากไม่อยากออกแบบฟอร์มของกิจการเองก็ไปหาซื้อใบสำคัญทั้งสองชนิดได้ตามห้างที่กล่าวมาแล้ว ขอแสดงตัวอย่างใบสำคัญทั้งสองแบบให้ดูเพื่อจะได้ออกแบบใช้ในกิจการตัวเองได้ง่าย

เจ้าของธุรกิจ SMEs มักมีความกังวลใจมากในการที่ต้องวางระบบบัญชี เพราะไม่ทราบว่าจะเริ่มต้นจากจุดไหนก่อน ปัจจุบันนี้การวางระบบบัญชีง่ายขึ้นกว่าเดิมมากเพราะมีการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยวางระบบให้และมีราคาค่าระบบไม่แพงเหมือนสมัยก่อน ผู้ที่จะเริ่มต้นทำธุรกิจควรให้ความใส่ใจในการวางระบบบัญชีให้มาก หากระบบบัญชีมีไม่ครบจะทำให้เป็นปัญหาใหญ่ในอนาคตเมื่อกิจการเติบโตขึ้นเพราะเมื่อบริษัทใหญ่ขึ้นก็ยิ่งจะแก้ไขยากกว่าตอนเริ่มต้นธุรกิจ เจ้าของกิจการที่ไม่ได้จบด้านบัญชีมาไม่ต้องกังวลใจว่าต้องวางระบบบัญชีเอง เพราะมีผู้ที่รับผิดชอบที่จะสามารถวางระบบบัญชีได้โดยขึ้นอยู่กับการตัดสินใจว่าจะเลือกคนกลุ่มไหนใน 3 กลุ่มบุคคลนี้คือ 1. สมุห์บัญชีและพนักงานบัญชีของกิจการเอง ผู้ประกอบการจะต้องคัดเลือกสัมภาษณ์ถึงประสบการณ์ที่เขามีว่าเคยปิดงบการเงินและวางระบบบัญชีได้ไห ไม่ใช่ผู้ที่จบด้านบัญชีจะวางระบบบัญชีได้ทุกคน หากเลือกคนที่วางบัญชีได้แล้วเจ้าของกิจการก็ยังต้องใส่ใจที่จะเรียนรู้ระบบบัญชีของธุรกิจตัวเองไปด้วยเพื่อช่วยอำนวยความสะดวกกับผู้วางระบบในการออกแบบเอกสารเพื่อใช้ในระบบบัญชีด้วย 2. สำนักงานบัญชีหรือผู้ที่รับทำบัญชีอิสระ การคัดเลือกสำนักงานบัญชีเป็นเรื่องสำคัญอย่างมากเพราะหากเลือกสำนักงานที่ไม่รับผิดชอบการทำบัญชีแล้ว คุณอาจต้องเสียค่าปรับหรือเสียภาษีเพิ่มขึ้นได้ การเลือกสำนักงานบัญชีก็ดูจากระยะเวลาที่เขาดำเนินการมา เลือกว่าเขาถนัดในธุรกิจที่เราทำไห เช่นเราเป็นโรงงานผลิตอาหารสำเร็จรูปก็ควรถามเขาว่าได้เคยวางระบบบัญชีของโรงงานผลิตอาหารหรือไม่ เพราะแต่ละสำนักงานก็จะเก่งเรื่องที่เขามีประสบการณ์มาไม่ใช่จะเก่งไปทุกธุรกิจ 3. บริษัทหรือบุคคลที่ขายโปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชีหรือผู้ที่รับจ้างเขียนโปรแกรมระบบบัญชี ในยุคปัจจุบันนี้บริษัทและห้างร้านส่วนใหญ่นิยมซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชีมาใช้มีตั้งแต่ราคาถูกจนถึงราคาแพงมีตั้งแต่หลักพันจนเป็นหลักแสน ขึ้นอยู่กับบริการที่ผู้เขียนโปรแกรมจะให้ หากซื้อโปรแกรมอย่างเดียวราคาค่อนข้างถูกแต่คุณและพนักงานอาจไม่เข้าใจว่าในระบบนั้นมีอะไรบ้างและบางครั้งก็เป็นระบบบัญชีที่ไม่ตรงกับกิจการของเราก็ได้ จึงขอแนะนำให้หาระบบที่ใกล้เคียงกับกิจการของเรา หรือหากมีงบประมาณในการวางระบบบัญชีสูงก็แนะนำให้หาบริษัทเขียนโปรแกรมให้โดยเฉพาะและจ้างคนที่จบด้าน IT มาดูแลระบบอีกชั้นหนึ่งเพื่อแก้ไขปรับปรุงภายหลัง ดังนั้นผู้ประกอบการใหม่ไม่ต้องกังวลใจเรื่องการวางระบบบัญชีอีกแล้วเพียงแต่เลือกให้ได้สักคนในสามกลุ่มข้างบนนี้เพื่อวางระบบเพราะเราก็ไม่สามารถวางระบบได้เองแต่ก็ควรมีความเข้าใจด้วยว่าระบบบัญชีคืออะไร ระบบบัญชีคือระบบงานที่จัดเก็บข้อมูลกิจกรรมทางการค้า รายการค้าที่อยู่ในรูปแบบฟอร์ม หรือเอกสารต่างๆ ที่บันทึกทางการบัญชี โดยระบบจะรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับการดำเนินงานและการเงินของกิจการ เพื่อช่วยให้ฝ่ายจัดการสามารถปฏิบัติงานที่อยู่ในความรับผิดชอบให้ลุล่วงไปดีและนำเสนอข้อมูลให้แก่ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องได้ นอกจากจะใช้ข้อมูลทางการบัญชีเป็นเครื่องวัดผลการดำเนินงานในรอบระยะเวลาที่ผ่านมาแล้ว ธุรกิจที่มีการวางระบบบัญชีที่ดี ยังเป็นเครื่องมือของฝ่ายบริหารในการควบคุมการดำเนินงานให้เป็นไปตามเป้าหมายด้วย เช่นนำตัวเลขค่าใช้จ่ายมาวิเคราะห์เพื่อลดต้นทุนได้ ลักษณะที่สำคัญของระบบบัญชี คือการจัดทำแบบฟอร์ม การบันทึกรายการที่เกิดขึ้นต่างๆในรูปแบบตัวเงิน และการทำรายงาน เพื่อให้ได้ข้อมูลสำคัญๆที่ผู้บริหารหรือฝ่ายอื่นที่เกี่ยวข้องต้องการด้วย การวางระบบบัญชีสำหรับธุรกิจใหม่ เพื่อให้เกิดความเหมาะสมกับลักษณะของกิจการมีวิธีดำเนินการตามขั้นตอนนี้ 1. กำหนดแบบฟอร์ม หรือเอกสารที่จะใช้สำหรับบันทึกรายการต่างๆของกิจการ 2. กำหนดสมุดบัญชี ซึ่งประกอบด้วยสมุดรายวันและบัญชีแยกประเภท 3. กำหนดรายงาน ที่ต้องเสนอกับผู้บริหารและบุคคลภายนอก 4. กำหนดวิธีการปฏิบัติงานต่างๆ ให้มีการตรวจสอบซึ่งกันและกันโดยใช้วิธียืนยันตัวเลขให้ตรงกัน 5. จัดให้มีเครื่องมือ เครื่องใช้ และอุปกรณ์ เพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นไปโดยรวดเร็วเช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ โปรแกรมคอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ เครื่องคิดเลข เป็นต้น 6. กำหนดผู้รับผิดชอบในการปฎิบัติงาน ตามระบบบัญชีที่วางไว้ ส่วนใหญ่จะเป็นเจ้าหน้าที่บัญชี ผู้ประกอบการ SMEs รายย่อมที่เป็นนิติบุคคลและเปิดดำเนินการมานานแล้วแต่ยังไม่เคยวางระบบบัญชีเลย ก็ควรเริ่มต้นวางระบบบัญชีได้แล้วโดยสอบถามบริษัทผู้รับทำบัญชีให้ช่วยวางระบบให้ หรือจะซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้เพื่อการบริหารภายในก็ได้เพราะบริษัทรับทำบัญชีจะปิดงบการเงินให้กับลูกค้าปีละหนึ่งครั้งเท่านั้น สำหรับงบกำไรขาดทุนรายเดือนก็ส่งให้ได้แต่ต้องขึ้นอยู่กับความต้องการของลูกค้าด้วยซึ่งจะมีค่าบริการเพิ่มขึ้นจากเดิม ผู้ประกอบการรายเล็กที่เป็นบุคคลธรรมดาหรือร้านค้าจดทะเบียนพาณิชย์ก็สามารถวางระบบบัญชีได้เช่นกันแต่ควรวางเฉพาะระบบการซื้อขายสินค้า ระบบการบริหารสินค้าคงเหลือและระบบลูกหนี้การค้าเท่านั้น เพราะไม่จำเป็นต้องส่งงบการเงินจึงไม่ต้องปิดงบดุลหรืองบแสดงฐานะทางการเงิน แต่การมีระบบบัญชีสำหรับธุรกิจรายเล็กก็เพื่อการควบคุมและใช้ในการวิเคราะห์ได้นั่นเอง